Hiện nay, công ty có các xí nghiệp và các đội trực thuộc ở các địa bàn cách xa nhau. Xuất phát từ đặc điểm này và để thuận lợi cho yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tài chính và công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán xử lý và thực hiện các công việc hạch toán kế toán, các đội xây lắp chỉ bố trí một hoặc hai nhân viên kế toán thực hiện hạch toán ban đầu và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán công ty.
Ở phòng kế toán công ty, sau khi nhận được chứng từ ban đầu ở các đội, kế toán từng bộ phận tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Định kỳ số liệu sẽ được tổng hợp để lập báo cáo quyết toán toàn công ty. Việc áp dụng hình thức này sẽ đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung cao độ đối với công tác kế toán, tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng đồng thời thuận tiện cho việc áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán sẽ gọn nhẹ và tiết kiệm được chi phí hạch toán.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán)
Chức năng của các nhân viên trong phòng kế toán như sau:
˗ Kế toán trƣởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình hạch toán kế
toán và tình hình tài chính của Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện bộ máy kế toán của Công ty, tổng hợp và cân đối toàn bộ số liệu và sổ sách trong công
Kế toán trưởng Kế toán kho và TSCĐ Kế toán thanh toán và lương Kế toán Ngân hàng- Thủ quỹ Kế toán Chi phí, NVL, CCDC Kế toán đội
ty. Đồng thời, kế toán trưởng còn có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đánh giá đúng tình hình, phát hiện những việc làm không hiệu quả từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục đảm bảo công việc sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển
˗ Kế toán kho và TSCĐ: theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, quản lý hồ
sơ TSCĐ. Đồng thời, kế toán viên còn tiến hành theo dõi số lượng vật tư nhập, xuất, đối chiều vật tư cấp cho công trình, HMCT.
˗ Kế toán thanh toán (kiêm kế toán tiền lƣơng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ): Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần
hành các khoản nợ phải thu, phải trả. Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh theo từng đối tượng, từng khoản nợ theo thời gian thanh toán. Ngoài ra căn cứ vào số lượng lao động, thời gian, kết quả lao động của nhân viên ở các đội gửi lên, ở các phòng ban của Công ty để tính lương và trích các khoản theo lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Tiến hành phân bổ chi phí tiền lương và chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
˗ Kế toán Ngân hàng- Thủ quỹ: Theo dõi tất cả nghiệp vụ kế toán ngân hàng trên
sổ chi tiết tiền gửi, mở chi tiết theo các khoản thu, khoản chi và các khoản thanh toán với nhà cung cấp. Ghi sổ quỹ lập báo cáo quỹ cuối ngày cùng với chứng từ gốc nộp lại cho kế toán trưởng.
˗ Kế toán Chi phí, NVL, CCDC: Chuyên phụ trách theo dõi các nghiệp vụ nhập
xuất nguyên vật liệu theo các chứng từ hợp lý và các vật tư còn tồn trong kho. Cung cấp thông tin về nguyên vật liệu, nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ, lập bảng phân bổ nguyên nhiên liệu và công cụ dụng cụ. Đồng thời kế toán NVL, CCDC phải lập chứng từ liên quan phần hành mình đảm nhiệm. Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tập hợp tất cả các loại chi phí sử dụng trong kỳ chi tiết cho từng công trình hoặc phân bổ CPSX cho các đối tượng liên quan để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Kế toán chi phí ghi sổ chi tiết chi phí và lập thẻ tính giá thành, lập chứng từ có liên quan đến phần hành chi phí mình phụ trách và trình kế toán trưởng duyệt.
˗ Nhân viên kế toán đội: Tập hợp chứng từ ban đầu lập bảng phân bổ chi tiết cho
từng công trình và nộp về phòng Tài chính- Kế toán trước ngày 10 của tháng sau. Bao gồm: Báo cáo Nhập- Xuất vật tư, Tồn kho vật tư cuối tháng.