TẤT cả QUY TRÌNH AN NINH CTPAT

QUY TRÌNH THÔNG BÁO SỰ CỐ BẤT THƯỜNG CHO HẢI QUAN Ban giám đốc công ty TNHH ………….. thống nhất quy trình thông báo sự cố bất thường cho Hải quan, nhà nhập khẩu hãng tàu như sau. Board of Management of …………. issued the procedure to notify the Importer and or law enforcement agencies and internal reporting if significant anomalies, illegal, or suspicious activities are detected as follows: I. Mụcđích The purpose: Đảm bảo an ninh cho hàng hóa và các nước nhập khẩu. Ensure security for all cargo and the importing nations. Để đảm bảo tuân thủ đúng những quy định về CTPAT. In order to comply with CTPAT regulations II. Phạm vi ápdụng Scope of application: Công ty………… III. Cơ sở pháp lý Legal basis: Căn cứ vào các quy định trong chính sách an ninh của công ty và các quy định về CTPAT của khách hàng. Base on the company’s security policy and the CTPAT standards of our customers. IV. Nội dung quy trình Process contents: 1. Nhân viên an ninh và nhân viên bảo vệ của nhà máy sẽ chịu trách nhiệm giám sát về an ninh hàng hóa và con người tại nhà máy. Giám sát, theo dõi khu vực xuất hàng đóng gói hàng thành phẩm, khu vực chất hàng lên container xe tải. The facility’s security staffs and security guards are responsible of monitoring the cargo and personnel security.Finishing goods packing and loading to containertruck areas must be monitored and tracked. 2. Nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm về an toàn cho hàng hóa từ công ty đến cảng, áp tải hàng hóa trong quá trình trung chuyển hàng hóa ra cảng, thông quan hàng hóa an toàn tại cảng.

NOTIFIED OF SHIPMENT DEPT CSR - CTPAT NO SE.5.06 02 May 2015 REVISED ON ANORMALIES PROCEDURE PREPARED BY PAGE Biên soạn Kiểm tra Duyệt Prepared by Reviewed by Approved by CSR TEAM 1/3 QUY TRÌNH THÔNG BÁO SỰ CỐ BẤT THƯỜNG CHO HẢI QUAN Ban giám đốc cơng ty TNHH ………… thống quy trình thông báo cố bất thường cho Hải quan, nhà nhập khẩu/ hãng tàu sau Board of Management of ………… issued the procedure to notify the Importer and/ or law enforcement agencies and internal reporting if significant anomalies, illegal, or suspicious activities are detected as follows: I II Mụcđích/ The purpose: Đảm bảo an ninh cho hàng hóa nước nhập Ensure security for all cargo and the importing nations Để đảm bảo tuân thủ quy định C-TPAT In order to comply with C-TPAT regulations Phạm vi ápdụng/ Scope of application: Công ty………… III Cơ sở pháp lý/ Legal basis: Căn vào quy định sách an ninh cơng ty quy định C- TPAT khách hàng Base on the company’s security policy and the C-TPAT standards of our customers IV Nội dung quy trình/ Process contents: Nhân viên an ninh nhân viên bảo vệ nhà máy chịu trách nhiệm giám sát an ninh hàng hóa người nhà máy Giám sát, theo dõi khu vực xuất hàng đóng gói hàng thành phẩm, khu vực chất hàng lên container/ xe tải The facility’s security staffs and security guards are responsible of monitoring the cargo and personnel security.Finishing goods packing and loading to container/truck areas must be monitored and tracked Nhân viên xuất nhập công ty chịu trách nhiệm an tồn cho hàng hóa từ cơng ty đến cảng, áp tải hàng hóa q trình trung chuyển hàng hóa cảng, thơng quan hàng hóa an tồn cảng Import-Export personnel are responsible for the goodsecurity from facility to the port and cargo escorted to the port of transshipment and customs clearance at the port safely Trong q trình vận chuyển có dấu hiệu bất thường như: tài xế cho người giang, dừng xe khu vực vắng vẻ, mở cửa xe, gặp gỡ người đáng nghi… nhân viên xuất nhập nhanh chóng gọi điện thoại thơng báo xác vấn đề xảy với nhân viên hải quan để nhân viên hải quan tạm dừng việc làm thủ tục thông quan cho xe hàng bị nghi ngờ Đồng thời, nhân viên xuất nhập thông báo cho trưởng phận Xuất Nhập công ty cố xảy During transportation, if any abnormal signs such as hitchhiker, stop the car in a deserted area, opened the door, meet suspicious people… import-export personnel must immediately report by calling to customs staff the exact details, customs staff will delay the clearance procedure for suspected goods.At the same time, ImportExport personnel inform an incident to company Import-Export manager Nội dung báo cáo/ Incident reporting contents: a Báo cáo với Hải quan/ Nhà nhập khẩu/ Consolidator incident reporting must be include: - Người báo cáo/ Reporter name - Phân loại cố ( nghiêm trọng/ không nghiêm trọng)/ Type of incident ( Severe/ - Non-Severe incidents) Thời gian xảy cố/ Time of incident Địa điểm xảy cố/ Location of incident Lộ trình container/ Current location of container Nội dung cố/ Incident details Ảnh hưởng cố đến người tài sản/ Injury to person or property Giới hạn load /Load terms Hãng vận tải /Trucking company Biển số xe, đầu kéo/ Trailer, container number Số seal/ Seal number - Điểm xuất phát/ Point of origin - Điểm đến/ Point of destination - Người lien hệ/ Law enforcement contact - Số lượng hàng/ Case # b Báo cáo nội bộ/ Internal incident reporting must be include: - Người báo cáo/ Reporter name - Sự cố xảy ra/ Incident issue - Thời gian xảy cố/ Date/time of incident - Địa điểm xảy cố/ Where incident took place - Sự cố xử lý nào/ How was the incident resolved Khi xe hàng bị nghi