Để bảo đảm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh, công tác kế toán tại công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đã p dụng phần mề chƣơng trình ế to n trên y tính. Chƣơng trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ c c chƣơng trình an đầu, qua hệ thống chƣơng trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ c i, c c o c o…Công ty sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012 phiên bản R72.
Thành phần của hệ thống bao gồm:
- Phân hệ quỹ: giúp doanh nghiệp quản lý tốt về thu, chi, tồn quỹ, về tình hình iến động dòng tiền tại doanh nghiệp, đồng thời iể so t rất chặt chẽ c c nghiệp vụ thu tiền từ h ch h ng, thanh to n cho nh cung cấp v tạ ứng cho nhân viên.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 44
- Phân hệ ngân hàng: giúp doanh nghiệp luôn nắ r về số dƣ tiền gửi trong t i hoản chi tiết theo từng ngân h ng của đơn vị để c ế hoạch thu chi hợp lý.
- Phân hệ mua hàng: giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình hình ua h ng nhƣ số lƣợng v gi trị của từng ặt h ng, tình hình trả lại, giả gi cũng nhƣ công nợ phải trả, đã trả cho từng h a đơn, từng nh cung cấp.
- Phân hệ bán hàng: giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình hình n h ng từ lúc lập o gi , nhận đƣợc đơn đặt h ng cho tới lúc n h ng về số lƣợng v gi trị của từng ặt h ng, tình hình h ng n ị trả lại, giả gi cũng nhƣ công nợ phải thu, đã thu cho từng h a đơn h ch h ng.
- Phân hệ kho: giúp doanh nghiệp quản lý đƣợc tình hình nhập ho, xuất ho của vật tƣ, h ng h a ở từng ho v thực hiện tính gi xuất ho theo nhiều phƣơng ph p.
- Phân hệ thuế: giúp doanh nghiệp ê hai thuế, tính c c loại thuế phải nộp cho Nh nƣớc nhƣ thuế GTGT, tiêu thụ đặc iệt, xuất hẩu, ....
Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp c c h a đơn chứng từ và trong công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đ , ế toán còn sử dụng các phần mề h c nhƣ Microsoft Word, Exel, Hệ thống kê khai thuế, …
Công tác kế toán ở Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đã đƣợc vi tính hóa với chu trình xử lý nghiệp vụ tƣơng đối hoàn thiện.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 45
Sơ đồ 2.4 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
: Nhập dữ liệu hằng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng cuối nă : Đối chiếu, kiểm tra
2.1.4.8. Cơ sở vật chất cho hoạt động của phòng kế toán:
- Phòng kế to n Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đƣợc bố trí 1 phòng riêng biệt, gồ 4 ngƣời, đƣợc ngăn c ch ằng cửa kín không nghe tiếng động bên ngoài, có chìa khóa cửa chắc chắn và cẩn thận để bảo vệ tài sản an toàn.
- Trong phòng kế toán có hệ thống đèn chiếu s ng đầy đủ, có máy lạnh, có tủ đựng hồ sơ chứng từ kế toán rất ngăn nắp, trang bị đầy đủ văn phòng phẩm, có két sắt đựng tiền để chống mất trộm. Tạo điều kiện thuận lợi cho phòng kế toán làm việc.
2.1.5. Tình hình công ty trong những năm gần đây. 2.1.5.1. Tình hình kinh doanh:
Tình hình công ty đƣợc thể hiện qua Doanh thu thuần, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận gộp của quý 1, 2, 3, 4 trong năm 2013 nhƣ sau:
Chứng từ
kế toán Phần mềm kế toán
MISA SME.NET
Sổ kế toán
- Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 46
Bảng 2.1 – Doanh số Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông năm 2013
Quý Doanh thu thuần Gi vốn hàng bán Lợi nhuận gộp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 3.037.585.906 2.675.155.151 362.430.755 2 5.010.546.274 4.588.457.403 422.088.871 3 4.876.074.492 4.277.463.485 598.611.007 4 19.212.473.780 16.898.387.280 2.314.086.500 Tổng 32.136.680.452 28.439.463.319 3.697.217.133 (Nguồn: Phòng kế toán)
Biểu đồ 2.1 – Doanh số Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông năm 2013
Những chỉ tiêu trên cho thấy kết quả công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông đạt đƣợc trong nă 2013, thể hiện mô hình hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Doanh thu năm 2013 là 32.136.680.452 đ; trong đ quý 1 là 3.037.585.906 đ (chiế 9,45%), quý 2 là 5.010.546.274 đ (chiế 15,59%), quý 3 là 4.876.074.492 đ (chiế 15,17%), quý 4 là 19.212.473.780 đ (chiế 59,79%). Mặc dù vậy nhƣng do giá vốn hàng bán khá cao (28.428.796.896 đ) nên lợi nhuận gộp thấp (3.708.306.559 đ).
