5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 3.
3.2. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành 25.
3.2.2. Mơ hình hệ thống 26.
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành hoạt động trên cơ sở các phần mềm cung cấp thông tin, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu và một phần mềm viễn thơng. Nó cho phép truy cập một cách nhanh chóng và dễ dàng vào các cơ sở dữ liệu nội bộ và một số cơ sở dữ liệu bên ngoài tổ chức. Nhờ thế, các cán bộ lãnh đạo luôn luôn được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.
Một hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành bao gồm các thành phần cơ bản: —Phần cứng và hệ thống truyền thơng: hệ thống các máy tính được nối
mạng để có thể kết nối phần mềm cung cấp thông tin với các cơ sở dữ liệu. Các hệ thống thơng tin này địi hỏi được hỗ trợ mạnh về phần cứng
để đáp ứng tốc độ xử lý một khối lượng lớn thông tin một cách nhanh nhất. Các nhà quản lý một hệ thống siêu thị có thể cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn sự biến động doanh thu theo tháng của 5 loại mặt hàng bán tốt nhất; một nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho một bản báo cáo tổng hợp; các nhà quản trị marketing cần biết các thông tin thị trường tổng quát về khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm mới cho tổ chức của mình…
—Cơ sở dữ liệu: bao gồm các ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, cơ sở dữ liệu nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Các nhà quản lý có thể cần tìm kiếm thơng tin ở các bài báo, các tạp chí được lưu trữ trong một trung tâm nghiên cứu khoa học hoặc một thư viện nào đó. Họ cũng có thể liên hệ qua e-mail với một chuyên gia bên ngoài tổ chức hoặc với một vài đồng nghiệp cùng tổ chức nhưng ở nhiều nước trên thế giới… Do đó, hệ thống thơng tin hỗ trợ điều hành phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin bên ngồi hơn là các hệ thống thơng thường khác. Đối với nguồn dữ liệu bên trong, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành chủ yếu sử dụng thông tin từ các hệ thống thơng tin nội bộ có tính tổng hợp cao hơn của tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin chiến lược được thực hiện một cách nhanh chóng.
—Phần mềm: bao gồm các module để quản lý cơ sở dữ liệu, các mơ hình cung cấp thơng tin và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống này địi hỏi các phần mềm có khả năng phân tích, quản lý, kết xuất dữ liệu tổng quát một cách linh hoạt giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian tìm kiếm thơng tin. Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. Hệ thống phần
mềm cung cấp các giao diện linh hoạt, dễ sử dụng, cho phép cả các nhà quản lý khơng có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng.
VÍ DỤ VỀ CƠ QUAN THƠNG TIN Ở VIỆT NAM:
Thơng tấn xã Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng thơng tấn nhà nước trong việc đăng, phát thơng tin, văn kiện chính thức của Đảng và Nhà nước; cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước; thu thập, phổ biến thơng tin bằng các loại hình báo chí và truyền thơng đa phương tiện, phục vụ các cơ quan thông tin đại chúng, công chúng và các đối tượng khác trong và ngồi nước. Thơng tấn xã Việt Nam hoạt động theo mơ hình tổ hợp với 15 đơn vị thơng tin đối nội và đối ngoại (gồm năm ban biên tập, hai trung tâm thơng tin nguồn và tám tịa soạn) cùng với năm trung tâm phục vụ thông tin, một nhà xuất bản, hai doanh nghiệp in, Cơ quan thơng tấn xã Việt Nam khu vực phía Nam, Cơ quan thơng tấn xã Việt Nam khu vực miền Trung - Tây Nguyên; và khối các đơn vị chức năng giúp việc Tổng giám đốc thông tấn xã Việt Nam. Thông tấn xã Việt Nam hiện có quan hệ hợp tác song phương và đa phương với hơn 40 hãng thông tấn và tổ chức báo chí quốc tế lớn trên thế giới và là Ủy viên Ban chấp hành Tổ chức các hãng thông tấn Châu Á - Thái Bình Dương (OANA). Nguồn tin chính thống của thơng tấn xã Việt Nam được đăng tải rộng rãi trên các kênh truyền thông của các hãng đối tác đã góp phần nâng cao hiệu quả thông tin tuyên truyền đối ngoại của Việt Nam đến với bạn bè thế giới.
