Tên đề tài: Giao tiếp và Kĩ năng nhóm Đề án: Quản trị học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH KẾ TOÁN LỚP: KT1011_ Đề án: Quản trị học  Giảng viên: Phạm Xuân Thành Tên thành viên nhóm: Nguyễn Trần Minh Tâm Trương Hồng Bảo Phan Tuất Triết Bài thuyết trình: Quản trị hoc KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH KẾ TOÁN Tên đề tài: Giao tiếp Kĩ nhóm Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc PHẦN I: NHẬP ĐỀ Lý hình thành đề tài Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc Mục lục : PHẦN I: NHẬP ĐỀ Lý hình thành đề tài Mục lục : .4 PHẦN II: NỘI DUNG Giao tiếp .6 1.Mục tiêu giao tiếp: 2.Các giai đoạn hình thành giao tiếp: 3.Giao tiếp phi ngôn ngữ: 4.7 bí quan trọng giao tiếp lãnh đạo mà Lincoln hiểu nắm bắt .11 5.Rào cản giao tiếp .12 Hành vi người gửi 13 Hành vi người nhận .13 Hành động ngăn chặn giao tiếp .14 Tránh người khác phiền lòng 15 6.biện pháp khắc phục rào cản giao tiếp 15 Nghe: 15 Đọc ngôn ngữ thể 16 Nói18 7.mơ tả làm để có họp hiệu 18 7.1 Lên lịch trình họp 18 7.2 Đưa mục tiêu họp .18 7.3 Lên kế hoạch thực 19 7.4 Khuyến khích người đóng góp ý kiến 19 7.5 Tóm tắt điểm 20 8.mơ tả tổ chức trị có ảnh hưởng với giao tiếp cá nhân 20 Giới thiệu thân .20 Biết cách “chơi” 20 Đôi đôi tai, đừng miệng 20 Chia sẻ hạnh phúc .20 Tham gia vào trào lưu Số 21 Đừng quên nói cảm ơn .21 Kĩ làm việc nhóm 21 1.Khái niệm nhóm 21 Phân biệt team (đội) group (nhóm) 22 3.Phân loại .23 Các nhóm thức 23 Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc Các nhóm khơng thức .23 Các nhóm làm việc tự quản lý 23 Các nhóm dự án nhóm cơng tác 24 Nhóm đa chức 24 Nhóm quản lí cấp cao 25 Đội ảo (Virtual Teams) .25 4.Những đặc điểm nhóm hiệu 25 5.Xây dựng tinh thần đồng đội .26 6.Tổ chức nhóm 28 Người lãnh đạo nhóm 29 Người góp ý .29 Người bổ sung 29 Người giao dịch 30 Người điều phối 30 Người tham gia ý kiến 30 7.Giải bất đồng làm việc nhóm 30 8.Các giai đoạn làm việc nhóm 30 9.Hậu xung đột 31 10.Các công cụ giúp bạn giải mâu thuẫn làm việc nhóm 31 11.Vào lại khn khổ 32 Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc PHẦN II: NỘI DUNG Giao tiếp Mục tiêu giao tiếp: Giao tiếp điều có tính sống cịn quan hệ nhân loại Và kỹ giao tiếp phương tiện tiên cho thành bại giao tiếp Mục đích giao tiếp truyển tải thông điệp Đây trình liên quan đến người gửi người nhận thơng điệp Q trình có khả bị mắc lỗi thông điệp thường hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình Bằng cách truyền đạt thơng điệp cách thành cơng, bạn truyền suy nghĩ ý tưởng cách hiệu Khi khơng thành công, suy nghĩ, ý tưởng bạn không phản ánh bạn, gây nên sụp đổ giao tiếp rào cản đường đạt tới mục tiêu bạn đời tư nghiệp Trong điều tra thành viên công ty với 50000 nhân viên, người ta cho kỹ giao tiếp yếu tố mang tính định việc tuyển chọn người quản lý Cuộc điều tra trường Đại học Thương mại Pittsburgh kỹ giao tiếp bao gồm việc trình bày nói viết khả lam việc với người khác yếu tố tạo nên thành cơng nghề nghiệp Mặc dù ngày người ta nhận thức rõ tầm quan trọng kỹ giao tiếp, nhiều cá nhân chật vật điều này, họ khơng thể trao đổi suy nghĩ ý tưởng họ cách hiệu - dạng nói hay viết Sự hạn chế khiến họ gần thể hết khả cơng việc không tiến thân Truyền đạt thông điệp yếu tố tối quan trọng để phát triển Để làm điều này, bạn phải hiểu thông điệp gì, đối tượng thơng điệp ai, thơng điệp lĩnh hội Bạn cần phải Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc cân nhắc bối cảnh xung quanh ảnh hưởng đến việc giao tiếp ví dụ tình thực tế hay bối cảnh văn hóa Các giai đoạn hình thành giao tiếp: - Nguồn/người gửi… Khi truyền đạt thơng điệp, bạn cần biết rõ bạn lại giao tiếp, bạn muốn giao tiếp Bạn cần phải tự tin vào thơng tin muốn nói hữu ích