ngờ đến cảng, nhân viên xuất nhập công ty kết hợp với nhân viên hải quan tiến hành kiểm tra lập biên xác nhận trạng hàng hóa trước cho thơng quan When suspected vehicle coming, the facility im-export personnel combine with customs officials inspect and make records to confirm the status of goods before customs clearance Nhà máy cam kết thực tốt, chặt chẽ quy định an ninh để đảm bảo an ninh an tồn cho hàng hóa, cho nước nhập khẩu, kip thời xử lý nghiêm trường hợp vi phạm an ninh Facility commits to implementing all security regulations well and closely, to ensure that it’s safe for goods and importing country, so we will promptly handle in case of security breaches QUY TRÌNH TỰ KIỂM TRA AN NINH ĐỊNH KỲ CẤU TRÚC VÀ BẢO DƯỠNG TỊA NHÀ I Mục Đích: Để đảm bảo chương trình An Ninh Thương Mại Hải Quan Chống Khủng Bố (C-TPAT), Cơng ty…………… ban hành quy trình an ninh vật lý để kiểm tra cấu trúc bảo dưỡng tòa nhà II Thực hiện: Cơng ty tiến hành kiểm tra an ninh vật lý cấu trúc bảo dưỡng tòa nhà ngày  - Người kiểm tra bao gồm: Đại diện bảo vệ: Ông: - Đội trưởng bảo vệ Đại diện nhân sự: Bà: - Chủ quản nhân Đại diện ban an ninh: Ông: - GĐ Hành chính, phụ trách an ninh Ban an ninh thông báo ngày tiến hành kiểm tra cấu trúc bảo dưỡng nhà máy cho bên có liên quan ngày  Các danh mục kiểm tra cấu trúc hệ thống an ninh nhà xưởng theo phiếu kiểm tra An Ninh: Kiểm tra cổng (bên & bên ngoài) Kiềm tra bờ tường & hàng rào (bên & bên ngoài) Kiểm tra cửa & ổ khóa (bên & bên ngồi) Kiểm tra hàng rào chắn container khu vực xuất/nhập hàng - Hệ thống đèn chiếu sáng.(bên & bên ngoài) - Hệ thống báo động (Bên & bên ngoài) - Hệ thống CCTV - Kho bãi đậu xe - Kiểm tra trần nhà ( bên & bên ngồi) III Quy trình kiểm tra cải tiến:  Trong kiểm tra - Chụp hình ảnh ghi nhận lại tất phát trình kiểm tra  Sau kiểm tra - Tố chức họp để lập biên ghi nhận lại việc (có hình ảnh với ngày giờ) bao gồm - - ban giám đốc bên có liên quan Thơng báo kết kiểm tra họp Đề nghị hướng giải để khắc phục sữa chữa/ bảo dưỡng nhà xưởng lên kế hoạch với thời gian hoàn thiện  Biện pháp khắc phục - Trường hợp nhẹ: Liên hệ phận bảo trì, phận 6S để xử lý Sau hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng ban an ninh ghi nhận lại kết thực (chụp hình ảnh có ngày & người thực hiện) hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng báo cáo cho Ban - Giám Đốc Trường hợp nặng: Ban an ninh lên kế hoạch cụ thể trình báo với Ban Giám Đốc để phê duyệt Nếu có thay đồi hay mở rộng kết cấu nhà xưởng cần liên hệ với quyền địa phương để xin giấy phép xây dựng (nếu cần) Sau cấp giấy phép tiến hành sữa chữa/ xây dựng (bởi nội hay liên hệ nhà thầu để thi công) Khi hoàn thiện việc xây dựng/ sữa chữa, ban an ninh ghi nhận lại việc (chụp hình ảnh có ngày & người thực hiện) hồn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng báo cáo cho Ban Giám Đốc kết cải thiện định ngày kiểm tra lại Chú ý: Ban Giám Đốc thành viên có liên quan phải kiểm tra an ninh kết cấu bảo dưỡng nhà xưởng định kỳ tháng lưu trữ hồ sơ để đảm bảo thực theo quy trình IV ĐỐI VỚI BAN AN NINH - Tiến hành đánh giá an ninh định kỳ hàng tháng không báo trước tất nội dung theo tiêu chuẩn an ninh C-TPAT Giám sát hoạt động hàng ngày nhà máy Đưa quy trình, sách an ninh đảm bảo nhà máy phải tuân thủ Tổ chức buổi huấn luyện an ninh nhà máy cho công nhân phận có liên quan Duyệt Biên soạn DEPT CSR - CTPAT NO SE.8.02 02 May 2015 REVISED ON DISCIPLINE PROCEDURE IN CASE OF IT SECURITY VIOLATION PREPARED BY PAGE Biên soạn Kiểm tra Duyệt Prepared by Reviewed by Approved by CSR TEAM 6/4 QUY TRÌNH XỬ LÝ KỶ LUẬT TRONG TRƯỜNG HỢP AN NINH CNTT BỊ XÂM PHẠM Mục đích Purpose Nhằm đảm bảo độ an tồn cao cho máy tính giúp người sử dụng có ý thức việc sử dụng máy tính In order to ensure the security for computer and help users have good attitude in using computer Phạm vi/ Applicable Áp dụng cho tất công nhân viên thuộc công ty TNHH Applied for all employees of Kovina Fashion Inc Những hành vi vi phạm an ninh máy tính: Violation actions 3.1 Sử dụng máy tính: Computer using a) Xâm nhập trái phép tài liệu không thuộc thẩm quyền Unauthorized access data b) Xóa, chỉnh sửa liệu quan trọng công ty Delete or adjust the important data of factory c) Lợi dụng internet khai thác, sử dụng, tìm kiếm trao đổi thơng tin phục vụ cho mục đích cá nhân d) e) f) g) 3.2 Take advantage of internet to use, search and exchange the data for personnel purpose Lợi dụng internet email để chống lại nhà nước CHXHCN Việt Nam; gây rối loạn an ninh, trật tự, vi phạm đạo đức, phong mỹ tục vi phạm pháp luật khác Take advantage of internet and email to against the Vietnam State, damaged to security status and others ethics … Truy cập vào trang web có nội dung không lành mạnh, phát tán tài liệu phản động,đồi trụy có hành vi làm lây lan phát tán virus Access the web with illegal content and sharing Phần mềm diệt virus không hoạt động hệ thống,không update thường xuyên Đưa USB vào không quét diệt virus Anti-virus system was out of use Tự sửa chữa những cố bất thường máy tính Self adjust the computer without permission Bảo mật thông tin: Information security a) Tiếc lộ password máy cho người khác Reveal the password to other b) Đánh cắp sử dụng trái phép mật khẩu, khóa