PHÂN TÍCH cơ cấu tổ CHỨC và cấu TRÚC của hệ THỐNG THÔNG TIN PHỤC vụ LÃNH đạo và QUẢN lý (MIS) CHO ví dụ cụ THỂ 01 cơ QUAN THÔNG TIN ở VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA/TRUNG TÂM…………………………… TÊN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ (MIS)? CHO VÍ DỤ CỤ THỂ 01 CƠ QUAN THÔNG TIN Ở VIỆT NAM TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ Mã phách:………………………………….(Để trống) Hồ Chí Minh – 2021 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài —Trong năm gần đây, tổ chức ngày ý đến việc ứng dụng thành tựu cơng nghệ nói chung cơng nghệ thơng tin nói riêng vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Các hệ thống thông tin quản lý tin học hóa ngày đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý tổ chức Ban đầu, hệ thống thông tin chủ yếu xây dựng để hỗ trợ số hoạt động kế tốn, văn phịng, đến nay, hệ thống có mặt hầu hết tất lĩnh vực quản lý theo chức tổ chức Ngày phát triển vũ bão ngành công nghệ thơng tin - sản phẩm trí tuệ người động lực cho trình phát triển kinh tế xã hội quốc gia Nó cơng cụ hữu hiệu giúp nước phát triển Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới rút dần khoảng cách tụt hậu với nước phát triển Đối với doanh nghiệp, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin, xây dựng chương trình phần mềm phục vụ cơng tác điều hành, quản lý nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh tạo bước ngoặt cho phát triển, làm "phép nhân" hiệu vật chất thay cho "phép cộng" Đặc biệt công tác quản lý, công nghệ thông tin yêu cầu cấp bách nhằm nâng cao chất lượng cơng tác quản lý, góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển toàn diện, bước đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế —Trong bối cảnh tự hóa thương mại quốc tế trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày sâu rộng Việt Nam, doanh nghiệp ngày gặp nhiều áp lực cạnh tranh Chính vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hướng xã hội để tránh thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin quản lý đóng vai trị lớn vào việc giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững tạo lợi cạnh tranh thị trường Hệ thống thông tin quản lý công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh, hỗ trợ việc định doanh nghiệp hỗ trợ cải thiện khả cạnh tranh cho doanh nghiệp —Nhận thức rõ vai trò tầm quan trọng hệ thống thông tin người làm quản lý, lãnh đạo, góp phần vào nghiệp phát triển nên em lựa chọn đề tài “PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ (MIS)? CHO VÍ DỤ CỤ THỂ 01 CƠ QUAN THÔNG TIN Ở VIỆT NAM” để nghiên cứu cho tiểu luận Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu —Mục đích nghiên cứu: Trên sở làm rõ đặc điểm hệ thống thông tin quản lý nhằm nâng cao hiệu hệ thống thông tin với lãnh đạo quản lý —Nhiệm vụ nghiên cứu: Làm rõ vai trị hệ thống thơng tin hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Nghiên cứu xác định cấu tổ chức cấu trúc hệ thống thông tin quản lý Đối tượng phạm vi nghiên cứu —Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý quản lý —Phạm vi nghiên cứu: Các tài liệu môn thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Phương pháp nghiên cứu —Sử dụng phương pháp phân tích, vận dụng kiến thức học, tham khảo sách báo tài liệu liên quan Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài —Làm phong phú thêm lý luận hệ thống thông tin Kết nghiên cứu đề tài sở để đơn vị, quan, doanh nghiệp,… đẩy mạnh hoạt động thông tin mình, đồng thời góp phần khơng nhỏ vào lớn mạnh, thành công đất nước NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1 Hệ thống hệ thống thông tin 1.1.1 Hệ thống —Hệ thống định nghĩa cách tổng quát tập hợp phần tử có liên hệ với để tạo thành tổng thể chung Ngồi dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin: —Hệ thống tập hợp phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận yếu tố