TIEU LUAN TINH HUONG

1. LỜI MỞ ĐẦU Là một CBVC được phân công quản lý nhà nước về lĩnh vực Tổ chức Hành chính của một cơ quan cấp tỉnh, bản thân nhận định được công văn giấy tờ là một phương tiện thông tin chính xác, hợp pháp nhất mà các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chính trị chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân dùng để lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý tất cả hoạt động của mỗi cơ quan đồng thời nó cũng là công cụ ghi lại những kinh nghiệm sáng tạo, tinh tế nhất của lãnh đạo, cán bộ công chức và quần chúng nhân dân, giúp cho việc giải quyết kịp thời, tốt nhất công việc hiện tại và lưu lại cho việc nghiên cứu khoa học, lịch sử mãi mãi sau này. Trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước thì công văn giấy tờ đứng ở vị trí rất cần thiết, làm sợi dây liên lạc giữa cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan nhà nước cấp dưới, giữa cơ quan nhà nước (chủ thể quản lý) với nhân dân (đối tượng quản lý). Nhờ công văn giấy tờ mà các cơ quan biết được những chủ trương, chính sách, pháp luật, ý chí của nhà nước để ra kế hoạch, biện pháp để thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách, ý chí và báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên, cũng như việc ghi chép và ý kiến phản ánh, nguyện vọng của nhân dân và những sáng tạo của quần chúng làm phương tiện liên hệ, trao đổi, phối hợp công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau. Nếu không có công văn giấy tờ và công tác lưu trữ thì các cơ quan hành chính nhà nước không thể hoạt động và thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước của mình. Bởi lẻ, công tác văn thư – lưu trữ là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước. Công tác văn thư – lưu trữ với mục đích chính là bảo đảm các thông tin cho quản lý, giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc, chế độ… góp phần làm tăng năng suất lao động trong công tác và tiết kiệm được tiền của, công sức của Nhà nước và nhân dân. Công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với cơ quan cấp trên và cấp dưới. Chính vĩ lẽ đó cho nên việc tổ chức, quản lý, giải quyết, lưu trữ công văn là vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu bức thiết của tổ chức cơ quan, tổ chức xã hội, vừa gắn liền với mọi mặt đời sống con người. Như chúng ta đã biết thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ có nề nếp, khoa học, đúng quy định sẽ góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc của cơ quan góp phần thực hiện tốt cải cách nền hành chính của nước ta, đồng thời khắc phục những hạn chế đang tồn tại. Qua thời gian học tập, nghiên cứu lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính Nhà nước và với thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan nên Tôi chọn đề tài “Xử lý tình huống quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ ”. Trước khi bước vào đề tài đã chọn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu, qúi thầy cô của Trường chính trị Tôn Đức Thắng An Giang trong thời gian qua đã nhiệt tình truyền đạt những nội dung cơ bản nhất trong chương trình chuyên viên. Qua đó đã giúp cho tôi biết thêm nhiều về kiến thức trong công việc chuyên môn và thông hiểu sâu hơn các chuyên đề về quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực, góp phần vào công tác quản lý, điều hành công sở và phục vụ nhân dân tốt hơn, tuy nhiên thời gian nghiên cứu đề tài ngắn, điều kiện nhận thức còn nhiều hạn chế, chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong Quí thầy cô đóng góp ý kiến để bài viết được hoàn thiện hơn và là nguồn ứng dụng thiết thực trong công tác quản lý Nhà nước sau này. 2. PHẦN NỘI DUNG I. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG: Công tác xử lý tình trạng tài liệu làm viêc, tồn đọng, tích đống tại một cơ quan và một số phòng ban của cơ quan Z . Do tập trung vào công tác chuyên môn, nên công tác văn thư lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, cán bộ làm công tác này chưa được đào tạo đúng chuyên môn, nên việc sắp xếp, xử lý các tài liệu thường theo thói quen , tài liệu được sắp xếp, xử lý không theo một trật tư nhất định, không gọn gàn, xử lý không đến nơi đến chốn dẫn đến tình trạng thiếu sót, mất mác, hư hao, không kịp thời đến các bộ phận chuyên môn khác, không được phân loại và xử lý tốt, không trang bị tủ, kho riêng biệt…nên phần lớn làm cho tài liệu bị hư hỏng, dẫn đến không thể khắc phục. Điều này rất khó tra cứu trong quá trình sử dụng, khai thác tài liệu và ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả chuyên môn, năng suất lao động của cơ quan, đơn vị. Điển hình như một vụ việc xảy ra vào khoảng 15 năm trước đây tại một cơ quan Z (là một cơ quan chuyên môn đào tạo các ngành nghề), tôi được chứng kiến một vụ việc như Sau: Anh Nguyễn Văn A đã có giấy phép lái xe hạng E là phương tiện để mưu sinh hàng ngày. Do giấy phép lái xe của anh đã đến hạn đổi lại (qui định 03 năm đổi một lần) Anh có đến cơ quan chức nặng để đổi lại giấy phép mới, nhưng thủ tục qui định đòi anh phải mang toàn bộ hồ sơ gốc anh học và thi bằng E trước đó để đối chiếu làm lại giấy phép mới cho anh A, nhưng hồ sơ của anh A đã bị mất do một lần dọn nhà chạy lũ vì nhà anh sống ở vùng sông nước An Giang nên mỗi năm phải chịu ảnh hưởng ít nhiều của cơn nước lũ. Sau đó anh A đến chổ anh học trước đó để xác nhận là trong thời gian đó anh Nguyễn Văn A có học và thi đạt được chứng chỉ tốt nghiệp tại đây, thì cơ sở đào tạo này phát hiện là sổ lưu trữ số hiệu chứng