mật mã thông tin riêng cá nhân Steal and use illegally the password and private information 3.3 Chia sẻ thông tin mạng: Sharing data thru internet Chia thông tin mạng không thưc theo qui định bảo mật thông tin công ty Sharing information thru internet is not allowed by data security regulation 3.4 Gửi nhận thư điện tử(Email): Send and receive mail a) Nhận mở thư có ký tự lạ hay người gửi mà khơng biết thư lạ vào dịp lễ lớn Receiving and open the strange email especially in Big Holiday b) Không quét virus trước mở hay lưu thư có tập tin đính kèm Open or save as the file without scan virus c) Gửi thư đến địa diễn đàn khơng biết Send email to address and conference with unclear information 3.5 Quy trình lưu liệu: a) Lưu tập tin quan trọng vào thư mục ổ hệ thống Save the important data on server b) Khơng có kế hoạch cụ thể ngày lưu trữ liệu No plan of date and time for saving data c) Khi chép liệu không thông báo cho nhân viên sử dụng biết để thuận tiện cho việc ghi chép Save data without announcing d) Dữ liệu chép không quản lý phòng IT Saving data was not managed by IT Dept e) Các liệu lưu trữ tiết lộ cho người thứ mà trường hợp đặc biệt nhu cầu công việc The saved data were revealed to the third person not for special cases and work need f) Không tuân thủ theo hướng dẫn phận IT It is not in line with IT guideline Quy trình xử lý kỷ luật có người vi phạm an ninh máy tính: Discipline procedure when user violate the IT security - Sự việc phải lập biên bản, người nghi vấn người làm chứng tiến hành ký tên vào biên The violation will be recorded in minutes, the violator and witness person will sign on the minutes - Bộ phận hành mời Trưởng phận IT đến kiểm tra thẩm định mức độ việc: The Admin manager invites IT manager to check the violation level  Nếu khơng có vấn đề, Trưởng phận Nhân Sự nhắc nhở người vi phạm If there is no any problem found, the violator will be verbally reminded  Nếu có vấn đề, phận hành yêu cầu Trưởng phận IT điều tra rõ mức độ nghiêm trọng hậu If there is problem found, the admin manager will required IT manager to investigate the serious level and consequence  Báo cáo phải làm văn có ký tên The violation will be recorded with signature - Phòng nhân tổ chức họp xử lý kỷ luật/ HRD will hold meeting to discipline  Những người tham gia: Participants Đai diện Ban Giám Đốc BOM representative Đại diện Ban chấp hành Cơng Đồn(Cơng ty) Trade Union representative Trưởng phòng Nhân Sự HRD manager Trưởng phận IT IT Manager Người vi phạm Violator Người làm chứng Witness person - Căn kết luận biên bản, phòng nhân định trình tổng giám đốc duyệt Based on the conclusion of minutes, HRD will make discipline decision and submit BOM for approval - Bộ phận nhân lưu hồ sơ giao đương bản/ HRD will keep record and give violator one sheet  Nếu áp dụng hình thức sa thải trình báo HEPZA/ If dismiss level is applied, factory will report to HEPZA - Trường hợp nghiêm trọng phải nhờ đến quan điều tra, người vi phạm bị đình cơng tác để phục vụ cho việc điều tra.Căn theo kết luận điều tra nhà máy xử lý theo qui định In case of serious consequence, need more investigation of agency, the violator will be temporarily suspended to support the investigation Based on the result, factory will decide by the factory regulation Hình thức xử lý vi phạm an ninh máy tính: The disciplinary forms Tùy theo tính chất vi phạm, người vi phạm bị hình thức xử lý khác tùy theo mức độ vi phạm mục đây: Based on the type of violation, violator will be disciplined:  Khiển trách:Vi phạm điểu khoản sau Reprimand if violate below actions: - Khoản 3.1 Mục c, f/ Article 3.1 point c, f - Khoản 3.1 Mục g (nếu không nghiêm trọng)không mát thiết bị hay không hư hỏng Article 3.1 point g (if non-serious) no loosing equips or damaged - Khoản 3.2 Mục a (nếu không nghiêm trọng)không bị liệu Article 3.2 point a (if non-serious) no loosing data - Khoản 3.3 Mục a Article 3.3 point a - Khoản 3.4 Mục a,b,c,d Article 3.4 point a, b, c, d - Khoản 3.5 Mục a,b,c,d,f Article 3.5 point a, b, c, d, f  Kéo dài thời hạn nâng lương không 06 tháng cách chức, bổ sung biện pháp thu hồi quyền sử dụng máy tính: Extend the salary increasing not more than months or dismiss from duty and collect computer - Khoản 3.1 Mục a,b: lợi dụng chức quyền xâm nhập, sửa chửa liệu mang lợi ích cá nhân, gậy thiệt cho lợi ích cơng ty(thay đổi bảng lương, BHYT,ngày cơng…) Article 3.1 point a, b: take advantage of position to access and adjust the date to get personal benefit and damaging company benefit (exchange the payroll, Health insurance, working time ) - Khoản 3.1 Mục e Article 3.1 point e - Khoản 3.1 Mục f (nếu mát thiết bi, làm hư hỏng) Article 3.1 point f (if loosing or damaging equips) - Khoản 3.2 Mục a (nếu nghiêm trọng)bị liệu quan trọng công ty Article 3.2 point a (in serious case) the important data of factory was lost - Khoản 3.5 Mục e Article 3.5 point e  Sa thải(xử lý theo quy trình kỷ luật nhà máy): Dismiss (by factory regulation) - Khoản 3.1 Mục d Article 3.1 point d - Khoản 3.2 Mục b Article 3.2 point b CHÍNH SÁCH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HĨA I MỤC ĐÍCH - Dựa yêu cầu an ninh khách hàng, nhà sản xuất nhà cung ứng hàng hóa, Cơng ty xây dựng sách quy