9. Cấu trúc của luận văn
3.2.2.Biện pháp 2: Ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo trong quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ
tạo theo học chế tín chỉ
3.2.2.1. Mục tiêu của biện pháp
- Tin học hóa quá trình quản lý đào tạo trong đào tạo theo học chế tín chỉ.
- Giúp nhà trường tạo lập một hệ thống thông tin tích hợp, phục vụ hiệu quả nhất mọi nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê của mọi đối tượng trong nhà trường từ Ban giám hiệu đến các CBQL cấp phòng ban, khoa, bộ môn và cả giáo viên và sinh viên.
3.2.2.2. Nội dung biện pháp và cách thức thực hiện
Sử dụng phần mềm quản lý đào tạo tích hợp UNISOFT để quản lý đào tạo trong đào tạo theo học chế tín chỉ.
UNISOFT là phần mềm quản lý đào tạo tích hợp được phát triển bởi Công ty Công nghệ Thiên An, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ phù hợp với
quy chế đào tạo 43/2007/QĐ-BGD&ĐT dành cho đào tạo theo học chế tín chỉ của Bộ GD&ĐT.
Ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo tích hợp UNISOFT để quản lý đào tạo trong đào tạo theo học chế tín chỉ tại trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên nghĩa là sử dụng các phân hệ nghiệp vụ của UNISOFT được cài đặt trên các máy tính và hệ thống mạng LAN, Internet để quản lý chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, tiến độ đào tạo, đăng ký học phần, duyệt học phần, thu học phí, kết quả học tập, giảng viên, sinh viên, phòng học …
Với phần mềm này, CBQL sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong công việc của mình, đồng thời tính bảo mật, tính chính xác, tính khách quan cũng được đảm bảo và đặc biệt rút ngắn được thời gian thao tác cho từng tác vụ.
Cụ thể:
Quản lý chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, tiến độ đào tạo, và đăng ký học tập của sinh viên bằng phân hệ UniScheduleCredit
Đây là phân hệ quản lý chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, tiến độ đào tạo, thời khóa biểu, đăng ký học phần, giờ lên lớp của giảng viên, sinh viên, tổng hợp và báo cáo số liệu liên quan.
Sơ đồ 3.1: Quy trình quản lý kế hoạch đào tạo, đăng ký học tập bằng UniScheduleCredit trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên
Tạo lớp tín chỉ Bắt đầu
Xây dựng kế hoạch lớp tín chỉ Lập thời khóa biểu
Quy định đăng ký lớp tín chỉ Đăng ký sớm học
phần
Thu học phí Sinh viên đăng ký
lớp tín chỉ
Cố vấn học tập phê duyệt đăng ký của sinh viên
Đ S
Kết thú
Bước 1: Đăng ký sớm học phần:
Căn cứ vào Chương trình đào tạo đã xây dựng đặc biệt là “cây tiến trình”, người CBQL cho sinh viên đăng ký đăng ký các học phần mà sinh viên có nhu cầu học trong học kỳ sắp diễn ra. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniScheduleCredit còn sinh viên đăng ký trên cổng thông tin của UniPortal.
Hình 3.1: Giao diện UniScheduleCredit quản lý chương trình đào tạo
Bước này giúp cho người CBQL thu thập được thông tin về nhu cầu của người học trong học kỳ sắp diễn ra.
Bước 2: Tạo lớp tín chỉ:
Căn cứ vào số liệu dự báo, người CBQL xây dựng các lớp tín chỉ cho mỗi học phần sẽ giảng dạy trong học kỳ. Các lớp này được quản lý theo hệ đào tạo, ngành đào tạo, khóa đào tạo, khoa và các tổ bộ môn. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniScheduleCredit.
Hình 3.3: Giao diện UniScheduleCredit khi tạo lớp tín chỉ
Bước 3: Xây dựng kế hoạch lớp tín chỉ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Căn cứ vào số lớp tín chỉ đã tạo, người CBQL phân bổ giáo viên, phòng học, thiết bị dạy học, thời gian học cho phù hợp trong học kỳ. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniScheduleCredit.
Hình 3.4: Giao diện UniScheduleCredit khi xây dựng kế hoạch lớp tín chỉ
Bước 4: Lập thời khóa biểu:
Sau khi đã thiết lập tất cả các tham số cho toàn bộ số lớp tín chỉ, người CBQL có thể xếp thời khóa biểu tự động, bán tự động hoặc bằng tay dưới sự hỗ trợ của phần mềm. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniScheduleCredit.
Ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng phần mềm trong tác vụ này là đảm bảo tránh trùng lặp, tối ưu hóa cho việc phân bố đều các học phần và giảm đáng kể sức lực cho con người.
Bước 5: Quy định đăng ký lớp tín chỉ:
Sau khi đã xếp xong thời khóa biều, người CBQL quy định đối tượng sinh viên đăng ký học, thời điểm và thời lượng đăng ký, số lượng tín chỉ được phép đăng ký… Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniScheduleCredit.
Hình 3.6: Giao diện UniScheduleCredit quy định sinh viên đăng ký
Bước 6: Sinh viên đăng ký lớp tín chỉ:
Khi người CBQL thực hiện xong bước 5, sinh viên sẽ thấy được các lớp tín chỉ mà mình có nhu cầu học và tiến hành đăng ký chọn lớp, tương ứng với lớp đó chính là các thông số về giảng viên, thời khóa biểu, địa điểm học
và cả số sinh viên đã đăng ký học lớp đó. Việc này sinh viên thực hiện trên cổng thông tin UniPortal.
Hình 3.7: Cổng thông tin đăng ký lớp tín chỉ của UniPortal
Ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng phần mềm trong tác vụ này là đảm bảo tránh trùng lặp cho việc học của sinh viên, tránh việc sinh viên đăng ký vượt quá hoặc chưa đạt số tín chỉ cần tích lũy trong học kỳ, đảm bảo việc sinh viên được chủ động chọn lớp, chọn thầy, chọn thời khóa biểu phù hợp với nhu cầu của mình.
Bước 7: Cố vấn học tập phê duyệt đăng ký của sinh viên:
Khi sinh viên thực hiện đăng ký xong, toàn bộ kết quả đăng ký sẽ được CVHT kiểm tra và phê duyệt. Nếu không thấy có vấn đề gì, CVHT duyệt và sinh viên có thể nộp học phí. Còn nếu có vấn đề, ví dụ như học phần tự chọn không phù hợp với định hướng phát triển hay khả năng của sinh viên, CVHT
sẽ không duyệt và sinh viên đó phải thực hiện lại bước 6. Việc này CVHT thực hiện trên cổng thông tin UniPortal.
Hình 3.8: Kết quả đăng ký của sinh viên sau khi CVHT duyệt
Bước 8: Thu học phí:
Sau khi CVHT duyệt đăng ký, sinh viên tiến hành nộp học phí tại Phòng tài vụ của nhà trường.
Ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng phần mềm trong tác vụ này là sinh viên hoặc phụ huynh có thể nộp học phí trực tuyến và Unisoft sẽ kiểm tra việc này và kết quả sẽ được xử lý bằng cách lập danh sách sinh viên có mặt trong lớp để giảng viên có thể truy xuất trước khi lên lớp từ account của mình. Như vậy, khi sinh viên có tên trong một lớp nào đó thì tức là sinh viên đó đã đủ điều kiện để theo học lớp đó.
Hình 3.9: Cổng thông tin thông báo nộp học phí và nộp học phí trực tuyến
Quản lý kết quả học tập của sinh viên bằng phân hệ UniMark
Đây là phân hệ quản lý kết quả học tập của sinh viên và một phần của quy trình đánh giá sinh viên đồng thời tổng hợp, đánh giá, xếp loại và báo cáo số liệu liên quan.
Sơ đồ 3.2: Quy trình quản lý kết quả học tập bằng UniMark trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên
Bước 1: Cập nhật điểm thành phần:
Giảng viên căn cứ vào học phần mình giảng dạy, quy định tỉ lệ các thành phần điểm như chuyên cần, kiểm tra thường xuyên, thi giữa học phần và sau đó cập nhật các điểm thành phần cho mỗi sinh viên trong lớp tín chỉ. Hết thời gian ấn định theo quy chế, người CBQL sẽ khống chế để giảng viên không thể cập nhật được điểm thành phần. Việc này giảng viên và CBQL
Lập danh sách sinh viên đủ điều kiện dự thi Bắt đầu Tổ chức thi Cập nhật điểm thi Tổng hợp điểm Cập nhật điểm thành phần Xét học vụ Đ K Kết thú c
thực hiện trên giao diện của UniMark còn sinh viên có thể xem kết quả trên cổng thông tin UniPortal.
