Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện

Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn của em gồm 3 chương: - Chương 1: Lý luận chung về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. - Chương 2: Thực trạng kiểm toá

LỜI MỞ ĐẦU

Sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong điều kiện nền kinh tế thịtrường đã tạo ra những bước phát triển các dịch vụ về tài chính, đặc biệt là dịchvụ kiểm toán, kế toán, tư vấn…Tuy mới chỉ xuất hiện vào đầu thập niên 90 củathế kỷ XX với sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập song kiểm toán đãnhanh chóng chứng tỏ được vai trò đặc biệt quan trọng của mình trong việc tăngcường, nâng cao hiệu quả quản lí, lành mạnh hóa nền tài chính Việt Nam Vớichức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động của đơn vị đượckiểm toán, kiểm toán tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các nhà quản trị doanhnghiệp, khách hàng và những người quan tâm, góp phần hướng dẫn nghiệp vụ vàcủng cố nền nếp hoạt động tài chính, kế toán nói riêng và hoạt động quản lí nóichung Hơn hết, hoạt động kiểm toán góp phần nâng cao năng lực và hiệu quảquản lí, từ đó đóng góp vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Công ty TNHH Ernst & Young là một trong bốn công ty hàng đầu thế giớitrong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính Xuất hiện tại Việt Nam từ năm1992, công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam đã có những bước tiến vượtbậc và trở thành một trong những công ty kiểm toán hàng đầu Việt Nam.

Như chúng ta đã biết, trong mỗi doanh nghiệp, tiền lương đóng một vaitrò hết sức quan trọng, nó không chỉ là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệpmà nó còn là nguồn động lực khuyến khích người lao động làm việc Mỗi doanhnghiệp đều có chính sách lương khác nhau, chính sách lương thể hiện chính sáchđãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động và khuyến khích họ gắn bó lâudài với doanh nghiệp Làm thế nào để có một chính sách lương hợp lý để khuyếnkhích người lao động làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối đa cho doanhnghiệp luôn là một câu hỏi lớn của các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên sau một thời gian thực

tập tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam em đã chọn đề tài: “Hoàn

thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáotài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện” làm

luận văn tốt nghiệp của mình.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn của em gồm 3 chương:

- Chương 1: Lý luận chung về kiểm toán chu trình tiền lương và nhânviên trong kiểm toán báo cáo tài chính.

- Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viêntrong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & YoungViệt Nam thực hiện

- Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trìnhtiền lương và nhân viên do công ty TNHH kiểm toán Ernst & YoungViệt Nam thực hiện.

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀNHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH1.1 Khái quát chung về kiểm toán Báo cáo tài chính

1.1.1 Khái niệm về kiểm toán Báo cáo tài chính

Kiểm toán là một công cụ quản lý kinh tế, nó không chỉ cần thiết đối vớicác nhà quản lý mà còn có vai trò quan trọng đối với sự quyết định của các nhàđầu tư.

Theo giáo trình lý thuyết kiểm toán – Chủ biên GS.TS Nguyễn QuangQuynh thì kiểm toán là: “Xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cầnđược kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ vàngoài chứng từ do các KTV có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơsở hệ thống pháp lý có hiệu lực”.

Có nhiều cách để phân loại kiểm toán theo những tiêu thức khác nhau:- Phân loại kiểm toán theo bộ máy quản lý: bao gồm kiểm toán Nhà

nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ.

- Phân loại kiểm toán theo đối tượng kiểm toán thì có ba loai: Kiểm toántài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán nghiệp vụ Trong đó, kiểmtoán tài chính là loại phổ biến nhất Theo PGS.TS Vương Đình Huệ:“Kiểm toán BCTC là sự kiểm tra trình bày ý kiến nhận xét của KTVvề tính trung thực, hợp lý, tính hợp thức và hợp pháp của BCTC”.Đối tượng của kiểm toán BCTC là BCTC Theo chuẩn mực kiểm toánViệt Nam số 200: “ BCTC là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chếđộ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận) phản ánh các thông tin kinh tế, tàichính của đơn vị”.

Để thực hiện hai chức năng chính là xác minh và bày tỏ ý kiến thì kiểmtoán BCTC có hai phương pháp kiểm toán là kiểm toán chứng từ (kiểm toán cânđối, đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic) và phương pháp kiểm toán ngoài chứngtừ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra) Việc vận dụng các phương pháp kiểm toánvào việc xác minh các nghiệp vụ, các số dư tài khoản hoặc các khoản cấu thànhcác bảng khai tài chính hình thành nên ba loại trắc nghiệm cơ bản: Trắc nghiệmcông việc, trắc nghiệm số dư và trắc nghiệm phân tích.

- Trắc nghiệm công việc (test of transaction) là cách thức rà soát các nghiệp vụ

hay hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệ thống kiểmsoát nội bộ trước hết là hệ thống kế toán ( giáo trình kiểm toán tài chính – 2006 –GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS Ngô Trí Tuệ - trang 19) Trắc nghiệm côngviệc thường được áp dụng để xác định tính đúng đắn trong việc tổ chức hệ thốngkế toán từ việc tuân thủ các qui định về lập, xét duyệt và kiểm tra sử dụng chứngtừ kế toán, ghi chép, cộng sổ chi tiết hoặc nhật kí đến kết chuyển các số phát sinhvào Sổ Cái Chính vì vậy trắc nghiệm công việc hướng vào hai mặt của kế toánlà: mức đạt yêu cầu của thủ tục và độ tin cậy của các con số kế toán Cũng chínhvì vậy mà trắc nghiệm công việc được chia thành hai loại: trắc nghiệm mức đạtyêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy.

+ Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc (compliance test of transaction)là trình tự rà soát các thủ tục quản lý hay thủ tục kế toán có liên quan đến đốitượng kiểm toán.

+ Trắc nghiệm độ vững chãi của công việc ( Substantive test oftransaction) là trình tự rà soát thông tin về giá trị trong thực hiện kế toán Trongtrường hợp này KTV tính toán lại số tiền và so sánh số tiền đã tính toán đượcvới số tiền trên chứng từ kế toán và sổ sách có liên quan.

- Trắc nghiệm trực tiếp số dư ( direct tests of balance) là cách thức kết hợp các

phương pháp cân đối, đối chiếu logic, phân tích đối chiếu trực tiếp với kiểm kêthực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ( hoặc tổng phát sinh) ở SổCái ghi vào Bảng cân đối tài sản hoặc vào Báo cáo kết quả kinh doanh 1 Đây làloại trắc nghiệm được áp dụng ở hầu hết các cuộc kiểm toán hiện nay vì nó đemlại những bằng chứng có độ tin cậy cao tuy nhiên loại trắc nghiệm này đòi hỏichi phí lớn.

- Trắc nghiệm phân tích (Analytical test) là cách thức xem xét các mối quan hệ

kinh tế và xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thông qua việc kết hợp cácphương pháp: đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cấn đối…giữa các trị số củacùng một chỉ tiêu hoặc của các chỉ tiêu có quan hệ với nhau hoặc của bộ phậncấu thành chỉ tiêu 1 Thủ tục này được áp dụng trong cả ba giai đoạn của cuộckiểm toán.

-1 Giáo trình kiểm toán tài chính (2006) GS.TS Nguyễn Quang Quynh trang 21

1.1.2 Mục tiêu trong kiểm toán Báo cáo tài chính

Với vai trò là một loại hình kiểm toán, kiểm toán tài chính thực hiện chứcnăng xác minh và bày tỏ ý kiến về đối tượng kiểm toán Chức năng này phảiđược thực hiện dựa trên những bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực với chi phíkiểm toán ít nhất Do vậy việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán khoa họctrên cở sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán sẽgiúp kiểm toán viên thực hiện đúng hướng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán.

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200, khoản 11 xác định: “Mục tiêucủa kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toánđưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mựcvà chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liênquan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu haykhông.

Mục tiêu kiếm toán tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõnhững tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chínhcủa đơn vị”2.

Khái niệm trung thực, hợp lý, hợp pháp được hiểu như sau:

- Trung thực là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng sựthật nội dung, bản chất và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Hợp lý là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh trung thực,cần thiết và phù hợp về không gian, thời gian và sự kiện được nhiềungười thừa nhận.

- Hợp pháp là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng phápluật, đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấpnhận).

Để đạt được mục tiêu tổng quát trên thì cần cụ thể hóa hơn các yếu tố cấuthành và tiến trình thực hiện các yêu cầu trung thực, hợp lý, hợp pháp trong xácminh và bày tỏ ý kiến về toàn bộ báo cáo tài chính cũng như trong từng phầnhành cụ thể Theo đó mục tiêu xác minh phải hướng tới:

- Tính hiệu lực (có thực) của các thông tin với ý nghĩa các thông tin phảnánh tài sản hoặc vốn phải được đảm bảo bằng sự tồn tại thực tế của tài sản.

-2

Giáo trình kiểm toán tài chính (2006) GS.TS Nguyễn Quang Quynh trang 36

- Tính đầy đủ (trọn vẹn) của thông tin với ý nghĩa thông tin phản ánh trênbảng khai tài chính không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.

- Tính đúng đắn của việc tính giá với ý nghĩa giá tài sản cũng như giáthành đều được tính theo phương pháp kế toán là giá thực tế đơn vị phải chi ra đểmua hoặc thực hiện các hoạt động.

- Tính chính xác về cơ học trong các phép tính số học cũng như khichuyển sổ, sang trang… trong công nghệ kế toán.

- Tính đúng đắn trong phân loại và trình bày với ý nghĩa tuân thủ các quiđịnh cụ thể trong phân loại tài sản và vốn cũng như các quá trình kinh doanh quahệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết cùng việc phản ánh các quan hệ đối ứngđể có thông tin hình thành báo cáo tài chính.

- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ của đơn vị kế toántrên bảng khai tài chính với ý nghĩa: tài sản phản ánh trên bảng phải thuộc quyềnsở hữu (hoặc sử dụng lâu dài) của đơn vị, vốn và công nợ phản ánh đúng nghĩavụ tuơng ứng của đơn vị này.

Trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán cần phải đặc biệt chú ý giữamục tiêu chung của toàn bộ bảng khai tài chính với mục tiêu kiểm toán chungcho mọi phần hành.