trình cho việc vận chuyển hàng hóa - Chính sách thực nhà máy bên có liên quan - Chính viết dựa chương trình tiêu chuẩn an ninh khách hàng đưa II NỘI DUNG II.1 Sự đảm bảo an tồn hàng hóa - Đảm bảo hàng hóa an tồn an ninh q trình vận chuyển cách kiểm tra số liệu chứng từ thực tế - Kiểm tra chi tiết thông tin hàng hóa như: loại hàng, số lượng, nơi chuyển đến… - Chịu trách nhiệm việc đảm bảo an tồn hàng hóa trường hợp như: hàng hóa bị cấp bị xâm hại… - Công ty vận tải hợp tác với khách hàng để điều tra trường hợp hàng hóa bị xâm hại kiểm tra tài xế liên quan… - Sau điều tra nguyên nhân, hàng hóa bị xâm hại có giải pháp khắc phục có đồng ý khách hàng II.2 Sự đảm bảo an tồn phương tiện vận tải - Cơng ty xe tải cung cấp phương tiện vận chuyển đảm bảo an tồn cho việc vận chuyển hàng hóa - Xe phải đăng ký kiểm định, đầy đủ biển số xe rơ – mooc - Phải đầy đủ thiết bị an toàn, thiết bị hổ trợ cho tài xế vận hành - Định kỳ phải kiểm tra bảo dưỡng, bảo trì - Để đảm bảo an tồn vận chuyển hàng hóa đường trường hợp lưu container qua đêm tai nhà máy bắt buộc thùng xe phải có cửa, cửa phải có then gài, ơc vít phải chắn, có lề chắn phận khác phù hợp với tiêu chuẩn an ninh - Thùng xe có loại dạng kín mui bạt Sẽ cung cấp loại xe ứng với yêu cầu khách hàng II.3 An ninh khu vực bãi xe - Công ty vận tải có bãi xe/ nơi đậu xe riêng biệt, đảm bảo an tồn tiêu chuẩn an ninh thích hợp khu vực đậu xe phải có tường rào cao chắn có người quản lý bãi xe 24/24 - Bãi xe phải có bảng tên nội quy khu vực bãi xe - Ánh sáng khu vực bãi xe phải trang bị tốt - Được trang bị thiết bị chữa cháy đầy đủ - Việc vào khu vực bãi xe phải ghi nhận lại - Các xe bãi phải đậu ngăn nắp nơi quy định II.4 An ninh tài xế - Theo tiêu chuẩn khách hàng sách nhà máy, tất tài xế làm việc nhà máy phải thỏa điều kiện sau:  Sơ yếu lý lịch/ Phiếu xác nhận nhân thân - - - thầu phụ bất hợp pháp lao động gia, khơng phân biệt họ có thực hay chưa thực công việc giao Immediately stop the illegal subcontractor & home-workers case Factory must compensate its entire obligation to the illegal subcontractor & home-workers as per initial job agreement; regardless the illegal subcontractor & home-workers performed or not yet performed the job Huấn luyện cho toàn người lao động cơng nhân sách để đảm bảo hiểu biết họ sách liên quan đến nhà thầu phu bất hợp pháp, lao động gia ngăn ngừa việc tái diễn Thêm vào cần tiến hành huấn luyện định kỳ hàng năm Train all employees and subcontractors on the policy to ensure their understanding regarding illegal subcontractor & home-workers policy and to prevent reoccurrence In addition, annual training shall be conducted Khách hàng phải thơng báo tồn sản phẩm/hàng hóa sản xuất xong Các sản phẩm/hàng hóa bị nghi ngờ sử dụng có xác nhận chấp thuận văn khách hàng For all products/merchandises that already produce, BUYER must be informed Written confirmation and approval from BUYER shall be obtained for the use of indoubt products/merchandises Các tự đánh giá nhà thầu phụ nhà cung cấp phải tiến hành năm theo yêu cầu khách hàng Supplier Self-assessment shall be conducted annually to subcontractors or as per buyer requirement G CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ (TO CARRY OUT) - Lập tiêu chí đánh giá: Set up the evaluation criteria Căn vào Danh mục đính kèm/ Based on Checklist - Tiến hành đánh giá/ Carry out to evaluate:  Căn vào tiêu, nhà thầu đánh giá, thẩm định lực cung cấp Basing on the criteria, business partner will be evaluated, assessed the supplier function -  Nhân viên phụ trách đánh giá chọn kênh thu thập thông tin cho phù hợp với loại nhà thầu Staff who is in charge of choosing the business partner, has to choose the right way to comply with type of contractors Xếp hạng/ Ranking  Từ thông tin thu về, nhân viên đánh giá tiến hành phân tích mặt mạnh, yếu nhà thầu thông qua báo cáo Basing on the information collecting, evaluating staff will clarify the strong points, weak points of each contractor by report  Lập danh sách xếp loại nhà thầu đánh giá tiến hành theo dõi định kỳ Make a list and ranking evaluated contractors and conduct follow up regularly - Trình Ban Giám đốc / Submit for management:  Nhân viên đánh giá trình lên ban giám đốc danh sách nhà thầu phụ chọn Evaluating staff submits list of chosen contractors to board of management  Ban giám đốc định kết - Management will approve and decide the result Bản cam kết nhà thầu chọn/ Commitment of chosen Contractor:  Nhà thầu phụ nhận hướng dẫn số sách an tồn cho nhà máy Contractor receives the guideline of some regulation and policies in order to ensure factory safety  Nhà thầu ký cam kết thực nội dung Business partner signs commitment ………… cam kết sử dụng nhà thầu đạt tiêu chuẩn xã hội an ninh duyệt khách hàng Tất thông tin nhà máy thay đổi cập nhật cho Khách hàng biết …………… commits that, only using the subcontractors approved by Buyers Any changing regarding to factory information, it will be announced to the Buyers Chính sách phải xem xét lại năm lần để đảm bảo hiệu lực Việc sửa đổi thực cần thiết This policy shall be evaluated at least annually to ensure the effectiveness Amendment shall be taken if necessary Tài liệu tham khảo/ Reference - Hồ sơ đánh giá/ Evaluation