2.1.5.2. Tình hình nhân sự:
Do là công ty vừa và nhỏ, đồng thời tính chất công việc cũng đơn giản nên số lƣợng nhân viên của công ty không nhiều. Thông thƣờng Công ty sẽ tuyển nhân viên kỹ thuật làm theo thời vụ khi Công ty có nhiều dự án.
- 5,000,000,000 10,000,000,000 15,000,000,000 20,000,000,000 25,000,000,000 1 2 3 4
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 47 Nhân viên chính thức của Công ty gồm:
Gi đốc: 1 ngƣời
Phòng kế to n: 4 ngƣời Phòng inh doanh: 2 ngƣời Phòng kỹ thuật: 3 ngƣời
Bảng 2.2 - Số lƣợng nhân viên Công ty trong năm 2013
(Nguồn: Phòng kế toán) Qua bảng trên ta có thể thấy số lƣợng nhân viên tăng dần do vào những tháng cuối năm Công ty có nhiều dự án, số lƣợng công việc nhiều nên công ty phải ƣớn thêm nhân viên làm thời vụ để đảm bảo hoàn thành tốt dự án.
Nhìn chung, công ty bố trí nhân sự tƣơng đối ổn, bố trí nhân viên đúng với ngành nghề mà họ đã học. Số lƣợng nhân viên phù hợp với số lƣợng công việc trong công ty.Việc công ty ƣớn nhân viên thời vụ là một phƣơng pháp tốt góp phần giảm chi phí hoạt động cho công ty.
2.1.6. Những thuận lợi, khó khăn của công ty. 2.1.6.1. Thuận lợi.
Trong quá trình hội nhập hiện nay, công ty có nhiều cơ hội cạnh tranh và phát triển. Gi đốc l ngƣời có nhiều kinh nghiệm trong việc điều hành quản lý công ty. Đội ngũ nhân viên công ty gi u inh ngiệm, làm việc có kỷ luật, nhiệt tình chu đ o, đ p ứng đƣợc nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
QUÝ 1 QUÝ 2 QUÝ 3 QUÝ 4
SỐ NHÂN
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 48
2.1.6.2. hó khăn.
Trong quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới, bên cạnh những cơ hội thì luôn luôn tồn tại sự thách thức. Với cạnh trạnh của các doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải thay đổi thƣờng xuyên phƣơng thức bán hàng và cung cấp dịch vụ để phù hợp với từng thời kỳ.
2.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI P Í VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TN TƢ VẤN P Í VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TN TƢ VẤN KỸ THUẬT MÊ KÔNG.
2.2.1. Đặc điểm kinh doanh, phƣơng thức tiêu thụ và thanh toán tại Công ty.
2.2.1.1. Đặc điểm kinh doanh:
Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông là công ty hoạt động trong lĩnh vực inh doanh thƣơng ại mua bán các mặt h ng nhƣ y vi tính, y in, y chiếu, máy lạnh, Tivi, phần mềm, bàn ghế văn phòng, … H ng h a của công ty chủ yếu mua v o sau đ n ra để kiếm lợi nhuận.
Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ sữa chữa, lắp đặt, bảo trì máy tính, thiết kế thi công hệ thống mạng.
2.2.1.2. Phƣơng thức tiêu thụ:
Đối với n h ng: Phƣơng thức bán hàng của công ty theo phƣơng thức chuyển hàng và chủ yếu việc bán hàng của công ty dựa trên hình thức bán buôn. Công ty không bán lẻ cho ngƣời tiêu d ng. Thông thƣờng công ty chuyên cung cấp, phân phối máy tính cho Sở giáo dục v Đ o tạo tỉnh Bình Dƣơng, Bạc Liêu, …
Đối với dịch vụ sữa chữa, lắp đặt, bảo trì: Giá trị phải thu tƣơng ứng với khối lƣợng công việc thực hiện đƣợc khách hàng xác nhận dựa trên giá trị khối lƣợng nghiệm thu.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 49
2.2.1.3. Phƣơng thức thanh toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty xuất h a đơn c ng với thời điể giao h ng v đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán. Thời hạn thanh toán của công ty là trong vòng 15 ngày kế từ ngày giao hàng.
Trƣờng hợp đối với hợp đồng kinh tế có giá trị lớn (từ 200.000.000 đồng trở lên), khách hàng phải thanh to n trƣớc 5% giá trị hợp đồng. Trong vòng ba ngày sau khi công ty nhận đƣợc khoản tiền này sẽ tiến hành xuất h a đơn t i chính v giao h ng cho bên mua. Bên ua c nghĩa vụ thanh toán số tiền còn lại trong vòng 15 ngày.
Nếu bên mua thanh toán tr hơn theo quy định thì bên mua sẽ phải chịu lãi suất chậm trả tƣơng ứng với 0,05% giá trị hợp đồng chậm trả cho 1 ngày thanh toán tr .
2.2.1.4. Phƣơng pháp xác định doanh thu:
Đặc thù của công ty là kinh doanh mặt hàng nhƣ y vi tính, y in, y chiếu, thiết bị ngoại vi và phần mề , … Đồng thời cung cấp dịch vụ lắp đặt, sửa chữa, bảo trì nên trong công việc hạch toán doanh thu của công ty có những đặc trƣng sau:
+ Giá cả do công ty quy định, dựa v o hung gi Nh nƣớc quy định công ty sẽ điều chỉnh gi trong iên độ dao động cho phép.
+ Kế to n căn cứ v o ho đơn n h ng để ghi nhận doanh thu.
+ Công ty không có chiết khấu thƣơng ại và giảm giá hàng bán cho khách hàng. Ngoài ra, hàng bán trả lại cũng hông đƣợc phản ảnh vì Công ty có trách nhiệm bảo hành sản phẩm hàng hóa cho khách hàng trong vòng thời gian 24 giờ sau khi nhận đƣợc thông báo từ nơi sử dụng thiết bị về hƣ hỏng, khuyết tật phát sinh thì công ty phải xử lý sự cố kỹ thuật (thời gian không quá 48 giờ kể từ khi nhận đƣợc thông báo của khách hàng). Chi phí bảo hành công ty chịu 100%, trƣờng hợp phải mang thiết bị về trung tâm bảo hành sửa chữa công ty phải thay thế thiết bị khác cho bên mua. Vì thế các tài khoản 5211, 5212, 5213 tại Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông hông c ý nghĩa.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 50
2.2.2. Kế toán doanh thu.
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Tại công ty doanh thu đƣợc chia làm hai loại:
+ Doanh thu bán hàng: khoản thu từ việc bán các sản phẩ nhƣ y tính, y chiếu, máy in, máy lạnh, phần mề , …
+ Doanh thu cung cấp dịch vụ: khoản thu từ việc sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, thiết kế lắp đặt hệ thống mạng, …
2.2.2.1.1. Nguyên tắc hạch toán doanh thu:
Các sản phẩm hàng hóa (nhƣ máy tính, máy chiếu, máy in, máy lạnh, … v dịch vụ (sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, thiết kế lắp đặt hệ thống mạng, … của hoạt động kinh doanh tại công ty thuộc đối tƣợng chịu thuế Giá trị gia tăng đƣợc xác định thuế GTGT phải nộp theo phƣơng pháp khấu trừ. Do đ doanh thu l số tiền phải thu từ các hoạt động không bao gồm thuế GTGT.
Đối với các sản phẩm hàng hóa nhƣ phần mề Norton, Trudy, Thin ings, … của hoạt động kinh doanh tại công ty không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT thì doanh thu là số tiền phải thu từ việc bán sản phẩm hàng hóa.
Đối với dịch vụ lắp đặt, sữa chữa, bảo trì thì doanh thu là giá trị phải thu tƣơng ứng với khối lƣợng lắp đặt đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán dựa trên khối lƣợng nghiệm thu.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty là toàn bộ tiền bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và cung cấp dịch vụ bảo trì, sữa chữa, thiết kế, thi công lắp đặt, đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán (không phân biệt đã thu tiền hay chƣa thu tiền).
Toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ phải c h a đơn chứng từ hợp lệ chứng minh và phản nh đầy đủ vào trong sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 51
2.2.2.1.2. Chứng từ sử dụng:
- Đơn đặt hàng; - H a đơn GTGT; - Phiếu xuất kho; - Hợp đồng kinh tế.