1.1.3 Qui trình kiểm toán Báo cáo tài chính

Theo nguyên lý chung, trình tự kiểm toán tài chính trải qua ba giai đoạn cơbản: Chuẩn bị kiểm toán, thực hành kiểm toán và kết thúc kiểm toán Tuy nhiêndo đặc điểm về đối tượng, về quan hệ giữa chủ thể với khách thể kiểm toán màtrình tự kiểm toán tài chính cũng có những đặc điểm riêng Nhìn chung kiểmtoán tài chính được thực hiện qua những bước cơ bản sau:

Bước 1 – Chuẩn bị kiểm toán: Từ thư mời (hoặc lệnh) kiểm toán, kiểm toán

viên tìm hiểu về khách thể kiểm toán với mục đích hình thành hợp đồng hoặc kếhoạch chung cho cuộc kiểm toán Tiếp đó, kiểm toán viên cần thu thập các thôngtin, thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán đểxây dựng kế hoạch kiểm toán Để thực hiện những công việc trên, các trắcnghiệm chủ yếu được thực hiện là trắc nghiệm mức đạt yêu cầu của công việc vàtrắc nghiệm phân tích (tổng quát) Đồng thời với công việc kiểm toán cần chuẩnbị cả phương tiện và lực lượng giúp việc cho triển khai kế hoạch và chương trìnhkiểm toán đã xây dựng

Bước 2 – Thực hiện công việc kiểm toán: Đây là quá trình sử dụng các trắc

trên bảng khai tài chính Trình tự kết hợp giữa các trắc nghiệm này trước hết tùythuộc vào kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ(KSNB) ở bước 1: nếu hệthống kiểm soát nội bộ được đánh giá là không có hiệu quả thì trắc nghiệm độ tincậy sẽ được thực hiện ngay với số lượng lớn Ngược lại, nếu hệ thống KSNBđược đánh giá là có hiệu lực thì trước hết trắc nghiệm mức đạt yêu cầu được sửdụng để xác minh khả năng sai phạm và tiếp đó các trắc nghiệm độ tin cậy đượcứng dụng với số lượng ít Qui mô cụ thể của các trắc nghiệm cũng như trình tự vàcách thức kết hợp giữa chúng phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năngphán đoán của kiểm toán viên với mục đích có được bằng chứng đầy đủ và đángtin cậy với chi phí kiểm toán thấp nhất.

Bước 3 – Hoàn tất công việc kiểm toán: Kết quả các trắc nghiệm trên phải

được xem xét trong quan hệ hợp lý chung và kiểm nghiệm trong quan hệ với cácsự việc bất thường, những nghiệp vụ phát sinh sau ngày lập bảng khai tài chính.Chỉ trên cơ sở đó mới đưa được kết luận cuối cùng và lập báo cáo kiểm toán.

1.2 Tiền lương với vấn đề kiểm toán Báo cáo tài chính

Tiền lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,kinh phí công đoàn… là những chỉ tiêu được các kiểm toán viên quan tâm và cóý nghĩa quan trọng nhằm xác minh tính trung thực và hợp lý của tiền lương vàcác khoản liên quan xét trên các khía cạnh trọng yếu Bên cạnh đó chu trình tiềnlương và nhân viên là một trong các chu trình quan trọng, chu trình này bắt đầutừ việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên đến việc thanh toán tiền lương chongười lao động.

Để hiểu rõ hơn về tiền lương cũng như những qui định trong việc ghi nhậnchi phí lương cho người lao động, em xin lần lượt trình bày những vấn đề sau:

1.2.1 Bản chất và ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanhnghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượngcông việc Về bản chất, tiền lương là biểu hiện bẳng tiền của giá cả sức lao động.Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng háilao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả côngviệc của họ

Ngoài tiền lương người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộcquỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo qui định hiện hànhcủa pháp luật hoặc theo sự thỏa thuận của hai bên.

Các khoản trích theo lương này là các khoản được trích theo lương do đó tiềnlương là căn cứ để tính ra các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phícông đoàn theo tỷ lệ qui định trong qui chế quản lý tài chính kế toán.

Theo chế độ hiện hành của Việt Nam thì quĩ bảo hiểm xã hội được hình thànhbằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quĩ lương cấp bậc và các khoản phụ cấpthường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ được hạch toán Người sửdụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương tính vào chi phí sản xuất kinhdoanh còn 5% trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ trựctiếp vào thu nhập của người lao động).

Quỹ bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập tạmtính của người lao động trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% và tínhvào chi phí kinh doanh, người lao động trực tiếp nộp 1% (trừ vào thu nhập củangười lao động)

Kinh phí công đoàn được trích theo tỷ kệ 2% trên tổng số tiền phải trả chongười lao động và người sử dụng lao động phải chịu (tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh).Đồng thời kiểm toán viên phải so sánh thông tin chi tiết trên sổlương để đánh giá tính hợp lý của các khoản phải nộp Kiểm toán viên cũng cóthể so sánh các khoản phải nộp để xác định doanh nghiệp có kê khai đúng haykhông, cũng như xem xét các thủ tục quyết toán các khoản đó giữa doanh nghiệpvới các tổ chức bên ngoài có đúng không.

Trong nền kinh tế hàng hóa, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đogiá trị gọi là tiền lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người laođộng, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khíchtinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động Đốivới các doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấuthành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Do vậy, trong mỗi doanhnghiệp, tiền lương đóng có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó không chỉ là mộtkhoản chi phí lớn của doanh nghiệp mà nó còn là nguồn động lực khuyến khíchngười lao động làm việc Người lao động là tài sản của các doanh nghiệp do đóđể thu hút được nguồn nhân lực chất lượng cao hoặc những người thợ giỏi tay

nghề thì mỗi doanh nghiệp đều có chính sách lương của riêng mình Chính sáchlương thể hiện chiến lược kinh doanh cũng như chính sách đãi ngộ của doanhnghiệp đối với người lao động và khuyến khích họ gắn bó lâu dài với doanhnghiệp.

1.2.2 Các hình thức trả lương

Thông thường, ở các doanh nghiệp có 3 hình thức trả lương chính là: trảlương theo thời gian, theo sản phẩm và trả lương khoán.

Hình thức trả lương theo thời gian: là tiền lương được trả căn cứ vào

trình độ kỹ thuật và thời gian làm việc của công nhân Có hình thức tính tiềnlương đơn giản theo suất lương cao hay thấp và thời gian làm dài hay ngắn quyếtđịnh; lại có hình thức tính tiền lương kết hợp giữa thời gian với tiền khen thưởngkhi đạt hoặc vượt chỉ tiêu chất lượng và số lượng.

Hình thức trả lương theo sản phẩm: là việc trả lương cho công nhân

(nhóm công nhân) theo số lượng sản phẩm sản xuất ra (đơn vị tính là chiếc, kg,tấn, mét ) thường được phân ra các loại sau:

- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lương trả cho từng người công nhân

bằng tích số giữa số lượng sản phẩm sản xuất ra với đơn giá sản phẩm.

- Trả lương theo sản phẩm tập thể: áp dụng đối với một số công việc sản xuất

theo phương pháp dây chuyền hoặc một số công việc thủ công nhưng có liênquan đến nhiều công nhân.

- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: chỉ áp dụng đối với một số công nhân phục

vụ mà công việc của họ có ảnh hưởng lớn đến thành quả lao động của công nhânchính hưởng theo sản phẩm.

- Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: là hình thức trả lương phần sản lượng trong

định mức khởi điểm tính theo đơn giá bình thường; phần sản lượng vượt mứckhởi điểm sẽ tính theo đơn giá cao hơn.

- Trả lương theo sản phẩm có thưởng: là trả lương sản phẩm trực tiếp kết hợp với

chế độ tiền thưởng.

Hình thức trả lương khoán: cũng là một trong những hình thức trả lương

theo sản phẩm, áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng chitiết, bộ phận công việc mà thường giao khối lượng công việc tổng hợp và phảihoàn thành trong một thời gian nhất định.

Quy định hiện hành về hình thức và chế độ trả lương: Theo quy định của Bộ

Luật Lao động về hình thức trả lương

- Người sử dụng lao động có quyền chọn các hình thức trả lương theo thời gian(giờ, ngày, tuần, tháng), theo sản phẩm, theo khoán nhưng phải duy trì hình thứctrả lương đã chọn trong một thời gian nhất định và phải thông báo cho người laođộng biết.

- Người lao động hưởng lương giờ, ngày, tuần được trả lương sau giờ, ngày, tuầnlàm việc ấy hoặc được trả gộp do hai bên thoả thuận, nhưng ít nhất 15 ngày phảitrả gộp một lần.

- Người lao động hưởng lương tháng được trả lương cả tháng một lần hoặc nửatháng một lần.

- Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán, được trả lương theothoả thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hàng thángđược tạm ứng lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

- Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng thời hạn và tại nơi làmviệc.

Trong trường hợp đặc biệt phải trả lương chậm thì không được chậm quá mộttháng và người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiềnít nhất bằng lãi suất tiền gửi tiết kiệm do ngân hàng Nhà nước công bố tại thờiđiểm trả lương.

- Lương được trả bằng tiền mặt Việc trả lương một phần bằng séc hoặc ngânphiếu do Nhà nước phát hành do hai bên thoả thuận với điều kiện không gây thiệthại, phiền hà cho người lao động.

- Người lao động có quyền được biết lý do mọi khoản khấu trừ vào tiền lươngcủa mình Trước khi khấu trừ tiền lương của người lao động, người sử dụng laođộng phải thảo luận với Ban chấp hành công đoàn cơ sở; trường hợp khấu trừ thìcũng không được khấu trừ quá 30% tiền lương hàng tháng.

- Người sử dụng lao động không được áp dụng việc xử phạt bằng hình thức cúplương của người lao động.

Chế độ trả lương làm đêm, làm thêm giờ:

- Người lao động làm thêm giờ được trả lương theo đơn giá tiền lương hoặc tiềnlương của công việc đang làm như sau:

+) Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;

+) Vào ngày nghỉ hàng tuần, ít nhất bằng 200%;

+) Vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300%.

Nếu người lao động được nghỉ bù những giờ làm thêm , thì người sử dụng laođộng chỉ phải trả phần tiền chênh lệch so với tiền lương tính theo đơn giá tiềnlương hoặc tiền công của công việc đang làm của ngày làm việc bình thường.- Người lao động làm việc vào ban đêm, thì được trả thêm ít nhất bằng 30% tiềnlương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc đang làm vàoban ngày.