checklist - Cam kết thực an ninh nhà thầu phụ/ Commitment -The end- DEPT CSR - CTPAT NO SE.2.04 01 Mar 2016 REVISED ON SEAL INSPECTION PROCEDURE PREPARED BY PAGE Biên soạn Kiểm tra Duyệt Prepared by Reviewed by Approved by CSR TEAM 54/3 QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL II QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL ĐỐI VỚI XE CONTAINER/ SEAL INSPECTION PROCEDURE FOR CONTAINER: 10 Seal chấp nhận nhân viên xuất nhập phải tình trạng tốt Accepted Seal by EX-IM staff has to be in good condition 11 Kiểm tra xem số Seal có phù hợp với chứng từ, tài liệu (DO, chứng từ vận chuyển, BL Packing List + chứng từ toán) Check seal number with the document (DO, letter of travel, BL and Packinglist + invoice) 12 Kiểm tra số Seal với số container Check seal number with container 13 Đối với hải quan cấp phát Seal, số Seal cấp phát phải khớp với chứng từ, tài liệu For Customs seal, Numberization at customs seal are agreed with the document 14 Khi hàng hoá bốc lên container, Seal gắn nhân viên xuất nhập với giám sát nhân viên hải quan nhân viên phận hoàn thành As the cargo already loaded in the container, seal is installed by EX-IM staff and watched by Customs officer and Finishing staff 15 Seal phải gắn nơi cần thiết The Seal must to be installed at its place with correctly 16 Seal sử dụng phải ghi vào sổ Kiểm Seal (ngày tháng & thời gian gắn Seal, số Seal, số container, số cảnh sát container, tên nhân viên gắn Seal chữ ký) The seal used must be recorded on the Seal Book (date & time of seal installment, seal number, container number, container’s police number, container seal’s attachment officer and signature) 17 Nhân viên xuất nhập phải chụp hình suốt thời gian gắn Seal để làm chứng EX-IM staff must take picture during the instalization time of seal for documentation 18 Sổ kiểm tra Seal phải lưu Seal Inspection book must be kept for documentation IV QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL ĐỐI VỚI XE TẢI/ SEAL INSPECTION PROCEDURE FOR TRUCKS: Seal chấp nhận nhân viên xuất nhập phải tình trạng tốt Accepted Seal by EX-IM staff has to be in good condition 10 Kiểm tra xem số Seal Check seal number 11 Tất số seal kiểm tra lưu giữ quản lý nhà máy All seal numbers are checked and kept by factory manager 12 Khi hàng hoá bốc lên xe tải, Seal gắn nhân viên xuất nhập với giám sát nhân viên vận chuyển nhân viên phận hoàn thành As the cargo already loaded in the truck, seal is installed by EX-IM staff and Watched by delivering officer and finishing staff 13 Seal phải gắn nơi cần thiết The Seal must to be installed at its place with correctly 14 Seal sử dụng phải ghi vào sổ ’Kiểm Seal’(ngày tháng & thời gian gắn Seal, số Seal, số xe, tên nhân viên gắn Seal chữ ký) The seal used must be recorded on the Seal Book (date & time of seal installment, seal number, truck number, truck seal’s attachment officer and signature) 15 Nhân viên xuất nhập phải chụp hình suốt thời gian gắn Seal để làm chứng EX-IM staff must take picture during the instalization time of seal for documentation 16 Sổ kiểm tra Seal phải lưu Seal Inspection book must be kept for documentation V CÁCH KIỂM TRA SEAL KHI ĐẾN VÀ RỜI NHÀ MÁY/ INCOMING AND OUTGOING SEAL VERIFICATION AND INSPECTION PROCESS Tất seal đến seal xác minh kiểm tra theo quy trình V.V.T.T All the incoming and out going seal will be verified and inspected by VVTT process Xem xét tình trạng seal khóa container/ View seal and container locking hardware - Xem xét tình trạng seal chế khóa container/ View seal and container locking mechanism - Sự phá hủy mức đến seal chế khóa phải báo cáo cho cấp quản lý trước mở container/Excessive damage to seal or locking mechanisms must be reported to a Supervisor before opening the container - Tìm kiếm bulong then cài cửa bị mất./ Look for loose bolt and hasp Xác nhận số seal/ Verify the seal number - Xác nhận xác số seal/ Verify the seal number for accuracy - Số seal phải trùng khớp với tài liệu, giấy tờ/ seal number must match paperwork Giật mạnh seal để đảm bảo gắn cách/ Tug on seal to make sure it’s on right Giật mạnh seal để chắn gắn cách Seal bị tách rời phải báo cáo cho cấp quản lý trước mở container Các container có hàng lậu bên Tug on seal to make sure it is affixed properly Seal that come apart must be reported to a Supervisor before opening the container The container must have contraband inside Xoay xoắn seal để đảm bảo khơng tách rời được/ Twist and turn seal to make sure it doesn’t unscrew - Xoay xoắn seal để đảm bảo khơng bong ra/ Twist and turn seal to make sure it doesn’t come off - Nếu seal bị hở bị vặn để tiếp cận hàng bên trong/ If a seal is threaded, it can be unscrewed to gain access DEPT CSR - CTPAT NO SE.2.06 02 May 2015 REVISED ON PROCEDURE OF REPORT TO MANAGEMENT/AUTHORITY OF TRANSPORT PROBLEM PREPARED BY PAGE Biên soạn Kiểm tra Duyệt Prepared by Reviewed by Approved by CSR TEAM 57/2 QUI TRÌNH THÔNG BÁO BAN LÃNH ĐẠO, NHÀ CHỨC TRÁCH NHỮNG SỰ CỐ AN NINH VẬN CHUYỂN I II MỤC ĐÍCH/ PURPOSE - Để đảm bảo an ninh trình vận chuyển Các cố an ninh thông tin/báo cáo kịp thời đơn vị liên quan.