2.2.2.1.3. Tài khoản sử dụng:
T 5111 “Doanh thu n h ng h a” T 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
2.2.2.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng kế toán lập hoá đơn GTGT. Ho đơn GTGT đƣợc lập l 3 liên: liên 1 lƣu chứng từ gốc, liên 2 giao cho h ch h ng, liên 3 để thanh toán. Kế to n căn cứ v o ho đơn n h ng để phản ánh doanh thu và xác lập công nợ với ngƣời mua, đồng thời x c định giá vốn hàng bán và dịch vụ cung cấp.
Khi khách hàng trả tiền, kế to n căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng nhập dữ liệu vào máy, phần mềm tự cập nhật vào sổ nhật ký thu tiền và ghi giảm công nợ khách hàng.
2.2.2.1.5. Trình tự hạch toán: (1) Doanh thu bán hàng
Số phải thu về doanh thu bán hàng hoá theo bảng kê h ng ho n đƣợc phát sinh trong kỳ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế to n căn cứ vào số lƣợng ho đơn tập hợp vào máy tính và máy tình tự động hạch to n dƣới sự kiểm tra của kế toán.
Nợ TK 131 “Phải thu KH tiền bán máy vi tính, máy chiếu, thiết bị, phần mề , …” Có TK 5111 “DT bán máy vi tính, máy chiếu, thiết bị ngoại vi, phần mề , …”
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 52 Có TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”
Cuối mỗi tháng kế toán kết chuyển DT n h ng ho v o T 911 đế x c định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 5111 “Doanh thu n h ng ho ” Có TK 911 “X c định kết quả inh doanh”
Trong nă 2013, tại công ty phát sinh doanh thu bán hàng hoá là:
Nợ TK 5111: “DT n y vi tính” 18.921.440.379 Nợ TK 5111: “DT n laptop” 80.667.273 Nợ TK 5111: “DT n y lạnh” 49.090.909 Nợ TK 5111: “DT n phần mề ” 439.876.000 Nợ TK 5111: “DT n Tivi” 1.128.593.970 Nợ TK 5111: “DT bán đ n Organ” 1.493.318.500 Nợ TK 5111: “DT bán máy in” 38.396.636 Nợ TK 5111: “DT bán loa” 636.170.826 Nợ TK 5111: “DT bán máy chiếu” 7.557.300.444 Nợ TK 5111: “DT bán thiết bị ngoại vi” 636.865.042 Nợ TK 5111: “DT n bàn ghế văn phòng” 844.685.455 Có TK 911: “X c định kết quả inh doanh” 31.826.225.434
(2) Doanh thu cung cấp dịch vụ
DT cung cấp dịch vụ tại công ty bao gồm DT lắp đặt, sửa chữa, bảo trì.Trong nă 2013, tại công ty chỉ thực hiện lắp đặt nên không phát sinh doanh thu bảo trì, sửa chữa.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 53
Số phải thu về doanh thu lắp đặt căn cứ vào hợp đồng ký kết giữa công ty và khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131 “Phải thu KH tiền cung cấp dịch vụ lắp đặt” Có TK 5113 “DT về cung cấp dịch vụ lắp đặt”
Có TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”
Cuối mỗi tháng kế toán kết chuyển doanh thu cung cấp dịch cụ v o T 911 để x c định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” Có TK 911 “X c định kết quả inh doanh”
Trong nă 2013, tại công ty phát sinh doanh thu lắp đặt là:
Nợ TK 5113: 310.455.018 Có TK 911: 310.455.018
2.2.2.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính.
Doanh thu hoạt động Tài chính của Công ty bao gồm: + Tiền lãi tiền gửi không kỳ hạn
+ Tiền lãi tiền gửi có kỳ hạn + Chiết khấu thanh toán.
2.2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
- Bảng sao kê, sổ phụ ngân hàng.
2.2.2.2.2. Tài khoản sử dụng:
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 54
2.2.2.2.3. Trình tự hạch toán: (1) Doanh thu từ tiền gửi có kỳ hạn
Công ty không hạch toán DT từ tiền gửi có kỳ hạn vào TK 128 mà hạch toán vào TK 1121, kế toán ghi:
Nợ TK 1121 “Tiền gửi ngân h ng”