2.1.2.1. Chức năng:
Công ty đƣợc thành lập theo giấy phép số 0312127749 ng y 17 th ng 01 nă 2013 do Sở Kế hoạch v Đầu tƣ Th nh phố Hồ Chí Minh cấp.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 35
Tên công ty bằng tiếng nƣớc ngoài: ME KONG TECHNOLOGY CONSULTANCY COMPANY LIMITED
Địa chỉ trụ sở chính: 666 59 6 Đƣờng 3 2, Phƣờng 14, Quận 10, T.P Hồ Chí Minh Điện thoại: 083 8688214 Fax: 083 8688213
Mã số thuế: 0312127749
Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông là một doanh nghiệp tƣ nhân, hạch toán kinh tế độc lập, c tƣ c ch ph p nhân đầy đủ, đƣợc mở Tài khoản tại ngân hàng và đƣợc sử dụng con dấu riêng theo quy định của pháp luật.
Vốn điều lệ: 1.500.000.000 đồng.
Công ty có trách nhiệm sử dụng, bảo toàn và phát triển nguồn vốn. Công ty phải đảm bảo tiến hành kinh doanh có lãi dựa trên hoạt động inh doanh theo đúng luật định.
2.1.2.2. Nhiệm vụ: Về kế hoạch kinh doanh: Về kế hoạch kinh doanh:
- Nghiên cứu nhu cầu của thị trƣờng trong nƣớc và thị hiếu của h ch h ng để đề ra chiến lƣợc và mục tiêu cụ thể nhằ đe lại hiệu quả và lợi nhuận nhƣ doanh nghiệp mong muốn.
- Nâng cao, đa dạng cơ cấu mặt hàng, phong phú về chủng loại và phù hợp với nhu cầu của thị trƣờng.
- Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thƣơng c c văn ản công ty đã ý ết.
Về tài chính hạch toán kế toán:
- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo trang trải về mặt tài chính kinh doanh có hiệu quả.
- Công ty c nghĩa vụ hạch toán kế to n theo đúng chế độ kế toán hiện hành, đồng thời thực hiện việc đ ng thuế đầy đủ đe lại nguồn thu cho Nh nƣớc.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 36
Về tổ chức cán bộ lao động đào tạo:
- Công ty luôn tích cực chă lo đời sống tinh thần và vật chất cho nhân viên, thƣờng xuyên bồi dƣỡng v nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cho nhân viên.
Về vật tƣ thiết bị:
- Công ty luôn cải tiến, không ngừng nâng cao cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện, ôi trƣờng làm việc tốt nhất chi nhân viên công ty.
2.1.2.3. Ngành nghề kinh doanh:
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ h c liên quan đến máy tính. - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử vi n thông. - Tƣ vấn máy tính và quản trị hệ thống máy tính. - Sữa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty.2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý. 2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý của công ty đƣợc điều hành bởi một Gi đốc – Ngƣời đại diện pháp luật đồng thời cũng l chủ sở hữu của công ty. Gi đốc lãnh đạo công ty, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông đƣợc biểu di n qua sơ đồ sau:
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 37
Sơ đồ 2.1 – Cơ cấu bộ máy quản lý của CT TN Tƣ Vấn Kỹ Thuât Mê Kông
(Nguồn: Phòng kế toán)
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của Giám đốc và các phòng ban. Giám đốc:
-L ngƣời đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệ trƣớc pháp luật về điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức của công ty, chỉ huy trực tiếp các phòng ban. -Chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các kế hoach quy định trong công ty. -Tổ chức sắp xếp các phòng ban; quản lý tất cả nhân viên; có quyền quyết định trong việc tuyển dụng, xa thải nhân viên.
-L ngƣời đứng ra đ ph n, ý ết hợp đồng thƣơng ại với khách hàng.
Phòng kế toán:
-Nghiên cứu, tìm hiểu kịp thời c c văn ản, chính sách, chế độ của nh nƣớc ban hành. -Tha ƣu cho Gi đốc về tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với Luật kế toán hiện h nh v đặc thù riêng của công ty.
-Phân tích thông tin, số liệu kế toán, phản ánh chính xác, kịp thời, đúng thời gian quy định v đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
-Phản ánh rõ ràng d hiểu, chính xác thông tin, số liệu kế toán.
GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 38
-Thiết lập, hƣớng dẫn kiểm soát việc lƣu chuyển chứng từ và hệ thống biểu mẫu, thống kê.
-Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi t i chính, c nghĩa vụ thu nộp thanh toán các khoản nợ.
Phòng kinh doanh:
-Nghiên cứu thị trƣờng, lập và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, thực hiện và theo dõi việc thực hiện hợp đồng kinh tế, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp và hiệu quả trong việc tổ chức các hoạt động kinh doanh.