xác - Thông điệp… Thông điệp thông tin mà bạn muốn truyền đạt - Mã hóa… Đây trình chuyển hóa thơng tin cần truyền đạt sang hình thức trình bày lời viết người tiếp nhận giải mã thành cơng Việc bạn có mã hóa thành cơng hay khơng phụ thuộc vào khả truyền đạt thông tin rõ ràng, đơn giản khả tham gia loại bỏ tác nhân gây nhầm lẫn như: vấn đề văn hóa, giả định sai lầm, thơng tin sai lệch… Quan trọng không bạn phải hiểu người nghe: Thất bại việc hiểu người bạn muốn đối thoại sẽ khiến việc truyền tải thông điệp bị nhầm lẫn Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc - Kênh truyền tải… Thông điệp truyền tải chủ yếu thông qua 02 kênh: mặt đối mặt (face-toface) bao gồm: gặp mặt, điện thoại, nói chuyện qua video kênh viết lách như: thư từ, thư điện tử, ghi nhớ báo cáo Từng kênh khác mạnh điểm yếu khác Ví dụ, bạn khơng nên nói miệng đưa loạt dẫn dài loằng ngoắng lại dùng thư viết phản hồi ý kiến tiêu cực - Giải mã… Mã hóa giải mã cần tới kỹ (bao gồm kỹ như: đọc kỹ thông điệp hay lắng nghe nhiệt thành) nhằm lẫn q trình mã hóa sinh lỗi trình giải mã - Người nhận… Một thông điệp truyền tải tới người nhận, bạn hình dung cách thức mà người phản ứng hành động nhận thông điệp bạn Mặc dù vậy, nên nhớ cá nhân tham gia vào quy trình giao tiếp hiểu thơng điệp cảm giác với thái độ khác Và muốn thành công, bạn phải cân nhắc tới yếu tố để truyền tải thơng điệp hành động cách thích hợp - Phản hồi… Khi nhận thông điệp, chắn người nghe phản hồi lại theo cách Và bạn cần đặc biệt để tâm tới phản hồi chứng cho bạn biết người nhận có hiểu thơng điệp bạn không Trong trường hợp bạn phát người hiểu nhầm ý mình, bạn có hội gửi lại thơng điệp lần hai - Hồn cảnh… Tình mà thơng điệp truyền tải gọi hồn cảnh, bao gồm mơi trường bên ngồi (ví dụ như: giao tiếp sân bay, quán café…) vấn đề văn hóa (văn hóa tập đồn, văn hóa quốc tế…) Giao tiếp phi ngơn ngữ: Theo nhà phân tích ngơn ngữ, để biểu đạt thông tin, sử dụng 7% ngữ điệu, 38% âm đến 55% ngơn ngữ thể, cịn gọi “phi ngơn ngữ” Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc Sự kết hợp hài hòa giao tiếp phi ngôn ngữ Công sở nơi diễn giao tiếp đa dạng giao tiếp “phi ngôn ngữ” đánh giá nhân tố quan trọng tạo nên thành công giao tiếp giới văn phòng - Ánh mắt Trong giao tiếp, ánh mắt yếu tố bộc lộ rõ cảm xúc người Người ta thường nói “liếc mắt đưa tình”, với cơng sở “liếc mắt đưa tin”… Nếu bạn nhận ánh mắt trìu mến từ sếp hay đồng nghiệp, điều có nghĩa bạn sếp người ủng hộ, khích lệ yêu mến Ngược lại, cần cau mày, liếc mắt sắc bén từ người đối diện, bạn phải biết họ khơng hài lịng điều cần xem lại Cơng sở xã hội thu nhỏ, có nhiều kiểu giao tiếp với nhiều mối quan hệ đan xen… Hãy giữ ánh mắt biết cười, giúp bạn hạn chế bất đồng giao tiếp để thành công công việc - Nụ cười Nụ cười xem trang sức giao tiếp phương tiện làm quen hay xin lỗi tinh tế ý nhị Đến công sở ngày với nụ cười thân thiện tạo kết giao tiếp tốt hết, nụ cười dấu hiệu có tác động mạnh, giúp truyền tải vui vẻ, thân thiện, nhiệt tình thích thú Cười thường dễ “lây” từ người sang người khác khiến phản ứng người với người thuận lợi Nhân viên cảm thấy thoải mái lắng nghe nhiều với người lãnh đạo có nụ cười thân thiện - Trang phục Quần áo, trang phục hành vi phi ngơn ngữ, có sức biểu cảm mạnh mẽ giao tiếp nơi công sở Qua trang phục, người đốn biết tính cách, "gu" thẩm mỹ xuất thân bạn Do vậy, đơi cịn cầu nối cho “hợp gu” dễ dàng thân thiết bắt chuyện với có sở thích Cơng sở dễ dàng làm thân “gu” thời trang Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc Trang phục nhân tố quan trọng để “lấy lòng” người đối diện Hãy ăn mặc đẹp phù hợp với công việc bạn, điều giúp bạn tự tin giao tiếp thành cơng nữa, cịn biểu thái độ tôn trọng người khác - Tư thế, điệu