vào, sinh yếu tố q trình xử lý có tổ chức —Như vậy, hệ thống có ba thành phần tương tác với nhau:  Các yếu tố đầu vào  Xử lý, chế biến  Các yếu tố đầu —Khi xem xét hệ thống, người ta cịn đề cập đến yếu tố khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:  Môi trường mà hệ thống tồn (bao gồm mơi trường bên ngồi bên trong);  Hệ thống hệ thống;  Hệ thống đóng khơng quan hệ với mơi trường ngược lại – hệ thống mở, có quan hệ với môi trường… 1.1.2 Hệ thống thông tin —Hệ thống thơng tin hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ truyền thông tin đến đối tượng cần sử dụng thông tin —Hoạt động hệ thống thông tin đánh giá thông qua chất lượng thơng tin mà cung cấp với tiêu chuẩn chất lượng sau:  Độ tin cậy thể mặt độ xác thực độ xác Thơng tin độ tin cậy dĩ nhiên gây cho tổ chức hậu tồi tệ  Tính đầy đủ thơng tin thể bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thơng tin khơng đầy đủ dẫn đến định hành động khơng đáp ứng với địi hỏi tình hình thực tế  Tính thích hợp dễ hiểu: Thơng tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng nhiều từ viết tắt đa nghĩa tránh tổn phí việc tạo thông tinkhông dùng định sai thiếu thơng tin cần thiết  Tính bảo vệ: Thơng tin nguồn lực quý báu tổ chức Thông tin phải bảo vệ người quyền phép tiếp cận tới thơng tin Sự thiếu an tồn thơng tin gây thiệt hại lớn cho tổ chức  Tính kịp thời: Thơng tin tin cậy, dễ hiểu, thích ứng bảo vệ an tồn khơng có ích khơng gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết —Ngày nay, hệ thống thông tin sử dụng cơng cụ tính tốn điện tử phương pháp chun dụng để biến đổi dịng thơng tin ngun liệu ban đầu thành dịng thơng tin kết —Khi nghiên cứu hệ thống thông tin cần phân biệt hai khái niệm: liệu thông tin  Dữ liệu số liệu tài liệu thu thập chưa qua xử lý, chưa biến đổi cho mục đích khác Ví dụ, điều tra dân số cung cấp nhiều liệu số nhân hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… thành viên hộ… Khi doanh nghiệp bán lơ hàng sinh liệu số lượng hàng hoá bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức tốn, giao nhận hàng… Các liệu lưu trữ thiết bị tin học chịu quản lý chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với mục đích khác  Khác với liệu xem nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng sản phẩm hồn chỉnh thu sau trình xử lý liệu, liệu xử lý cho thực có ý nghĩa người sử dụng Ví dụ Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội dựa vào liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng bán giai đoạn (ngày, tuần, tháng, …) —Các HTTT có vai trị quan trọng cơng tác quản lý kinh tế Làm để có HTTT hoạt động có hiệu cao công việc nhà quản lý đại 1.1.3 Quy trình xử lý thơng tin Quy trình xử lý thơng tin quy trình biến đổi dòng liệu đầu vào thành dịng thơng tin kết Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, quy trình gắn liền với phương pháp chuyên dụng cơng cụ tính tốn điện tử, từ việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày nhanh chóng hiệu Quy trình xử lý thơng tin bao gồm bốn cơng đoạn, là: thu thập, xử lý, lưu trữ truyền đạt thơng tin Thu thập thơng tin —Có vai trị quan trọng có thu thập đầy đủ thông tin cần thiết đảm bảo cho ta số liệu xác, phản ánh tồn diện mặt hoạt động tổ chức —Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh liệu khách hàng (đơn đặt hàng, tiền toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu ngày)… —Mục tiêu thu thập thông tin phải đặt rõ ràng cụ thể (bao nhiêu tiêu cần thu thập, tiêu cần xử lý…) Trên sở người ta định nên thu thập loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ cơng hay tự động hố)… Xử lý thơng tin —Là cơng đoạn trung tâm, có vai trị định, bao gồm tất công việc xếp thông tin, tập hợp phân chia thơng tin thành nhóm, tiến hành tính tốn theo tiêu… Kết cho ta bảng số liệu, biểu đồ, số đánh giá trạng trình phát triển tổ chức —Bao gồm phận:  Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), hệ thống khác (hệ thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu xuất kho) Các thông tin kết xuất từ hệ thống thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý định  Bộ phận xử lý: người (tiến hành cơng việc), máy tính (thực thi phần mềm) Các hoạt động xử lý dựa chuẩn, quy trình quy tắc quản lý tổ chức Lưu trữ thông tin —Kết q trình xử lý thơng tin lưu trữ để sử dụng lâu dài —Các thông tin lưu trữ dạng file, sở liệu —Nơi lưu trữ thông tin thường đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngồi lưu thông tin dạng hard – copy tủ chứa hồ sơ, công văn Truyền đạt thông tin —Các kết xử lý thông tin truyền đạt đến đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin phạm vi nội tổ chức bên (thường để báo cáo cấp thơng báo) —Quy trình xử lý thơng tin có vai trị quan trọng cơng tác quản lý quản trị kinh doanh Nó cung cấp thơng tin cần thiết, kịp thời xác cho cấp lãnh đạo cán quản lý để họ đưa sách kinh tế hiệu 1.2 Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý hệ thống tích hợp “Người - Máy”, cung cấp thông tin trợ giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý hỗ trợ định Hệ thống thông tin quản lý sử dụng thiết bị tin học, phần mềm, quy trình thu thập, sở liệu, thủ tục, mơ hình phân tích, đánh giá phân phối thông tin cần thiết, kịp thời xác, thuận tiện cho lập kế hoạch định quản lý tổ chức Khái niệm hệ thống thông tin quản lý xem xét nhiều góc độ khác nhau: —Theo quan điểm cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, hệ thống thông tin quản lý cung cấp kịp thời thông tin cần thiết, diễn đạt hình thức thích hợp, trợ giúp cho nhà quản lý điều hành định đạt hiệu cao —Theo quan điểm tổ chức, hệ thống thông tin quản lý xem tổ hợp đầy đủ phận cấu thành cho thực chức thu thập, xử lý, lưu trữ, khai thác cung cấp thông tin Hệ thống thông tin quản lý tiểu hệ thống thuộc hệ thống thông tin rộng (siêu hệ thống) tổ chức định —Dưới góc độ quản lý thông tin, hệ thống thông tin quản lý hiểu hệ thống tích hợp sở liệu kênh thông tin phận quản lý thuộc cấp quản lý khác tổ chức, có nhiệm vụ thu thập, trao đổi cung cấp liệu xử lý, đáp ứng nhu cầu thông tin tổ chức —Với cách tiếp cận áp dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin quản lý hệ thống trang bị máy tính thiết bị ngoại vi khác, có khả tích hợp liệu từ nhiều nguồn kháu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc định quản lý —Trên góc độ tổng quát, hệ thống thông tin quản lý hiểu tập hợp nhiều thành tố (phần tử), mối liên hệ thành tố (phần tử) này, liên hệ chúng với hệ thống khác liên hệ (trao đổi) thơng tin với nhau, có chức thu thập phản hồi, xử lý, lưu trữ phân phối thơng tin, trợ giúp q trình định, điều hành, giám sát đánh giá tổ chức (cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, nhà trường, …)  Như vậy, hệ thống thông tin quản lý hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý cấp khác nhau, cung cấp cho nhà lãnh đạo quản lý thông tin cần thiết để thực chức quản lý hỗ trợ định Thơng tin đầu hệ thống liệu, số liệu xử lý có hiệu hỗ trợ công việc giao dịch cung cấp thơng tin hình thức phù hợp với đối tượng sử dụng thời gian thích hợp tiến hành phân tích thơng tin để đưa lựa chọn tối ưu giúp nhà lãnh đạo quản lý định Chức nhiệm vụ hệ thống thông tin quản lý: —Hệ thống thơng tin quản lý có chức thu thập thơng tin từ nguồn khác nhau, xử lý, lưu trữ liệu, bảo quản cung cấp thông tin, phục vụ chủ yếu cho thực chức quản lý trợ giúp định cấp thẩm quyền quản lý khác —Hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ thực việc liên lạc phận cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp hệ định, trao đổi thông tin với mơi trường ngồi, cụ thể:  Thu thập, xử lý lưu trữ thông tin quản lý cách có hệ thống  Kiểm tra xử lý liệu thu thập  Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn nhóm tiêu, tạo thơng tin Phân tích liệu