Giáo trình môn học Kỹ năng giao tiếp

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I GIÁO TRÌNH MƠN HỌC KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP Ban hà nh theo Quyế t đị nh số 1661/QĐ-CĐGTVTTWI ngà y 31/10/2017 Hiệ u trưởng Trường Cao đẳ ng GTVT Trung ương I Hà Nội, 2017 BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THƠNG VẬN TẢI TRUNG ƢƠNG I GIÁO TRÌNH Mơn học: Kỹ giao tiếp NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Hà Nội – 2017 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chƣơng 1: Lý luận chung kỹ giao tiếp………………………………….4 1.Khái quát chung giao tiếp………………………………………………… 2.Tổ chức thành công giao tiếp……………………………………………10 Chƣơng 2: Một số kỹ giao tiếp 1.Kỹ giao tiếp…………………………………………………………… 13 2.Các kỹ giao tiếp bản………………………………………………… 14 Chƣơng 3: Vận dụng kỹ giao tiếp tìm kiếm việc làm nơi làm việc 1.Vận dụng kỹ giao tiếp tìm kiếm việc làm……………………… 33 2.Vận dụng kỹ giao tiếp nơi làm việc………………………………….34 Tài liệu tham khảo…………………………………………………………… 45 Lời nói đầu Nhƣ biết q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nƣớc cơng Trong năm gần hội nhập xu chung bối cảnh phát triển chung kinh tế, ngành du lịch đƣợc xem ngành kinh tế mũi nhọn không Việt nam mà hầu hết nƣớc khu vực giới Xuất phát từ tính chất đặc thù ngành “q trình sản xuất cung ứng dịch vụ doanh nghiệp dịch vụ thông qua mối quan hệ tiếp xúc trực tiếp người phục vụ khách hàng”, mối quan hệ kỹ giao tiếp đƣợc xem kỹ quan trọng giúp ngƣời phục vụ hồn thành tốt cơng tác mình, bên cạnh thơng qua kỹ giao tiếp tốt giúp khách hàng (đối tƣợng) thỏa mãn cách tốt nhu cầu chuyến Giao tiếp có hoạt động ngƣời từ đời sống kinh tế, trị, xã hội đến tơn giáo tín ngƣỡng, …ở đâu có diễn mối quan hệ ngƣời – ngƣời giao tiếp thể vai trị Tƣơng tự, mơi trƣờng kinh doanh khách sạn du lịch, mối quan hệ thƣờng xuyên diễn ra, tạo thành chuỗi quy tắc ứng xử mà thân ngƣời phục vụ cần rèn luyện làm chủ đƣợc chúng Giao tiếp ứng xử tốt khơng mang lại lợi ích cơng việc chun mơn mà cịn giúp ngƣời học rèn luyện xây dựng cho phong cách giao tiếp ứng xử văn minh lịch đời sống thƣờng ngày Trên sở chƣơng trình khung Tổng cục dạy nghề – Bộ LĐTB-XH ban hành áp dụng đào tạo ngành nghề, chúng tối tiến hành biên soạn giáo trình Giáo trình “Kỹ giao tiếp” giúp ngƣời làm việc lĩnh vực khách sạn du lịch nghiên cứu, làm tài liệu tra khảo cần thiết tính hữu ích lớn phục vụ nghề nghiệp Đây giáo trình đƣợc tác giả nghiên cứu biện soạn có tính hệ thống từ trƣớc đến nay, nhiên khơng thể gặp nhiều thiếu sót cần sửa đổi bổ sung Rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp quý đồng nghiệp ngƣời học để giáo trình đƣợc phục vụ tốt Chƣơng 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP Khái quát chung giao tiếp 1.1 Khái niệm giao tiếp Giao tiếp q trình trao đơi thơng tin chủ thể tham gia thông qua phương tiện ngôn ngữ phi ngơn ngữ nhằm đạt mục đích định Giao tiếp trình trao đổi thơng tin hoạt động giao tiếp ln diễn hai chiều: truyền thông tin – nhận thông tin – phản hồi Vai trò ngƣời nhận ngƣời gửi ln hốn đổi cho Để giao tiếp đƣợc với nhau, chủ thể giao tiếp phải sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ Ngôn ngữ gồm lời nói, chữ viết; phi ngơn ngữ gồm có cử chỉ, hành động, thái độ, nét mặt, ánh