Hàng tá thông điệp truyền tải thông qua việc phát ngôn chuyển động thể Một tư đứng thẳng, bước chân nhanh nhẹn, nhẹ nhàng khiến người xung quanh cảm nhận động, nhiệt huyết người bạn, từ sinh quý mến hay cảm giác ngưỡng mộ, tin tưởng… Ngược lại, khơng có cảm tình hay ngợi khen tư ngỗ ngược, mỹ quan hay dáng rõ ”luồn lách” xu nịnh, khép nép, thiếu tự tin… Mọi người phần đốn biết tính cách người bạn thơng qua tư bạn, cẩn thận khơng muốn nắm yếu điểm - Ngữ điệu nói Ngữ điệu giao tiếp lời nói góp phần tạo nên thành cơng giao tiếp Đó kết hợp yếu tố cách phát âm lời nói, bao gồm: chất giọng, độ cao thấp (lên giọng, xuống giọng), nhịp điệu, âm sắc, tính kịch liệt (hưởng ứng hay phản kháng) cách chuyển tơng điệu Điều tiết hài hịa biến tấu chứng tỏ bạn người có nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ Trong tình huống, hồn cảnh (dù sang trọng, thân mật hay suồng sã…), giữ thái độ ơn hịa, ngữ điệu nói vừa phải để giúp thơng tin truyền hiểu rõ nghĩa, tránh gây nên bất đồng đáng tiếc xảy nơi cơng sở Giao tiếp kĩ nhóm 10 Bài thuyết trình: Quản trị hoc dung Mục tiêu giúp cho họp trọng tâm, tránh lan man sang vấn đề khác Ví dụ: Mục tiêu họp hôm bàn về: “Quyết định quảng cáo sản phẩm A pa-nơ, áp-phích” hay “Phát triển thêm dịch vụ vận chuyển hàng hóa đến tận nơi với khách hàng mua từ triệu đồng trở nên phạm vi bán kính 10km”, “Quyết định mở thêm đại lý bán lẻ khu vực Quận Cầu Giấy”…là mục tiêu thiết thực họp, xác định mục đích rõ ràng, hướng người tham dự cần tập trung vào vấn đề Khi có mục tiêu rõ ràng, giúp họp khơng bị kéo dài, người có điều kiện bàn bạc, trao đổi đưa phương án tối ưu cho vấn đề nêu buổi họp • 7.3 Lên kế hoạch thực Các ý kiến người đưa buổi họp, bạn thực hóa kế hoạch hành động cụ thể không họp trở thành buổi tán gẫu đơn khơng đạt mục đích sau Ví dụ: “Trong họp người thống quảng cáo sản phẩm A pa-nơ, áp-phích” bạn cụ thể hóa chương trình hành động Chẳng hạn, việc quảng cáo sản phẩm phân công trách nhiệm cho anh A - Trưởng phòng Quảng cáo -Tiếp thị thực đồng thời lên kế hoạch, bố trí người, phương tiện cần thiết… để ngày đường phố phải xuất pa-nơ, áp-phích quảng cáo sản phẩm Trong trình thực cần hỗ trợ kinh phí, phối hợp với phịng Kế tốn -Tài để hỗ trợ Có họp thực mang lại hiệu • 7.4 Khuyến khích người đóng góp ý kiến Thơng thường họp diễn có số người tham gia phát biểu ý kiến, người khác họ ngại khơng dám phát biểu tỏ thờ Hãy khuyến khích họ đóng góp nhiều ý kiến tốt, cách họp bạn nói với người rằng: Đây họp thiết thực có liên quan đến doanh thu năm nay, quyền lợi cá nhân người đưa ý kiến đóng góp xác thực hoan nghênh có ý tưởng độc đáo Đây kế sách: “Một mũi tên trúng hai đích” vừa làm cho bầu khơng khí họp sơi nổi, khơng bị nhàm chán đồng thời xây dựng ý thức phát biểu ý kiến buổi họp Qua đó, lần họp người tham dự cảm thấy thú vị thực có ý nghĩa họ Giao tiếp kĩ nhóm 19 Bài thuyết trình: Quản trị hoc • 7.5 Tóm tắt điểm Cuối buổi họp, tóm tắt nội dung để người hình dung lại vấn đề đưa họp Có điều bạn phân cơng trách nhiệm cho thư ký họp họ ghi lại tất thảo luận Bản tóm tắt giúp bạn thành viên tham dự thống lại toàn vấn đề đưa buổi họp giúp cho việc định hướng buổi họp buổi học mơ tả tổ chức trị có ảnh hưởng với giao tiếp cá nhân • Giới thiệu thân Khi chỗ đông người mà bạn không quen biết cả, giải cô độc cách cổ điển: bước phía người đó, đưa tay ra, mỉm cười nói “Xin chào, tơi …, vui làm quen với bạn.” Tảng băng giao tiếp phá vỡ • Biết cách “chơi” Hãy chơi trị chơi xã hội vui Các ơng bố, bà mẹ thường khun nên học chơi loại nhạc cụ hay môn thể thao Thắng, thua khơng phải việc quan trọng mà điều quan trọng thú vui giúp người hòa nhập với xã hội, chia sẻ với bạn bè, tạo dựng tảng cho quan hệ cộng đồng thiết lập