chỉ bị mối mọt ăn nát, không còn thấy chữ nghĩa gì nữa, còn máy vi tính lưu trữ số liệu do cũ quá nên đã 3 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ thay máy mới còn máy cũ thì thanh lý mất rồi. Cuối cùng anh A không làm lại được giấy phép lái xe và vì cuộc sống mưu sinh anh A phải đăng ký học lại khóa mới. I. MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG: Cần có nhận thức đầy đủ về vai trò nội dung của công tác văn thư lưu trữ. Kiện toàn bộ máy tổ chức của cơ quan nhằm xây dựng hệ thống văn thư lưu trữ vững mạnh. Tăng cường năng lực và hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ trước yêu cầu thực tiễn đổi mới của tỉnh và của đất nước. Cần có sự quan tâm chỉ đạo của các cấp 1ãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ của cơ quan : Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ từ năm 2010 – 2015: Cần có các quy định thống nhất về công tác văn thư lưu trữ: Quy định về tổ chức, quy định về hoạt động. Chẳng hạn như thực hiện tốt các quy định của nhà nước trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc, Nghiên cứu áp dụng các phương tiện hiện đại và đổi mới công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ sức lao động và tăng văn minh hành chính trong hoạt động ở các cơ quan, đơn vị. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn thư lưu trữ ở xã phấn đấu đến năm 2015 có kho chuyên dụng. Trước mắt chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nên phải đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như tủ, hộp, cặp, thiết bị phòng cháy chữa cháy… Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có đầy đủ năng lực đáp ứng yêu cầu phát triển trước tình hình mới. Mở lớp đào tạo chuyên môn cho cán bộ thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Tiếp tục duy trì hình thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ đúng quy trình làm việc rõ ràng hợp lý, đúng nguyên tắt, có chương trình kế hoạch và phương pháp công tác khoa học nhằm xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời. II. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ: a. Nguyên nhân: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm sâu sắc đển vấn đề lưu trữ hồ sơ, để hồ sơ nhiều năm tích đống không xử lý kịp thời, không có kho chuyên dùng chứa tài liệu, không xử lý mối mọt, độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ không khí, nấm mốc, loài gặm nhấm, tài liệu để chung kho vật dụng xem như đã xử lý xong, không cần xử lý nữa. Cán bộ làm công tác lưu trữ, chủ yếu là kiêm nhiệm, không được đào tạo, không ổn định, chỉ chủ trọng giải quyết công việc hàng ngày, không chuyên sâu lưu trữ, bảo quản tài liệu. Cho rằng cán bộ làm công tác kiêm nhiệm có thể giải quyết được các vấn đề truy tìm nhưng thực tế tài liệu tồn đọng từ nhiều năm không biết bắt đầu từ đâu. Cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan. Ðể giải quyết vấn đề tích đống thì gặp phải khó khăn trong tài chính và cán bộ chuyên môn. Từ đó, lãnh đạo chỉ kịp giải quyết những việc trước mắt, không nghĩ đển hậu quả tồn tại về lâu dài. Việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước chưa thật sự thường xuyên, chưa có tính nghiêm minh nên việc quản lý công tác này trở nên lõng lẻo và bị xem nhẹ. b. Hậu quả: Sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị hư hỏng, mất mát do thiếu nơi lưu giữ, làm ảnh hưởng đên quá trình tra cứu thông tin, giải quyết công việc sẽ thiếu chính xác trì trệ, việc mất mát hoặc hư hao những tài liệu quan trọng sẽ gây ảnh hướng lớn cả hai mặt kinh tế xã hội và phiền hà nhân dân. Việc giữ gìn bí mật của Đảng Và Nhà nước lõng lẻo, ngăn chặn việc lạm dụng công văn giấy tờ, không giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị để phục vụ việc tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài, mất thời gian công sức, tiền của nhân dân. Ví dụ như trường hợp của anh Nguyễn Văn A ở trên. Hoặc là việc lưu trữ hồ sơ, học bạ gốc của học sinh nếu không được sắp xếp theo trật tự khoa học thì cũng dễ gây trở ngại cho việc quản lý tìm kiếm. III. PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT: a. Các phương án giải quyết. Để giải quyết tình trạng tích đống tài liệu do cán bộ không có chuyên môn xử lý, tôi xin đưa ra 02 phương án để giải quyết vấn đề này: a) Phương án 1: Thường xuyên mở lớp đào tạo cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ chủ yếu là cho các cơ quan ban ngành các cấp cơ sở, ban ngành cấp tỉnh, bởi vì để giải quyết hồ sơ tài liệu tích đống cần có cán bộ có chuyên môn sâu, am hiểu công tác này, giải quyết tốt vấn đề đào tạo sẽ quyết định cho sự tồn tại và phát triển của ngành văn thư lưu trữ. Ưu điểm : Phương án này sẽ giúp chúng ta khắc phục được tình hình trước mắt và về lâu dài. Củng cố nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ phục vụ công tác văn thư lưu trữ ngày một tốt hơn. Qua đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ am hiểu tốt hơn công việc mà mình đang làm. Biết áp dụng đúng qui trình làm cho việc giải quyết công việc sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn, hiệu quá công tác cao hơn như: + Đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác nhằm giải quyết những công việc được nhanh chóng, có chất lượng đúng chủ trương, đường lối chính sách, pháp luật, nguyên tắc chế độ của công tác quản lý Nhà nước. 6 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ + Đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng, cung cấp thông tin bừa bãi làm lộ bí mật, ảnh hưởng đến công tác lãnh đạo điều