để rút thơng tin hữu ích  Tạo điều kiện để lấy thông tin cách dễ dàng có u cầu  Cung cấp thơng tin, trợ giúp cho trình định quản lý  Giúp nhà quản lý phân tích vấn đề, tìm hiểu đối tượng sáng tạo sản phầm CHƯƠNG 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ 10 tin cậy thông tin Chỉ cá nhân, đơn vị phân quyền phép cập nhật thông tin vào hệ thống, đồng thời phải đảm bảo tính liên tục định kỳ cập nhật thông tin Từng loại thông tin cập nhật vào hệ thống đơn vị chức cụ thể theo trách nhiệm phân công  Đơn vị chuyên chịu trách nhiệm biên tập thơng tin (bảo đảm tính xác, tính cập nhât, độ tin cậy tính chuẩn mực thông tin)  Khai thác sử dụng: Cho phép người sử dụng truy cập từ đâu thông qua tên miền, (đăng ký thức) sử dụng hệ thống mạng quan Tất cá nhân cung cấp tên đăng nhập, mật tham gia vào hệ thống Mọi người có địa hịm thư điện tử riêng 2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Cấu trúc vật lý hệ thống thông tin quản lý kết cấu yếu tố bản, có mối quan hệ tương tác chặt chẽ với nhau, phụ thuộc thiếu yếu tố nào, tồn để thực chức nhiệm vụ hệ thống thông tin Giống hệ thống thơng tin tự động hóa nói chung, hệ thống thơng tin quản lý tự động hóa bao gồm yếu tố sau: Các thiết bị tin học (phần cứng), phần mềm, nguồn lực thơng tin, quy trình, mơ hình để phân tích lập kế hoạch quản lý định, nhân lực Phần cứng: —Là tập hợp thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ truyền thông tin Bao gồm: Hệ thống máy vi tính, hệ thống mạng, trang thiết bị kỹ thuật (các thiết bị đầu vào/ đầu ra, thiết bị truyền thông) Hệ thống mạng tập hợp nhiều máy tính nối với 17 đường truyền vật lý theo kiến trúc định, nhằm chia sẻ tài nguyên thông tin máy tính mạng Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài ngun thơng tin với mục đích làm cho tồn chương trình, thiết bị liệu người tổ chức sử dụng người sử dụng không cần quan tâm đến vị trí vật lý tài nguyên đâu họ dùng mạng Hệ thống mạng gồm có: Mạng Internet, Intranet, Extranet —Phần cứng phải đảm bảo yêu cầu sau: Phù hợp với nhu cầu tổ chức, Đảm bảo tương thích, Đảm bảo độ tin cậy, Có khả mở rộng nâng cấp Phần mềm: —Là tập hợp chương trình hệ thống chương trình ứng dụng, cung cấp giao diện hệ thống người dùng Đó chương trình có khả kết hợp nhiều nguồn tin đưa thông tin cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý Gồm có: Phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, phần mềm chuyển dịch mã thủ tục dành cho người sử dụng  Phần mềm hệ thống phần mềm điều khiển hỗ trợ hệ thống máy tính hoạt động Gồm có: Hệ điều hành DOS, WINDOWS, LINUX, UNIX,… chương trình tiện ích chương trình chun dụng Nhiệm vụ phần mềm hệ thống tích hợp, điều khiển quản lý phần cứng riêng biệt hệ thống máy tính Phần mềm hệ thống khác với phần mềm ứng dụng chỗ, khơng trực tiếp trợ giúp người dùng  Phần mềm ứng dụng ứng dụng phát triển để thực nhiệm vụ cụ thể để giúp người sử dụng phát triển chương trình theo yêu cầu riêng như: Hệ soạn thảo văn Word, bảng tính điện tử 18 Excel, hệ quản trị sở liệu Foxpro, Access, SQL Server, Oracle,… Hệ quản trị sở liệu phần mềm chuyên dụng, giải tất vấn đề đặt cho sở liệu, tính chủ quyền, chế bảo mật hay phân quyền khai thác sở liệu, giải tranh chấp trình truy nhập liệu phục hồi liệu có cố…  Các phần mềm chuyển dịch mã bao gồm trình biên dịch trình thơng dịch Chúng đọc câu lệnh từ mã nguồn viết lập trình viên ngơn ngữ lập trình dịch sang dạng ngơn ngữ mà máy tính hiểu được, hay dịch sang dạng khác tập tin đối tượng tập tin thư viện mà phần mềm khác (như hệ điều hành chẳng hạn) hiểu để vận hành máy tính thực thi lệnh  Phần mềm phải đảm bảo yêu cầu sau: Dễ sử dụng, chống chép, cấp quyền sử dụng mạng, Tương thích với phần mềm khác hệ thống, tương thích với thiết bị ngoại vi sử dụng nhiều dịng máy tính Nguồn lực thông tin: —Tập hợp sở liệu, kênh cung cấp thông tin (đầu vào đầu hệ thống) Cơ sở liệu tập hợp có hệ thống