2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý của công ty đƣợc điều hành bởi một Gi đốc – Ngƣời đại diện pháp luật đồng thời cũng l chủ sở hữu của công ty. Gi đốc lãnh đạo công ty, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông đƣợc biểu di n qua sơ đồ sau:
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 37
Sơ đồ 2.1 – Cơ cấu bộ máy quản lý của CT TN Tƣ Vấn Kỹ Thuât Mê Kông
(Nguồn: Phòng kế toán)
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của Giám đốc và các phòng ban. Giám đốc:
-L ngƣời đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệ trƣớc pháp luật về điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức của công ty, chỉ huy trực tiếp các phòng ban. -Chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các kế hoach quy định trong công ty. -Tổ chức sắp xếp các phòng ban; quản lý tất cả nhân viên; có quyền quyết định trong việc tuyển dụng, xa thải nhân viên.
-L ngƣời đứng ra đ ph n, ý ết hợp đồng thƣơng ại với khách hàng.
Phòng kế toán:
-Nghiên cứu, tìm hiểu kịp thời c c văn ản, chính sách, chế độ của nh nƣớc ban hành. -Tha ƣu cho Gi đốc về tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với Luật kế toán hiện h nh v đặc thù riêng của công ty.
-Phân tích thông tin, số liệu kế toán, phản ánh chính xác, kịp thời, đúng thời gian quy định v đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
-Phản ánh rõ ràng d hiểu, chính xác thông tin, số liệu kế toán.
GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 38
-Thiết lập, hƣớng dẫn kiểm soát việc lƣu chuyển chứng từ và hệ thống biểu mẫu, thống kê.
-Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi t i chính, c nghĩa vụ thu nộp thanh toán các khoản nợ.
Phòng kinh doanh:
-Nghiên cứu thị trƣờng, lập và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, thực hiện và theo dõi việc thực hiện hợp đồng kinh tế, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp và hiệu quả trong việc tổ chức các hoạt động kinh doanh.
-Lập hồ sơ đấu thầu, dự thầu.
-Lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa phù hợp giá cả cho công ty. -Quyết định giá bán cạnh tranh và chi phí hợp lý.
Phòng kỹ thuật:
-Thiết kế, giám sát, triển khai tiến độ thi công, quản lý hồ sơ chất lƣợng công trình. -Triển khai, lắp đặt máy móc thiết bị cho khách hàng, bảo trì sản phẩm.
-Thực hiện các nhiệm vụ h c do gi đốc giao.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
2.1.4.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. 2.1.4.1.1. Chức năng: 2.1.4.1.1. Chức năng:
Phòng kế toán công ty là bộ phận tham mƣu cho Giám đốc trong việc quản lý tài chính, hạch toán phân tích hoạt động kinh tế, phản ánh đầy đủ các thông tin một cách chính xác nhất, kịp thời nhất tình hình hoạt động inh doanh để giúp cho Giám đốc lãnh đạo tổ chức hoạt động kinh doanh.
Hƣớng dẫn đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách, thể lệ về quản lý tài chính và hạch toán kế toán trong công ty theo quy định của Nhà nƣớc
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 39
2.1.4.1.1. Nhiệm vụ của phòng kế toán:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lập Báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nh nƣớc phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty.
- Lƣu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế to n theo quy định của Nh nƣớc. - Phổ biến, thi hành các thể lệ, chế độ kế to n do Nh nƣớc quy định.
2.1.4.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc sắp xếp tƣơng đối gon nhẹ, phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty, gồm một kế to n trƣởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán thanh toán và một thủ quỹ.
Sơ đồ 2.2 – Tổ chức bộ máy kế toán tại CT TN Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông
(Nguồn: Phòng kế toán) Hàng tháng, quý phòng kế toán tập hợp số liệu, tổng hợp lên bảng biểu báo cáo nộp cho c c đơn vị Nh nƣớc nhƣ: cơ quan thuế, cục thống ê… v o ng y 20 th ng sau của tháng báo cáo, ngày 20 của quý sau của quý o c o, h ng nă hạn chót nộp l ng y 31 03 nă sau của nă o c o.
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 40
Phòng kế to n đƣợc phân chia cụ thể từng phần quản lý công việc cho cá nhân. Phòng có trách nhiệ đƣa ra thông tin ịp thời cho Gi đốc nắ đƣợc tình hình hoạt động của đơn vị.
2.1.4.3. Hình thức tổ chức ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với việc sử dụng hệ thống máy vi tính trong công tác quản lý kế toán. Công tác kế toán tại công ty không lập sổ bằng tay mà dựa vào chứng từ gốc để tập hợp số liệu và tiến hành nhập vào phần mềm MISA. Từ đ sẽ in ra các sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, sổ chi tiết cũng nhƣ các báo cáo.
Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ CÁI Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp chi tiết
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 41
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Hằng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã iể tra đƣợc d ng l căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ý chung, đồng thời kế to n cũng ghi c c nghiệp vụ ph t sinh đ v o sổ, thẻ kế toán có liên quan và sổ Nhật ý đặc biệt. Sau đ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ý chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, tuy nhiên kế toán phải loại trừ một số nghiệp vụ trùng lặp do đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ý đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau hi đã iể tra đối chiếu trùng khớp số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết đƣợc d ng để lập các Báo cáo tài chính.
2.1.4.4. Chế độ kế toán áp dụng.
- Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48 2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán công ty áp dụng bắt đầu ngày 01/01/xx và kết thúc vào ngày 31 12 xx c ng nă .
- Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết to n l đồng nội tệ: Việt Na đồng VNĐ .
- Phƣơng ph p ế toán hàng tồn kho:
+ Nhập kho theo giá thực tế, xuất ho theo phƣơng ph p thực tế đích danh. + Công ty hạch toán hàng tồn ho theo phƣơng ph p ê hai thƣờng xuyên. - Phƣơng ph p ế to n TSCĐ:
+ Nguyên tắc đ nh gi : ghi nhận TSCĐ theo nguyên gi . Trên Bảng cân đối kế toán phản ánh 3 chỉ tiêu: nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 42
+ Phƣơng ph p hấu hao TSCĐ: Công ty p dụng phƣơng ph p hấu hao theo đƣờng thẳng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phƣơng ph p tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phƣơng ph p tính thuế GTGT theo phƣơng ph p hấu trừ.
- Phƣơng ph p x c định doanh thu: phƣơng ph p x c định theo phần công việc đã hoàn thành của các giao dịch bán hàng hóa của biên bản thanh lý hợp đồng và cung cấp dịch vụ bảo trì của biên bản nghiệm thu khối lƣợng công việc hoàn thành.
- Phƣơng ph p phân ổ công cụ dụng cụ:
+ Tùy theo tính chất của CCDC nà kế toán có thể nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận tiêu dùng. Kế toán phân bổ CCDC theo thời gian chia đều cho các kỳ sử dụng.
Đối với CCDC có giá trị nhỏ kế toán ghi nhận toàn bộ vào chi phí.
Đối với CCDC có giá trị lớn thì giá trị CCDC xuất d ng đƣợc ghi v o TK 142, 242 và phân bổ dần vào chi phí.
- Chứng từ, sổ sách:
+ Công ty hạch toán theo chứng từ gốc, công ty thực hiện hạch toán kế toán bằng máy vi tính dựa trên phần mềm MISA in ra sổ sách kế toán các loại. Mỗi tháng c lũy ế phát sinh từ đầu nă đến hết niên độ kế toán, phải có chữ ký của nhân viên kế toán phụ trách phần việc v đƣợc kế to n trƣởng kiểm tra, phê duyệt.
+ Chứng từ gốc, nhật ký chung, sổ sách các khoản phát sinh tại công ty và các o c o định kỳ của công ty sẽ lƣu trữ tại công ty.
+ Công ty tổ chức sổ sách kế to n đầy đủ theo quy định của Bộ t i chính căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 43
2.1.4.5. Tài khoản kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 48 2006 QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Việc ghi chép kế toán công ty phải thực hiện đúng ph p lệnh kế toán thông qua máy tính.
2.1.4.6. Báo cáo kế toán.
Để tiện cho việc kiể tra gi s t, Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông sử dụng hệ thống B o c o t i chính do Nh nƣớc ban hành. Kết thúc kỳ kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo tài chính gồm:
-Bảng cân đối kế toán.
-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. -Thuyết minh báo cáo tài chính.
-Bảng cân đối tài khoản.
Vì Chế độ kế toán theo quyết định 48 2006 QĐ-BTC hông quy định việc lập B o c o lƣu chuyển tiền tệ nên Công ty không lập B o c o lƣu chuyển tiền tệ.
2.1.4.7. Tổ chức hệ thống máy tính trong kế toán.
Để bảo đảm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh, công tác kế toán tại công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đã p dụng phần mề chƣơng trình ế to n trên y tính. Chƣơng trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ c c chƣơng trình an đầu, qua hệ thống chƣơng trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ c i, c c o c o…Công ty sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012 phiên bản R72.
Thành phần của hệ thống bao gồm:
- Phân hệ quỹ: giúp doanh nghiệp quản lý tốt về thu, chi, tồn quỹ, về tình hình iến động dòng tiền tại doanh nghiệp, đồng thời iể so t rất chặt chẽ c c nghiệp vụ thu tiền từ h ch h ng, thanh to n cho nh cung cấp v tạ ứng cho nhân viên.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 44
- Phân hệ ngân hàng: giúp doanh nghiệp luôn nắ r về số dƣ tiền gửi trong t i hoản chi tiết theo từng ngân h ng của đơn vị để c ế hoạch thu chi hợp lý.
- Phân hệ mua hàng: giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình hình ua h ng nhƣ số lƣợng v gi trị của từng ặt h ng, tình hình trả lại, giả gi cũng nhƣ công nợ phải trả, đã trả cho từng h a đơn, từng nh cung cấp.