Luôn nỗ lực thực hiện tốt chức năng của một hãng thông tấn quốc gia, cung cấp kịp thời thông tin thời sự về mọi mặt đời sống xã hội trong nước và quốc tế cho hệ thống truyền thơng trong và ngồi nước với một nguồn tin chính thống được cập nhật liên tục; đồng thời trực tiếp đáp ứng nhu cầu thông tin của công chúng bằng các sản phẩm truyền thông đa dạng, hấp dẫn trên nền tảng công nghệ hiện đại, thông tấn xã Việt Nam giữ vững vị thế là
dịng thơng tin chủ lưu có vai trị định hướng thơng tin, là trung tâm thông tin chiến lược, tin cậy của Đảng và Nhà nước, góp phần quan trọng vào cơng cuộc xây dựng, phát triển và bảo vệ đất nước.
KẾT LUẬN
Với nền kinh tế đang phát triển như vũ bão hiện nay, việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý, giám sát, sản xuất là rất cần thiết. Nhưng đưa nó vào như thế nào để tận dụng triệt để, tối đa khả năng hoạt động có hiệu quả của tổ chức mới là quan trọng, vì thế các nhà cung cấp giải pháp cần khai thác rõ ràng các vấn đề đặt ra trước khi đưa hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động. Ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành kinh tế nói chung và trong quản lý doanh nghiệp nói riêng đang là một nhu cầu cầp bách, địi hỏi có sự quan tâm của các cầp lãnh đạo, đặc biệt là phịng ban kinh tế và cơng thương đầu tư thích hợp ngang với yêu cầu phát triển mạnh mẽ, để ngành kinh tế luôn phát triển mạnh và la ngành mũi nhọn của nước ta và góp phần trong cơng cuộc hiện đại hố đất nước, đưa nước ta từ một nước công nghiệp lạc hậu trở thành cường quốc về kinh tế.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
TS. Phạm Thị Thanh Hồng (Chủ biên), ThS. Phạm Minh Tuấn Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, năm 2007. Bùi Loan Thùy (2016). Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý: Giáo trình dành cho sinh viên đại học Ngành Thông tin - Thư viện và ngành Lưu trữ - Quản trị văn phòng. Tái bản lần 1 - ĐHQG TPHCM - 215tr.
TS. Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012.
Đoàn Phan Tân (2004). Các hệ thống thơng tin quản lý. Đại học Văn hóa Hà Nội - H., 2004.- 278tr.
TS. Vũ Trọng Phong Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý. Học viện Cơng nghệ Bưu chính Viễn thơng, năm 2009.
PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU.....................................................................................................2.
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................2.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu...........................................................3.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................3.
4. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................3.
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài..........................................................3.
NỘI DUNG..................................................................................................4.
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ....................................................................................4.
1.1. Hệ thống và hệ thống thông tin..........................................................4.
1.1.1. Hệ thống.............................................................................................4.
1.1.2. Hệ thống thơng tin..............................................................................5.
1.1.3. Quy trình xử lý thơng tin....................................................................6.
1.2. Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý..............................8.
CHƯƠNG 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ.........................11.
2.1. Cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý........................................................................................................11.
2.2. Cấu trúc của hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý............17.
CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ...........................................................................................22.
3.1. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.........................................22.
3.1.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống................................................24.
3.2. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành...............................................25.
3.2.1. Khái niệm.........................................................................................25.
3.2.2. Mơ hình hệ thống.............................................................................26.
KẾT LUẬN...............................................................................................29.