thơng tin có cấu trúc lưu trữ thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (băng từ, đĩa từ, đĩa quang,…) để thỏa mãn đồng thời yêu cầu khai thác thông tin nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác —Trong đó, gồm có sở liệu tổng hợp sở liệu chun mơn hóa Các sở liệu tổng hợp có phạm vi bao quát lớn Mỗi sở liệu bao trùm nhiều nội dung hoạt động khác Các sở liệu chun mơn hóa lưu giữ thơng tin liệu 19 có liên quan cụ thể tới nội dung hoạt động định Một sở liệu xử lý tự động hóa nhờ máy tính thủ cơng Dữ liệu hệ thống phân thành hai loại:  Dữ liệu chuyên ngành (lĩnh vực): Bao quát toàn nội dung hoạt động ngành (lĩnh vực) quản lý  Dữ liệu có liên quan: Gồm thơng tin bên ngồi có liên quan tới ngành (lĩnh vực) quản lý —Các sở liệu phải tập hợp, lựa chọn tổ chức cách khoa học theo mơ hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng truy cập cách dễ dàng, thuận tiện nhanh chóng Nhân lực: —Gồm cán chun mơn, nghiệp vụ đảm trách thực chức nhiệm vụ hệ thống Gồm có:  Cán lãnh đạo/ quản lý hệ thống: Là người có chuyên mơn nghiệp vụ, có khả sáng tạo am hiểu thành tố hoạt động hệ thống, có khả lập kế hoạch, đánh giá hoạt động thông tin phối hợp hoạt động với quan thơng tin khác có liên quan  Các cán vận hành hệ thống: Bao gồm có chuyên gia tin học (người điều khiển máy tính, lập trình viên, phân tích viên hệ thống, kỹ sư bảo hành máy), người xây dựng bảo trì hệ thống, đào tạo để sử dụng máy tính trang thiết bị có liên quan Đó người có nhiệm vụ xây dựng chương trình xử lý số liệu tự động hóa nhờ máy tính, thiết kế chương trình, tổ chức lưu giữ sử dụng thông tin/ liệu, gọi lại thông tin, lập mẫu cung cấp thông tin theo yêu cầu 20  Cán thông tin/ thống kê: Là người chuyên thực việc xử lý thông tin đầu vào đầu ra, kiểm tra độ xác thơng tin, thu thập, phân tích liệu viết báo cáo Các thủ tục chun mơn hóa cho việc sử dụng điều hành hệ thống Đó chuỗi quy trình cơng nghệ thơng tin tương tác với để thực chức thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản cung cấp thông tin cần thiết đầu theo nhu cầu người sử dụng Bao gồm thủ tục, quy định, quy chế,… chuyên biệt cho việc sử dụng, điều hành, bảo dưỡng trình hoạt động hệ thống Để hệ thống thơng tin quản lý hoạt động có hiệu cần thiết phải có loại thủ tục sau: Các hướng dẫn cho người sử dụng, dẫn cho hoạt động đầu vào dẫn hoạt động người có trách nhiệm vận hành hệ thống thông tin quản lý Cấu trúc nội dung hệ thống thơng tin quản lý gồm có bốn hệ thống con: Hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu hệ thống hỗ trợ định —Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp số liệu thời lĩnh vực hoạt động tổ chức Hiện nay, nhiều tổ chức phát triển hệ thống ghi chép nội tiên tiến sở ứng dụng công nghệ thơng tin cung cấp thơng tin nhanh đầy đủ —Hệ thống tình báo: Cung cấp thông tin diễn hàng ngày diễn biến mơi trường bên ngồi —Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt trước tổ chức Việc nghiên cứu thông tin coi tốt tiến hành có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương 21 pháp khác nhau, xây dựng mơ hình, lượng định tỷ lệ chi phí/ lợi ích giá trị thơng tin —Hệ thống hỗ trợ định: Gồm phương pháp thống kê mơ hình định, hỗ trợ nhà quản lý ban hành định thích hợp đắn CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ —Các hệ thống thông tin hỗ trợ định hỗ trợ điều hành thiết kế để hỗ trợ trực tiếp cho nhà quản lý trình ban hành định phi cấu trúc bán cấu trúc Các hệ thống thông tin hỗ trợ định cung cấp mơ hình để giải toán cụ thể nhà quản lý, ngược lại hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành cung cấp thông tin tổng quát, thông tin tầm chiến lược trợ giúp nhà quản lý định vị xác vấn đề cần giải mà khơng đưa giải pháp chi tiết cho vấn đề 3.1 Hệ thống thơng tin hỗ trợ định 3.1.1 Khái niệm —Hệ thống thông tin hỗ trợ định hệ thống thông tin cho phép tổng hợp liệu phân tích liệu