mắt, nụ cƣời… Trong giao tiếp, việc sử dụng yếu tố phi ngơn ngữ đóng vai trị đặc biệt quan trọng Thậm chí yếu tố phi ngơn ngữ cịn có khả cịn có khả truyền tải thơng tin mà ngơn ngữ nói ngơn ngữ viết biểu đạt hết Kết hợp ngôn ngữ phi ngôn ngữ làm tăng hiệu cao giao tiếp Mỗi giao tiếp có mục đích định Mục đích trao đổi cơng việc, chia sẻ tình cảm hay giải trí … Căn vào khái niệm giao tiếp, sơ đồ hóa q trình giao tiếp nhƣ sau: Thơng điệp Ngƣời gửi Kênh Mã hóa Nhiễu Phản hồi Hình 01 Mơ hình giao tiếp Kênh Ngƣời nhận Giải mã Sơ đồ cho thấy, giao tiếp q trình trao đổi thơng tin hai chiều Cả ngƣời truyền thông điệp ngƣời nhận thông điệp đểu chủ thể tích cực, ln đổi vai cho - Ngƣời gửi ngƣời khởi động hoạt động giao tiếp sau ngƣời nhận thơng tin phản hồi - Nội dung thơng điệp thơng báo việc đó, quan điểm, sở thích, nhu cầu, tâm trạng, tình cảm nhận xét, đánh giá… - Mã hóa q trình biểu đạt ý nghĩ sang lời nói, chữ viết hay dấu hiệu, kí hiệu, phƣơng tiện phi ngơn ngữ khác Kết q trình thông điệp đƣợc tạo thành (ý nghĩ đƣợc mã hóa) - Kênh truyền tải thơng tin: việc lựa chọn kênh truyền tải thơng tin quan trọng, định tới việc thơng tin có đƣợc truyền tải xác hay khơng Kênh thơng tin bao gồm: Kênh thông tin qua chữ viết; Kênh thông tin qua lời nói; Kênh thơng tin qua hình ảnh Tùy hồn cảnh đối tƣợng giao tiếp mà lựa chọn kênh truyền tải thông tin phù hợp - Ngƣời nhận ngƣời tiếp nhận thông điệp đồng thời ngƣời nhận ngƣời giải mã thơng điệp ngƣời gửi phản hồi lại nhiều cách khác Cả bên truyền nhận thơng điệp cần có hiểu biết định với để trình truyền tin đạt hiệu quả, chuẩn xác - Sự phản hồi khâu quan trọng q trình truyền thơng, ngƣời nhận phát tín hiệu trả lời ngƣời gửi thông điệp, báo cho ngƣời phát biết thông điệp đƣợc tiếp nhận đƣợc hiểu nhƣ Trên sở đó, ngƣời phát điều chỉnh truyền tiếp thông điệp cần thiết khác - Q trình truyền tải thơng tin bị ảnh hƣởng yếu tố đƣợc gọi “nhiễu” Đó tác động từ mơi trƣờng thân ngƣời phát, nhận thơng tin Hay q trình mã hóa thơng tin bị lỗi… Các yếu tố tạo thuận lợi gây cản trở đến q trình giao tiếp 1.2 Vai trị giao tiếp 1.2.1 Giao tiếp điều kiện cho tồn phát triển người Xã hội loài ngƣời phát triển đƣợc thiếu hoạt động giao tiếp Thông qua hoạt động giao tiếp, ngƣời chia sẻ cho kinh nghiệm sống, sản xuất… giúp cho hiểu biết ngƣời ngày phong phú 1.2.2 Giao tiếp phương tiện để người chia sẻ thơng tin, tình cảm Con ngƣời ln có nhu cầu đƣợc chia sẻ thơng tin, bày tỏ tình cảm Để thực đƣợc điều đó, khơng có cách khác ngƣời phải nhờ đến phƣơng tiện giao tiếp Giao tiếp giúp ngƣời chia sẻ thông tin bày tỏ tình cảm 1.2.3 Giao tiếp mơi trường người hoàn thiện nhân cách Về chất, ngƣời tổng hòa mối quan hệ xã hội Nhờ có giao tiếp mà ngƣời tham gia vào mối quan hệ xã hội, gia nhập vào cộng đồng, phản ánh quan hệ xã hội, kinh nghiệm chuyển chúng thành tài sản riêng mình, từ nhận thức đƣợc thân thể thái độ, hành động cho phù hợp 1.3 Các hình thức phƣơng tiện giao tiếp 1.3.1 Rào cản chủ quan Rào cản chủ quan rào cản xuất phát từ chủ thể giao tiếp, bao gồm: - Thiếu tự tin: yếu tố chủ quan ảnh hƣởng tới trình giao tiếp thiếu tự tin dẫn đến chủ động tham gia vào trình giao tiếp, làm cho trình giao tiếp trở lên gƣợng ép khó khăn… Đó rào cản lớn cho thành cơng - Trình độ nhận