mối quan hệ cá nhân • Đôi đôi tai, đừng miệng Con người yêu âm sắc giọng nói Tuy nhiên, nhiều lúc, bạn bè cần ta để lắng nghe mà thơi Trong tình cần thiết, hội thoại tập trung vào lời khuyên, cách gỡ rối tìm kiếm tâm hồn Nhưng có lúc, điều bạn cần ta đôi tai cực to tiếng đồng hồ Những chuyên gia lĩnh vực nhân học gọi trường hợp “sự lắng nghe tích cực” Hãy người tích cực tình cần thiết, nhiều khi, bạn người cần người khác lắng nghe • Chia sẻ hạnh phúc Có điều tưởng chừng bình thường bạn lại quý giá người khác Hãy bắt đầu lời khen Giao tiếp kĩ nhóm 20 Bài thuyết trình: Quản trị hoc Sau đó, nhớ quà nhỏ nhắn dịp đặc biệt sinh nhật, thăm bệnh có ý nghĩa Hãy đừng quên tặng quà với ý tưởng tặng lạ, đáng nhớ • Tham gia vào trào lưu Số Ngày nay, không cư dân mạng phủ nhận kết nối tuyệt vời mạng xã hội Facebook chúng cách mà nhiều người dùng để chia sẻ thông tin cá nhân Với mạng xã hội, bạn nhanh chóng dễ dàng cập nhật thơng tin người thân, bạn cũ xảy giới • Đừng qn nói cảm ơn Cách cổ điển để nói cảm ơn bạn viết thư tay cảm ơn Tuy nhiên, công việc bận rộn việc thư tay tốn thời gian để gửi, gọi điện viết e-mail để cảm ơn trước muộn Khi viết e-mail cảm ơn, đừng quên đề cập đến lý bạn viết thư tay Nếu viết e-mail cảm ơn bữa tối bạn mời đến đừng quên kể lại kiện đáng nhớ bữa tối hơm đó, bày tỏ ngưỡng mộ với tráng miệng ăn mà bạn mời nhiệt thành chủ nhà, gửi kèm ảnh bạn chụp tuyệt vời Mục đích thư cảm ơn khiến người nhận cảm thấy biết ơn bạn Vì thế, cảm ơn theo cách mà bạn bày tỏ biết ơn Kĩ làm việc nhóm Khái niệm nhóm Một nhóm người làm việc văn phịng hay chí dự án chung lúc tiến hành công việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản lý theo kiểu chun quyền độc đốn hồn tồn, có lẽ khơng có nhiều hội cho tác động qua lại liên quan đến công việc thành viên nhóm Nếu có ý tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm khơng tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phương thức tận dụng dù với cá nhân khoảng cách xa làm việc dự án khác Giao tiếp kĩ nhóm 21 Bài thuyết trình: Quản trị hoc Nói cách đơn giản, nhóm làm việc tạo tinh thần hợp tác, phối hợp, thủ tục hiểu biết chung nhiều Nếu điều diễn nhóm người, hoạt động họ cải thiện hỗ trợ chung (cả thực tế lẫn lý thuyết) Phân biệt team (đội) group (nhóm) Nhiều người sử dụng từ team group hoán đổi cho nhau, có thực có số khác biệt team group ứng dụng giới thực.Một số khóa học lãnh đạo thiết kế cho giới doanh nghiệp nhắm đến tầm quan trọng việc xây dựng team nhiều xây dựng group Sức mạnh team phụ thuộc vào tính phổ biến mục đích kết nối thành viên cá nhân, sức mạnh group đến từ khối lượng tuyệt đối, sẵn sàng thực lệnh nhà lãnh đạo nhất.Việc phát triển group dễ dàng Ngược lại, khó để tạo thành team Bởi thành viên team lựa chọn theo khả cá nhân tương đồng đơn lẻ Một group tận dụng nhiều yếu tố thảo luận, áp lực, tranh luận phương tiện khác để giới thiệu lực thành viên cho mục đích chung Nhưng thành viên team sử dụng khả riêng cá nhân cho kết tồn diện Hình thành group thời gian so với việc hình thành team Vì group tính tương đồng cá nhân đóng vai trị tích cực cịn team khơng có điều Trong vắng mặt thành viên team cản trở hiệu suất tổng thể team đó, vắng mặt thành viên group khơng có tác động vào group Khơng giống thành viên team, group, thành viên làm theo lệnh người huy Giao tiếp kĩ nhóm 22 Bài thuyết trình: Quản trị hoc Phân loại • Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực cơng việc có tính thi đua, có phân cơng rõ ràng Họ có chung tay nghề chuyên môn để giải vấn đề điều hành đề án Các nhóm cấp độ tổ chức theo chun mơn mang tính chất lâu dài để đảm đương mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức thức thường đưa ý kiến chuyên môn theo