qua mơ hình phức tạp để hỗ trợ cho định dạng khơng có cấu trúc bán cấu trúc —Hệ thống có chức cung cấp thông tin trợ giúp cho nhà quản lý suốt q trình xây dựng thơng qua định quản lý Các nhà quản lý tìm liệu thích hợp, lựa chọn sử dụng mơ hình thích hợp, điều khiển q trình thực nhờ phương tiện có tính chun nghiệp 22 —Hệ thống hỗ trợ định ứng dụng nhiều lĩnh vực hoạt động tổ chức Trước đây, hệ thống thông tin trợ giúp định hướng đến nhà quản lý cấp cao, ngày bắt đầu nhằm vào đối tượng nhà quản lý cấp trung Một hệ thống thông tin hỗ trợ định tổ chức hiệu có khả phục vụ nhiều cấp quản lý khác nhau:  Đối với nhà quản lý cấp cao: Hệ thống thông tin hỗ trợ định hỗ trợ ban hành định chiến lược nhằm xác định mục tiêu, nguồn lực sách tổ chức dài hạn Vấn đề quan trọng dự đoán tương lai tổ chức môi trường mà tổ chức hoạt động  Đối với nhà quản lý cấp trung: Hệ thống thông tin hỗ trợ định hỗ trợ ban hành định chiến thuật để giải vấn đề phân bổ hiệu nguồn lực, xác định cách thức tổ chức thực nhiệm vụ cách tốt Việc điều khiển q trình địi hỏi mối liên hệ chặt chẽ với người thực nhiệm vụ cụ thể tổ chức  Đối với cấp chuyên gia: Hệ thống thông tin hỗ trợ định giúp đánh giá sáng kiến sản phẩm, dịch vụ mới, cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin hiệu tổ chức…  Đối với cấp tác nghiệp: Hệ thống thông tin hỗ trợ định tạo định liên quan đến hoạt động cụ thể xác định phận, cá nhân thực nhiệm vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn sử dụng nguồn lực đánh giá kết đạt được… —Một số ví dụ hệ thống thông tin hỗ trợ định: 23  Hệ thống xác định giá tuyến bay của hãng hàng không (American Airlines, Vietnam Airlines…)  Hệ thống điều khiển tàu tuyến Southern Railway  Hệ thống phân tích hợp đồng cho Bộ Quốc phòng Mỹ  Hệ thống định giá bán sản phẩm Kmart… 3.1.2 Các thành phần hệ thống —Một hệ thống thông tin hỗ trợ định bao gồm thành phần bản:  Phần cứng hệ thống truyền thông: hệ thống máy tính nối mạng để trao đổi mơ hình phần mềm số liệu với hệ thống hỗ trợ định khác  Nhân lực: bao gồm nhà quản lý sử dụng hệ thống, lập trình viên kỹ thuật viên quản lý hệ thống  Cơ sở liệu: bao gồm liệu (hiện khứ) từ sở liệu tổ chức kinh tế, ngân hàng liệu bên ngoài, sở liệu nội riêng cho nhà quản lý Hệ thống hỗ trợ định bảo đảm tính tồn vẹn liệu, thân khơng tạo cập nhật liệu mà tổ chức liệu lại theo cách mà cá nhân nhóm nhận thấy phù hợp để tạo định dựa tình trạng thực tế Cơ sở liệu mơ hình thường tổng hợp lưu trữ đặc biệt cho mục đích sử dụng riêng hệ thống hỗ trợ định hai nguyên nhân: tổ chức cần bảo vệ sở liệu tổ chức, chống phá hoại từ thay đổi đột ngột khơng thích hợp; tự rà sốt sở liệu lớn tổ chức q trình chậm chạp tốn  Mơ hình: tổng thể mơ hình phân tích tốn học sử dụng q trình định mơ hình thống kê, mơ hình dự báo, mơ hình điều hành, mơ hình lập kế hoạch Mỗi mơ hình mơ tả yếu tố 24 mối quan hệ tượng đó, ví dụ mơ hình phân tích hồi quy, phân tích độ nhạy, phân tích tình huống, tìm điểm hồ vốn, mơ hình tốn quy hoạch tuyến tính… Mỗi hệ thống hỗ trợ định xây dựng cho tập hợp mục đích khác tạo tập hợp mơ hình phụ thuộc theo mục đích mà hướng tới  Phần mềm: bao gồm module để quản lý sở liệu, mơ hình thơng qua định chế độ hội thoại người sử dụng với hệ thống Hệ thống phần mềm hỗ trợ định cho phép người sử dụng can thiệp vào sở liệu sở mơ hình hệ thống cách dễ dàng Hệ thống phần mềm hỗ trợ định cung cấp biểu đồ dễ sử dụng giao diện linh hoạt, cho phép nhà quản lý khơng có kinh nghiệm sử dụng máy tính tiếp cận hệ thống cách dễ dàng 3.2 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành 3.2.1 Khái niệm —Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành hệ thống thơng tin có khả tương tác cao, cho phép cấp lãnh đạo máy quản lý truy cập thông tin cần thiết cách kịp thời, xác để hỗ trợ việc ban hành định quản lý —Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành tạo môi trường khai thác thông