Chế độ trả lương ngừng việc: trong trường hợp phải ngừng việc, người lao động

được trả lương như sau:

- Nếu do lỗi của người sử dụng lao động, thì người lao động được trả đủ tiềnlương;

- Nếu do lỗi của người lao động thì người đó không được trả lương; những ngườilao động khác trong cùng đơn vị phải ngừng việc được trả lương theo mức do haibên thoả thuận nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

- Nếu vì sự cố về điện, nước mà không do lỗi của người sử dụng lao động hoặc vìnhững nguyên nhân bất khả kháng, thì tiền lương do hai bên thoả thuận, nhưngkhông được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Chế độ trả lương trong những trường hợp khác:

- Trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, chuyển quyềnsở hữu, quyền quản lý hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp thì người sửdụng lao động kế tiếp phải chịu trách nhiệm trả lương và các quyền lợi khác chongười lao động từ doanh nghiệp cũ chuyển sang Trong trường hợp doanh nghiệpbị phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi kháccủa người lao động theo thoả ước tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết làkhoản nợ trước hết trong thứ tự ưu tiên thanh toán.

- Khi bản thân hoặc gia đình gặp khó khăn, người lao động được tạm ứng tiềnlương theo điều kiện do hai bên thoả thuận.

- Người sử dụng lao động tạm ứng tiền lương cho người lao động phải tạm thời

nghỉ việc để làm các nghĩa vụ công dân.

1.2.3 Chức năng của chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương

Chức năng của chu trình tiền lương bao gồm thuê mướn và tuyển dụng nhânviên; phê duyệt mức lương, bậc lương và sự thay đổi trong mức lương và bậclương; theo dõi và tính toán thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phấmhoàn thành của nhân viên; tính toán tiền lương và lập bảng thanh toán tiền lương;

ghi chép sổ sách tiền lương; thanh toán tiền lương và bảo đảm số lương chưathanh toán.

- Thuê mướn và tuyển dụng nhân viên: tuyển dụng và thuê mướn nhân viên

được thực hiện bởi bộ phận nhân sự Tất cả các trường hợp tuyển dụng và thuêmướn đều được ghi chép trên một bản báo cáo do Ban quản lý phê duyệt Báocáo này cần chỉ rõ về phân công vị trí và trách nhiệm công việc, mức lương khởiđiểm, các khoản thưởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ Bản báo cáonày sẽ được lập thành hai bản, một bản dùng để vào sổ nhân sự và hồ sơ nhânviên và lưu ở phòng nhân sự Bản còn lại được gửi xuống phòng kế toán để kếtoán tiền lương làm căn cứ tính lương.

Việc phân chia tách bạch giữa các chức năng nhân sự với các chức năngthanh toán tiền lương là hết sức cần thiết nhằm kiểm soát rủi ro trong việc thanhtoán cho những nhân viên khống Bởi vì chỉ có phòng nhân sự mới có điều kiệnđể đưa thêm danh sách các nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ có phòng kế toán tiềnlương mới có điều kiện tiến hành thanh toán lương cho người lao động Nên việctách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của bộ phận nhân sự làm các hồsơ nhân sự giả tạo, đồng thời các nhân viên của bộ phận tiền lương chỉ có thểthanh toán cho những ai có tên trong danh sách của sổ nhân sự với các mứclương đã được ấn định cụ thể Sự kết hợp của hai chức năng này lại một sẽ tạođiều kiện để gian lận và sai phạm nảy sinh.

- Phê duyệt thay đổi mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi:

Những thay đổi mức lương, bậc lương và các khoản liên quan thường xảy ra khinhân viên được thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay nghề …Khi đó quản đốc hoặc đốc công sẽ đề xuất với ban quản lý về sự thay đổi mứclương hoặc bậc lương cho cấp dưới của họ Tuy nhiên tất cả các sự thay đổi đóđều phải được kí duyệt bới phòng nhân sự hoặc hoặc người có thẩm quyền trướckhi ghi vào sổ nhân sự Việc kiểm soát đối với những thay đổi này nhằm đảmbảo tính chính xác về các khoản thanh toán lương.

Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trường hợp đã mãn hạn hợpđồng hoặc bị đuổi việc hoặc thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đãrời khỏi công ty rồi nhưng vẫn được tính lương.

- Theo dõi và tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩmhoặc lao vụ hoàn thành: Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày

công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công

việc/ lao vụ hoàn thành của từng người lao động, từng đơn vị sản xuất, từngphòng ban trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiềnlương Đây chính là căn cứ dùng để tính lương, thưởng và các khoản trích trêntiền lương cho nhân viên.

Đối với các doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam thì chứng từ banđầu được sử dụng để hạch toán thời gian lao động và khối lượng công việc/lao vụhoàn thành là Bảng chấm công ( Mẫu số 02-LĐTL-Chế độ chứng từ kế toán) vàphiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành ( Mẫu số 06-LĐTL-Chế độchứng từ kế toán), Hợp đồng giao khoán ( Mẫu số 08-LĐTL-Chế độ chứng từ kếtoán) Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác có liên quan nhưthẻ thời gian, giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản, hoặc nghỉ phép để làm căn cứtính lương và các khoản trích theo lương.

Thông thường, bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận ( sản xuất,phòng, ban, tổ, nhóm …) và dùng cho một kỳ thanh toán (thường là một tháng).Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động đều đượcghi chép vào bảng chấm công Người giám sát ( đốc công, quản đốc, đội trưởng…) của bộ phận thực hiện công tác chấm công cho nhân viên của mình căn cứvào số lao động vắng mặt, có mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình Bảng chấmcông phải để ở một địa điểm công khai để người lao động có thể giám sát thờigian lao động của mình.

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số sảnphẩm hoặc lao vụ hoàn thành của đơn vị, cá nhân người lao động Do người giaoviệc lập, phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc và ngườikiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người phê duyệt Phiếu đượcchuyển cho kế toán tiền lương để tính lương.

Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa hai người giao khoán và người nhậnkhoán về một lượng công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyềnlợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng Chứng từ chính là cơ sở để thanh toánlương.

Thẻ thời gian là hình thức được sử dụng phổ biến bởi doanh nghiệp ở cácnước phát triển nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗi ngàycủa nhân viên Hình thức này cũng đã bắt đầu được vận dụng ở các doanh nghiệpliên doanh và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong nhữngnăm gần đây Tất cả các thẻ thời gian của các nhân viên phái được theo dõi giám

sát bởi một nhân viên độc lập hoặc bằng hệ thống thông tin tự động và phải báocáo tình hình thẻ theo tuần Để đo thời gian mà người lao động thực tế làm thìmột số công ty đã dùng đồng hồ điện tử tự động đo bằng việc khi nhân viên tớilàm việc đầu giờ phải đưa thẻ vào máy và khi kết thúc ra về thì rút thẻ ra Tuynhiên với hình thức này thì có thể gây ra tình trạng gian lận thời gian bằng cáchmột nhân viên nào đó đưa thẻ váo máy đo thời gian nhưng lại không thực tế làmviệc tại cơ quan mà lại làm việc riêng của mình ở đâu đó, sau đó, cuối giờ làmviệc thì đến rút thẻ ra cho nên phải giám sát chặt chẽ thì mới kiểm soát được tìnhhình này Thẻ thời gian phải được kí duyệt bởi người giám sát tại bộ phận hoạtđộng trước khi gửi đi phòng kế toán để tính lương.

Tất cả các trường hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có biên bảnngừng sản xuất, ngừng việc để phản ánh rõ tình thình về thời gian kéo dài, thiệthại gây ra và những nguyên nhân để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại.

Ngoài ra các trường hợp do đau ốm, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghềnghiệp đều cần phải có phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ thai sản hoặc có phiếu xácnhận tai nạn lao động và được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làmcăn cứ ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu riêng.

- Tính lương và lập bảng lương: Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian

lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng như cácchứng từ liên quan gửi từ bộ phận hoạt động tới bộ phận kế toán tiền lương, kếtoán tiền lương kiểm tra tất cả các chứng từ thì kế toán tiến hành tính lương,thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bằng việc bằng việc lấy số thời gian laođộng thực tế hoặc khối lượng công việc, sản phấm hoặc lao vụ hoàn thành nhânvới mức lương hoặc bậc lương hoặc đơn giá đã được phê duyệt bởi phòng nhânsự cho từng người lao động, từng bộ phận Các khoản trích theo lương như bảohiếm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân… đềuphải được tính dựa trên các qui định của pháp luật hiện hành hoặc thỏa thuậngiữa người sử dụng lao động và người lao động.

Sau khi tính toán xong thì kế toán phải lập thành các bảng thanh toán tiềnlương, bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 02 và 03 – LĐTL – Chế độ chứng từkế toán) để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp và thưởng cho người laođộng Bên cạnh đó kế toán cũng phải lập bảng kê khai các khoản phải trả phảinộp về các khoản trích theo tiền lương Đồng thời nó cũng chính là cơ sở để kiểm

tra việc thanh toán lương cho người lao động và thanh toán nghĩa vụ với các cơquan chức năng.

Trong quá trình lập các bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người laođộng thì kế toán phải tiến hành phân loại tiền lương, tiền thưởng phải trả chotừng nhóm người lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng củangười lao động như lao động trực tiếp , lao động phục vụ quản lý ở bộ phận sảnxuất, lao động phục vụ bán hàng hay lao động phòng ban để làm căn cứ phân bổtiền lương, thưởng vào chi phí kinh doanh một cách hợp lý và đúng đắn.

- Ghi chép sổ sách: Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và

các chứng từ gốc đính kèm, kế toán tiến hành vào Sổ nhật ký tiền lương Địnhkỳ, Sổ nhật ký tiền lương sẽ được kết chuyển sang Sổ Cái Đồng thời việc vào sổ,kế toán tiền lương viết các phiếu chi hoặc séc chi lương dựa vào bảng thanh toántiền lương, tiền thưởng kèm theo và gửi các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo bảngthanh toán tiền lương cho thủ quỹ sau khi đã được duyệt bởi người có thẩmquyền (kế toán trưởng, giám đốc tài chính …)

- Thanh toán tiền lương và đảm bảo những khoản lương chưa được thanhtoán: Khi thủ quĩ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh

toán tiền lương, tiền thưởng Các phiếu chi hoặc séc chi lương phải được kí duyệtbởi người mà không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiềnlương Sau khi thủ quĩ kiểm tra xong phiếu chi hoặc séc chi lương thì tiến hànhchi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhận kí nhận vào phiếu chi hoặc sécchi đồng thời thủ quĩ phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán.Đối với những phiếu chi hoặc séc chi lương chưa thanh toán thì được cất trữcẩn thận và đảm bảo đồng thời phải được ghi chép đầy đủ chính xác trong sổsách kế toán Đối với các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải được cắt góc vàlưu lại nhằm bảo đảm ngăn ngừa các phiếu chi hoặc séc chi giả mạo.