hành. + Giảm bớt thời gian tìm tòi, tra cứu không cần thiết qua đó góp phần tiết kiệm được thời gian, công sức và hiệu quả công việc sẽ chính xác cao. +Làm tốt công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản, giữ gìn đầy đủ gọn gàng, khoa học những hồ sơ tài liệu từ đơn giản đến có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, lãnh đạo điều hành của Đảng và Nhà nước trước mắt và lâu dài. Vì Sự nghiệp phát triển ngành lưu trữ, vì sự nghiệp chung của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và của chủ trương cải cách nền hành chính quốc gia, làm tốt vấn đề đào tạo ngành văn thư, lưu trữ tỉnh nhà sẽ góp phần vào tiến trình cái cách nền hành chính nhà nước nói chung và thực hiện đúng yêu cầu cải cách theo yêu cầu phát triển của đất nước. Đào tạo cán bộ công chức trong lĩnh vực văn thư lưu trữ sẽ có khả năng thực hiện các nhiệm vụ như sau: +Tham gia soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan, đúng theo qui định. +Tham gia tổ chức thực hiện qui trình quản lý và giải quyết văn bản, xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. +Tham gia tổ chức thực hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ như thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quá tài liệu trong lưu trữ cơ quan theo qui định hiện hành của nhà nước và cấp trên có thẩm quyền. +Biết sao, chụp tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu ở mức đơn giản và biết sử dụng các trang thiết bị từ thông thường đến hiện đại trong công tác văn thư lưu trữ theo hướng hiện đại. +Thường xuyên tổ chức công tác kiểm định lại toàn bộ phương tiện lưu trữ để từng bước kịp thời bảo dưỡng, thay thế mới. +Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ. Khuyết điểm : Mất khá nhiều thời gian để đưa cán bộ đi học, đôi khi làm ảnh hưởng đến công việc hiện tại ở cơ quan. Tốn một phần kinh phí cho việc tham gia các khóa học bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ. b) Phương án 2: Ký kết họp đồng chỉnh lý các tài liệu tích đống với ngành chức năng quản lý công tác này (Ở đây là trung tâm lưu trữ tỉnh), kết hợp với hướng dẫn công tác chuyên môn cho cơ quan, đơn vị trên địa bàn cả tỉnh. Ưu điểm: Giải quyết được những khó khăn trước mắt và lâu dài về hồ sơ tài liệu sẽ được bố trí, sắp xếp có trình tự, khoa học. Phương án này góp phần nâng cao về mặt chuyên môn cho người phụ trách công tác văn thư lưu trữ. Làm tăng mối liên kết giữa cơ quan ban ngành cấp tỉnh, góp phần trao dồi kinh nghiệm, học hỏi, khảo sát lẫn nhau, giúp cho cán bộ quản lý điều hành tại các các cơ quan ngành có nhận thức đúng đắn và thưc hiện tốt về công tác lưu trữ. Khuyết điểm: Đối với phương án này chỉ hướng dẫn tạm thời không có tính chuyên môn cao. Trong quá trình làm việc, sau này sẽ nảy sinh những vấn đề mới về chuyên môn mà người phụ trách sẽ không biết cách giải quyết hoặc giải quyết thì hiệu quả không cao. Phương án 3 : b. Chọn phương án tối ưu: Từ những yêu cầu thực tế và thực tiễn của công việc, để giải quyết tình huống nêu trên, tôi xin chọn phương án 1 để giải quyết nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống trước mắt và khắc phục cả về lâu dài, đồng 8 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ thời công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan sẽ được tổ chức một cách có khoa học và đúng qui định của Cục Văn thư Lưu trữ. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHƯƠNG ÁN: Nhằm chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và sắp xếp tài liệu lưu trữ của các cơ quan, ban ngành huyện và các sở, ngành trong tỉnh. Trung tâm lưu trữ tỉnh sẽ đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép Trung tâm lưu trữ tỉnh kết hợp với Trường trung học văn thư lưu trữ Trung ương II, các Trường có chức năng đào tạo mở nhiều lớp sơ cấp, trung cấp, đại học văn thư lưu trữ, từng bước đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ do nhà nước qui định, cho các đồng chí tham gia công tác văn thư lưu trữ từ trước đến nay. Ðối tượng đào tạo: Cán bộ, công chức, viên chức đang làm nhiệm vụ văn thư lưu trữ tại các cơ quan, các ban ngành cấp huyện, cấp tỉnh văn phòng các sở ngành hoặc các cơ quan Đảng, Đoàn, tổ chức xã hội khác có nhu cầu. Kinh phí thực hiện do ngân sách nhà nước cấp, các chế độ dựa trên các quy định của pháp luật áp dụng cho ngân sách của các cơ quan, đơn vị được đào tạo và đưa đi đào tạo. V. KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN: a. Kiến nghị: Chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ, nâng cao, quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong quá trình sản sinh tài liệu lưu trữ, các cơ quan ban ngành câp huyện cũng như các sở ngành cấp tỉnh cần nhận thức đúng vị trí tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ, quan tâm, nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ. Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ổn định lâu dài, có chuyện môn nghiệp vụ lưu trữ theo đúng ngạch công chức nhà nước, các cơ quan, đơn vị cần tổ chức ngay việc chấn chỉnh, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, đề nghị thanh lý những tài liệu trùng thừa hay hết giá trị và lập danh mục tài 9 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ liệu có giá trị lưu trữ hiện có tại đơn vị, tổ chức tốt việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu này. Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt chú trọng đến công tác tập huấn, đào tạo, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cho các cơ quan trong tỉnh, đặc biệt là đội ngũ đang làm công tác này. Tạo cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn kinh phí thường xuyên cho các hoạt động của công tác lưu trữ. Lưu trữ phải kết hop với công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, cán bộ cũng như mọi tầng lớp nhân dân về vai trò của công tác lưu trữ. Nghiên cứu khoa học nghiệp vụ, từng bước áp dụng khoa học kỹ thuật nghiệp vụ đối với các hoạt động lưu trữ và phát triển công tác lưu trữ trong các cơ quan đơn vị. Xây dựng hệ thống thông tin điện tử từ tỉnh, huyện đến các cơ quan, đơn vị để thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tạo điều kiện cho quá trình tra cứu thuận tiện và nhanh chóng hơn. Trong khâu tổ chức, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa trong công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức củng cố xây dựng chuyên môn hóa đội ngũ cán bộ có kiến thức nghiệp vụ, đầy đủ năng lực phẩm chất, đạo đức cách mạng. Có chính sách ưu đãi để khuyến khích cán bộ vào làm công tác văn thư lưu trữ vì khối lượng công việc nhiều và đa dạng như trên, mức lương thấp còn chịu những tác hại của trang thiết bị: máy tính gây tác hại cho mắt. . .nên cán bộ văn thư luôn thiếu. Có chế độ phụ cấp độc hại cao hơn, thực tế hơn cho đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Mỗi quý, giữa năm hay cuối năm đề nghị Trung ương, Tỉnh, Huyện tạo điều kiện cho cán bộ ở bộ phận văn thư lưu trữ giữa cấp tỉnh và huyện, giữa huyện và xã họp mặt giao lưu để tạo mối quan hệ thân mật, trao đổi học hỏi những kinh nghiệm thực tế để về phục vụ công tác cơ quan mình được tốt hơn, khoa học hơn. Tổ chức nhiều cuộc thi về cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ giỏi, khoa học, chính xác, đảm bảo tính lâu dài của tài liệu được lưu trữ. Hạn chế việc thay đổi cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quá công tác trước mắt và lâu dài. b. Kết luận: Công tác văn thư – lưu trữ là một nhiệm vụ thường xuyên, to lớn nặng nề, khó khăn và phức tạp, nhưng nó có ý nghĩa quan trọng trong lĩnh vực hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, là phương tiện tất yếu bảo vệ bí mật thông tin của Đảng và Nhà nước. Đồng thời để phục vụ đáp ứng theo yêu cầu của xã hội. Văn thư – lưu trữ là cầu nối, có mối quan hệ không tách rời, bởi vì công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu sẽ tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ và đảm bảo tốt cho công việc tra cứu sau này. Từ quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý lưu trữ trong bộ máy hành chính, phục vụ cần thiết cho công tác quản lý nhà nước,đã cho thấy chúng đóng vai trò hết sức quan trọng không thể thiếu được. Để công tác quản lý Nhà nước đạt hiệu quả cao, nhất thiết cần xây dựng bộ máy hành chính vững chắc từ đó tạo điều kiện hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan mình. Muốn thế cần sắp xếp lại đội ngũ cán bộ cho phù hợp, đề ra nhiều biện pháp khoa học, đồng thời thực hiện tốt các biện pháp đó, phải đặt quan tâm vào công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan mình, bởi chúng như là mạch máu liên lạc cho mọi hoạt động quản lý Nhà nước của cơ quan, không có chúng thì mối quan hệ với bên ngoài, cũng như giữa cấp trên với cấp dưới quần chúng nhân dân thiếu chặt chẽ, không thể thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, pháp luật Nhà nước. Chức năng chấp hành và điều hành của cơ quan bị hạn chế, hiệu quản quản lý không thích ứng với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội trong thời kỳ mới Thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đưa đất nước tiến lên chủ nghĩa Xã hội. Với nhu cầu cấp thiết đó muốn thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước của mình, điều cần thiết phải xây dựng cho được bộ máy hành chính vững chắc, đảm bảo mạnh trong khâu chấp hành và điều hành, đề ra nhiều biện pháp. Thực sự quan tâm vào công tác quản lý văn thư lưu trữ, xem chúng là một trong những công tác quan trọng hỗ trợ cho mọi hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, cán bộ, công chức, viên chức văn phòng thật am hiểu về công việc của mình, phạm vi lãnh đạo đều có kiến thức tốt trong khâu quản lý và xử lý công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục đã đề ra. Mặt khác trang bị cho công tác chuyên môn những trang thiết bị kỹ thuật với công nghệ khoa học tiên tiến hiện đại. Từ đó, giúp cho công tác văn thư lưu trữ hoạt động tốt đem lại hiệu quả cao nhất.. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1Nghị định số 142CP ngày 2891963 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. 2 Nghị định Số lll2004NÐCP ngày 08042004 của Chính phủ qui định chi tiết thì hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. 3Một số tài liệu có liên quan khác. 4 NĐ 1102004NĐCP ngày 0842004 về công tác văn thư. 5Nghị định 092010NĐCP ban hành ngày 8022010 quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ số 110 6 Công văn 425VTLTNNNVTW ngày 1872005 vv hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. 7.Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001 8. NĐ 1112004NĐCP hướng dẫn thực hiện một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia 9 NĐ số 582001NĐCP ngày 2482001 về quản lý và sử dụng con dấu 10 Thông tư liên tịch số 072002TTLTBCABTCCBCP hướng dẫn thực hiện NĐ 58 11Nghị định số 312009NĐCP, ban hành ngày 01 tháng 4 năm 2009 quy định về việc sửa đổi , bổ sung một số điều của NĐ số 58 về quản lý và sử dụng con dấu. 12 TTLT số 012011TTBNV ngày 19012011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 1. LỜI MỞ ĐẦU Là một CBVC được phân công quản lý nhà nước về lĩnh vực Tổ chức Hành chính của một cơ quan cấp tỉnh, bản thân nhận định được công văn giấy tờ là một phương tiện thông tin chính xác, hợp pháp nhất mà các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chính trị chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân dùng để lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý tất cả hoạt động của mỗi cơ quan đồng thời nó cũng là công cụ ghi lại những kinh nghiệm sáng tạo, tinh tế nhất của lãnh đạo, cán bộ công chức và quần chúng nhân dân, giúp cho việc giải quyết kịp thời, tốt nhất công việc hiện tại và lưu lại cho việc nghiên cứu khoa học, lịch sử mãi mãi sau này. Trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước thì công văn giấy tờ đứng ở vị trí rất cần thiết, làm sợi dây liên lạc giữa cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan nhà nước cấp dưới, giữa cơ quan nhà nước (chủ thể quản lý) với nhân dân (đối tượng quản lý). Nhờ công văn giấy tờ mà các cơ quan biết được những chủ trương, chính sách, pháp luật, ý chí của nhà nước để ra kế hoạch, biện pháp để thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách, ý chí và báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên, cũng như việc ghi chép và ý kiến phản ánh, nguyện vọng của nhân dân và những sáng tạo của quần chúng làm phương tiện liên hệ, trao đổi, phối hợp công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau. Nếu không có công văn giấy tờ và công tác lưu trữ thì các cơ quan hành chính nhà nước không thể hoạt động và thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước của mình. Bởi lẻ, công tác văn thư – lưu trữ là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước. Công tác văn thư – lưu trữ với mục đích chính là bảo đảm các thông tin cho quản lý, giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc, chế độ… góp phần làm tăng năng suất lao động trong công tác và tiết kiệm được tiền của, công sức của Nhà nước và nhân dân. Công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với cơ quan cấp trên và cấp dưới. Chính vĩ lẽ đó cho nên việc tổ chức, quản lý, giải quyết, lưu trữ công văn là vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu bức thiết của tổ chức cơ quan, tổ chức xã hội, vừa gắn liền với mọi mặt đời sống con người. Như chúng ta đã biết thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ có nề nếp, khoa học, đúng quy định sẽ góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc của cơ quan góp phần thực hiện tốt cải cách nền hành chính của nước ta, đồng thời khắc phục những hạn chế đang tồn tại. Qua thời gian học tập, nghiên cứu lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính Nhà nước và với thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan nên Tôi chọn đề tài “Xử lý tình huống quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ ”. Trước khi bước vào đề tài đã chọn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu, qúi thầy cô của Trường chính trị Tôn Đức Thắng An Giang trong thời gian qua đã nhiệt tình truyền đạt những nội dung cơ bản nhất trong chương trình chuyên viên. Qua đó đã giúp cho tôi biết thêm nhiều về kiến thức trong công việc chuyên môn và thông hiểu sâu hơn các chuyên đề về quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực, góp phần vào công tác quản lý, điều hành công sở và phục vụ nhân dân tốt hơn, tuy nhiên thời gian nghiên cứu đề tài ngắn, điều kiện nhận thức còn nhiều hạn chế, chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong Quí thầy cô đóng góp ý kiến để bài viết được hoàn thiện hơn và là nguồn ứng dụng thiết thực trong công tác quản lý Nhà nước sau này. 2. PHẦN NỘI DUNG I. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG: Công tác xử lý tình trạng tài liệu làm viêc, tồn đọng, tích đống tại một cơ quan và một số phòng ban của cơ quan Z . Do tập trung vào công tác chuyên môn, nên công tác văn thư lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, cán bộ làm công tác này chưa được đào tạo đúng chuyên môn, nên việc sắp xếp, xử lý các tài liệu thường theo thói quen , tài liệu được sắp xếp, xử lý không theo một trật tư nhất định, không gọn gàn, xử lý không đến nơi đến chốn dẫn đến tình trạng thiếu sót, mất mác, hư hao, không kịp thời đến các bộ phận chuyên môn khác, không được phân loại và xử lý tốt, không trang bị tủ, kho riêng biệt…nên phần lớn làm cho tài liệu bị hư hỏng, dẫn đến không thể khắc phục. Điều này rất khó tra cứu trong quá trình sử dụng, khai thác tài liệu và ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả chuyên môn, năng suất lao động của cơ quan, đơn vị. Điển hình như một vụ việc xảy ra vào khoảng 15 năm trước đây tại một cơ quan Z (là một cơ quan chuyên môn đào tạo các ngành nghề), tôi được chứng kiến một vụ việc như Sau: Anh Nguyễn Văn A đã có giấy phép lái xe hạng E là phương tiện để mưu sinh hàng ngày. Do giấy phép lái xe của anh đã đến hạn đổi lại (qui định 03 năm đổi một lần) Anh có đến cơ quan chức nặng để đổi lại giấy phép mới, nhưng thủ tục qui định đòi anh phải mang toàn bộ hồ sơ gốc anh học và thi bằng E trước đó để đối chiếu làm lại giấy phép mới cho anh A, nhưng hồ sơ của anh A đã bị mất do một lần dọn nhà chạy lũ vì nhà anh sống ở vùng sông nước An Giang nên mỗi năm phải chịu ảnh hưởng ít nhiều của cơn nước lũ. Sau đó anh A đến chổ anh học trước đó để xác nhận là trong thời gian đó anh Nguyễn Văn A có học và thi đạt được chứng chỉ tốt nghiệp tại đây, thì cơ sở đào tạo này phát hiện là sổ lưu trữ số hiệu chứng chỉ bị mối mọt ăn nát, không còn thấy