tin thiết kế để tổng hợp thông tin từ bên ngồi (mơi trường vĩ mơ, vi mơ) thông tin từ hệ thống thông tin nội tổ chức Hệ thống sàng lọc, đúc kết đưa thông tin chiến lược quan trọng, cần thiết, trợ giúp nhà lãnh đạo nắm bắt thơng tin hữu ích cách nhanh Tuy nhiên, việc tìm kiếm thơng tin từ hệ thống khơng có 25 quy trình cụ thể mà địi hỏi nhà quản lý phải có khả đánh giá, suy xét, chọn lựa thông tin cần thiết cho —Hệ thống thơng tin hỗ trợ điều hành thiết kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cao nhất, giúp họ giải vấn đề khơng có cấu trúc mức chiến lược Hệ thống cung cấp thông tin trợ giúp nhà quản lý định vị xác vấn đề cần giải mà không đưa giải pháp chi tiết cho vấn đề —Các đặc điểm hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành là:  Truy xuất thông tin phạm vi rộng bên lẫn bên ngồi tổ chức  Cung cấp cơng cụ chọn, trích lọc lần theo vết vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp  Được thiết kế cho nhu cầu riêng nhà quản lý cấp cao  Diễn tả thơng tin dạng đồ họa, bảng, văn tóm tắt (tính khái qt cao) 3.2.2 Mơ hình hệ thống Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành hoạt động sở phần mềm cung cấp thông tin, hệ quản trị sở liệu phần mềm viễn thơng Nó cho phép truy cập cách nhanh chóng dễ dàng vào sở liệu nội số sở liệu bên tổ chức Nhờ thế, cán lãnh đạo luôn cung cấp thông tin cách đầy đủ, nhanh chóng xác Một hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành bao gồm thành phần bản: —Phần cứng hệ thống truyền thơng: hệ thống máy tính nối mạng để kết nối phần mềm cung cấp thơng tin với sở liệu Các hệ thống thông tin đòi hỏi hỗ trợ mạnh phần cứng 26 để đáp ứng tốc độ xử lý khối lượng lớn thông tin cách nhanh Các nhà quản lý hệ thống siêu thị cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn biến động doanh thu theo tháng loại mặt hàng bán tốt nhất; nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho báo cáo tổng hợp; nhà quản trị marketing cần biết thông tin thị trường tổng quát khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm cho tổ chức mình… —Cơ sở liệu: bao gồm ngân hàng liệu tổ chức kinh tế, ngân hàng liệu bên ngoài, sở liệu nội riêng cho nhà quản lý Các nhà quản lý cần tìm kiếm thơng tin báo, tạp chí lưu trữ trung tâm nghiên cứu khoa học thư viện Họ liên hệ qua e-mail với chuyên gia bên tổ chức với vài đồng nghiệp tổ chức nhiều nước giới… Do đó, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành phải liên hệ với nhiều nguồn thơng tin bên ngồi hệ thống thông thường khác Đối với nguồn liệu bên trong, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành chủ yếu sử dụng thông tin từ hệ thống thơng tin nội có tính tổng hợp cao tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin chiến lược thực cách nhanh chóng —Phần mềm: bao gồm module để quản lý sở liệu, mơ hình cung cấp thông tin chế độ hội thoại người sử dụng với hệ thống Hệ thống đòi hỏi phần mềm có khả phân tích, quản lý, kết xuất liệu tổng quát cách linh hoạt giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin Chúng thường sử dụng phần mềm đồ hoạ tiên tiến chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ liệu từ nguồn khác đến cấp lãnh đạo tổ chức Hệ thống phần 27 mềm cung cấp giao diện linh hoạt, dễ sử dụng, cho phép nhà quản lý khơng có kinh nghiệm sử dụng máy tính tiếp cận hệ thống cách dễ dàng VÍ DỤ VỀ CƠ QUAN THƠNG TIN Ở VIỆT NAM: Thông xã Việt Nam quan thuộc Chính phủ, thực chức thơng nhà nước việc đăng, phát thơng tin, văn kiện thức Đảng Nhà nước; cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu lãnh đạo Đảng quản lý Nhà nước; thu thập, phổ biến thông tin loại hình báo chí truyền thơng đa phương tiện, phục vụ quan thông tin đại chúng, cơng chúng đối tượng khác ngồi nước Thông xã Việt Nam hoạt động theo mô hình tổ hợp với 15 đơn vị thơng tin đối nội đối ngoại (gồm năm ban biên tập, hai trung tâm thơng tin nguồn tám tịa