Sau đây là sơ đồ khái quát chu trình tiền lương và nhân viên

Lập hồ sơ nhân sự

Bộ phận kế toán tiền lương

Tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản phải nộp, phải trả

Ghi chép số sách kế toán

Thanh toán lương, thưởng và các khoản liên quan.

Sơ đồ 1: Chu trình tiền lương và nhân viên1.2.4 Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

- Chứng từ để tính lương, thưởng:

+ Chứng từ theo dõi thời gian lao động ( Bảng chấm công – mẫu số 01aLĐTL chế độ chứng từ kế toán được sử dụng riêng cho từng bộ phận).+ Chứng từ theo dõi kết quả lao động gồm “phiếu xác nhận sản phẩmhoặc công việc hoàn thành” (mẫu số 05-LĐTL chế độ chứng từ kế toán),“Hợp đồng giao khoán” ( mẫu số 08-LĐTL chế độ chứng từ kế toán) sửdụng trong trường hợp giao khoán công việc.

+ Các chứng từ khác có liên quan như giấy nghỉ phép, biên bản ngừngviệc…

Tất cả các chứng từ này phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương,thưởng và phải đảm bảo được các yêu cầu của chứng từ kế toán.

- Chứng từ để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động là “bảngthanh toán tiền lương” và tương ứng với “bảng chấm công” thì bảng thanhtoán tiền lương có 2 mẫu: mẫu số 02 – LĐTL chế độ chứng từ kế toán và

“bảng thanh toán tiền thưởng” mẫu số 03 – LĐTL chế độ chứng từ kếtoán

Tùy theo từng hình thức ghi sổ của mỗi doanh nghiệp mà việc vào sổkhác nhau Tuy nhiên, việc hạch toán và thanh toán tiền lương liên quanđến các sổ:

- Sổ chi tiết chi phí theo từng đối tượng ( theo bộ phận hoặc theo sảnphẩm…)

- Sổ danh sách lao động: số lượng lao động của doanh nghiệp được phảnánh trên sổ này gồm lao động tạm thời, lao động dài han, lao động trựctiếp, lao động gián tiếp, lĩnh vực ngoài sản xuất Sổ này không chỉ tậptrung cho toàn doanh nghiệp mà cho từng bộ phận Việc ghi sổ đảmbảo kịp thời, đầy đủ, theo dõi chính xác sự biến động lao động làm cơsở cho việc lập báo cáo và phân tích cơ cấu lao động.

- Sổ cái các tài khoản 334, 338, 622, 627, 641, 642 là sổ kế toán tổnghợp dùng để theo dõi sự biến động của việc phát sinh lương và chi phítiền lương của doanh nghiệp.

 Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

TK 111,112

TK 3383TK 431TK 642TK 641TK 141

TK 138

TK 622TK 334

TK 627Thanh toán thu nhập cho NLĐ

BHXH phải trả cho NLĐ

Tiền thưởng từ quĩ khen thưởng phải trả cho NLĐKhấu trừ khoản phải thu khác

Khấu trừ khoản tạm ứng thừa

TL, thưởng phải trả cho NVQLDNTL, thưởng phải trả cho NV bán hàng

TL, tiền thưởng phải trả cho NVPXTL, thưởng phải trả cho LĐTT

TK 335

Thu hộ cho cơ quan khác hoặc giữ hộ NLĐ

Trích trướcTLNPTLNP thực tế phải trả cho LĐTT

Sơ đồ 2:Hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động

 Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương kế toán phải sử dụngcác tài khoản cấp 2 sau:

- TK 3382 “Kinh phí công đoàn” (KPCĐ)- TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” (BHXH)- TK 3384 “Bảo hiểm y tế” (BHYT)

- TK 351 “Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm”TK 338

TK 111,112

TK 111,112TK 334TK 642TK 641TK 111,112,152

TK 334

TK 622

TK 627Nộp cho cơ quan quản lý quĩ

Nhận tiền cấp bù của BHXH

Trích theo TL của NLĐ trừ vào thu nhập của họBHXH phải trả cho NLĐ trong doanh nghiệp

Chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp

Trích theo TL của NVQLDN tính vào chi phíTrích theo TL của NV bán hàng tính vào chi phí

Trích theo TL của NVPX tính vào chi phíTrích theo TL của LĐTT tính vào chi phíTK 3382,3383,3384

Sơ đồ 3: Hạch toán tổng hợp quĩ BHXH, BHYT, KPCĐ

TK 111, 112

Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động

TK 642TK 351

Trích quĩ dự phòng về trợ cấp mất việc làm

Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi không còn số dư quĩ dự phòng

Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm1.3 Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài

Thứ ba, tiền lương là một lĩnh vực có thể chứa đựng gian lận của nhân viênlàm cho một lượng lớn tiền của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thấtthoát.

1.3.2 Mục tiêu của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên

Mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình này là kiểm toán viên phải thuthập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp để khẳng định tính trung thựcvà hợp lý của các nghiệp vụ về tiền lương và nhân viên, tất cả các thông tin tàichính trọng yếu có liên quan tới chu trình đều được trình bày phù hợp với cácnguyên tắc kế toán, chế độ kế toán hiện hành.

Mục tiêu tính hiệu lực là các nghiệp vụ tiền lương và nhân viên đã được ghichép thì thực sự đã xảy ra và số dư các tài khoản tiền lương các khoản trích theolương thực sự tồn tại Doanh nghiệp có thể vô tình hoặc cố ý ghi chép các nghiệp

vụ thanh toán lương cho các nhân viên không cung cấp bất cứ lao vụ hoặc dịchvụ gì cho tổ chức đó.

Mục tiêu đầy đủ ( trọn vẹn) là tất cả các nghiệp vụ tiền lương đã xảy ra thìđều được ghi chép đầy đủ trong sổ sách, báo cáo kế toán Nếu trong trường hợpmột đơn vị hoặc vô tình hoặc cố ý không ghi chép một khoản thanh toán lươngcho nhân viên thì chi phí tiền lương và các khoản phải thanh toán cũng như cáctài sản có liên quan sẽ bị trình bày không đúng với thực tế.

Mục tiêu quyền và nghĩa vụ đối với chu trình này nghĩa là đơn vị phải cónghĩa vụ thanh toán tiền lương, các khoản trích trên tiền lương theo đúng chế độtài chính kế toán hiện hành.

Mục tiêu tính giá đối với nghiệp vụ tiền lương và các số dư có liên quannghĩa là những giá trị đã ghi chép về các nghiệp vụ tiền lương hợp lệ là đúng.Nhiều khi giá trị của các nghiệp vụ về tiền lương được phản ánh, ghi chép mộtcách không chính xác do một số nguyên nhân khác nhau Có thể do sử dụng mứclương để tính lương sai, hoặc do mức khấu trừ không tính đúng theo tỉ lệ quiđịnh, hoặc do sử dụng sai số thời gian lao động thực tế, hoặc có thể do tổng sốtiền lương tính toán sai về mặt số học Tất cả các sai phạm về tính giá trong cácnghiệp vụ tiền lương đều dẫn đến hoặc làm tăng hoặc làm giảm hơn so với thựctế đối với số chi phí tiền lương và số tiền lương phải thanh toán cho công nhânviên và những tài sản khác.

Mục tiêu tính giá trong các nghiệp vụ tiền lương cón có ý nghĩa quan trọngtrong việc lập bản báo cáo các khoản thuế phải nộp và các khoản phải nộp kháccó liên quan tới tiền lương Để đánh giá rủi ro về sao phạm trong việc tính toáncác khoản thuế và các khoản phải nộp liên quan tới tiền lương thì các tổ chứcthường phân công một nhân viên thực hiện rà soát một cách độc lập về vấn đềtính toán và lập các báo cáo.

Mục tiêu phân loại và trình bày có nghĩa là chi phí tiền lương và các khoảnphải thanh toán cho công nhân viên phải được trình bày vào các tài khoản thíchhợp Có nhiều khi chi phí nhân công trực tiếp lại được phản ánh vào tài khoản chiphí sản xuất chung hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng.Những sai phạm như vậy sẽ dẫn đến những sai lệch trong các khoản chi phí vàảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho cũng như những tài sản khác có liên quantrên báo cáo tài chính.

1.3.3 Kiểm soát nội bộ với chu trình tiền lương và nhân viên

Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viênđược thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình

Nghiệp vụ phê duyệt: Để phòng nhân sự có thể tuyển chọn được đúngngười, đúng việc thì doanh nghiệp cần có các tiêu chí tuyển dụng lao động rõràng Nếu không sẽ chỉ tuyển chọn, thuê mướn được những lao động kém vềnăng lực và phẩm chất dẫn tới việc tăng chi phí đào tạo, phải bỏ ra những chi phíkhông đáng có.

Để kiểm soát đối với việc phê chuẩn công tác tuyển dụng thì doanh nghiệpcần phải thiết lập một chính sách tuyển dụng thật rõ ràng bằng văn bản và phảiduy trì một hệ thống sổ nhân sự được cập nhật liên tục Tất cả các khoản tiềnlương và tiền thưởng, các khoản trích khấu trừ đều phải được phê duyệt để ngănngừa các hiện tượng tăng chi phí lương không hợp lý.

Có rất nhiều công ty kiểm soát tiền lương, các khoản trích theo lương vàcác khoản khấu trừ bằng việc thiết lập các thủ tục rà soát và các thủ tục phê duyệtđối với các mức lương thưởng, các khoản trích theo lương và khấu trừ, đồng thờihọ duy trì một danh sách liệt kê các mức lương, bậc lương theo từng công việcmà đã được phê duyệt Đồng thời những điều chỉnh về mức lương cũng cần đượcthông qua bởi các cấp có thẩm quyền Doanh nghiệp cũng nên công bố rộng rãichính sách về lương thưởng cho phòng nhân sự và quản đốc các phân xưởng.