chữ nghĩa gì nữa, còn máy vi tính lưu trữ số liệu do cũ quá nên đã 3 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ thay máy mới còn máy cũ thì thanh lý mất rồi. Cuối cùng anh A không làm lại được giấy phép lái xe và vì cuộc sống mưu sinh anh A phải đăng ký học lại khóa mới. I. MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG: Cần có nhận thức đầy đủ về vai trò nội dung của công tác văn thư lưu trữ. Kiện toàn bộ máy tổ chức của cơ quan nhằm xây dựng hệ thống văn thư lưu trữ vững mạnh. Tăng cường năng lực và hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ trước yêu cầu thực tiễn đổi mới của tỉnh và của đất nước. Cần có sự quan tâm chỉ đạo của các cấp 1ãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ của cơ quan : Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ từ năm 2010 – 2015: Cần có các quy định thống nhất về công tác văn thư lưu trữ: Quy định về tổ chức, quy định về hoạt động. Chẳng hạn như thực hiện tốt các quy định của nhà nước trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc, Nghiên cứu áp dụng các phương tiện hiện đại và đổi mới công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ sức lao động và tăng văn minh hành chính trong hoạt động ở các cơ quan, đơn vị. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn thư lưu trữ ở xã phấn đấu đến năm 2015 có kho chuyên dụng. Trước mắt chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nên phải đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như tủ, hộp, cặp, thiết bị phòng cháy chữa cháy… Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có đầy đủ năng lực đáp ứng yêu cầu phát triển trước tình hình mới. Mở lớp đào tạo chuyên môn cho cán bộ thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Tiếp tục duy trì hình thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ đúng quy trình làm việc rõ ràng hợp lý, đúng nguyên tắt, có chương trình kế hoạch và phương pháp công tác khoa học nhằm xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời. II. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ: a. Nguyên nhân: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm sâu sắc đển vấn đề lưu trữ hồ sơ, để hồ sơ nhiều năm tích đống không xử lý kịp thời, không có kho chuyên dùng chứa tài liệu, không xử lý mối mọt, độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ không khí, nấm mốc, loài gặm nhấm, tài liệu để chung kho vật dụng xem như đã xử lý xong, không cần xử lý nữa. Cán bộ làm công tác lưu trữ, chủ yếu là kiêm nhiệm, không được đào tạo, không ổn định, chỉ chủ trọng giải quyết công việc hàng ngày, không chuyên sâu lưu trữ, bảo quản tài liệu. Cho rằng cán bộ làm công tác kiêm nhiệm có thể giải quyết được các vấn đề truy tìm nhưng thực tế tài liệu tồn đọng từ nhiều năm không biết bắt đầu từ đâu. Cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan. Ðể giải quyết vấn đề tích đống thì gặp phải khó khăn trong tài chính và cán bộ chuyên môn. Từ đó, lãnh đạo chỉ kịp giải quyết những việc trước mắt, không nghĩ đển hậu quả tồn tại về lâu dài. Việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước chưa thật sự thường xuyên, chưa có tính nghiêm minh nên việc quản lý công tác này trở nên lõng lẻo và bị xem nhẹ. b. Hậu quả: Sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị hư hỏng, mất mát do thiếu nơi lưu giữ, làm ảnh hưởng đên quá trình tra cứu thông tin, giải quyết công việc sẽ thiếu chính xác trì trệ, việc mất mát hoặc hư hao những tài liệu quan trọng sẽ gây ảnh hướng lớn cả hai mặt kinh tế xã hội và phiền hà nhân dân. Việc giữ gìn bí mật của Đảng Và Nhà nước lõng lẻo, ngăn chặn việc lạm dụng công văn giấy tờ, không giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị để phục vụ việc tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài, mất thời gian công sức, tiền của nhân dân. Ví dụ như trường hợp của anh Nguyễn Văn A ở trên. Hoặc là việc lưu trữ hồ sơ, học bạ gốc của học sinh nếu không được sắp xếp theo trật tự khoa học thì cũng dễ gây trở ngại cho việc quản lý tìm kiếm. III. PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT: a. Các phương án giải quyết. Để giải quyết tình trạng tích đống tài liệu do cán bộ không có chuyên môn xử lý, tôi xin đưa ra 02 phương án để giải quyết vấn đề này: a) Phương án 1: Thường xuyên mở lớp đào tạo cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ chủ yếu là cho các cơ quan ban ngành các cấp cơ sở, ban ngành cấp tỉnh, bởi vì để giải quyết hồ sơ tài liệu tích đống cần có cán bộ có chuyên môn sâu, am hiểu công tác này, giải quyết tốt vấn đề đào tạo sẽ quyết định cho sự tồn tại và phát triển của ngành văn thư lưu trữ. Ưu điểm : Phương án này sẽ giúp chúng ta khắc phục được tình hình trước mắt và về lâu dài. Củng cố nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ phục vụ công tác văn thư lưu trữ ngày một tốt hơn. Qua đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ am hiểu tốt hơn công việc mà mình đang làm. Biết áp dụng đúng qui trình làm cho việc giải quyết công việc sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn, hiệu quá công tác cao hơn như: + Đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác nhằm giải quyết những công việc được nhanh chóng, có chất lượng đúng chủ trương, đường lối chính sách, pháp luật, nguyên tắc chế độ của công tác quản lý Nhà nước. 6 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ + Đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng, cung cấp thông tin bừa bãi làm lộ bí mật, ảnh hưởng đến công tác lãnh đạo điều hành. + Giảm bớt thời gian tìm tòi, tra cứu