Theo quy định hiện hành thì quy trình thực hiện công tác thu BHXH bắt buộc phải trải qua các bƣớc tuần tự nhƣ sau:
- Bước 1: Lập và giao kế hoạch thu BHXH
Đối với công tác thu BHXH thì kế hoạch thu là cơ sở để tổ chức, thực hiện, quản lý, theo dõi công tác thu BHXH bắt buộc ở từng đơn vị tham gia BHXH nói riêng và của toàn ngành BHXH nói chung. Lập kế hoạch thu cũng góp phần tổ chức thực hiện quản lý các công tác khác của ngành BHXH nhƣ hoạch định phƣơng hƣớng phát triển lâu dài của toàn ngành, hoàn chỉnh chế độ chính sách, quản lý và phát triển quỹ BHXH. Kế hoạch thu lập ra càng chính xác, càng phù hợp với thực tiễn thì công tác tổ chức thực hiện thu, điều hành quản lý công tác thu càng chủ động và đạt kết quả tốt bấy nhiêu.
Chính vì thế, đây là bƣớc rất cần thiết trong các khâu của BHXH và phải đƣợc thực hiện hàng năm ở tất cả các đơn vị từ địa phƣơng gửi lên trung ƣơng.
- Bước 2: Xác định đối tượng tham gia BHXH và xác định mức thu BHXH
Đây là bƣớc quan trọng để xác định đúng đối tƣợng, đúng mức thu BHXH cho mỗi ngƣời lao động tham gia, theo đó tại phòng tiếp nhận lý hồ sơ của cơ quan BHXH trực tiếp nhận hồ sơ và danh sách của ngƣời lao động, sau đó chuyển lên phòng thu để các cán bộ làm công tác thu tiến hành thẩm định hồ sơ, danh sách lao động tham gia BHXH và thông báo kết quả thẩm định về
đối tƣợng tham gia, mức tiền BHXH phải đóng hàng tháng cho các đơn vị quản lý đối tƣợng đó.
- Bước 3: Tổ chức thu và đôn đốc các đơn vị sử dụng lao động nộp BHXH
Đây là bƣớc quan trọng nhất trong hoạt động của cơ quan BHXH, vì có thu đƣợc tiền đóng BHXH của các đối tƣợng tham gia vào quỹ BHXH, thì quỹ BHXH mới hình thành và tồn tại.
Việc thu và ghi sổ BHXH cho ngƣời lao động đƣợc tiến hành một cách thƣờng xuyên theo một trình tự nhất định, theo đó:
+ Hàng tháng căn cứ vào danh sách lao động và quỹ tiền lƣơng trích nộp BHXH do các đơn vị sử dụng lao động và danh sách lao động điều chỉnh tăng, giảm nộp BHXH, cơ quan BHXH đôn đốc và tổ chức thu BHXH theo quy định.
Đồng thời các đơn vị quản lý đối tƣợng sau khi đã nhận đƣợc thông báo của cơ quan BHXH thì căn cứ vào đó để tiến hành đóng BHXH theo đúng quy định.
+ Hàng tháng cơ quan BHXH và đơn vị sử dụng lao động tiến hành đối chiếu kiểm tra số liệu về quỹ lƣơng, số lao động điều chỉnh, số thu đã nộp và số còn nợ. Nếu có chênh lệch giữa số thu đã nộp và phải nộp thì phải nộp tiếp.
- Bước 4: Chuyển tiền về cơ quan BHXH cấp trên
Theo quy định hiện nay, các cơ quan Bảo hiểm xã hội thu BHXH bắt buộc bằng hình thức chuyển khoản, trƣờng hợp cá biệt mới phải thu bằng tiền mặt, khi đó cơ quan BHXH phải nộp tiền vào ngân hàng ngay trong ngày.
Hàng tháng BHXH các huyện chuyển tiền thu BHXH về tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh và BHXH tỉnh chuyển tiền thu BHXH về tài khoản chuyên thu của BHXH Việt Nam vào những ngày theo quy định.
- Bước 5: Thống kê số liệu và lập báo cáo gửi lên cấp trên
Theo quy định của ngành, hàng tháng BHXH các huyện và phòng Thu BHXH tỉnh lập báo cáo số liệu thống kê công tác thu BHXH, để BHXH tỉnh tổng hợp gửi lên BHXH Việt Nam.
BHXH Việt Nam định kỳ hàng quý, hàng năm báo cáo tình hình số liệu thu BHXH với Hội đồng quản lý BHXH Việt Nam và các cơ quan chức năng có thẩm quyền.