(Bộ phận xuất nhập khẩu, Ban giám đốc nhà máy, đơn vị vận tải, quan chức năng, hải quan Khách hàng) TÀI - Ensure the security during transportation All the incidents of transportation XẾ regarding to the goods will be transferred/ reported on time to relevant parties DRIV (factory BOM, transportation supplier, local authority, Custom and Buyer) ER QUY TRÌNH/ PROCEDURE Ms Minh (Minh Hung Co.) DT/Hand phone: 0913 822 024 Mr Long (Son Lam Co,) DT/Hand phone: 0903631214 Phối Hợp Cùng Giải Quyết Vấn Đề Theo Hướng Dẫn Của Cơ Quan Chức Năng Co-ordinate To Mr Minh/Mr Việt Trưởng BP Xuất Solve Problems DT/Hand phone: Nhập According 0903 329 562To Nobland Vietnam Authorized Mr Viet Import-Export DT/Hand phone Agency' s : Ms Linh (Sai Gon Co.) Hand phone: 0903 731 209 Container - - - - - - Nhà máy ký hợp đồng dịch vụ với đơn vị vận tải Các đơn vị vận tải phải chịu trách nhiệm hồn tồn an ninh hàng hóa đường cảng thủ tục thông quan Factory has service contract with transportation supplier By this contract, the transportation suppliers are totally responsible for good securing on the way and custom procedure Tài xế huấn luyện để nắm yêu cầu an ninh ví dụ cách kiểm tra seal phương tiện đường vận chuyển để đảm bảo an ninh đường vận chuyển Drivers are required to be trained the security awareness on the way such how to check seal and mean of transport to ensure to find out the incident/ unusual or suspicious activity on the way and how to report in case of incident happen Khi có cố đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm báo cáo văn cho nhà máy Đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm liên lạc báo cáo quan chức điều tra làm rõ Cùng phối hợp với quan chức để tìm nguyên nhân Báo cáo cho nhà máy kết luận điều tra When incident unusual or suspicious activity found, transportation is responsible for reporting by written document to shipping managers Transportation supplier has to contact the local authority to investigate Supporting is in need to help local authority to get reason Khi nhận thông tin từ quan vận chuyển nhân viên xuất nhập chịu trách nhiệm báo cáo cho Ban Giám Đốc nhà máy cố Sẵn sàng cung cấp thông tin phối hợp với quan chức việc làm rõ nguyên nhân tìm hướng giải When getting information from transport supplier, shipping manager will conduct reporting to BOM Các cố báo cáo chi tiết cho khách hàng cụ thể All incident/ unusual or suspicious activity will be transferred to HQ to report Buyers Biên báo cáo cố phải bao gồm: The minutes is included:  Sự cố gì/ How to detect the unusual or suspicious activity  Thời gian địa điểm xả cố/ Where and when was this identified?  Người báo cáo/ Who report the issue?  Sự cố điều tra xử lý nào/ How was the situation resolved? DEPT CSR - CTPAT NO SE.2.13 02 May 2015 REVISED ON IN-OUT CONTAINER/TRUCK INSPECTING PROCEDURE PREPARED BY PAGE Biên soạn Kiểm tra Duyệt Prepared by Reviewed by Approved by CSR TEAM 60/6 -QUY TRÌNH KIỂM TRA CONTAINER - XE TẢI XUẤT NHẬP Khi xe container/ xe tải đến, nhân viên bảo vệ phải ghi vào sổ: a) Ngày, tháng, năm, thời gian xe công đến đến từ đâu b) Bằng lái xe, tên công ty, số CMND When the container enters, security guard has to record: a) Date (year, month, day), time in, container from b) Driver identification, company name, ID number Tất xe container, xe tải đầy/rỗng phải đậu ‘Khu vực xuất hàng’ “Khu vực xuống hàng” đánh dấu Khoảng cách khu vực xuất hàng khu vực đậu xe khoảng 10m All loading / unloading container have to be operated in “loading area” or “Unloading area” is marked The distance between Loading and Parking area are about 10 meters Nếu việc tiến hành bốc/ dỡ hàng không làm khu vực xuất hàng theo quy định, nhân viên bảo vệ phải giám sát tất quy trình để đảm bảo việc bốc hàng khơng có dấu hiệu nghi ngờ có người lạ xâm nhập If loading / unloading process isn’t in “loading area marked”, one of security has to control all the process to assure that loading is clean of not identified object or unknown persons Trước tiến hành bốc hàng, nhân viên bảo vệ phải kiểm tra công rỗng để ngăn chặn trước lường trước điểm nghi ngờ Có điểm cần phải kiểm tra kỹ: Before loading process, security has to check the empty container to anticipate a distrust point There are points inspections which must be done C Trường hợp container/xe tải chở hàng đến công ty: Full truck/container to facility Xe đến nhà máy, làm thủ tục đăng ký Bảo vệ tiến hành kiểm tra điểm (theo mẫu), kiểm tra tình trạng seal Truck/container gets the facility, conducting registration procedure Security guards conducts checking point Đạt Lập biên mở seal Không Đạt Pas s Fail Hướng dẫn xe đến khu vực xuống hàng Báo vệ thông báo với trưởng phòng hành người có liên quan nhà máy Nhà máy liên hệ với công ty xe xuất phát để xác định thông tin xử lý Make seal opening minutes Guide truck/container to unloading area Security guard reports to Admin manager and factory relevant persons Factory contacts departed place to verify information and investigate inspection(sample), checking seal status Đối với container/xe tải chở hàng, bảo vệ nhà máy tiến hành kiểm tra điểm sau: gầm xe/ cabin, cửa (mặt trong/mặt ngồi), phía bên phải, phía bên trái, vách phía trước When full truck/container comes to factory, security guard will conduct point inspection as follow: chassis/ cabin, door (inside/outside)/lock and bolt, right side, left side, in front wall A.1 Bên ngoài/Dưới gầm xe chassis/ carbin - Kiểm tra cabin có dấu vết lạ hay có ngăn bí mật khơng - Thanh đỡ có nhìn thấy rõ ràng hay khơng - No abnormal/suspicious signal on cabin - When checking, plates must be clearly visible A.2.1 Cửa (mặt bên /mặt bên ngoài) Door (inside /outside) - Thiết bị khóa có chắn an tồn Bản lề có dấu hiệu sửa chữa hay có màu sơn Có vá hay dấu vết sửa chữa hay không Dùng búa gõ vào có nghe tiêng âm vang vách ngăn rỗng bí mật Có dấu vết chất kết dính, keo dán có màu khác với màu sơn cửa khơng Lock must be safe and secured No signal of fixing anything on hinge of the door, no new painting color No signal of fixing anything on the door - Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no subcontainer inside - No signal of adhesive, glue different color with color on the door A.2.2 Khóa, then chốt Lock /bolt - Có khóa đầy đủ - Khóa có chắn, an tồn - Bu-long, ốc vít bắt gạt khóa cửa có dấu hiệu bất thường khơng - Then chốt có dấu hiệu bị mòn hay thay khơng - Adequate lock - Lock must be safe and secured - No abnormal signal on bolt, screw - No signal of worn or new bolt A.3 Phía bên phải/ Right side - Khơng có dấu vết sửa chữa bất thường đỡ, khung xe, hay vách xe Dùng búa gõ vào vách xe khơng phát âm lạ vách rỗng bí mật No abnormal signal of fixing on chassis bar, frame, or wall Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no subcontainer inside A.4 Phía bên trái/ Left side - Khơng có dấu vết sửa chữa bất thường đỡ, khung xe, hay vách xe Dùng búa gõ vào vách xe khơng phát âm lạ vách rỗng bí mật No abnormal signal of fixing on frame or wall Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no subcontainer inside A.5 Vách phía trước/ Front wall - Người kiểm tra phải quan sát thấy rõ tất khối cạnh thông gió Dùng búa gõ vào vách trước khơng phát nghe âm đáng nghi ngờ Dùng thước dây đo chiều dài từ mép cửa đến vách phía trước phải với kích thước chuẩn Sau kiểm tra điểm, bảo vệ làm theo quy trình - Ventilation holes and edge/block must be clearly visible - Distance of ventilation holes must be equal - Using hammer to strike on the wall to ensure no suspicious sound After checking points, security guard will follow above procedure D Trường hợp container/xe tải rỗng đến công ty: Empty truck/container to facility Đạt Khi xe đến nhà máy làm thủ tục đăng ký Bảo vệ tiến hành kiểm tra điểm (theo mẫu) Không Đạt Bảo vệ hướng dẫn đường đến khu vực xuất hàng Báo vệ thông báo với trưởng phòng hành người có liên quan nhà máy, Trước xuất hàng, bảo vệ khu vực xuất hàng tiến hành kiểm tra lại điểm Nhà máy liên hệ với công ty vận tải để đổi container/xe tải khác Đạt Tiến hành lập biên đóng Khơng hàng Đạt Bảo vệ Thơng báo với người có liên quan Nhà máy liên hệ với công ty vân tải để đổi container/xe tải Truck/container gets the facility, conducting registration procedure Security guards conducts checking point inspection(sample ) Pas s Fail Security guard guides truck/container to loading area Security guard reports to Admin manager and factory relevant persons Before loading, the security guard at loading area reconducts 10point inspection Contact transport supplier to exchange other truck/container Pas s Conduct making loading minutes Fail Security guard reports relevant persons Contact transport supplier to exchange other truck/ container Đối với container/xe tải rỗng bảo vệ nhà máy tiến hành kiểm tra 10 điểm sau: gầm xe/ cabin, cửa (mặt trong/mặt ngồi), khóa-then chốt, phía bên phải, phía bên trái, vách phía trước, vòm mái, sàn, kích thước khoang khu vực tâm trục bánh lái When empty truck/container comes to factory, security guard will conduct point inspection as follow: chassis/ cabin, door (inside/outside), lock and bolt, right side, left side, in front wall, ceiling/roof, floor and inside size and fifth wheel area B.1 Bên ngoài/Dưới gầm xe Outside/Chassis - Kiểm tra cabin có dấu vết lạ hay có ngăn bí mật khơng - Thanh đỡ có nhìn thấy rõ ràng hay không - No abnormal/suspicious signal on cabin - When checking, plates must be clearly visible B.2 Cửa (mặt bên /mặt bên ngồi) - Thiết bị khóa có chắn an tồn khơng? Bản lề có dấu hiệu sửa chữa hay có màu sơn khơng? Có vá hay dấu vết sửa chữa hay không? Dùng búa gõ vào có nghe tiêng âm vang vách ngăn rỗng bí mật khơng? Có dấu vết chất kết dính, keo dán có màu khác với màu sơn cửa không? Lock must be safe and secured No signal of fixing anything on hinge of the door, no new painting color No signal of fixing anything on the door Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no subcontainer inside - No signal of adhesive, glue different color with color on the door B.3 Khóa, then chốt: Lock, Bolt - Có khóa đầy đủ khơng? - Khóa có chắn, an tồn khơng? - Bu-long, ốc vít bắt gạt khóa cửa có dấu hiệu bất thường khơng - Then chốt có dấu hiệu bị mòn hay thay không? - Adequate lock - Lock must be safe and secured - No abnormal signal on bolt, screw - No signal of worn or new bolt B.4 Vách bên phải: Right Side - Những đỡ/khung có dấu vết sửa chữa bất thường khơng Có sửa chữa vách từ phía hay khơng? Những sửa chữa vách từ phía có nhìn thấy từ bên ngồi hay khơng? Dùng búa để gõ vào