thức khác nhau: Trình độ nhận thức đối tƣợng khác có khả ảnh hƣởng lớn đến q trình giao tiếp Với hồn cảnh khác nhau, trình độ khác nhau, quan điểm sống khác mang đến nhận thức khác vấn đề, dẫn đến xung đột trình giao tiếp - Cảm xúc tiêu cực: Trong giao tiếp số trạng thái tình cảm nhƣ: tức giận, yêu thƣơng, sợ hãi… thƣờng gây tình trạng méo mó, sai lệch thơng tin dẫn đến hiểu lầm đáng tiếc - Tâm sinh lý khơng tốt: Có thể tác động tiêu cực đến trình giao tiếp: mệt mỏi, căng thẳng, ốm đau, no, đói, nóng, lạnh… Ngồi cịn số yếu tố nhƣ nội dung giao tiếp không phù hợp, cách trình bày khơng thu hút hay ngoại hình khơng ƣa nhìn Để giao tiếp thành cơng cần khắc phục rào cản nhƣ 1.3.2 Rào cản khách quan Rào cản khách quan yếu tố tác động từ bên ngồi đến q trình giao tiếp nhƣ: mơi trƣờng, văn hóa, bất đồng ngơn ngữ… - Yếu tố mơi trƣờng bao gồm: tiếng ồn, khói bụi, nóng, lạnh, không gian thời gian truyền đạt thông tin, phƣơng tiện cách thức truyền đạt - Bất đồng ngôn ngữ: dân tộc, quốc gia khác thƣờng sử dụng ngôn ngữ khác - Sự khác biệt văn hóa: khác biệt ngơn ngữ, tôn giáo, giá trị thái độ, phong tục tập quán cách ứng xử… Ngoài yếu tố nhƣ thiếu quan tâm, hứng thú, lịng tin, thái độ khơng hợp tác hai phía gây ảnh hƣởng đến trình giao tiếp 1.4 Nguyên tắc giao tiếp 1.4.1 Khái niệm nguyên tắc giao tiếp Nguyên tắc giao tiếp hệ thống quy tắc giao tiếp ứng xử đƣợc xã hội thừa nhận chuẩn mực ngƣời cần phải tuân theo 1.4.2 Các nguyên tắc giao tiếp Nguyên tắc tôn trọng đối tượng giao tiếp Tôn trọng đối tƣợng giao tiếp tôn trọng phẩm giá, tâm tƣ nguyện vọng khác biệt văn hóa Tơn trọng ngƣời khác tơn trọng Tơn trọng tuổi tác, địa vị xã hội, giới tính, nhân cách… Để làm đƣợc điều đó,cần lƣu ý số điểm sau: - Khi đến giao tiếp phải tìm hiểu tâm lý đối tƣợng - Không áp đặt , bắt ngƣời phải theo khuôn mẫu cứng nhắc - Giữ thể diện cho ngƣời giao tiếp - Sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ, điệu phải đảm bảo tính văn hóa - Thái độ lịch sự, khiêm tốn giao tiếp Ngun tắc tơn trọng giá trị văn hóa Mỗi vùng miền, quốc gia có giá trị văn hóa khác địi hỏi đƣợc tơn trọng gìn giữ Một ngƣời giao tiếp có văn hóa ngƣời am hiểu giá trị văn hóa vùng miền khác để đƣa cách ứng xử phù hợp Yêu cầu: ứng xử giao tiếp phải mang tính dân tộc phản ánh truyền thống tốt đẹp ngƣời Việt Nam nhƣ tác phong, thái độ cởi mở, tế nhị chu đáo hiếu khách, lịch nghiêm túc… Đó chuẩn mực giao tiếp hành đại Nguyên tắc thiện chí giao tiếp Thiện chí giao tiếp tin tƣởng đối tƣợng giao tiếp, nghĩ tốt họ; dành tình cảm tốt đẹp đem lại niềm vui cho đối tƣợng giao tiếp, ln động viên, khuyến khích họ làm việc tốt u cầu: phải biết đặt lợi ích đối tƣợng giao tiếp lên lợi ích thân, khơng tính tốn thiệt hơn, suy bì với thành cơng hay chế giễu thất bại ngƣời khác, công nhận xét, đánh giá, có khuyến khích động viên, hƣớng tới thiện hành thiện Nguyên tắc đồng cảm giao tiếp Chủ thể giao tiếp cần biết cách đặt thân vào vị trí đối tƣợng giao tiếp để biết đƣợc tâm tƣ, tình cảm, thái độ họ Yêu cầu: phải có kĩ chia sẻ Những nguyên tắc giao tiếp nhằm mục đích nâng cao hiệu q trình giao tiếp, cần vận dụng linh hoạt, phụ thuộc vào lực phẩm chất ngƣời Bài tập tình Tình Anh Tuấn trƣởng phịng dự án cơng ty xây dựng Trong q trình làm việc, công việc