lĩnh vực riêng họ • Các nhóm khơng thức Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhiều nhu cầu, như:     Các nhóm thực theo dự án theo thời vụ, Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp vụ việc, Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho đề án cần nhiều sáng tạo, Chững lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải gấp rút vấn đề đặc biệt thời gian ngắn So sánh nhóm thức khơng thức Nhóm thức cần huấn luyện khả lãnh đạo mặt như: quy tắc cơng ty quy trình phải tuân theo, thực báo cáo, ghi chép tiến độ, kết đạt sở thơng lệ Cũng thế, nhóm khơng thức tn theo quy trình thất thường Những ý kiến giải pháp phát sinh sở tùy thời quy trình quản lý nghiêm ngặt Tuy nhiên, cần nhớ là, dù thức hay khơng thức, việc lãnh đạo nhóm ln phải hướng thành có phối hợp nhóm với • Các nhóm làm việc tự quản lý Hầu hết công ty sử dụng số hình thức cấu nhóm vài phận trình tổ chức Tự quản lý làm việc theo nhóm nhóm thức cơng nhận nhân viên chịu trách nhiệm cho trình làm việc tồn cung cấp phân khúc sản phẩm dịch vụ cho khách hàng nội bên ngồi Nhóm tự quản lý bắt nguồn từ cơng việc làm giàu Mục đích để thành lập đội tự quản lý để tăng suất, nâng cao chất lượng, giảm thời gian chu kỳ, đáp ứng nhanh với nơi làm việc thay đổi Giao tiếp kĩ nhóm 23 Bài thuyết trình: Quản trị hoc Phương thức hoạt động: Các thành viên nhóm làm việc liên tục, sở ngày theo ngày Nhóm làm việc trao trọng trách sở hữu toàn sản phẩm hay dịch vụ Thành viên nhóm dạy để có kiến thức tổng quát chuyên gia.Căn vào trách nhiệm mình, thành viên nhóm thường phát huy niềm tự hào cơng việc nhóm họ Nhóm làm việc tự quản lý có hiệu quả: Khoảng 50% thời gian làm việc đội tự quản lý đạt mức tăng suất, đội hiệu tạo kết đáng ý Khi ta làm việc theo nhóm tự quản lí suất dễ dàng tăng thêm từ 10-20% Những nhóm dễ dàng phù hợp với nhân viên có tố chất tốt, mà họ đủ khả để giải công việc riêng họ Điều làm nhả quản lí cảm thấy bị tách rời khỏi nhóm mà thân nhóm tự quản lí • Các nhóm dự án nhóm cơng tác Nhóm dự án nhóm nhỏ nhân viên làm việc sở tạm thời, có nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu cụ thể Quản lý dự án làm việc độc lập chuỗi lệnh, họ có nhiệm vụ đàm phán cho nguồn lực với người đứng đầu ban ngành nhân viên giao nhiệm vụ cho dự án Quản lý dự án đóng vai trị điều phối viên người cung cấp tài liệu cần cho dự án Tuy nhiên, dự án thất bại, nhóm bị giải tán cách nhanh chóng Nhóm cơng tác nhóm giải vấn đề có tính chất tạm thời, thường làm việc với thời hạn giới hạn trước (dealine) Nó có chức giống dự án ngoại trừ việc thường có quy mơ nhỏ tập trung vào nghiên cứu vấn đề cụ thể Nhóm thường đưa kiến nghị để công tác quản lí tốt • Nhóm đa chức Một nhóm đa chức nhóm làm việc gồm thành viên đến từ chuyên ngành khác nhau, cấp độ tổ chức, người tập hợp lại để hoàn thành nhiệm vụ Mục đích hình thành nhóm thành viên từ chuyên ngành khác để phối hợp chun mơn Một u cầu quan trọng cho thành cơng nhóm liên chức hợp tácgiữa thành viên Để điều hành thành cơng nhóm đa chức năng, nhà lãnh đạo nhóm có kỹ kỹ thuật thực quy trình, đồng thời bao gồm kỹ giao tiếp tốt Giao tiếp kĩ nhóm 24 Bài thuyết trình: Quản trị hoc • Nhóm quản lí cấp cao Nhóm quản lí cấp cao thường gọi đội ngũ quản lý hàng đầu, họ họ hoạt động đội với nghĩa đen thuật ngữ Tuy vậy,các thành viên nhóm chia trách nhiệm vân hành cơng ty lớn Tình hình gây nhầm lẫn điều hành có trách nhiệm khác Một cách tiếp cận để chia sẻ quyền lực để định việc điều hành cho CEO hay nhà lãnh đạo thay kết hợp vị trí trường hợp thơng thường • Đội ảo (Virtual Teams) Một nhóm ảo nhóm nhỏ người thực tất công việc cộng tác họ cách truyền thông điện tử họp mặt để phải đối mặt Họ hợp tác cách tiến hành họp điện tử E-mail, IM, phương