vách có tiếng âm vang vách rỗng bí mật khơng? No abnormal signal of fixing on plates, frame Any signal of fixing at inside wall Fixing mark at inside wall must be visible from outside Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no subcontainer inside B.5 Vách bên trái: Left Side - Những đỡ/khung có dấu vết sửa chữa bất thường hay khơng? Có sửa chữa vách từ phía hay khơng? Những sửa chữa vách từ phía có nhìn thấy từ bên ngồi hay khơng? Dùng búa để gõ vào vách, có nghe tiếng vang vách rỗng bí mật không? No abnormal signal of fixing on plates, frame Any signal of fixing at inside wall Fixing mark at inside wall must be visible from outside Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no subcontainer inside B.6 Vách phía trước: Front Wall - Khối cạnh thơng gió có thấy rõ ràng hay khơng? Khoảng cách lỗ thơng gió có khơng? Khi gõ vào vách trước có nghe tiếng vang vách rỗng không? Ventilation holes and edge/block must be clearly visible Distance of ventilation holes must be equal Using hammer to strike on the wall to ensure no suspicious sound of subcontainer B.7 Trần/vòm mái: Ceiling/roof - Có sửa chữa đến trần phía khơng? Sửa chữa trần phía có thấy rõ ràng hay khơng ? Dùng búa gõ vào trần có nghe tiêng âm vang vách ngăn rỗng bí mật khơng? Any signal of fixing at inside ceiling Fixing mark at inside ceiling must be visible from outside - Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no subcontainer inside B.8 Sàn: Floor - Bề mặt sàn có phẳng khơng? - Có sửa chữa đáng ngờ khơng? - Có bề mặt sàn phụ khơng? - The floor surface must be smooth - No suspicious fixing - No sub-container on the floor B.9 Kích thước bên khoang: (Không áp dụng cho xe tải thùng) Inside size: (no applying for truck) - Độ cao từ sàn đến trần có kích thước chuẩn khơng? Khoảng cách vách trái vách phải có kích thước chuẩn không? Chiều dài từ mép cửa đến mặt vách phía trước có kích thước chuẩn khơng? B.10 Kiểm tra tâm trục bánh lái: check the fifth wheels area – check natural compartment - Vách rỗng bí mật? - Vách ngăn có dấu hiệu sửa chữa? - Anything attached? - Evidences of poor repair to compartment? Sau kiểm tra 10 điểm, bảo vệ làm theo quy trình - Using tape to measure the height from ceiling to floor and must be matched standard size Using tape to measure the distance from left wall to right wall and must be matched standard size Using tape to measure the distance from door to front wall and must be matched standard size After checking 10 points, security guard will follow above procedure Việc kiểm tra 10 điểm tiến hành nhân viên bảo vệ phải ghi vào sổ ‘Kiểm tra xe công/xe tải’ Container 10 points inspection are done by security and recorded on "Container/truck Inspection" book Trong suốt tiến trình bốc cơng, có nhân viên giao vận nhân viên sản xuất giám sát kiểm tra mức độ xác hàng hố lên cơng với chứng từ, tài liệu, đảm bảo cho hàng hố lên cơng an toàn During loading process, at least of one shipping staff and production staff take control and check all of compatible goods as same as documentation remarks and make sure that the packed goods are cleaned up Nếu có vấn đề chủng loại, số lượng không khớp với chứng từ tài liệu không khớp với Packing List, nhân viên phải báo cáo lên cấp quản lý trưởng phận, yêu cầu ngừng việc tiến hành bốc hàng để điều tra tìm nguyên nhân If there is a problem with the item or quantity are not same as the documentation or packing was broken, both of the staff must report to management and department, and stop the loading process and investigate the reason Tất hàng hoá xuất / nhập vào kho nguyên liệu phải nhân nhân viên giám sát kho nguyên liệu/ đóng gói ghi nhận vào sổ All the cargo moved in/ out of the warehouse has to be recorded by warehouse supervisor/Packing Sau hoàn tất tiến trình bốc/dỡ hàng, nhân viên giám sát xuất nhập khẩu/ kho nguyên liệu kiểm tra tất chi tiết đảm bảo tiến trình an toàn After loading/ unloading procedure had finished, EX-IM staff / warehouse supervisor checking that all detail and the procedure is clear 10 Xe cơng sau hồn tất việc bốc hàng chưa rời khỏi nhà máy cần giữ điều kiện an toàn đặt nơi có rào chắn, nơi bảo vệ nhìn thấy cách dễ dàng Container/truck which have been loaded by goods but not yet ridden away immediately have to be parked / to be put in a safe and locked place and can be watched easily by security 11 Khi xe container/xe tải rời khỏi nhà máy, nhân viên bảo vệ phải ghi nhận vào sổ ngày tháng năm, thời gian rời đi, biển số xe When the container/truck leaving, security guard must record the date (year/ month/ day), time and container police number ... chương trình An Ninh Thương Mại Hải Quan Chống Khủng Bố (C-TPAT), Công ty…………… ban hành quy trình an ninh vật lý để kiểm tra cấu trúc bảo dưỡng tòa nhà II Thực hiện: Công ty tiến hành kiểm tra an ninh. .. quản nhân Đại diện ban an ninh: Ơng: - GĐ Hành chính, phụ trách an ninh Ban an ninh thông báo ngày tiến hành kiểm tra cấu trúc bảo dưỡng nhà máy cho bên có liên quan ngày  Các danh mục kiểm tra... thành viên có liên quan phải kiểm tra an ninh kết cấu bảo dưỡng nhà xưởng định kỳ tháng lưu trữ hồ sơ để đảm bảo thực theo quy trình IV ĐỐI VỚI BAN AN NINH - Tiến hành đánh giá an ninh định kỳ hàng