anh đƣa bàn bạc với nhân viên định dựa ý kiến số đông Thời gian đầu, nhân viên tỏ hào hứng, đóng góp ý kiến tích cực, cơng việc đƣợc tiến hành suôn sẻ đạt kết tốt Tuy nhiên gần đây, số nhân viên tỏ kiêu căng, coi thƣờng anh Tuấn cho anh ngƣời khơng có kiến, khơng có trình độ Câu hỏi: Anh (Chị) xác định phong cách giao tiếp anh Tuấn phân tích ƣu điểm, nhƣợc điểm phong cách giao tiếp Nếu anh Tuấn, anh (chị) giải vấn đề nhƣ nào? Là thành viên tích cực phịng, anh (chị) góp ý với anh Tuấn nhƣ để cơng việc phịng ngày phát triển Tình 2: Học kỳ I năm thứ vào giai đoạn cuối, tất sinh viên bận rộn với kỳ nghỉ thời sinh viên Chỉ ngày thi môn Tiếng Anh, lớp trƣởng Hùng lớp phó học tập Trang bàn với xin cô giáo dạy môn Kỹ giao tiếp cho nghỉ học buổi để ôn thi Lớp trƣởng Hùng cho rằng, gọi điện cho cô xong, lớp chẳng mn nghỉ, xin đƣợc báo lớp sau Lớp phó Cái tơi cá nhân ngƣời xung đột lớn không muốn nhƣờng nhịn Hãy suy nghĩ theo hƣớng ngƣời để việc kết thúc hịa bình Kể bạn phải giải mâu thuẫn cá nhân với ngƣời khác hay đóng vai trị ngƣời phán xử cho nhóm bạn ghi nhớ quy tắc Có đơi khi, việc phân định xem sai không quan trọng giữ hịa khí chung Động viên, gắn kết tập thể Bạn trông chờ vào việc tập thể lúc có gắn kết, đồng lịng với Những bất đồng điều khơng tránh khỏi công việc sống Điều quan trọng sau xung đột này, bạn cần biết cách vực dậy tinh thần gắn kết ngƣời với Đừng nên nhắc lại tranh cãi mà đối phƣơng ngƣời chƣa cách không tinh tế nhƣ khiến họ cảm thấy có khoảng cách với bạn Hãy làm cho ngƣời hiểu mặt tốt xung đột giúp xây dựng tinh thần tập thể, điểm hạn chế cần khắc phục thử thách thấu hiểu cá nhân Có nhƣ việc đƣợc tháo gỡ nhanh chóng 32 Chƣơng 3.Vận dụng kỹ giao tiếp tìm kiếm việc làm nơi làm việc Vận dụng kỹ giao tiếp tìm kiếm việc làm 1.1 Chuẩn bị tìm kiếm việc làm Chuẩn bị chìa khóa mở thuận lợi ấn tƣợng tốt cho buổi vấn Có thể mẹo sau khơng chắn đem lại cho bạn công việc mới, nhƣng chúng mách trƣớc cho bạn để có buổi vấn tốt đẹp 1.1.1 ác định hội việc làm Xác định đƣợc hội việc làm Bạn tìm địa tuyển báo chí, đài truyền hình, trung tâm giới thiệu việc làm Ngày hội việc làm hay quan hệ cá nhân, quan bạn thực tập 1.1.2 Phân tích u cầu cơng việc Phân tích cơng việc xem có phù hợp với khơng Đọc kỹ chi tiết vị trí cơng việc hỏi ngƣời có kinh nghiệm Cần phải tìm hiểu quan tuyển dụng niên giám điện thoại tổng đài 1080, nhƣng tốt catalơ họ 1.1.3 Phân tích lƣợng nguyện vọng thân Phân tích thân xem có phù hợp với cơng việc khơng Tìm hiểu xem kiến thức, sở thích, tính cách, điểm mạnh yếu, có đáp ứng đƣợc công việc không Phải khách quan khâu 1.2 Chuẩn bị hồ sơ dự tuyển làm việc 1.2.1 Cách thức làm hồ sơ dự tuyển Luôn phải dự trữ nhiều hồ sơ cần xin việc quan khác Trên máy lƣu hồ sơ vào file riêng để dễ tìm, dễ nhớ Hồ sơ thƣờng gồm đơn xin việc, tóm tắt lý lịch, văn bằng, thƣ đề nghị, giấy khen, ảnh, (nếu có yêu cầu) 1.2.2 Một số lƣu ý chuẩn bị hồ sơ dự tuyển Đơn xin việc phải đánh máy (Ms word), dùng kiểu chữ thống A4, nội dung ngắn gọn, nêu lý nộp đơn; mục tiêu tìm việc; tình trạng thân; quan tâm đến vị trí dự tuyển; mong muốn có hội gặp gỡ trao đổi với công ty Nhớ ghi địa liên hệ 33 Về lý lịch bạn nên tự viết mua sẵn Vì có cơng ty quan tâm đến thành phần gia đình bạn mà quan tâm đến