Ghi sổ kế toán về tiền lương: Tất cả các khoản phải thanh toán cho côngnhân viên cần phải được ghi chép một cách chính xác, đúng thời kì và được phânloại hợp lý Nếu không sẽ dẫn đến việc tính sai các khoản trích theo lương, cáckhoản khấu trừ, chi phí nhân công và các khoản nợ khác.

Để kiểm soát được việc ghi chép sai thì doanh nghiệp cần thiết lập ra mộtsơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công Đồng thờidoanh nghiệp cũng cần thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tínhlương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký tiền lương và Sổ Cái.

Thực chi: để kiểm soát các khoản chi không có thật thì trong việc chi trảtiền lương, tiền thưởng cần chú ý chỉ thanh toán dựa trên các khoản nợ đã đượcghi nhận Các phiếu chi hoặc séc chi lương phải thể hiện đó là những phiếu chihoặc séc chi cho công việc, sản phẩm hoặc lao vụ đã được thực hiện Doanhnghiệp cũng có thể kiểm soát các khoản chi lương mà chưa được phê duyệt bằngcách yêu cầu tất cả các bên liên quan phải kí vào phiếu chi bất thường hoặcnhững phiếu chi có số tiền lớn.

Tiếp cận hệ thống sổ sách: nhằm kiểm soát đối với các khoản chi khôngđúng chỗ và những chi phí nhân công không được thông qua thì doanh nghiệpcần đưa ra chính sách nhằm hạn chế việc tiếp cận hệ thống báo cáo sổ sách nhânsự và kế toán tiền lương ở một số người có thẩm quyền Ví dụ doanh nghiệp cóthể tạo ra các hàng rào cản trở nhân viên không có phận sự tiếp cận tới tài liệucủa bộ phận nhân sự và bộ phận tiền lương, và phân chia trách nhiệm tách bạchgiữa các quyền phê duyệt, quyền ghi chép sổ sách và quyền thanh toán tiền lươngđể hạn chế các hành vi gian lận.

Phân chia trách nhiệm: Bộ phận nhân sự cần phải tách bạch khỏi tráchnhiệm tính toán lương, thưởng, lập bảng lương, thưởng, chi lương, thưởng vàtrách nhiệm giám sát thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành Nếu khôngchức năng phê duyệt của bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với chức năng thanh toántiền lương dẫn tới các cơ hội tăng mức lương một cách cố ý vì mục đích tư lợihoặc tạo ra nhân viên khống.

1.3.4 Qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểmtoán Báo cáo tài chính

Để đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toáncũng như để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ chokết luận của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của số liệu trên báo cáotài chính, cuộc kiểm toán thường được tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạnlà: Lập kế hoạch và thiết kế các phương pháp kiểm toán, thực hiện kiểm toán,hoàn thành cuộc kiểm toán và công bố báo cáo kết quả kiểm toán.

1.3.4.1 Lập kế hoạch kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cầnthực hiện trong mỗi cuộc kiểm toán nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng nhưcác điều kiện cần thiết khác cho cuộc kiểm toán Việc lập kế hoạch kiểm toán đãđược qui định rõ trong các chuẩn mực kiểm toán hiện hành, chuẩn mực kiểmtoán thứ tư trong 10 chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận rộng rãi đòi hỏi “công tác kiểm toán phải được lập kế hoạch kiểm toán đầy đủ và các trợ lý, nếu cóphải được giám sát đúng đắn” Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 “lập kếhoạch kiểm toán” cũng nêu rõ kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần lập kếhoạch kiểm toán để có thể đảm bảo được rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hànhmột cách có hiệu quả.

1.3.4.1.1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán

Qui trình kiểm toán được bắt đầu khi kiểm toán viên và công ty kiểm toánthu nhận một khách hàng Còn đối với khách hàng hiện tại kiểm toán viên phảiquyết định liệu có tiếp tục kiểm toán hay không? Trên cơ sở đã xác định được đốitượng khách hàng có thể phục vụ trong tương lai, công ty kiểm toán sẽ tiến hànhcác công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: đánh giákhả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngũnhân viên kiểm toán và đạt được một hợp đồng kiểm toán.

1.3.4.1.2 Thu thập thông tin cơ sở

Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, như đã xác định trong Chuẩn mựckiểm toán Việt Nam số 300, lập kế hoạch kiểm toán Kiểm toán viên thu thậphiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệthống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi rovà lên kế hoạch kiểm toán Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá khảnăng có những sai sót trọng yếu, đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu vàthực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết thực hiện cuộckiểm toán và việc mở rộng các thủ tục kiểm toán cần thiết khác.

Việc am hiểu về công việc kinh doanh, ngành kinh doanh của khách hàngvà kiến thức về các mặt hoạt động của công ty là cần thiết cho việc thực hiệnkiểm toán đầy đủ Sự thu thập thông tin cơ sở được thực hiện bằng nhiều cáchtrong đó có cách chủ yếu là thu thập kiến thức về ngành nghề kinh doanh và côngviệc kinh doanh của khách hàng, xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán trước và hồsơ kiểm toán chung, tham quan nhà xưởng, nhận diện các bên hữu quan, đánh giánhu cầu chuyên gia bên ngoài.

Đối với kiểm toán chu trình tiền lương kiểm toán viên tìm hiểu về chínhsách tiền lương của đơn vị, chính sách tuyển dụng, các quy chế lao động cũngnhư việc chấm dứt hợp đồng lao động của đơn vị khách hàng Bên cạnh đó,KTV cần chú trọng vào sự phê duyệt lương, quyết định tăng lương cũng như sựphân tách trách nhiệm giữa các phòng ban đặc biệt là phòng tổ chức lao động vàphòng kế toán.

1.3.4.1.3 Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Nếu các thông tin cơ sở thu thập ở trên giúp cho kiểm toán viên hiểu đượcvề các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tinvề nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trìnhmang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh của khách

hàng, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giámđốc công ty khách hàng bao gồm: giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các báocáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành haytrong vài năm trước, biên bản các cuộc họp cổ động, Hội đồng quản trị và Bangiám đốc, các hợp đồng và cam kết quan trọng.

1.3.4.1.4 Thực hiện thủ tục phân tích

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành số 520- các thủ tục phântích, các thủ tục phân tích được áp dụng cho tất cả các giai đoạn của cuộc kiểmtoán: “chuyên gia kiểm toán phải tiến hành các thủ tục phân tích khi lập kế hoạchvà kiểm tra tính hợp lý của toàn bộ báo cáo tài chính”.

Thủ tục phân tích theo định nghĩa của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số520: “là quá trình đánh giá các thông tin tài chính được thực hiện thông qua việcnghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu tài chính và dữ liệu phitài chính Nó bao hàm cả việc so sánh số liệu trên sổ với các số liệu ước tính củakiểm toán viên”.

Sau khi đã thu thập được các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháplý của khách hàng KTV tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với cácthông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nộidung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán.Các thủ tục phân tích sử dụng cho việc lập kế hoạch kiểm toán nhằm vào cácmục tiêu sau đây:

1- Thu thập hiểu biết về nội dung các Báo cáo tài chính và những biến đổi quantrọng về kế toán và hoạt động kinh doanh của khách hàng vừa mới diễn ra kể từlần kiểm toán trước.

2- Tăng cường sự hiểu biết của KTV về hoạt động kinh doanh của khách hàng vàgiúp KTV xác định các vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục củakhách hàng.

Các thủ tục phân tích được KTV tiến hành gồm có hai loại cơ bản là phântích ngang và phân tích dọc

Trong chu trình tiền lương và nhân viên, mục tiêu của việc thực hiện thủtục phân tích sơ bộ là nhằm đảm bảo chi phí tiền lương là hợp lý.

Khi phân tích và đánh giá tổng quát về tiền lương và nhân viên, KTV cóthể xây dựng và phân tích các mối quan hệ giữa các dữ liệu KTV lựa chọn ramột vài khoản mục rồi đem so sánh với các khoản mục tương ứng từ những năm

trước đó hoặc so sánh với các khoản mục khác trong cùng kỳ hạch toán Thôngthường KTV sử dụng các tỷ lệ trong quá trình so sánh với các khoản mục kháctrong cùng kỳ hạch toán bởi vì nếu doanh không có gì thay đổi về bản chất kinhdoanh của doanh nghiệp, về qui trình sản xuất hoặc về các phương pháp hạchtoán … thì mối quan hệ giữa các tài khoản sẽ biến động không đáng kể qua thờigian KTV có thể tính toán các tỷ lệ nhằm xác định mối quan hệ giữa các tàikhoản, khoản mục có đúng theo dự kiến của mình hay không Chẳng hạn, nếutổng số chi phí nhân công trực tiếp chiếm xấp xỉ 30% trừ những trường hợp thayđổi xảy ra mà ảnh hưởng tới quan hệ đó mà đã được chỉ ra trong báo cáo tàichính Nếu các mối quan hệ biến động sai lệch đáng kể so với các kết quả dựkiến của KTV thì cần phải quyết định tăng cường các thử nghiệm cơ bản đối vớicác số dư tài khoản.

Để phát hiện những sai phạm của các tài khoản chi tiền lương thông quanhững biến động bất thường thì kiểm toán viên có thể tiến hành so sánh số liệucủa các tài khoản chi phí liên quan đến tiền lương giữa kì này với kì kế toántrước.Tuy nhiên khi so sánh giữa các kì kế toán, KTV cần phải tính đến sự thayđổi của khối lượng công việc hoàn thành và của quĩ lương cho phép giữa các kỳkế toán.

Việc so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết về BHXH, BHYT, và KPCĐcủa kỳ này so với các kỳ trước sẽ giúp KTV phát hiện ra những sai phạm vềkhoản trích theo tiền lương của doanh nghiệp Mặt khác, KTV cũng có thể xemxét và đem so sánh giữa sự biến động của tiền lương và sự biến động của cáckhoản trích theo xem có hợp lý không.

Sau đây là bảng tổng hợp các thủ tục phân tích và đánh giá tổng quát chutrình tiền lương và nhân viên áp dụng cho các tài khỏan, khoản mục trên bảngcân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong chu trình tiềnlương và nhân viên để phát hiện ra các lĩnh vực cần phải tiến hành thêm các cuộcđiều tra chi tiết.