tiện thông thường để chia sẻ thông tin tiến hành họp Hợp tác phần mềm giúp nhóm vui vẻ Hợp tác phần mềm giúp nhóm vui vẻ Hợp tác phấn mềm giúp nhóm vui vẻ, hợp tác chiến lược, vấn đề mặt địa lý công ty làm việc bọ xóa bỏ xuất đội ảo Đội ảo thích hợp cho nhân viên chủ chốt, người không di chuyển nhiều Niềm tin thành phần quan trọng đội ảo Người quản lí phải tin tưởng thành viên nhóm để có làm việc mà nhìu khơng cần đên việc giám sát, thành viên nhóm cần tin tưởng lẫn Bất kỳ loại cơng việc mà có theo trình tựhoặc mang tính hợp đội ảo thực Những đặc điểm nhóm hiệu Làm phong phú cơng việc thiết kế: Các nhóm làm việc hiệu theo nguyên tắc thiết kế công việc thể khả làm phong phú cho công việc đặc điểm phát triển công việc Có cảm giác nắm giữ quyền lực: Các nhóm uỷ quyền chia sẻ kinh nghiệm bản: tiềm (tin vào thân), tự chủ công việc , tác động đến người khác Nhiệm vụ phần thưởng: Thành viên nhóm phụ thuộc lẫn nhiệm vụ hồn thành Họ có mục tiêu phụ thuộc lẫn mục tiêu cá nhân có liên quan đến mục tiêu nhóm Thơng tin phản hồi phụ thuộc lẫn phần thưởng góp phần làm nhóm hoạt động tích cực Sự phối hợp quy mô: Thành viên không đồng góp phần đến hiệu Giao tiếp kĩ nhóm 25 Bài thuyết trình: Quản trị hoc suất nhóm có loạt nhiệm vụ để thực Đa dạng văn hóa tăng cường sáng tạo Nhóm cần số lượng người nhiệm vụ phù hợp Khả tinh thần tính thường trực yếu tố nhân cách ảnh hưởng nhiều đến hiệu cơng việc Nhóm cần đủ lớn để hồn thành cơng việc, nhóm trở nên lớn, nhầm lẫn phốihợp nghèo nàn kết Nhóm đa chức năng, nhóm việc, ủy ban, lực lượng nhiệm vụ có xu hướng hình thành từ đến 10 thành viên Trí tuệ cảm xúc: Xây dựng mối quan hệ bên bên ngồi nhóm nghiên cứu đồng thời xây dựng cảm xúc với đồng nghiệp công việc Tin tưởng lẫn cần thiết, tin tưởng q làm ảnh hưởng nhiều đến cơng việc Hỗ trợ cho nhóm làm việc: Những nhân tố hỗ trợ tổ chức bao gồm nhóm thơng tin cần thiết, thành viên nhóm tập huấn, cung cấp công nghệ, công nhận khen thưởng Đào tạo tạo điều kiện cho nhóm phát triển Nhà quản lý cần phải đầu tư phát triển nguồn lực nhóm Các quy trình hiệu nhóm: Nhiều q trình ảnh hưởng đến hiệu nhóm bao gồm tinh thần tập thể cao, hỗ trợ xã hội lẫn nhau, chia sẻ khối lượng công việc,và thông tin liên lạc hợp tác nhóm Các q trình phải ảnh hưởng tích cực đến liên kết nhóm Tuân theo quy trình thủ tục: tơn trọng quy trình cơng việc thủ tục nâng cao xuất chất lượng Hịa nhập với cơng việc, đồng nghiệp, mơi trường: Hiệu nhóm nâng cao thành viên quen thuộc với công việc họ, đồng nghiệp, mơi trường làm việc Q trình hịa nhập cung cấp nhiều kinh nghiệm nhờ vào chia sẻ thành viên nhóm Xây dựng tinh thần đồng đội Những năm gần đây, cơng việc hồn thành thơng qua đội, nhóm trở thành tiêu chuẩn cho nhiều tổ Lý việc này, : Tính hiệp lực Một nhóm hay đội đưa định khôn ngoan sáng suốt cá nhân, hai làTrong thời đại công nghệ nay, lãnh đạo biết hết mà nhân viên làm Lãnh đạo khơng cịn chun gia Trong nhiều ngành lãnh vực ngày nay, nhân viên biết công việc họ nhiều lãnh đạo Trong trường hợp vậy, lãnh đạo khơng thể nói với nhân viên họ phải làm Giao tiếp kĩ nhóm 26 Bài thuyết trình: Quản trị hoc Người lãnh đạo có nhiệm vụ động viên hướng dẫn nhân viên trả lời câu hỏi liên quan tới công việc mà Để xây dựng thành công tinh thần đồng đội, cần có nhân tố sau: Chia sẻ thông tin Hãy tưởng tượng cảnh sau: nhân viên trở thành quản lý với lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm tới thăm đội làm việc nhà máy sản xuất Khi bước vào phịng làm việc, nói với giám đốc mình: "Ồ, khơng, đội chẳng Hãy nghe cách họ tranh luận với nhau” Giám đốc trả lời rằng: "Hãy khoan, anh quan sát đội tuyệt vời đấy" Tất nhiên phải nhiều phút người nhân viên trở thành quản lý hiểu giám đốc nói Đội tranh