việc bạn đem lại quyền lợi cho họ 1.3 Kỹ trả lời vấn dự tuyển 1.3.1 Chuẩn bị vấn - Xem lịch vấn gọi điện xác nhận - Phải biết gặp (tên chức vụ họ) - Tốt nhất, từ hôm trƣớc nên ghé qua địa tuyển dụng để hơm sau khỏi phải tìm - Quan tâm đến tác phong, trang phục gọn gàng (nên dùng thời trang công sở) - Đọc kỹ hồ sơ xin việc, văn bằng, thƣ giới thiệu Dự kiến câu hỏi trả lời, chuẩn bị cho tình bất ngờ gặp Nên "thực tập" trƣớc với bạn - Để đối phó với tình khơng dự kiến, phải bình tĩnh, nhanh nhẹn Ví dụ: ngƣời vấn hỏi nhƣợc điểm bạn, bạn nên trả lời nhƣợc điểm nhỏ, ảnh hƣởng đến cơng việc Nếu đƣợc hỏi mức lƣơng bạn nên đƣa khoảng phù hợp 1.3.2 Tham dự vấn Đến sớm 20 phút để đề phịng tình bắt trắc Nếu phải chờ, nên tìm chỗ ngồi dễ nghe gọi tên, khơng nên uống nhiều nƣớc nói chuyện ồn, tránh nghe điện thoại di động Để tạo ấn tƣợng ban đầu, bạn nên bắt tay, lễ độ Chỉ ngồi đƣợc mời Ngồi ngắn, mắt khơng nhìn đồng hồ nhìn láo liên Bình tĩnh; không trả lời hấp tấp làm vẻ hài hƣớc; không tỏ tự kiêu dùng tiếng lóng Có thể hỏi lại câu hỏi khơng hiểu, ln kiểm sốt để tránh trả lời mâu thuẫn Khi có nhóm ngƣời vấn, nói để ngƣời đủ nghe, mắt nhìn vào ngƣời đặt câu hỏi Nên nhớ rằng, hình ảnh ln đƣợc coi trọng có trình độ, trung thực, tự tin, có trách nhiệm, động, yêu công việc Vận dụng kỹ giao tiếp nơi làm việc 2.1 Giao tiếp với cấp Khi bạn làm mối quan hệ với đồng nghiệp bạn ln phải ý đến mối quan hệ nhƣ nói chuyện với cấp trên, cách ứng xử cho phù hợp vừa 34 ghi điểm lại khơng bị cho xu nịnh Chính vậy, đừng quên trang bị cho kỹ ứng xử phù hợp với cấp viết dƣới Bạn ngƣời thật có lực, thông minh chăm Nhƣng bạn ngồi chỗ, đồng nghiệp thăng tiến Nguyên nhân: Có thể bạn thiếu lực giao tiếp, cụ thể giao tiếp với cấp Trên thực tế, nói chuyện hay thuyết trình trƣớc lãnh đạo khiến ngƣời vô tài năng, thông minh sáng tạo trở nên lo lắng đến ăn ngủ, nhƣng điều khơng xảy bạn biết đến lời khuyên cách giao tiếp làm việc cấp qua viết dƣới đây: (1) ây dựng mối quan hệ bình đẳng Nói bình đẳng khơng phải nói bạn khơng tơn trọng sếp Có thể sếp bạn ngƣời có tầm nhìn, có nhiều ý tƣởng chiến lƣợc kinh doanh Nhƣng ngƣời triển khai thực cơng việc lại bạn Chính thế, bạn phải tạo cho thói quen suy nghĩ mối quan hệ bạn sếp Nó khơng phải “ơng chủ” “ngƣời làm thuê” mà hợp tác để phát triển Bạn làm đƣợc việc nhƣ sếp bạn làm nhƣ bạn mong muốn phát triển thân Hãy cố gắng cánh tay đắc lực sếp đồng thời ngƣời bạn sếp bạn có hội đƣợc học tập phát triển thân (2) Không phán xét Có thể sếp bạn ngƣời tuyệt vời bạn ln lấy làm hình ảnh để hƣớng tới Nhƣng nhớ rằng, dù có giỏi giang sếp bạn ngƣời bình thƣờng nhƣ bạn khía cạnh Bạn ln mong muốn có nhiều ngƣời hiểu mình, cảm thơng cho yếu điểm bạn sếp bạn Dù việc nhìn nhận công điều không dễ để đƣa đánh giá khách quan vấn đề bạn gặp phải điều không dễ, nhƣng cố gắng để bạn không đánh giá thiếu công hay thiên vị Bạn bày tỏ quan tâm việc cải thiện hiệu cơng việc, lợi ích cho phát triển chung riêng sếp hay riêng bạn 35 (3) Hiểu rõ ranh giới Sếp bạn đạt đƣợc vị trí quản lý có kỹ cần thiết cho vai trị Vì lý này, lời góp ý bạn nên tập trung nhiều vào khía cạnh nhỏ phạm vi bạn làm việc, hay nhiệm vụ bạn có đủ khả thảo luận Hãy nhớ bạn khơng có quyền trích định hƣớng chiến lƣợc hay kế hoạch dài