không cần thiết qua đó góp phần tiết kiệm được thời gian, công sức và hiệu quả công việc sẽ chính xác cao. +Làm tốt công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản, giữ gìn đầy đủ gọn gàng, khoa học những hồ sơ tài liệu từ đơn giản đến có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, lãnh đạo điều hành của Đảng và Nhà nước trước mắt và lâu dài. Vì Sự nghiệp phát triển ngành lưu trữ, vì sự nghiệp chung của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và của chủ trương cải cách nền hành chính quốc gia, làm tốt vấn đề đào tạo ngành văn thư, lưu trữ tỉnh nhà sẽ góp phần vào tiến trình cái cách nền hành chính nhà nước nói chung và thực hiện đúng yêu cầu cải cách theo yêu cầu phát triển của đất nước. Đào tạo cán bộ công chức trong lĩnh vực văn thư lưu trữ sẽ có khả năng thực hiện các nhiệm vụ như sau: +Tham gia soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan, đúng theo qui định. +Tham gia tổ chức thực hiện qui trình quản lý và giải quyết văn bản, xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. +Tham gia tổ chức thực hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ như thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quá tài liệu trong lưu trữ cơ quan theo qui định hiện hành của nhà nước và cấp trên có thẩm quyền. +Biết sao, chụp tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu ở mức đơn giản và biết sử dụng các trang thiết bị từ thông thường đến hiện đại trong công tác văn thư lưu trữ theo hướng hiện đại. +Thường xuyên tổ chức công tác kiểm định lại toàn bộ phương tiện lưu trữ để từng bước kịp thời bảo dưỡng, thay thế mới. +Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ. Khuyết điểm : Mất khá nhiều thời gian để đưa cán bộ đi học, đôi khi làm ảnh hưởng đến công việc hiện tại ở cơ quan. Tốn một phần kinh phí cho việc tham gia các khóa học bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ. b) Phương án 2: Ký kết họp đồng chỉnh lý các tài liệu tích đống với ngành chức năng quản lý công tác này (Ở đây là trung tâm lưu trữ tỉnh), kết hợp với hướng dẫn công tác chuyên môn cho cơ quan, đơn vị trên địa bàn cả tỉnh. Ưu điểm: Giải quyết được những khó khăn trước mắt và lâu dài về hồ sơ tài liệu sẽ được bố trí, sắp xếp có trình tự, khoa học. Phương án này góp phần nâng cao về mặt chuyên môn cho người phụ trách công tác văn thư lưu trữ. Làm tăng mối liên kết giữa cơ quan ban ngành cấp tỉnh, góp phần trao dồi kinh nghiệm, học hỏi, khảo sát lẫn nhau, giúp cho cán bộ quản lý điều hành tại các các cơ quan ngành có nhận thức đúng đắn và thưc hiện tốt về công tác lưu trữ. Khuyết điểm: Đối với phương án này chỉ hướng dẫn tạm thời không có tính chuyên môn cao. Trong quá trình làm việc, sau này sẽ nảy sinh những vấn đề mới về chuyên môn mà người phụ trách sẽ không biết cách giải quyết hoặc giải quyết thì hiệu quả không cao. Phương án 3 : b. Chọn phương án tối ưu: Từ những yêu cầu thực tế và thực tiễn của công việc, để giải quyết tình huống nêu trên, tôi xin chọn phương án 1 để giải quyết nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống trước mắt và khắc phục cả về lâu dài, đồng 8 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ thời công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan sẽ được tổ chức một cách có khoa học và đúng qui định của Cục Văn thư Lưu trữ. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHƯƠNG ÁN: Nhằm chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và sắp xếp tài liệu lưu trữ của các cơ quan, ban ngành huyện và các sở, ngành trong tỉnh. Trung tâm lưu trữ tỉnh sẽ đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép Trung tâm lưu trữ tỉnh kết hợp với Trường trung học văn thư lưu trữ Trung ương II, các Trường có chức năng đào tạo mở nhiều lớp sơ cấp, trung cấp, đại học văn thư lưu trữ, từng bước đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ do nhà nước qui định, cho các đồng chí tham gia công tác văn thư lưu trữ từ trước đến nay. Ðối tượng đào tạo: Cán bộ, công chức, viên chức đang làm nhiệm vụ văn thư lưu trữ tại các cơ quan, các ban ngành cấp huyện, cấp tỉnh văn phòng các sở ngành hoặc các cơ quan Đảng, Đoàn, tổ chức xã hội khác có nhu cầu. Kinh phí thực hiện do ngân sách nhà nước cấp, các chế độ dựa trên các quy định của pháp luật áp dụng cho ngân sách của các cơ quan, đơn vị được đào tạo và đưa đi đào tạo. V. KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN: a. Kiến nghị: Chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ, nâng cao, quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong quá trình sản sinh tài liệu lưu trữ, các cơ quan ban ngành câp huyện cũng như các sở ngành cấp tỉnh cần nhận thức đúng vị trí tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ, quan tâm, nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ. Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ổn định lâu dài, có chuyện môn nghiệp vụ lưu trữ theo đúng ngạch công chức nhà nước, các cơ quan, đơn vị cần tổ chức ngay việc chấn chỉnh, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, đề nghị thanh lý những tài liệu trùng thừa hay hết giá trị và lập danh mục tài 9 Tiểu luận cuối khóa _____________________________________________ liệu có giá trị lưu trữ hiện có tại đơn vị, tổ chức tốt việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu này. Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt chú trọng đến công tác tập huấn, đào tạo, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cho các cơ quan trong tỉnh, đặc biệt là đội ngũ đang làm công tác này. Tạo cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn kinh phí thường xuyên cho các hoạt động của công tác lưu trữ. Lưu trữ phải kết hop với công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, cán bộ cũng như mọi tầng lớp nhân dân về vai trò của công tác lưu trữ. Nghiên cứu khoa học nghiệp vụ, từng bước áp dụng khoa học kỹ thuật nghiệp vụ đối với các hoạt động lưu trữ và phát triển công tác lưu trữ trong các cơ quan đơn vị. Xây dựng hệ thống thông tin điện tử từ tỉnh, huyện đến các cơ quan, đơn vị để thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tạo điều kiện cho quá trình tra cứu thuận tiện và nhanh chóng hơn. Trong khâu tổ chức, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa trong công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức củng cố xây dựng chuyên môn hóa đội ngũ cán bộ có kiến thức nghiệp vụ, đầy đủ năng lực phẩm chất, đạo đức cách mạng. Có chính sách ưu đãi để khuyến khích cán bộ vào làm công tác văn thư lưu trữ vì khối lượng công việc nhiều và đa dạng như trên, mức lương thấp còn chịu những tác hại của trang thiết bị: máy tính gây tác hại cho mắt. . .nên cán bộ văn thư luôn thiếu. Có chế độ phụ cấp độc hại cao hơn, thực tế hơn cho đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Mỗi quý, giữa năm hay cuối năm đề nghị Trung ương, Tỉnh, Huyện tạo điều kiện cho cán bộ ở bộ phận văn thư lưu trữ giữa cấp tỉnh và huyện, giữa huyện và xã họp mặt giao lưu để tạo mối quan hệ thân mật, trao đổi học hỏi những kinh nghiệm thực tế để về phục vụ công tác cơ quan mình được tốt hơn, khoa học hơn. Tổ chức nhiều cuộc thi về cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ giỏi, khoa học, chính xác, đảm bảo tính lâu dài của tài liệu được lưu trữ. Hạn chế việc thay đổi cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quá công tác trước mắt và lâu dài. b. Kết luận: Công tác văn thư – lưu trữ là một nhiệm vụ thường xuyên, to lớn nặng nề, khó khăn và phức tạp, nhưng nó có ý nghĩa quan trọng trong lĩnh vực hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, là phương tiện tất yếu bảo vệ bí mật thông tin của Đảng và Nhà nước. Đồng thời để phục vụ đáp ứng theo yêu cầu của xã hội. Văn thư – lưu trữ là cầu nối, có mối quan hệ không tách rời, bởi vì công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu sẽ tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ và đảm bảo tốt cho công việc tra cứu sau này. Từ quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý lưu trữ trong bộ máy hành chính, phục vụ cần thiết cho công tác quản lý nhà nước,đã cho thấy chúng đóng vai trò hết sức quan trọng không thể thiếu được. Để công tác quản lý Nhà nước đạt hiệu quả cao, nhất thiết cần xây dựng bộ máy hành chính vững chắc từ đó tạo điều kiện hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan mình. Muốn thế cần sắp xếp lại đội ngũ cán bộ cho phù hợp, đề ra nhiều biện pháp khoa học, đồng thời thực hiện tốt các biện pháp đó, phải đặt quan tâm vào công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan mình, bởi chúng như là mạch máu liên lạc cho mọi hoạt động quản lý Nhà nước của cơ quan, không có chúng thì mối quan hệ với bên ngoài, cũng như giữa cấp trên với cấp dưới quần chúng nhân dân thiếu chặt chẽ, không thể thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, pháp luật Nhà nước. Chức năng chấp hành và điều hành của cơ quan bị hạn chế, hiệu quản quản lý không thích ứng với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội trong thời kỳ mới Thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đưa đất nước tiến lên chủ nghĩa Xã hội. Với nhu cầu cấp thiết đó muốn thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước của mình, điều cần thiết phải xây dựng cho được bộ máy hành chính vững chắc, đảm bảo mạnh trong khâu chấp hành và điều hành, đề ra nhiều biện pháp. Thực sự quan tâm vào công tác quản lý văn thư lưu trữ, xem chúng là một trong những công tác quan trọng hỗ trợ cho mọi hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, cán bộ, công chức, viên chức văn phòng thật am hiểu về công việc của mình, phạm vi lãnh đạo đều có kiến thức tốt trong khâu quản lý và xử lý công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục đã đề ra. Mặt khác trang bị cho công tác chuyên môn những trang thiết bị kỹ thuật với công nghệ khoa học tiên tiến hiện đại. Từ đó, giúp cho công tác văn thư lưu trữ hoạt động tốt đem lại hiệu quả cao nhất.. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1Nghị định số 142CP ngày 2891963 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. 2 Nghị định Số lll2004NÐCP ngày 08042004 của Chính phủ qui định chi tiết thì hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. 3Một số tài liệu có liên quan khác. 4 NĐ 1102004NĐCP ngày 0842004 về công tác văn thư. 5Nghị định 092010NĐCP ban hành ngày 8022010 quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ số 110 6 Công văn 425VTLTNNNVTW ngày 1872005 vv hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. 7.Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001 8. NĐ 1112004NĐCP hướng dẫn thực hiện một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia 9 NĐ số 582001NĐCP ngày 2482001 về quản lý và sử dụng con dấu 10 Thông tư liên tịch số 072002TTLTBCABTCCBCP hướng dẫn thực hiện NĐ 58 11Nghị định số 312009NĐCP, ban hành ngày 01 tháng 4 năm 2009 quy định về việc sửa đổi , bổ sung một số điều của NĐ số 58 về quản lý và sử dụng con dấu. 12 TTLT số 012011TTBNV ngày 19012011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Định dạng
Số trang	16
Dung lượng	24,29 KB