luận Họ phản đối liệt với ý kiến nhóm cách làm sản phẩm tốt Thật tuyệt vời nhóm tranh luận với vậy? Cịn điều bạn địi hỏi nhóm ln quan tâm tới chất lượng phục vụ hay sản phẩm mà họ làm ra?Họ có chia sẻ thông tin giao tiếp vô cởi mở với Đó tinh thần đồng đội Trao quyền Bạn có nhóm có tinh thần đồng đội cao bạn trao quyền – quyền định liên quan tới cơng việc mà họ thực Tất nhiên bạn phải đặt giới hạn tài chính, thời gian, lựa chọn khác Nhưng bạn trao quyền định cuối cho họ, bạn thấy tự tin, tình bạn, cảm giác tràn đầy sức mạnh nhóm bạn Bất kể bạn làm gì, chưa trao quyền đến nhóm bạn sẵn sàng cho việc đó, khơng tai hoạ Nhiều quản lý kinh nghiệm mắc sai lầm lớn, họ làm họ muốn nhóm họ nghĩ họ trọng đãi nhóm Hãy chắn nhóm bạn sẵn sàng cho việc trao quyền bạn công ty phải hứng chịu định tệ hại Vai trò trách nhiệm rõ ràng Bạn yêu cầu người nhân viên đội, nhóm, phịng bạn nêu rõ vai trị trách nhiệm tất thành viên khác đội, bao gồm bạn lãnh đạo họ khơng? Khi thành viên đội làm vậy, họ biết họ mong đợi làm thành viên khác có nhiệm vụ làm Họ biết rõ giúp họ Giao tiếp kĩ nhóm 27 Bài thuyết trình: Quản trị hoc họ giúp ai, việc đội Tất điều giúp có tinh thần đồng đội Lãnh đạo hiệu Dưới tiêu chí xây dựng phong cách lãnh đạo hiệu nhằm xây dựng tinh thần đồng đội công việc Hãy đánh dấu điểm bạn làm được, lưu ý thực điểm bạn chưa làm Bởi bạn tham gia vào việc xây dựng tinh thần đồng đội bạn thành viên Đặt mục tiêu rõ ràng cho thành viên nhóm Đưa hướng dẫn rõ ràng với thành viên thấy cần thiết Chia sẻ ví dụ kinh nghiệm riêng bạn liên quan tới cơng việc nhóm Nhấn mạnh đến yếu tố tích cực tiêu cực cơng việc nhóm Ln đưa ý kiến với thành viên đội cần thiết, ý kiến cần tích cực có tính xây dựng Sử dụng thành cơng nho nhỏ để xây dựng gắn kết nhóm Thực bạn nói Nếu bạn tổ chức thể ngưỡng mộ ghi nhận với thành tích mà nhóm đạt qua phần thưởng cho nhân viên Phát triển mối quan hệ xây dựng lành mạnh - bạn thành viên khác làm việc để đạt mục tiêu giống Hãy khuyến khích sáng tạo cải tiến để làm cho việc tốt Khuyến khích tự lập tự phát triển Khuyến khích nhân viên bày tỏ quan điểm họ trao đổi quan điểm bạn với tất nhân viên Giúp nhân viên hiểu kết nối nhóm bạn với cơng ty, với khách hàng, với cộng động xung quanh Tổ chức nhóm Để nhóm làm việc tốt việc diễn theo kế hoạch mang lại hiệu Giao tiếp kĩ nhóm 28 Bài thuyết trình: Quản trị hoc cần có tổ chức nhóm: Phân cơng vai trị, nhiệm vụ cụ thể để chun mơn hóa khâu, phát huy ưu điểm cá nhân • Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ: Tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc Khả phán đoán tuyệt vời lực cá tính thành viên nhóm Giỏi tìm cách vượt qua điểm yếu Có khả thơng tri hai chiều Biết tạo bầu khơng khí hưng phấn lạc quan nhóm • Người góp ý Nhiệm vụ:Giám sát phân tích hiệu lâu dài nhóm Khơng thoả mãn với phýõng sách hiệu Chuyên viên phân tích giải pháp để thấy mặt yếu Ln đòi hỏi chỉnh lý khuyết điểm Tạo phương sách chỉnh lý khả thi • Người bổ sung Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trơi chảy Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian Lường trước trì trệ nguy hại lịch trình làm việc nhằm tránh chúng Có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc Có khả hỗ trợ thắng vượt tính chủ bại Giao tiếp kĩ nhóm 29 Bài thuyết trình: Quản trị hoc • Người giao dịch Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngồi cho nhóm Người có ngoại giao phán đoán nhu cầu người khác Gây an tâm am hiểu Nắm bắt mức tồn cảnh hoạt động nhóm Chín chắn xử lý thơng tin, đáng tin cậy • Người điều phối Nhiệm vụ: Lôi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết Hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội Cảm nhận ưu tiên Có khả nắm bắt vấn đề lúc Có