hạn tập thể Đây vấn đề cấp bạn đánh giá Bạn nêu vấn đề có liên quan mật thiết đề xuất giải pháp (4) Chia sẻ để góp ý Khơng dễ dàng muốn góp ý cho ngƣời khác, là sếp bạn Nếu họ khơng hiểu đƣợc động suy nghĩ bạn nói chuyện bị hiểu lầm Chính trƣớc muốn góp ý điều đó, coi nhƣ chia sẻ chân tình bạn việc bạn quan tâm Bạn nên chia sẻ điều từ thân trƣớc nói đến ý kiến bạn góp ý (5) Nêu ví dụ cụ thể Để đƣa sở cho luận điểm bạn, nêu ví dụ cụ thể chứng minh cho lời góp ý Chẳng hạn, thay nói “Sếp có ý tƣởng tuyệt vời”, liệt kê vài dẫn chứng đặc biệt nhƣ ý tƣởng giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho văn phịng… Thơng tin cụ thể làm tăng sức thuyết phục cho phản hồi bạn (6) Lắng nghe sếp Thực tế, ngƣời ta có cảm tình với đối tƣợng chịu nghe Khi giao tiếp với cấp trên, bạn bày tỏ tình cảm, đồng tình, cảm động, nhắc lại lời cấp trên; xin cho giải thích tỉ mỉ Những ngƣời cấp nhiều có mong muốn đƣợc nói chuyện, truyền kinh nghiệm, dẫn cấp dƣới, bạn ngƣời nghe trung thực, lắng nghe chia sẻ cấp Với nhân viên chịu khó lắng nghe lời ngƣời khác, tất nhiên cấp tín nhiệm có đánh giá cao 2.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 36 Sự phân chia bè phái, cạnh tranh - mâu thuẫn, lẫnáp lực công việc dƣờng nhƣ ngăn cản ngƣời đến gần Chúng chia sẻ cho bạn bí “vàng” để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp nơi công sở (1) Tơn trọng lẫn Tơn trọng tiêu chí hiệu để xây dựng nên mối quan hệ tốt đẹp Chỉ bạn tôn trọng đối phƣơng bạn nhận lại đƣợc tôn trọng từ ngƣời khác Hãy nhớ mối quan hệ tốt đẹp nụ cƣời xã giao mà phải đƣợc xây dựng từ chân thành, quan tâm chia sẻ tôn trọng (2) Giao tiếp hiệu Giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở nhƣ để đạt đƣợc hiệu cao thể nét văn hóa ứng xử điều mà khơng ngƣời hƣớng đến Ứng xử văn minh nơi công sở khơng phải điều tạo dựng “một sớm chiều” mà cần tích lũy, trải nghiệm qua trình làm việc, giao tiếp với ngƣời xung quanh Hãy mạnh dạn trò chuyện, tâm sự, lắng nghe chia sẻ để kéo ngƣời đến gần Trong truyền đạt ý kiến mối quan tâm bạn, bạn nên lắng nghe quan điểm, suy nghĩ ngƣời khác Nghệ thuật giao tiếp không nằm việc nói chuyện mà cịn khả lắng nghe thấu hiểu đồng nghiệp (3) Hạn chế lắng nghe chân thành Lắng nghe thấu hiểu đƣợc ngƣời khác giao tiếp với phần quan trọng tƣơng tác, trao đổi qua lại Khi lắng nghe với thái độ tơn trọng, tích cực, bạn hiểu đƣợc ngƣời khác nghĩ, cảm giác, mong 37 muốn hay chí tính cách họ Đây yếu tố kỳ diệu giúp ngƣời tạo dựng đƣợc mối quan hệ bền lâu hạnh phúc Để tạo dựngnên mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, sẵn sàng mở lòng, giúp đỡ họ cần thiết Một đồng nghiệp nhận lòng tốt bạn, ngƣời cởi mở thân thiện với bạn Và sau bạn gặp khó khăn, khơng ngƣời sẵn lịng giúp đỡ bạn Lúc bạn thấy, nhận đƣợc cịn nhiều bạn cho Tất nhiên, điều quan trọng việc bạn làm phải đƣợc xuất phát từ chân thật có thành ý (5) Khơng nên nói xấu đồng nghiệp Trong mơi trƣờng cơng sở, tin đồn nguy lớn khiến bạn đánh lòng tin tình cảm đồng nghiệp Cho dù bạn khơng hài lịng điều đồng nghiệp mình, tìm cách góp ý với họ tinh thần tơn trọng tích cực 38 đừng phàn nàn hay nói xấu với ngƣời khác điều Bạn khơng muốn thân bị ngƣời đánh giá “bà tám” chốn công sở, không nào? (6) Tin tƣởng Niềm tin sở trì phát