Phần mềm kế toỏn
2.2.2.1.1Cỏc phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ
• Cỏc phương thức mua hàng và cỏc phương thức thanh toỏn
tiền mua hàng
+Cỏc phương thức mua hàng
Là cụng ty chuyờn cung cấp cỏc loại hoỏ chất, thiết bị trong ngành y tế, việc đảm bảo chất lượng cỏc mặt hàng đú trong quỏ trỡnh mua hàng là hết sức quan trọng, do nhận thấy tớnh hợp lý và cần thiết của phương thức mua hàng trực tiếp nờn cụng ty TNHH SELA lựa chọn phương thức mua hàng trực tiếp là phương thức chủ yếu trong quỏ trỡnh mua hàng.
Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết, cụng ty TNHH SELA cụ cỏn bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bỏn hàng để nhận hàng theo 1 quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trỏch nhiệm vận chuyển hàng hoỏ về DN.
+Cỏc phương thức thanh toỏn tiền mua hàng
Thụng thường, việc thanh toỏn tiền mua hàng của cụng ty TNHH SELA được thực hiện theo 2 phương thức:
- Phương thức thanh toỏn trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toỏn ngay tiền cho người bỏn, cú thể bằng tiền mặt, bằng tiền cắn bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, hoặc cú thể thanh toỏn bằng hàng (hàng đổi hàng)...
- Phương thức thanh toỏn chậm trả: Doanh nghiệp đó nhận hàng nhưng chưa thanh toỏn tiền cho người bỏn. Việc thanh toỏn chem. trả cú thể thực hiện theo điều kiện tớn dụng ưu đói theo thoả thuận.
• Thời điểm ghi nhận hàng mua:
Thời điểm chung để xỏc định và ghi nhận việc mua hàng đó hoàn thành: là thời điểm doanh nghiệp nhận được quyền sở hữu về hàng hoỏ và mất quyền sở hữu về tiền tƯ (đó thanh toỏn tiền cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toỏn).
Thời điểm cụ thể: tuỳ thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xỏc định hàng mua cú thể khỏc nhau. Cụ thể:
Cụng ty TNHH SELA chủ yếu là mua hàng theo phương thức trực tiếp, thời điểm xỏc định hàng mua là khi đó hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng, doanh nghiệp đó thanh toỏn tiền hay chấp nhận thanh toỏn cho người bỏn.
• Chứng từ:
Cỏc hoỏ đơn, chứng từ được sử dụng để hạch toỏn nghiệp vụ mua hàng ở cụng ty TNHH SELA:
- Hoỏ đơngiá trị gia tăng (GTGT) (do bờn bỏn lập) (Biểu 2.8):
Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ thuế, doanh nghiệp sẽ được người bỏn cung cấp hoỏ đơn GTGT (liờn 2).
-Hoỏ đơn bỏn hàng hoặc hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (do bờn bỏn lập): Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp trờn GTGT hoặc khụng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ được bờn bỏn cung cấp hoỏ đơn bỏn hàng hoặc hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (liờn 2).
- Phiếu nhập kho: Phản ỏnh số lượng và giỏ trị hàng hoỏ thực tế nhập kho (Biểu 2.7).
- Biờn bản kiểm nhận hàng hoỏ: Được lập và sử dụng trong trường hợp phỏt sinh hàng thừa, thiếu trong quỏ trỡnh mua hàng hay một số trường hợp khỏc xột thấy cần thiết phải lập “Biờn bản kiểm nhận hàng hoỏ thu mua”.
- Phiếu chi, Giấy bỏo Nợ, Phiếu thanh toỏn tạm ứng...: Phản ỏnh việc thanh toỏn tiền mua hàng.
- ...
Cỏc chứng từ kế toỏn bắt buộc phải lập kịp thời, đỳng mẫu quy định và đầy đủ cỏc yếu tố nhằm đảm bảo tớnh phỏp lý khi ghi sổ kế toỏn.
Việc luõn chuyển chứng từ cần cú kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chộp kịp thời, đầy đủ.