Bảng 1: Các thủ tục phân tích và đánh giá tổng quát chu trình tiền lương và nhân viên

So sánh số dư của tài khoản chi phí tiền lương với cácnăm trước

Sai phạm của các tài khoảnchi phí tiền lương

So sánh tỉ lệ của chi phí nhân công trực tiếp trong tổngchi phí kinh doanh / doanh thu với các năm trước

Sai phạm về chi phí nhâncông trực tiếp

chi phí bán hàng với các năm trước bán hàngSo sánh tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân trong tổng số tiền

lương với các năm trước.

Sai phạm về thuế thu nhậpSo sánh các tài khoản chi tiết theo dõi về BHXH, BHYT,

KPCĐ được tính dồn của kỳ này so với kỳ trước

Sai phạm về các khoản tríchtrên tiền lương.

1.3.4.1.5 Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro

Khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xem xét đến các nhân tố có thể làmphát sinh những sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính Đánh giá của kiểm toánviên về mức trọng yếu liên quan đến số dư cuối kì của các khoản mục sẽ giúpkiểm toán viên lựa chọn các thủ tục kiểm toán thích hợp.

- Đánh giá tính trọng yếu: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV

phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của báo cáo tài chínhcó thể chấp nhận được Việc ước lượng ban đầu về tính trọng yếu sẽ giúp chokiểm toán viên trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp hơn NếuKTV xác định mức trọng yếu là thấp nghĩa là mức sai sót có thể chấp nhận đượcphải thấp như vậy số lượng bằng chứng kiểm toán cần phải thu thập được sẽnhiều hơn trong trường hợp KTV xác định mức trọng yếu cao hơn.

Phải trả công nhân viên và chi phí tiền lương là những khoản mục quantrọng trên báo cáo tài chính, tùy từng đối tượng, kinh nghiệm phán xét nghềnghiệp của KTV mà việc đánh giá mức độ trọng yếu cho khoản mục tiền lươngphụ thuộc vào:

+ Qui mô của tiền lương, các khoản trích theo lương và các tỷ trọngcủa nó chiếm trong tổng chi phí sản xuất.

+ Sự xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên: thông thường, KTVphân bổ mức trọng yếu cho khoản mục tiền lương theo doanh thu hoặc giá vốn.

- Đánh giá rủi ro: có ba loại rủi ro mà KTV cần đánh giá trong giai đoạn

lập kế hoạch kiểm toán.

Rủi ro cố hữu: Về bản chất, tiền lương là giá trị sức lao động mà người laođộng đã đóng góp vào công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và lợi ích củangười lao động và người sử dụng lao động nên rủi ro tiềm tàng xảy ra ở đây làxuất hiện số giờ lao động khống hoặc số lượng lao động khống nhằm tăng chi phítiền lương của doanh nghiệp Ngoài ra, KTV cần xem bản chất kinh doanh củakhách hàng, chính sách lương, hình thức trả lương của từng khách hàng, tínhtrung thực của Ban giám đốc và kết quả kiểm toán lần trước cùng các nghiệp vụkhông thường xuyên để xác định được rủi ro cố hữu chính xác.

Rủi ro kiểm soát: thông qua quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộchu trình tiền lương và nhân viên của khách hàng mà kiểm toán viên đánh giá rủiro kiểm soát là cao hay thấp Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương vànhân viên cần chú trọng vào qui trình phê duyệt và sự phân chia trách nhiệmtrong qui trình tuyển dụng và thanh toán lương cho người lao động Nếu hệ thốngkiểm soát của khách hàng tốt nghĩa là việc tuyển dụng lao động và kí kết hợpđồng lao động đều có sự phê chuẩn của Ban giám đốc, bảng lương, bảng chấmcông đều có sự phê duyệt của trưởng phòng, kế toán trưởng và giám đốc…thì rủiro kiếm soát sẽ ở mức thấp và ngược lại.

Rủi ro phát hiện: đây là khả năng tồn tại các sai sót hoặc gian lận màkhông được phát hiện bởi hệ thống kiếm soát cũng như kiểm toán viên Trình độcủa kiểm toán viên là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc phát sinh rủi rophát hiện.

Sau khi đánh giá mức trọng yếu cho toàn bộ cuộc kiểm toán, kiểm toánviên phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các bộ phận Phân bổ ướclượng ban đầu về tính trọng yếu là cần thiết vì bằng chứng được thu thập theo cácbộ phận hơn là theo toàn bộ báo cáo tài chính nói chung.

1.3.4.1.6 Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủiro kiểm soát

Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nôi bộ của khách hàng và đánh giá rủi rokiểm soát là một phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong quátrình lập kế hoạch kiểm toán Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúpcho KTV thu thập được những bằng chứng thích hợp hơn Trong chu trình tiềnlương và nhân viên, để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ thì KTV cần chútrọng đến các khía cạnh:

+ Nghiệp vụ phê duyệt: từ việc tuyển dụng đến việc thanh toánlương cho nhân viên cần có qui định rõ ràng và phải có dấu vết của người phêchuẩn trên các hóa đơn chứng từ như bảng tính lương, phiếu đề nghị thanh toán,hợp đồng lao động, bảng chấm công…

+ Ghi sổ sách kế toán: việc phát sinh chi phí và ghi sổ kế toán cầnphải được thực hiện đầy đủ và kịp thời.

+ Thanh toán tiền lương và các khoản liên quan phải có đầy đủ hóađơn chứng từ và phải có chữ kí của người lao động nhận lương trong bảng thanhtoán lương.

+ Tiếp cận đến hệ thống sổ sách.

+ Phân chia trách nhiệm: trách nhiệm của từng người cần phảiđược phân chia rõ ràng Ví dụ như bộ phận nhân sự phải tách bạch với việc tínhchi phí lương, thưởng, lập bảng lương, chi lương, thưởng

1.3.4.1.7 Thiết kế chương trình kiểm toán

Chương trình kiểm toán của kiểm toán chu trình tiền lương bao gồm 3phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp cácsố dư Việc thiết kế các loại hình trắc nghiệm này đều gồm bốn nội dung: xácđịnh thủ tục kiểm toán, qui mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gianthực hiện.

 Thiết kế trắc nghiệm công việc

Các thủ tục kiểm toán của trắc nghiệm công việc thường tuân theo

phương pháp luận bốn bước:

- Cụ thể hóa các mục tiêu KSNB cho khoản mục tiền lương.

- Nhận diện các quá trình kiểm soán đặc thù có tác dụng làm giảm rủi rokiểm soát của từng mục tiêu KSNB trong chu trình tiền lương

- Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với từng quá trình kiểm soát đặcthù nói trên.

- Thiết kế các trắc nghiệm công việc cho từng mục tiêu KSNB có xétđến nhược điểm của hệ thống KSNB và kết quả ước tính của thửnghiệm kiểm soát.

Qui mô mẫu chọn trong trắc nghiệm này được xác định thông qua

phương pháp chọn mẫu thống kê được sử dụng để ước tính tỉ lệ của phần tử trongmột tổng thể có chứa một đặc điểm hay thuộc tính được quan tâm.

Khoản mục được chọn là phần tử mang tính đại diện cao ( như tiền lương

của một tháng nào đó hay tiền lương của một bộ phận nào đó)

Thời gian thực hiện được tiến hành vào thời điểm giữa năm hoặc cuối nămtài chính.

 Thiết kế trắc nghiệm phân tích

Các thủ tục kiểm toán của trắc nghiệm phân tích là:

- Xác định số dư tài khoản và sai sót tiềm tàng cần được kiểm tra

- Tính toán giá trị ước tính chi phí lương thông qua số lượng nhân viênvà tiền lương trung bính của một công nhân theo hợp đồng lao động vàchính sách trợ cấp cho nhân viên

- Xác định giá trị chênh lệch trọng yếu - Đánh giá kết quả kiểm tra

 Thiết kế trắc nghiệm trực tiếp số dư

Trước tiên là đánh giá tính trọng yếu và rủi ro cố hữu với khoản mục phảitrả công nhân viên: thông qua việc ước lượng ban đầu về tính trọng yếu và phânbổ ước lượng này cho khoản mục phải trả công nhân viên trên Báo cáo tài chính,KYV sẽ xác định được sai số có thể chấp nhận được cho khoản mục này Bêncạnh đó, rủi ro cố hữu của khoản mục tiền lương là tương đối và phụ thuộc vàochính sách lương, bản chất kinh doanh của doanh nghiệp nên nếu rủi ro này caothì số lượng bằng chứng thu thập càng nhiều và trắc nghiệm trực tiếp số dư càngđược mở rộng.

Sau đó là đánh giá rủi ro kiểm soát, xem xét tính hiệu quả của hệ thốngkiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và nhân viên Quá trình kiểm soát hiệu quảsẽ làm giảm rủi ro kiểm soát và do đó số lượng bằng chứng cần thu thập trongtrắc nghiệm trực tiếp số dư sẽ giảm xuống, chi phí kiểm toán sẽ giảm xuống vàngược lại.

Dự đoán kết quả của trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm phân tích đểthiết kế trắc nghiệm trực tiếp số dư

Các thủ tục kiểm toán trong phần này mang tính chủ quan và đòi hỏi

những phán xét nghề nghiệp quan trọng do đó tùy thuộc vào kết quả của trắcnghiệm công việc và trắc nghiệm phân tích và điều kiện cụ thể mà KTV thiết kếtrắc nghiệm trực tiếp số dư của chu trình tiền lương.

Qui mô mẫu chọn trong khảo sát chi tiết số dư được xác định theo

phương pháp chọn mẫu thống kê để ước tính sai số bằng tiền trong tổng thể đangđược kiểm toán từ đó chọn ra qui mô mẫu thích hợp

Khoản mục được chọn: Chọn ngẫu nhiên bằng bảng số ngẫu nhiên hoặc

chương trình máy tính hoặc phương pháp chọn mẫu hệ thống để được các phầntử đại diện.

Thời gian thực hiện: vào thời điểm cuối kì ( kết thúc niên độ kế toán).

1.3.4.2 Thực hiện kiểm toán

Thực hiện kiểm toán là quá trình sử dụng các phương pháp kĩ thuật kiểmtoán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán.Đó là quá trình triển khai chủ động và tích cực các kế hoạch kiểm toán, chươngtrình kiểm toán nhằm đưa ra những ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp

lý của Bảng khai tài chính trên cơ sở những bằng chứng kiểm toán đầy đủ và tincậy.

Cũng như việc kiểm toán các khoản mục khác, kiểm toán tiền lương vàcác khoản trích theo lương cũng áp dụng các thử nghiệm kiểm soát và thửnghiệm tuân thủ.

