NOTIFIED OF SHIPMENT DEPT NO REVISED ON CSR - CTPAT SE.5.06 02 May 2015 Biên soạn Prepared by ANORMALIES PROCEDURE PREPARED BY PAGE Kiểm tra Reviewed by CSR TEAM 1/3 Duyệt Approved by QUY TRÌNH THƠNG BÁO SỰ CỐ BẤT THƯỜNG CHO HẢI QUAN Ban giám đốc công ty TNHH ………… thống quy trình thơng báo cố bất thường cho Hải quan, nhà nhập khẩu/ hãng tàu sau Board of Management of ………… issued the procedure to notify the Importer and/ or law enforcement agencies and internal reporting if significant anomalies, illegal, or suspicious activities are detected as follows: I - Mụcđích/ The purpose: Đảm bảo an ninh cho hàng hóa nước nhập Ensure security for all cargo and the importing nations - Để đảm bảo tuân thủ quy định C-TPAT In order to comply with C-TPAT regulations II Phạm vi ápdụng/ Scope of application: Công ty………… III Cơ sở pháp lý/ Legal basis: Căn vào quy định sách an ninh công ty quy định C-TPAT khách hàng Base on the company’s security policy and the C-TPAT standards of our customers IV Nội dung quy trình/ Process contents: Nhân viên an ninh nhân viên bảo vệ nhà máy chịu trách nhiệm giám sát an ninh hàng hóa người nhà máy Giám sát, theo dõi khu vực xuất hàng đóng gói hàng thành phẩm, khu vực chất hàng lên container/ xe tải Page of The facility’s security staffs and security guards are responsible of monitoring the cargo and personnel security.Finishing goods packing and loading to container/truck areas must be monitored and tracked Nhân viên xuất nhập công ty chịu trách nhiệm an tồn cho hàng hóa từ cơng ty đến cảng, áp tải hàng hóa q trình trung chuyển hàng hóa cảng, thơng quan hàng hóa an tồn cảng Import-Export personnel are responsible for the goodsecurity from facility to the port and cargo escorted to the port of transshipment and customs clearance at the port safely Trong q trình vận chuyển có dấu hiệu bất thường như: tài xế cho người giang, dừng xe khu vực vắng vẻ, mở cửa xe, gặp gỡ người đáng nghi… nhân viên xuất nhập nhanh chóng gọi điện thoại thơng báo xác vấn đề xảy với nhân viên hải quan để nhân viên hải quan tạm dừng việc làm thủ tục thông quan cho xe hàng bị nghi ngờ Đồng thời, nhân viên xuất nhập thông báo cho trưởng phận Xuất Nhập công ty cố xảy During transportation, if any abnormal signs such as hitchhiker, stop the car in a deserted area, opened the door, meet suspicious people… import-export personnel must immediately report by calling to customs staff the exact details, customs staff will delay the clearance procedure for suspected goods.At the same time, Import-Export personnel inform an incident to company Import-Export manager Nội dung báo cáo/ Incident reporting contents: a Báo cáo với Hải quan/ Nhà nhập khẩu/ Consolidator incident reporting must be include: - Người báo cáo/ Reporter name - Phân loại cố ( nghiêm trọng/ không nghiêm trọng)/ Type of incident ( Severe/ NonSevere incidents) - Thời gian xảy cố/ Time of incident - Địa điểm xảy cố/ Location of incident - Lộ trình container/ Current location of container - Nội dung cố/ Incident details - Ảnh hưởng cố đến người tài sản/ Injury to person or property Page of - Giới hạn load /Load terms - Hãng vận tải /Trucking company - Biển số xe, đầu kéo/ Trailer, container number - Số seal/ Seal number - Điểm xuất phát/ Point of origin - Điểm đến/ Point of destination - Người lien hệ/ Law enforcement contact - Số lượng hàng/ Case # b Báo cáo nội bộ/ Internal incident reporting must be include: - Người báo cáo/ Reporter name - Sự cố xảy ra/ Incident issue - Thời gian xảy cố/ Date/time of incident - Địa điểm xảy cố/ Where incident took place - Sự cố xử lý nào/ How was the incident resolved Khi xe hàng bị nghi ngờ đến cảng, nhân viên xuất nhập công ty kết hợp với nhân viên hải quan tiến hành kiểm tra lập biên xác nhận trạng hàng hóa trước cho thơng quan When suspected vehicle coming, the facility im-export personnel combine with customs officials inspect and make records to confirm the status of goods before customs clearance Nhà máy cam kết thực tốt, chặt chẽ quy định an ninh để đảm bảo an ninh an tồn cho hàng hóa, cho nước nhập khẩu, kip thời xử lý nghiêm trường hợp vi phạm an ninh Facility commits to implementing all security regulations well and closely, to ensure that it’s safe for goods and importing country, so we will promptly handle in case of security breaches Page of ... với nhân viên hải quan để nhân viên hải quan tạm dừng việc làm thủ tục thông quan cho xe hàng bị nghi ngờ Đồng thời, nhân viên xuất nhập thông báo cho trưởng phận Xuất Nhập công ty cố xảy During... manager Nội dung báo cáo/ Incident reporting contents: a Báo cáo với Hải quan/ Nhà nhập khẩu/ Consolidator incident reporting must be include: - Người báo cáo/ Reporter name - Phân loại cố ( nghiêm... Case # b Báo cáo nội bộ/ Internal incident reporting must be include: - Người báo cáo/ Reporter name - Sự cố xảy ra/ Incident issue - Thời gian xảy cố/ Date/time of incident - Địa điểm xảy cố/ Where