tài giải rắc rối • Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: Giữ vững khích lệ sinh lực đổi tồn nhóm Ln có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị Mong muốn lắng nghe ý kiến người khác Nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng không tai hoạ Giải bất đồng làm việc nhóm Làm việc nhóm, khơng tránh khỏi chuyện bất đồng ý kiến, tranh luận, phản bác Những vấn đề đau đầu không hút cạn lượng sáng tạo nhóm mà cịn khiến suất làm việc giảm xuống đáng kể Đâu bí để xử trí? Các giai đoạn làm việc nhóm Khơng phải cá nhân hợp thành nhóm bắt tay vào làm việc cách ăn ý Các nhóm làm việc phải trải qua bốn giai đoạn phát triển Giao tiếp kĩ nhóm 30 Bài thuyết trình: Quản trị hoc khác nhau: hình thành, “bão tố”, định hình hồn thiện Việc xác định nhóm làm việc bạn giai đoạn giúp trưởng nhóm thành viên có cách xử trí phù hợp Trong giai đoạn hình thành, thành viên nhóm bắt đầu làm quen với cách làm việc nên người lãnh đạo nhóm cần phải trực tiếp thẳng thắn Giai đoạn “bão tố” mâu thuẫn xung đột bắt đầu “ló dạng”, nên trưởng nhóm cần bảy tỏ thơng hiểu trực tiếp nhìn nhận vấn đề Đến giai đoạn định hình, thành viên lúc hiểu rõ khác biệt, ưu – khuyết nhau, nên trưởng nhóm cần khuyến khích hỗ trợ nhiều Vào giai đoạn cuối, cách làm việc nhóm hồn thiện người dễ dàng thể thân, người đầu tàu cần ghi nhận công sức họ cổ vũ Hậu xung đột Xung đột với mức độ vừa phải nâng cao hiệu suất cơng việc, nhiều xung đột làm giảm hiệu suất Hậu tích cực xung đột tích cực làm tăng nỗ lực, sáng tạo, thông tin chẩn đốn, gắn kết nhóm Hậu tiêu cực xung đột tiêu cực xung đột bao gồm sức khỏe thể chất tinh thần bị giảm sút, lãng phí tài nguyên, bỏ qua mục tiêu quan trọng, nâng cao lãi suất Nhiều hành vi bạo lực nơi làm việc xuất xung đột chưa giải thành viên nhóm cơng ty 10 Các công cụ giúp bạn giải mâu thuẫn làm việc nhóm Có nhiều cách để xử trí bất đồng mang tính xây dựng khơng “bàn ra”, cách người “đứng mũi chịu sào” phải phát huy lực lãnh đạo Xử trí vấn đề, khơng bới móc cá nhân Tập trung vào làm được, “tảng đá chắn đường” Giao tiếp kĩ nhóm 31 Bài thuyết trình: Quản trị hoc Khuyến khích bày tỏ quan điểm, góc nhìn khác đối thoại chân thành Chia sẻ cảm xúc không đổ lỗi Thừa nhận trách nhiệm phần việc Lắng nghe để hiểu nguồn trước phản bác Tôn trọng ý kiến người khác Giải vấn đề đôi với việc xây dựng mối quan hệ Khi mâu thuẫn nảy sinh họp, nhóm cần tâm giải sớm tốt Nếu mâu thuẫn khơng liên quan đến đề tài cơng việc, nên trì hỗn để lại sau Nếu tình hình q căng thẳng, nóng, giải lao để thành viên “nguội” bớt 11 Vào lại khuôn khổ Việc “trật đường ray” làm việc nhóm khiến thành viên rối tung xáo trộn công việc nhóm Để đảm bảo nhóm vào lại khuôn khổ, thành viên cần:  Tổ chức họp “cấp cứu” để thành viên ngồi lại xem xét vấn đề, cách phịng tránh tình trạng tái diễn  Đưa quy định chung nhóm cần đồng thuận người  Ghi nhận ăn mừng thành thành viên nhóm Đừng “trục trặc kinh niên” làm cản bước tiến toàn đội Xử trí mâu thuẫn kỹ tự tin, nhóm bạn đạt mục tiêu đề Giao tiếp kĩ nhóm 32 Bài thuyết trình: Quản trị hoc PHẦN III: KẾT LUẬN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN VỀ ĐỀ ÁN Giao tiếp kĩ nhóm 33 ... DUNG Giao tiếp .6 1.Mục tiêu giao tiếp: 2.Các giai đoạn hình thành giao tiếp: 3 .Giao tiếp phi ngôn ngữ: 4.7 bí quan trọng giao tiếp lãnh... khổ 32 Giao tiếp kĩ nhóm Bài thuyết trình: Quản trị hoc PHẦN II: NỘI DUNG Giao tiếp Mục tiêu giao tiếp: Giao tiếp điều có tính sống cịn quan hệ nhân loại Và kỹ giao tiếp phương tiện... Giao tiếp kĩ nhóm 10 Bài thuyết trình: Quản trị hoc Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ - phi ngơn ngữ: • • • Giao tiếp ngơn ngữ phi ngơn ngữ tách rời nhau, mà thường bổ sung cho Giao tiếp ngôn ngữ giao