1.3.4.2.1 Thử nghiệm kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi tìm hiểu hệ thống kiểmsoát nội bộ Nhìn chung những bằng chứng nội bộ được chuẩn bị bởi đơn vị đượckiếm toán là bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục nhất mà có sẵn cho việckiểm tra các tài khoản tiền lương Cho nên KTV thường chủ yếu dựa vào các thửnghiệm kiểm soát trong các cuộc kiểm toán tiền lương hơn là việc thực hiện thửnghiệm cơ bản Chu trình tiền lương và nhân viên bắt đầu bằng việc thuê mướncon người và kết thúc với việc thanh toán cho nhân viên về các loại dịch vụ hoànthành và thanh toán cho Nhà Nước và các tổ chức về các khoản thuế và cáckhoản trích theo lương.

Thực hiện thử nghiệm kiểm soát chu trình tiền lương và nhân viên gồmkhảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, khảo sát tiền lương khống,khảo sát việc phân bổ chi phí về tiền lương và các đối tượng sử dụng lao động vàkhảo sát các khoản trích trên tiền lương.

 Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên

Bảng tính lương của đơn vị được kiểm toán chính là cơ sở để thanh toántiền lương, ghi chép vào sổ sách kế toán và phân bổ chi phí tiền lương do đó nóthường là xuất phát điểm trong các cuộc khảo sát của KTV về tiền lương và nhânviên.

KTV chọn ra bảng tính lương của một kỳ nào đó ( hoặc một số kỳ) Sauđó KTV kiểm tra lại độ chính xác số học của việc tính toán Tiếp theo KTV chọnra một bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và một bảng tổng hợp việc phân bổchi phí nhân công rồi thẩm tra độ chính xác số học của các bảng này Đồng thờicon số tổng hợp này cũng được đối chiếu với sổ nhật ký tiền lương và Sổ Cái.

Tính chính xác của tiền lương và việc phân bổ vào các tài khoản hợp lý làđiểm rất quan trọng đối với KTV vì sự ảnh hưởng đáng kể của tiền lương tới rấtnhiều khoản mục, chỉ tiêu trên báo cáo tài chính như sản phẩm dở dang, thànhphẩm, phải trả công nhân viên …

Tiếp theo KTV chọn ra một mẫu ngẫu nhiên gồm một vài nhân viên từbảng tính lương và lấy ra các hồ sơ nhân sự của mỗi nhân viên đó Sau đó KTVkiểm tra các hồ sơ và rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự với các thông tinnhư vậy trên bảng tính lương để xác định xem công ty có thực hiện đúng với hợpđồng lao động hay không.

 Các khảo sát tiền lương khống

Có một số cách để nhân viên có thể gian lận trong tiền lương trong đó cóhai hình thức phổ biến nhất là số nhân viên khống và số giờ khống.

- Số nhân viên khống: đối với những nhân viên đã mãn hạn hợp đồng vớicông ty hoặc những nhân viên thực sự không làm việc cho công ty nhưng vẫn cótên trong bảng thanh toán lương Hành động này rất dễ xảy ra với những đơn vịmà nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không đượctuân thủ Ví dụ người quản đốc vừa lập bảng chấm cống vừa thực hiện việc chilương thì gian lận xảy ra rất cao.

Có một số thủ tục kiểm tra có thể được thực hiện cho các phiếu chi đãthanh toán để phát hiện ra các gian lận KTV có thể so sánh tên trên các phiếu chilương với bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các giấy tờ khác vềchữ ký phê chuẩn Nếu có sự bất thường thì đó chính là dấu hiệu cần được kiểmtra.

Một thủ tục khác nữa là KTV có thể đối chiếu các nghiệp vụ ghi sổ đượcchọn trên sổ nhật ký tiền lương với phòng nhân sự để xác định xem nhân viên đócó được thuê mướn trong kỳ hay không Hoặc kiểm tra xem những nhân viên đãchấm dứt hợp đồng lao động với công ty còn có tên trong danh sách nhận lươnghay không.

Trong một số trường hợp, kiểm toán viên có thể yêu cầu một cuộc trảlương đột xuất Đối với hình thức này thì KTV phải quan sát kỹ những nhân viênđược chọn khi tiến hành các thủ tục nhận lương Những phiếu chi mà không cóngười nhận sẽ là đối tượng để tiến hành kiểm tra Tuy nhiên đây là thủ tục rất tốnkém hơn nữa lại có thể gây ra mâu thuẫn với đơn vị khách hàng.

- Số giờ khống: Đối với những đơn vị mà việc quản lý thời gian lao độngcủa nhân viên thiếu hoặc có sự thông đồng giữa nhân viên với người quản đốc.Đây là hình thức gian lận rất khó phát hiện và thường được ngăn ngừa bằng cácquá trình kiểm soát thích hợp hơn là kiểm toán viên phát hiện ra nó.

 Các khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sửdụng lao động

Việc tính và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao độngkhông chính xác sẽ dẫn tới sai lệch các tài sản trên bảng cân đối kế toán, sai lệchcác chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh sẽ làm sai lệch giá trị của các chỉtiêu như giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp của doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chiphí quản lý doanh nghiệp, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp…

Do vậy việc thực hiện khảo sát về các thủ tục kiểm soát nội bộ trong việcphân bổ chi phí tiền lương vào đối tượng sử dụng lao động đóng vai trò quantrọng Trong đó KTV cần chú ý tới tính nhất quán trong việc áp dụng thực hiệnviệc phân bổ vào từng loại chi phí giữa các kỳ kế toán ( bộ phận gián tiếp và bộphận trực tiếp) Thêm vào đó, KTV cũng cần kiểm tra qui định hiện hành và cácchính sách về hạch toán tiền lương được công ty đề ra.

 Các khảo sát đối với các khoản trích theo lương

Theo quy định của chính sách kế toán hiện hành, quỹ bảo hiểm xã hội,quỹ bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn là các khoản trích theo lương Đối vớicác khoản này thì kiểm toán viên cần lấy kết quả của việc kiểm toán tiền lươnglàm căn cứ tính ra quĩ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Đồngthời đối chiếu với các biên bản xác nhận của cơ quan bảo hiểm xem đơn vị cóhạch toán đúng hay không.

1.3.4.2.2 Thủ tục phân tích

Thực hiện thủ tục phân tích đòi hỏi nhiều sự phán đoán của KTV Thôngthường thực hiện thủ tục phân tích tiền lương trải qua 5 giai đoạn như sau:

Phát triển một mô hình : Kết hợp với các biến tài chính và biến hoạt động.

Khi phát triển mô hình phân tích chu trình tiền lương và nhân viên, KTVxác định các biến tài chính như chi phí tiền lương, thuế thu nhập cá nhân… trongquan hệ với các biến số như: số lượng nhân viên, mức tiền lương bình quân, sốlượng sản phẩm, đơn giá tiền lương, hoặc tỷ lệ tiền lương và tổng chi phí haydoanh số…

Mục đích của việc phân tích chu trình tiền lương ảnh hưởng đến việc lựachọn các biến số cụ thể để xây dựng mô hình như là việc dự đoán số dư tài khoảnhay để xem xét tính hợp lý của chi phí tiền lương giữa năm nay và năm trước.Thông thường là kiểm tra tính hợp lý của giữa chi phí năm nay và chi phí nămtrước Như vậy có thể tính toán chi phí lương của năm nay từ số lượng nhân viên,

mức lương trung bình của mỗi nhân viên, số liệu này sẽ được so sánh với tổngchi phí lương của năm trước.

Việc kết hợp các biến độc lập có liên quan đến chu trình tiền lương sẽ xâydựng được một mô hình dự đoán chính xác và hiệu quả do đó để tăng tính chínhxác của dự đoán cần phát triển mô hình theo hướng chi tiết hóa dữ liệu.

2 Xem xét tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ

Tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính được sử dụng trong mô hìnhảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của dự đoán và tới bằng chứng kiểm toánthu được từ thủ tục phân tích do đó các dự tính càng chi tiết thì độ tin cậy càngcao do độc lập với tài khoản được dự tính.

Đánh giá độ tin cậy của dữ liệu cần xem xét trên nhiều mặt như:

- Nguồn dữ liệu từ bên ngoài hay từ bên trong ( bên ngoài có độ tin cậycao hơn bên trong).

- Tính kế thừa và phát triển các thủ tục kiểm toán dữ liệu từ những nămtrước.

- Mở rộng phạm vi dữ liệu sử dụng

3 Ước tính giá trị và so sánh với giá trị ghi sổ

Dựa theo mô hình đã được xây dựng ở trên, trên cở sở dữ liệu độc lập vàtin cậy có thể so sánh ước tính này với giá trị ghi sổ Tuy nhiên vẫn cần phải chúý đến tính thường xuyên của việc đánh giá ( đánh giá chi phí lương hàng tháng);tính biến động tất yếu và biến động bất thường Ví dụ việc thay đổi chính sáchlương của công ty sẽ tạo ra những biến động tất yếu trong chi phí lương.

4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch

Chênh lệch phát sinh có thể do số dư tài khoản (334, 338, 622, 641,642…) chứa đựng sai sót hoặc có thể chênh lệch được hình thành từ chính ướctính trong phân tích Do đó bất kì một sự chênh lệch lớn nào cũng cần phải điềutra, phỏng vấn nhân viên của khách thể kiểm toán để có lời giải thích hợp lý nhất.Nếu không có lời giải thích hợp lý thì xem xét lại các ước tính Nếu vẫn cònchênh lệch thì giải quyết trong thủ tục kiểm tra chi tiết số liệu.

5 Xem xét những phát hiện qua kiểm toán

Những phát hiện trong thủ tục phân tích bao gồm những sai sót trong tàikhoản mà cả những quan sát hệ thống KSNB, hệ thống thông tin và những vấnđề khác Mọi sự chênh lệch đều cần phải được làm rõ nguyên nhân.

1.3.4.2.3 Kiểm tra chi tiết

Đối tượng kiểm tra chi tiết: số dư tài khoản tiền lương, tiền thưởng, cáckhoản phải tra cho công nhân viên (TK 334), tài khoản phải trả, phải nộp khác(338, 3383 (BHXH), 3384 (BHYT), 3382 (KPCĐ) và các tài khoản chi phí (đầu 6)

Sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát, nếu kiểm toán nhận thấy rằnghệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hoạt động tốt, các sổ nhật ký tiềnlương, các bảng tính lương, bảng chấm công, các phương pháp phân bổ chi phícủa đơn vị được thực hiện nhất quán và chính xác…thì các khảo sát chi tiết số dưsẽ được giảm bớt và ngược lại.