Hình 3.10: Giao diện UniMark khi nhập điểm thành phần
Ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng phần mềm trong tác vụ này là tính tin cậy trong lưu trữ và tính minh bạch được đảm bảo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 2: Lập danh sách sinh viên đủ điều kiện dự thi:
Căn cứ vào điểm thành phần, người CBQL lọc ra được những sinh viên đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần để tổ chức thi. Số sinh viên này nằm trong danh sách dự thi kết thúc học phần, số sinh viên còn lại chính là số sinh viên không đủ điều kiện dự thi. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniMark.
Hình 3.11: Giao diện UniMark khi lập danh sách sinh viên dự thi
Bước 3: Tổ chức thi:
Ở tác vụ này, người CBQL thực hiện tổ chức thi lần 1, lần 2 cho những học phần có thi kết thúc, phân bổ phòng thi theo số lượng sinh viên được dự thi theo từng học phần, in danh sách phòng thi.
Sau khi thi, đánh số phách, đóng túi bài thi theo tham số lựa chọn, in phách, khi có điểm ghép phách – lên điểm một cách tự động. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniMark.
Hình 3.12: Giao diện UniMark khi tổ chức thi
Ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng phần mềm trong tác vụ này là tính bảo mật, tính khách quan và tính chính xác được đảm bảo.
Bước 4: Cập nhật điểm thi:
Sau khi đã có dữ liệu về điểm thi, phần mềm giúp người CBQL cập nhật điểm thi theo phòng thi, theo lớp tín chỉ hoặc theo học phần đồng thời tính điểm trung bình chung môn học và xếp loại điểm theo thang điểm số và chữ (A, B, C, D, F, I, X) tương ứng. Người CBQL có thể khóa dữ liệu điểm sau khi đã cập nhật xong. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniMark còn sinh viên có thể xem kết quả trên cổng thông tin UniPortal.
Hình 3.13: Giao diện UniMark khi cập nhật điểm thi
Bước 5: Tổng hợp điểm:
Trong tác vụ này, phần mềm giúp người CBQL tổng hợp kết quả học tập của sinh viên theo học kỳ, năm học, đánh giá xếp loại học lực cho sinh viên đồng thời có thể tổng hợp điểm tích lũy cho toàn bộ quá trình học tập của sinh viên, xếp hạng sinh viên. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniMark còn sinh viên có thể xem kết quả trên cổng thông tin UniPortal.
Bước 6: Xét học vụ:
Phần mềm cũng giúp cho người CBQL xét xét học bổng, xét học tiếp, xét tốt nghiệp, xét học lại, tạm ngừng học hay buộc thôi học đối với sinh viên theo quy chế và quản lý danh sách sinh viên thuộc các đối tượng đó. Việc này người CBQL thực hiện trên giao diện của UniMark còn sinh viên có thể xem kết quả trên cổng thông tin UniPortal.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện
Đối với biện pháp 2 này, cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Về cơ sở vật chất, nhà trường cần đảm bảo một hệ thống các máy tính phục vụ, máy chủ cấu hình phù hợp, hệ thống mạng LAN và Internet có tốc độ đường truyền tốt và những phụ kiện theo kèm.
- Về cơ sở dữ liệu, thông tin, tất cả các nguồn dữ liệu phải đảm bảo tính chính xác, tính kế thừa, tính đồng bộ với phần mềm. Tránh để xảy ra xung đột dữ liệu dẫn đến phải sửa chữa, điều chỉnh vì điều đó là vô cùng khó khăn.
- Về con người, từ Ban giám hiệu đến các đơn vị có liên quan trong trường đặc biệt là các phòng chức năng, CBQL ngoài việc tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý thông thường phải được dự lớp chuyển giao công nghệ của nhà cung cấp phần mềm là Công ty Công nghệ Thiên An. Đồng thời nhà cung cấp phần mềm phải cử chuyên gia tham gia cùng với CBQL nhà trường trong thời gian đầu vận hành phần mềm.
- Về phân cấp quản lý, Ban giám hiệu phải có văn bản quy định rõ ràng về phân cấp quản lý hệ thống. Trong văn bản đó, phải thể hiện được quyền hạn và trách nhiệm của mỗi tập thể, cá nhân đối với từng công đoạn, từng tác vụ nhằm đảm bảo tính chính xác, khách quan, trung thực và minh bạch cao.