-Lập hồ sơ đấu thầu, dự thầu.
-Lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa phù hợp giá cả cho công ty. -Quyết định giá bán cạnh tranh và chi phí hợp lý.
Phòng kỹ thuật:
-Thiết kế, giám sát, triển khai tiến độ thi công, quản lý hồ sơ chất lƣợng công trình. -Triển khai, lắp đặt máy móc thiết bị cho khách hàng, bảo trì sản phẩm.
-Thực hiện các nhiệm vụ h c do gi đốc giao.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
2.1.4.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. 2.1.4.1.1. Chức năng: 2.1.4.1.1. Chức năng:
Phòng kế toán công ty là bộ phận tham mƣu cho Giám đốc trong việc quản lý tài chính, hạch toán phân tích hoạt động kinh tế, phản ánh đầy đủ các thông tin một cách chính xác nhất, kịp thời nhất tình hình hoạt động inh doanh để giúp cho Giám đốc lãnh đạo tổ chức hoạt động kinh doanh.
Hƣớng dẫn đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách, thể lệ về quản lý tài chính và hạch toán kế toán trong công ty theo quy định của Nhà nƣớc
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 39
2.1.4.1.1. Nhiệm vụ của phòng kế toán:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính.
- Lập Báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nh nƣớc phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty.
- Lƣu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế to n theo quy định của Nh nƣớc. - Phổ biến, thi hành các thể lệ, chế độ kế to n do Nh nƣớc quy định.
2.1.4.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc sắp xếp tƣơng đối gon nhẹ, phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty, gồm một kế to n trƣởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán thanh toán và một thủ quỹ.
Sơ đồ 2.2 – Tổ chức bộ máy kế toán tại CT TN Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông
(Nguồn: Phòng kế toán) Hàng tháng, quý phòng kế toán tập hợp số liệu, tổng hợp lên bảng biểu báo cáo nộp cho c c đơn vị Nh nƣớc nhƣ: cơ quan thuế, cục thống ê… v o ng y 20 th ng sau của tháng báo cáo, ngày 20 của quý sau của quý o c o, h ng nă hạn chót nộp l ng y 31 03 nă sau của nă o c o.
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 40
Phòng kế to n đƣợc phân chia cụ thể từng phần quản lý công việc cho cá nhân. Phòng có trách nhiệ đƣa ra thông tin ịp thời cho Gi đốc nắ đƣợc tình hình hoạt động của đơn vị.
2.1.4.3. Hình thức tổ chức ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với việc sử dụng hệ thống máy vi tính trong công tác quản lý kế toán. Công tác kế toán tại công ty không lập sổ bằng tay mà dựa vào chứng từ gốc để tập hợp số liệu và tiến hành nhập vào phần mềm MISA. Từ đ sẽ in ra các sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, sổ chi tiết cũng nhƣ các báo cáo.
Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ CÁI Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp chi tiết
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 41
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Hằng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã iể tra đƣợc d ng l căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ý chung, đồng thời kế to n cũng ghi c c nghiệp vụ ph t sinh đ v o sổ, thẻ kế toán có liên quan và sổ Nhật ý đặc biệt. Sau đ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ý chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, tuy nhiên kế toán phải loại trừ một số nghiệp vụ trùng lặp do đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ý đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau hi đã iể tra đối chiếu trùng khớp số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết đƣợc d ng để lập các Báo cáo tài chính.
2.1.4.4. Chế độ kế toán áp dụng.
- Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48 2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán công ty áp dụng bắt đầu ngày 01/01/xx và kết thúc vào ngày 31 12 xx c ng nă .
- Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết to n l đồng nội tệ: Việt Na đồng VNĐ .
- Phƣơng ph p ế toán hàng tồn kho:
+ Nhập kho theo giá thực tế, xuất ho theo phƣơng ph p thực tế đích danh. + Công ty hạch toán hàng tồn ho theo phƣơng ph p ê hai thƣờng xuyên. - Phƣơng ph p ế to n TSCĐ:
+ Nguyên tắc đ nh gi : ghi nhận TSCĐ theo nguyên gi . Trên Bảng cân đối kế toán phản ánh 3 chỉ tiêu: nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 42
+ Phƣơng ph p hấu hao TSCĐ: Công ty p dụng phƣơng ph p hấu hao theo đƣờng thẳng.
- Phƣơng ph p tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phƣơng ph p tính thuế GTGT theo phƣơng ph p hấu trừ.