Mục tiêu của các thử nghiệm cơ bản trong kiểm toán tiền lương và cáckhoản trích theo lương và kiểm tra xem các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ có đượcthanh toán và ghi sổ đúng kỳ hay không

 Kiểm tra chi tiết tài khoản 334

Khi tiến hành kiểm tra chi tiết số dư tài khoản 334 (phải trả công nhânviên) KTV phải hiểu rõ các chính sách, cách tính lương và chế độ thanh toán tiềnlương của công ty KTV cũng cần xem xét tính nhất quán của các chính sách vềtiền lương qua các kỳ kế toán Thông thường việc tính lương được thực hiện bởiphòng tổ chức lao động, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng tính lương củaphòng tổ chức để tiến hành chi lương KTV cũng nên đối chiếu số hạch toán củakế toán tiền lương với bảng tính lương của phòng tổ chức.

 Kiểm tra chi tiết tài khoản 338

Đối với các khoản trích theo lương là quỹ bảo hiểm y tế (3384), quỹ bảohiểm xã hội (3383) thì kiểm toán có thể ước tính từ quĩ lương đã được kiểm toánrồi nhân với tỉ lệ trích từ quĩ lương thực hiện là 2% Từ kết quả tính toán đượckiểm toán viên so sánh với số đơn vị hạch toán.

 Kiểm tra chi tiết tài khoản 622, 627, 641, 642

Đối với các tài khoản chi phí KTV chú trọng đến tính hợp lý trong ghinhận chi phí thông qua việc so sánh chi phí kì này với kì trước nhằm phát hiện ranhững biến động bất thường Bên cạnh đó, KTV quan tâm đến tính chính xác củaviệc phân bổ chi phí tiền lương do làm thêm giờ, tăng ca, bồi dưỡng thông quakiểm tra bảng kê có xác nhận của người có trách nhiệm trên bảng kê đó và tiếnhành điều tra, phỏng vấn.

1.3.4.3 Kết thúc kiểm toán

Sau khi kiểm toán viên đã hoàn thành các khảo sát trong các lĩnh vựckiểm toán đặc thù, việc cần thiết tiếp theo là tổng hợp các kết quả và thực hiện

thêm những thủ tục bổ sung cần thiết đây là giai đoạn cuối cùng của một cuộckiểm toán.

1.3.4.3.1 Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ

KTV có trách nhiệm xem xét lại các nghiệp vụ và các sự kiện xảy ra saungày kết thúc niên độ để xác định liệu có sự kiện gì xảy ra mà có thể ảnh hưởngđến ý kiến của KTV hay không Có hai loại sự kiện mà cần đánh giá của KTV:những sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và cần điều chỉnh;những sự kiện không có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính nhưng cầncông khai.

- Những sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, ảnh hưởngđến tính hoạt động liên tục của doanh nghiệp do đó ảnh hưởng trực tiếp đến chutrình tiền lương và nhân viên Chuẩn mực kiểm toán số 570 – hoạt động liên tục“Khi lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán cũng như khi đánh giá và trình bày ýkiến nhận xét trong báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phảiluôn xem xét sự phù hợp của giả định "hoạt động liên tục" mà doanh nghiệp đãsử dụng để lập và trình bày báo cáo tài chính” Do đó các sự kiện sau có thể ảnhhưởng đến tính hoạt động liên tục của doanh nghiệp và đến số dư của các tàikhoản liên quan đến tiền lương cần được công bố và điều chỉnh:

 Tuyên bố phá sản của một khách mua hàng có số dư tài khoản phảithu chưa thanh toán lớn ảnh hưởng đến khả năng thanh toán lươngcho nhân viên.

 Lỗ kinh doanh lớn không đủ khả năng thuê lao động và trả lương. Thay đổi chính sách lương của doanh nghiệp dẫn đến sự biến động

trong quĩ lương doanh nghiệp.

 Không thể trả được nợ, nguy cơ phá sản cao buộc phải thanh toántoàn bộ lương cho người lao động gây khó khăn lớn cho doanhnghiệp.

- Những sự kiện không có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chínhnhưng cần công khai:

 Sự biến động về nhân sự cấp cao, nhân sự chủ chốt có khả nănglàm gián đoạn sản xuất và ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh củacông ty

 Tranh chấp hợp đồng lao động, tranh chấp cá nhân giữa người laođộng và người sử dụng lao động tạo ra môi trường làm việc khôngtốt.

1.3.4.3.2 Tổng hợp và đánh giá kết quả kiểm toán

Vào giai đoạn hoàn thành tất cả các thủ tục kiểm toán đặc thù cho kiểmtoán chu trình tiền lương, điều cần làm là hợp nhất tất cả các kết quả vào một kếtluận chung Kiểm toán viên phải quyết định bằng chứng kiểm toán đã được tậphợp đầy đủ để đảm bảo cho kết luận là các báo cáo tài chính đã được trình bàyphù hợp với chuẩn mực và chính sách kế toán hiện hành hay chưa.

1.3.4.3.3 Lập báo cáo kiểm toán

Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính là một bảng thông báo về kết quảcuộc kiểm toán về Báo cáo tài chính cho người sử dụng báo cáo tài chính Tùytheo kết quả kiểm toán mà kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình Có bốn loại ýkiến kiểm toán là:

- Ý kiến chấp nhận toàn phần- Ý kiến chấp nhận từng phần- Ý kiền từ chối

- Ý kiến không chấp nhận:

Ernst & Young là tên ghép của hai người có công lớn tạo tiền đề cho việcthành lập công ty đó là A.C.Ernst và Athur Young.

Từ giữa năm 1989, văn phòng đại diện của Ernst & Young đã xuất hiện ởViệt Nam, công ty chính thức đi vào hoạt động từ năm 1992 và trở thành công tykiểm toán và dịch vụ chuyên nghiệp quốc tế 100% vốn nước ngoài đầu tiên tronglĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính tại Viêt Nam theo giấy phép đầu tư số 448/GP ngày 3/11/1992 và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 448/GPDC1 ngày23/1/2002 do Ủy Ban Nhà Nước và hợp tác đầu tư nay là Bộ Kế hoạch và đầu tưcấp với số vốn ban đầu là 1 tỷ USD.

PartnerTổng Giám Đốc

Bộ phận kế

Bộ phận nghiệp vụBộ phận Hành Chính

Bộ phận

văn phòngBộ

phận tin học

Bộ phận nhân sự

Phòng tư vấn

thuếPhòng tư

vấn kế toán và tài chínhPhòng

kiểm toán

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam:

Ernst & Young luôn có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, một đội ngũlãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo và đoàn kết Sau đây là mô hình của Ernst&Young Việt Nam, mô hình này được áp dụng theo mô hình của Ernst & Yongtoàn cầu nhưng có những thay đổi phù hợp với các điều kiện của Việt Nam.

2.1.2.1 Khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh theosơ đồ

Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công tyErnst & Young

2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Tổng giám đốc là người quản lý toàn diện các mặt hoạt động của công ty

tại Việt Nam mà cụ thể là 2 văn phòng Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, Tổnggiám đốc còn là người phụ trách việc xây dựng các chiến lược kinh doanh, đadạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp.

Các thành viên trong Ban Giám đốc của công ty đều là các chủ phần hùn(partner) Họ là người trực tiếp đánh giá rủi ro kiểm toán, quyết định kí hợp đồngkiểm toán, thực hiện việc soát xét cuối cùng với mọi hồ sơ kiểm toán, và là ngườiđại diện của công ty ký và ban hành Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý đối vớikhách hàng.

Hệ thống các phòng ban của công ty có thể được chia thành hai bộ phậnchính là bộ phận hành chính và bộ phận nghiệp vụ.

Bộ phận hành chính của công ty bao gồm bộ phận kế toán, tin học và

văn phòng Trong đó:

- Bộ phận kế toán có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài chính kế

toán của công ty.

- Bộ phận văn phòng có chức năng quản lý các công văn đến và đi, quản

lý bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi công tác của các nhân viêntrong công ty đồng thời có nhiệm vụ chuẩn bị và cung cấp cho nhânviên văn phòng phẩm cần thiết cho công việc như các loại bút, giấy in,mực in.

- Bộ phận tin học chịu trách nhiệm cung cấp các thiết bị phần cứng, phần

mềm, quản lý, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ và trợ giúp các nhân viênkhi máy tính của họ cần sửa chữa.

- Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý nhân viên của công ty cũng

như việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên cho công ty, đảm bảo nguồnnhân lực chất lượng, ổn định cho mọi hoạt động của công ty.

Bộ phận nghiệp vụ hiện nay bao gồm phòng kiểm toán, phòng tư vấn và

phòng thuế.Trong đó:

- Phòng kiểm toán: Công ty có bốn nhóm kiểm toán nghiệp vụ thực hiện

dịch vụ kiểm toán với số lượng nhân viên lớn nhất cung cấp dịch vụ chomột khối lượng khách hàng lớn hoạt động trong nhiều lĩnh vực khácnhau như ngành sản xuất, các công trình xây dựng cơ bản, các doanhnghiệp Nhà Nước, các Ngân hàng, các dự án, các công ty có vốn đầu tưnước ngoài…

Các nhân viên và lãnh đạo các nhóm kiểm toán có thể hỗ trợ và kết hợpvới nhau trong cùng một cuộc kiểm toán để đảm bảo đáp ứng đủ nhân lực và hiểubiết cho mọi cuộc kiểm toán.

Đứng đầu các nhóm kiểm toán là các trưởng nhóm (các chủ nhiệm kiểmtoán cao cấp) Các nhân viên trong nhóm tùy theo số năm kinh nghiệm và khảnăng công tác được phân công làm việc ở các mức độ khác nhau Như vậy, có thểchia các nhân viên thành từng nhóm: Chủ nhiệm kiểm toán cao cấp, chủ nhiệmkiểm toán, kiểm toán viên được cấp chứng chỉ CPA của bộ tài chính, kiểm toánviên chưa có chứng chỉ CPA và các trợ lý kiểm toán viên.

- Phòng tư vấn kế toán và tài chính: thực hiện tư vấn kế toán và tư vấn tài

chính doanh nghiệp, trong đó tư vấn quản trị doanh nghiệp là thế mạnh