triển mối quan hệ Niềm tin đóng vai trị quan trọng khơng mối quan hệ sống thƣờng nhật mà cịn cơng việc Vì vậy, xây dựng niềm tin nơi cơng sở với đồng nghiệp vơ cần thiết Muốn có đƣợc tin tƣởng lẫn khơng thể lời nói sáo rỗng mà bắt tay vào hành động Hãy nỗ lực làm tốt công việc mình, sẵn sàng chấp nhận chịu trách nhiệm trƣớc việc làm Bắt đầu từ việc nhỏ nhất, bạn thấy tạo đƣợc niềm tin đem lại lợi ích vƣợt trội bền vững so với cách tiếp cận thông thƣờng (7) Đừng tiết kiệm lời khen Ai muốn đƣợc khen ngợi làm tốt cơng việc mà họ làm Vì vậy, ln ln dành lời khen ngợi,khích lệ, động viên chân thành, chia sẻ niềm vui trƣớc kết thành tích đồng nghiệp hay cấp dƣới đạt đƣợc Điều tạo tôn trọng nhƣ nuôi dƣỡng mối quan hệ bạn đồng nghiệp (8) Chấp nhận tôn trọng khác biệt 39 Một thách thức lớn mối quan hệ khác biệt Khi bạn bƣớc chân vào môi trƣờng công sở, đặc biệt công ty đa quốc gia, bạn có hội gặp gỡ nhiều ngƣời với phong cách làm việc cách giao tiếp khác Hãy thích nghi với điều coi điểm khởi đầu tuyệt vời cho mối quan hệ “khỏe mạnh” (9) Hãy “tặng” ngƣời thời gian bạn Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, điện thoại di động phần ngăn cản ngƣời giao tiếp xây dựng tình cảm với cách thật Khi mà thời gian vàng áp lực đè nặng để khơng bị tụt lùi lại phía sau, dƣờng nhƣ khơng có đủ thời gian cho ngƣời thân yêu, bạn bè đồng nghiệp Vì vậy, dành thời gian nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp, ăn trƣa giải lao sau làm Bạn gần gũi với đồng nghiệp 40 Bạn làm ngành nghề xã hội giao tiếp đóng vai trị nói định tính thành cơng hay thất bại mối quan hệ 2.3 Giao tiếp với đối tác Trong thực tế, hội lúc sẵn sàng với bạn Nhƣng bạn có chủ động đón nhận hội hay khơng điều quan trọng Bạn cho hồn tồn có khả giao tiếp? Nhƣng giao tiếp nhƣ để nắm đƣợc hội lại nghệ thuật! Bạn tìm kiếm cơng việc hay nghề đó, muốn thành cơng, bạn cố gắng tham dự nhiều gặp mặt tốt, đặc biệt gặp đông ngƣời tham gia Bởi nơi nơi tốt bạn làm quen đƣợc với nhiều ngƣờ "đất" để bạn bộc lộ ƣu hội mở rộng cửa đón bạn Tuy nhiên, làm đƣợc điều hay không lại phụ thuộc vào kỹ giao tiếp bạn Cách đơn giản chủ động nói chuyện với ngƣời khác Thực điều khơng khó nhƣ bạn nghĩ Điều cốt yếu bạn phải tự tin thực theo bƣớc sau: Phá vỡ im lặng Đừng sợ phải nói chuyện "sáo" Hãy nói hỏi vấn đề nhƣ thời tiết, phim ảnh, vật ni, trẻ em, thể thao, hay sở thích chung… Đó cách tốt để ngƣời có bắt đầu thoải mái, dễ dàng Tất chủ đề mà nói đƣợc, từ dễ dàng dẫn đến chủ đề khác mà bạn muốn đề cập "Giải quyết" bối rối Trung thực sách lƣợc hữu hiệu trƣờng hợp Nếu nhƣ nói chuyện, bạn cảm thấy khơng tự tin thoải mái cho lắm, bạn nói thật, nhƣng phải khéo léo tế nhị, kiểu nhƣ: "Đây lần đâu tiên tham dự buổi gặp nhƣ Và thực cảm thấy bối rối, khơng biết nói cả" Hoặc nhƣ bạn lỡ bỏ qua phần câu chuyện, bạn nói: "Lúc tơi khơng ý nên khơng hiểu Có thể gợi ý cho chút đƣợc không?" 