- Phƣơng ph p x c định doanh thu: phƣơng ph p x c định theo phần công việc đã hoàn thành của các giao dịch bán hàng hóa của biên bản thanh lý hợp đồng và cung cấp dịch vụ bảo trì của biên bản nghiệm thu khối lƣợng công việc hoàn thành.
- Phƣơng ph p phân ổ công cụ dụng cụ:
+ Tùy theo tính chất của CCDC nà kế toán có thể nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận tiêu dùng. Kế toán phân bổ CCDC theo thời gian chia đều cho các kỳ sử dụng.
Đối với CCDC có giá trị nhỏ kế toán ghi nhận toàn bộ vào chi phí.
Đối với CCDC có giá trị lớn thì giá trị CCDC xuất d ng đƣợc ghi v o TK 142, 242 và phân bổ dần vào chi phí.
- Chứng từ, sổ sách:
+ Công ty hạch toán theo chứng từ gốc, công ty thực hiện hạch toán kế toán bằng máy vi tính dựa trên phần mềm MISA in ra sổ sách kế toán các loại. Mỗi tháng c lũy ế phát sinh từ đầu nă đến hết niên độ kế toán, phải có chữ ký của nhân viên kế toán phụ trách phần việc v đƣợc kế to n trƣởng kiểm tra, phê duyệt.
+ Chứng từ gốc, nhật ký chung, sổ sách các khoản phát sinh tại công ty và các o c o định kỳ của công ty sẽ lƣu trữ tại công ty.
+ Công ty tổ chức sổ sách kế to n đầy đủ theo quy định của Bộ t i chính căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 43
2.1.4.5. Tài khoản kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 48 2006 QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Việc ghi chép kế toán công ty phải thực hiện đúng ph p lệnh kế toán thông qua máy tính.
2.1.4.6. Báo cáo kế toán.
Để tiện cho việc kiể tra gi s t, Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông sử dụng hệ thống B o c o t i chính do Nh nƣớc ban hành. Kết thúc kỳ kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo tài chính gồm:
-Bảng cân đối kế toán.
-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. -Thuyết minh báo cáo tài chính.
-Bảng cân đối tài khoản.
Vì Chế độ kế toán theo quyết định 48 2006 QĐ-BTC hông quy định việc lập B o c o lƣu chuyển tiền tệ nên Công ty không lập B o c o lƣu chuyển tiền tệ.
2.1.4.7. Tổ chức hệ thống máy tính trong kế toán.
Để bảo đảm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh, công tác kế toán tại công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đã p dụng phần mề chƣơng trình ế to n trên y tính. Chƣơng trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ c c chƣơng trình an đầu, qua hệ thống chƣơng trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ c i, c c o c o…Công ty sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012 phiên bản R72.
Thành phần của hệ thống bao gồm:
- Phân hệ quỹ: giúp doanh nghiệp quản lý tốt về thu, chi, tồn quỹ, về tình hình iến động dòng tiền tại doanh nghiệp, đồng thời iể so t rất chặt chẽ c c nghiệp vụ thu tiền từ h ch h ng, thanh to n cho nh cung cấp v tạ ứng cho nhân viên.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 44
- Phân hệ ngân hàng: giúp doanh nghiệp luôn nắ r về số dƣ tiền gửi trong t i hoản chi tiết theo từng ngân h ng của đơn vị để c ế hoạch thu chi hợp lý.
- Phân hệ mua hàng: giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình hình ua h ng nhƣ số lƣợng v gi trị của từng ặt h ng, tình hình trả lại, giả gi cũng nhƣ công nợ phải trả, đã trả cho từng h a đơn, từng nh cung cấp.
- Phân hệ bán hàng: giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình hình n h ng từ lúc lập o gi , nhận đƣợc đơn đặt h ng cho tới lúc n h ng về số lƣợng v gi trị của từng ặt h ng, tình hình h ng n ị trả lại, giả gi cũng nhƣ công nợ phải thu, đã thu cho từng h a đơn h ch h ng.
- Phân hệ kho: giúp doanh nghiệp quản lý đƣợc tình hình nhập ho, xuất ho của vật tƣ, h ng h a ở từng ho v thực hiện tính gi xuất ho theo nhiều phƣơng ph p.
- Phân hệ thuế: giúp doanh nghiệp ê hai thuế, tính c c loại thuế phải nộp cho Nh nƣớc nhƣ thuế GTGT, tiêu thụ đặc iệt, xuất hẩu, ....
Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp c c h a đơn chứng từ và trong công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đ , ế toán còn sử dụng các phần mề h c nhƣ Microsoft Word, Exel, Hệ thống kê khai thuế, …
Công tác kế toán ở Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đã đƣợc vi tính hóa với chu trình xử lý nghiệp vụ tƣơng đối hoàn thiện.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 45