- Phân hệ bán hàng: giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình hình n h ng từ lúc lập o gi , nhận đƣợc đơn đặt h ng cho tới lúc n h ng về số lƣợng v gi trị của từng ặt h ng, tình hình h ng n ị trả lại, giả gi cũng nhƣ công nợ phải thu, đã thu cho từng h a đơn h ch h ng.
- Phân hệ kho: giúp doanh nghiệp quản lý đƣợc tình hình nhập ho, xuất ho của vật tƣ, h ng h a ở từng ho v thực hiện tính gi xuất ho theo nhiều phƣơng ph p.
- Phân hệ thuế: giúp doanh nghiệp ê hai thuế, tính c c loại thuế phải nộp cho Nh nƣớc nhƣ thuế GTGT, tiêu thụ đặc iệt, xuất hẩu, ....
Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp c c h a đơn chứng từ và trong công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đ , ế toán còn sử dụng các phần mề h c nhƣ Microsoft Word, Exel, Hệ thống kê khai thuế, … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công tác kế toán ở Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đã đƣợc vi tính hóa với chu trình xử lý nghiệp vụ tƣơng đối hoàn thiện.
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 45
Sơ đồ 2.4 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
: Nhập dữ liệu hằng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng cuối nă : Đối chiếu, kiểm tra
2.1.4.8. Cơ sở vật chất cho hoạt động của phòng kế toán:
- Phòng kế to n Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê ông đƣợc bố trí 1 phòng riêng biệt, gồ 4 ngƣời, đƣợc ngăn c ch ằng cửa kín không nghe tiếng động bên ngoài, có chìa khóa cửa chắc chắn và cẩn thận để bảo vệ tài sản an toàn.
- Trong phòng kế toán có hệ thống đèn chiếu s ng đầy đủ, có máy lạnh, có tủ đựng hồ sơ chứng từ kế toán rất ngăn nắp, trang bị đầy đủ văn phòng phẩm, có két sắt đựng tiền để chống mất trộm. Tạo điều kiện thuận lợi cho phòng kế toán làm việc.
2.1.5. Tình hình công ty trong những năm gần đây. 2.1.5.1. Tình hình kinh doanh:
Tình hình công ty đƣợc thể hiện qua Doanh thu thuần, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận gộp của quý 1, 2, 3, 4 trong năm 2013 nhƣ sau:
Chứng từ
kế toán Phần mềm kế toán
MISA SME.NET
Sổ kế toán
- Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 46
Bảng 2.1 – Doanh số Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông năm 2013
Quý Doanh thu thuần Gi vốn hàng bán Lợi nhuận gộp
1 3.037.585.906 2.675.155.151 362.430.755 2 5.010.546.274 4.588.457.403 422.088.871 3 4.876.074.492 4.277.463.485 598.611.007 4 19.212.473.780 16.898.387.280 2.314.086.500 Tổng 32.136.680.452 28.439.463.319 3.697.217.133 (Nguồn: Phòng kế toán)
Biểu đồ 2.1 – Doanh số Công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông năm 2013
Những chỉ tiêu trên cho thấy kết quả công ty TNHH Tƣ Vấn Kỹ Thuật Mê Kông đạt đƣợc trong nă 2013, thể hiện mô hình hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Doanh thu năm 2013 là 32.136.680.452 đ; trong đ quý 1 là 3.037.585.906 đ (chiế 9,45%), quý 2 là 5.010.546.274 đ (chiế 15,59%), quý 3 là 4.876.074.492 đ (chiế 15,17%), quý 4 là 19.212.473.780 đ (chiế 59,79%). Mặc dù vậy nhƣng do giá vốn hàng bán khá cao (28.428.796.896 đ) nên lợi nhuận gộp thấp (3.708.306.559 đ).
2.1.5.2. Tình hình nhân sự:
Do là công ty vừa và nhỏ, đồng thời tính chất công việc cũng đơn giản nên số lƣợng nhân viên của công ty không nhiều. Thông thƣờng Công ty sẽ tuyển nhân viên kỹ thuật làm theo thời vụ khi Công ty có nhiều dự án.
- 5,000,000,000 10,000,000,000 15,000,000,000 20,000,000,000 25,000,000,000 1 2 3 4
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp
SVTH: Phạm Lê Tuyết Minh 47 Nhân viên chính thức của Công ty gồm:
Gi đốc: 1 ngƣời (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng kế to n: 4 ngƣời Phòng inh doanh: 2 ngƣời Phòng kỹ thuật: 3 ngƣời
Bảng 2.2 - Số lƣợng nhân viên Công ty trong năm 2013
(Nguồn: Phòng kế toán) Qua bảng trên ta có thể thấy số lƣợng nhân viên tăng dần do vào những tháng cuối năm Công ty có nhiều dự án, số lƣợng công việc nhiều nên công ty phải ƣớn