41 Thông thƣờng nhƣ tạo nên gần gũi, cách để bạn cảm thấy tự tin Điều hữu dụng bạn tự tin có đủ chun mơn vấn xin việc, bạn không bị căng thẳng q hồn tồn thành cơng Tích cực hỏi, khơng phải tích cực nói Thơng thƣờng, trị chuyện tuyệt vời bạn nói hỏi ngƣời đối diện nhiều Bằng cách này, ngƣời đối diện với bạn có hội nói thân họ, họ quan tâm cách tốt để bạn bắt đầu tiếp tục câu chuyện thành cơng Khi tự "thể hiện" bạn hỏi nghề nghiệp, cơng ty hay công việc họ Điều thƣờng mang đến hội cho bạn thể lại Tuy nhiên, để thực có đựợc thơng tin nhƣ ý muốn, gặp gỡ đƣợc kéo dài, bạn nên hỏi câu hỏi mở nhƣ: "Tại sao?", "Cái gì?", "Quan điểm anh chị vấn đề nhƣ nào"…Hoặc đơn giản câu phụ hoạ: "Thật tuyệt Hãy chuyện đi" Thân thiện Nếu bạn hỏi mà sau lại khơng ý lắng nghe lơ đãng, bạn hội tạo lập mối quan hệ riêng tƣ nhƣ công việc Hãy đƣa cử đáp lại bàn luận câu hỏi thấy bạn quan tâm đến câu chuyện vấn đề mà ngƣời ta nói Sau nói xong vấn đề bạn đến kết luận Đừng ngắt quãng bắt đầu chủ đề Nếu bạn tỏ gần gũi ý nghe họ nói, họ q, tơn trọng tất nhiên "để ý" đế bạn Hiểu biết Để đảm bảo không bị lạc hậu, cập nhật liên tục kiện, vấn đề giới, công nghệ khái niệm Đọc, đọc, đọc trau dồi thêm kiến thức Tầm hiểu biết bạn làm cho đề tài nói chuyện thêm phong phú nâng cao kỹ giao tiếp bạn Kéo dài câu chuyện Nếu nhƣ bạn nhanh chóng đƣa kết luận cá nhân, nghề nghiệp nhƣ công ty ngƣời đối diện, bạn hội để có ngƣời bạn thực sự, hội 42 học hỏi công việc, hội nghề nghiệp đơn giản khoảng thời gian thƣ giãn Vì vậy, tôn trọng lắng nghe ý kiến ngƣời khác sau bàn luận đƣa ý kiến bạn để tranh luận Hãy nhớ, ln tìm kiếm, học hỏi nhiều tốt từ ngƣời Chủ động kéo hội Sau bạn tìm thấy họ tƣơng đồng thực bạn nghĩ mối quan hệ cần đƣợc bồi đắp thêm, bạn nên bạn muốn nói chuyện gặp lại họ lần để thảo luận công việc muốn giúp họ việc Bạn xin card họ đồng thời đƣa card cho họ Vài ngày sau bạn gửi thƣ tốt hết gọi điện mời họ ăn, bữa sáng chẳng hạn, nhằm tạo hội gắn bó với Nếu nhƣ bạn khơng hỏi hay khơng chủ động trƣớc, chắn chẳng có chuyện xảy Kết thúc hồn hảo Kết thúc hội thoại phải cho thật khéo Thậm chí khéo léo gặp Vì thật quan trọng Đó cách để bạn gây cảm tình với đối tác, để lần sau họ cịn muốn liên lạc với bạn Trong nói chuyện, bạn linh hoạt câu chuyện có nhiều chủ đề mà bạn nói Nhƣng phải để ý xem đối tƣợng bạn có muốn nghe hay khơng, đừng có thao thao bất tuyệt Một lỗi nặng cần tránh nói nhiều mà không cần biết đến ngƣời xung quanh Có nhiều hội cách thức để bạn thiết lập đƣợc mối quan hệ với ngƣời khác Tuy nhiên bảo đảm nhƣ bạn làm theo cách bƣớc một, bạn tìm đƣợc cơng việc nhƣ mong muốn mà lại tốn cơng sức 43 Tài liệu tham khảo: [1] Giáo trình Kỹ Giao tiếp – ThS Nguyễn Ngọc Lâm – Trƣờng đại học mở thành phố Hồ Chí Minh - 2007 [2] Giáo trình Kỹ Giao tiếp – ThS Chu Văn Đức – Sở Giáo dục đào tạo Hà Nội – 2005 44 TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I  : Thụy An, Ba Vì, Hà Nội : http:// gtvttw1.edu.vn : (024) 33.863.050 : info@gtvttw1.edu.vn ... thúc đẩy đƣợc giao tiếp hai chiều 1.2 Phân loại giao tiếp 1.2.1 Căn vào phương thức giao tiếp - Giao tiếp trực tiếp Giao tiếp trực tiếp hình thức giao tiếp chủ thể giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau,... để giao tiếp hiệu quả, chủ thể giao tiếp phải biết kết hợp giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ Các loại giao tiếp đan xen nhau, hỗ trợ q trình giao tiếp Có trƣờng hợp giao tiếp vừa loại hình giao tiếp. .. cao Hạn chế: không gian giao tiếp bị giới hạn, chủ thể giao tiếp dễ bị chi phối yếu tố ngoại cảnh - Giao tiếp gián tiếp Giao tiếp gián tiếp cách giao tiếp chủ thể giao tiếp trao đổi thông tin