soạn) với năm trung tâm phục vụ thông tin, nhà xuất bản, hai doanh nghiệp in, Cơ quan thông xã Việt Nam khu vực phía Nam, Cơ quan thơng xã Việt Nam khu vực miền Trung - Tây Nguyên; khối đơn vị chức giúp việc Tổng giám đốc thông xã Việt Nam Thông xã Việt Nam có quan hệ hợp tác song phương đa phương với 40 hãng thông tổ chức báo chí quốc tế lớn giới Ủy viên Ban chấp hành Tổ chức hãng thơng Châu Á - Thái Bình Dương (OANA) Nguồn tin thống thơng xã Việt Nam đăng tải rộng rãi kênh truyền thơng hãng đối tác góp phần nâng cao hiệu thông tin tuyên truyền đối ngoại Việt Nam đến với bạn bè giới Luôn nỗ lực thực tốt chức hãng thông quốc gia, cung cấp kịp thời thông tin thời mặt đời sống xã hội nước quốc tế cho hệ thống truyền thông ngồi nước với nguồn tin thống cập nhật liên tục; đồng thời trực tiếp đáp ứng nhu cầu thông tin công chúng sản phẩm truyền thông đa dạng, hấp dẫn tảng công nghệ đại, thông xã Việt Nam giữ vững vị 28 dịng thơng tin chủ lưu có vai trị định hướng thơng tin, trung tâm thơng tin chiến lược, tin cậy Đảng Nhà nước, góp phần quan trọng vào cơng xây dựng, phát triển bảo vệ đất nước KẾT LUẬN Với kinh tế phát triển vũ bão nay, việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý, giám sát, sản xuất cần thiết Nhưng đưa vào để tận dụng triệt để, tối đa khả hoạt động có hiệu tổ chức quan trọng, nhà cung cấp giải pháp cần khai thác rõ ràng vấn đề đặt trước đưa hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động Ứng dụng công nghệ thông tin ngành kinh tế nói chung quản lý doanh nghiệp nói riêng nhu cầu cầp bách, địi hỏi có quan tâm cầp lãnh đạo, đặc biệt phòng ban kinh tế cơng thương đầu tư thích hợp ngang với u cầu phát triển mạnh mẽ, để ngành kinh tế phát triển mạnh la ngành mũi nhọn nước ta góp phần cơng đại hố đất nước, đưa nước ta từ nước công nghiệp lạc hậu trở thành cường quốc kinh tế DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Phạm Thị Thanh Hồng (Chủ biên), ThS Phạm Minh Tuấn Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, năm 2007 Bùi Loan Thùy (2016) Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý: Giáo trình dành cho sinh viên đại học Ngành Thông tin - Thư viện ngành Lưu trữ Quản trị văn phòng Tái lần - ĐHQG TPHCM - 215tr TS Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012 Đồn Phan Tân (2004) Các hệ thống thơng tin quản lý Đại học Văn hóa Hà Nội - H., 2004.- 278tr TS Vũ Trọng Phong Bài giảng Hệ thống thơng tin quản lý Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thông, năm 2009 29 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài 2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1 Hệ thống hệ thống thông tin 1.1.1 Hệ thống 1.1.2 Hệ thống thông tin 1.1.3 Quy trình xử lý thơng tin 1.2 Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý CHƯƠNG 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ .11 2.1 Cơ cấu tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 11 2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 17 CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ 22 3.1 Hệ thống thông tin hỗ trợ định .22 3.1.1 Khái niệm .23 30 3.1.2 Các thành phần hệ thống 24 3.2 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành .25 3.2.1 Khái niệm .25 3.2.2 Mơ hình hệ thống 26 KẾT LUẬN .29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 31 ... thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý CHƯƠNG 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ .11 2.1 Cơ cấu tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý. .. 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ 10 ? ?Cơ cấu tổ chức cấu trúc hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý thiết kế nhằm mục đích cung cấp thông tin. .. sau: Cơ quan quản lý, Đối tượng quản lý, Thông tin trình quản lý Tác động quản lý 2.1 Cơ cấu tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý ? ?Cơ cấu tổ chức hệ thống thông tin quản lý thiết