6. KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Quảng Cáo Dân An
Việc thiết lập một bộ máy quản lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để đạt được những mục tiêu chung. Căn cứ vào nhiệm vụ và chức năng và đặc điểm của quá trình kinh doanh, tính phức tạp của việc ký hợp đồng. Bộ máy của công ty cổ phần quảng cáo Dân An được tổ chức hoạt động như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Phòng quản trị nhân sự
Qua sơ đồ trên ta thấy, đây là mô hình tổ chức bộ phận theo kiểu trực tuyến đến từng phòng ban, bộ phận kinh doanh thông qua các trưởng phòng, đảm bảo luôn nắm bắt được những thông tin chính xác và tức thời về tình hình kinh doanh, thị trường cũng như khả năng tài chính của công ty.
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý:
Hội đồng quản trị: Giám đốc HĐQT Phòng tài chính kế toán phòng kỹ thuật phòng kế hoạch KD Phòng thiết kế Phòng tổ chức hành chính Phòng vật tư Bộ phận sản xuất Tổ máy (máy CNC, máy laze, máy in… Tổ điện- điện tử(hệ thống điện, hệ thống led...) Tổ cơ khí( tổ cơ khí nguội, tổ cơ khí nóng) Tổ vật liệu ngoài Tổ hoàn thiện (lắp ráp và đóng gói sản phẩm)
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
- Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại. - Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
- Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty.
-Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này. -Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty.
Giám đốc:
-Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty
Tổ chức hành chính
-Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty
Công tác văn phòng
- Đối nội: Công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý các
thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: Tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
Công tác tổ chức, chế độ chính sách: Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cụ thể là:
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động. - Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy
chế công ty.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty. - Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác.
- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, hội đồng lương, khoa học kỹ thuật.
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động.
Công tác bảo hộ lao động.
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng và công cộng.
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn công ty theo quy chế.
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất, cấp cứu tai nạn lao động.
Công tác bảo vệ:
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty. - Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai,hỏa hoạn. - Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự.
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
Công tác phục vụ:
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty.
- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng. - Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp.
Công tác khác: Thực hiên các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của
giấm đốc công ty.
Phòng kế toán: Có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc để điều hành
quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế, kiểm tra bảo vệ sử dụng tài sản, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền tự chủ tài chính của công ty.
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, các kế hoạch biện pháp cho từng kế hoạch tháng, quý năm, dài hạn.
Hoạch toán kế toán kịp thời, đày đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, các hoạt động thu chi tài chính.
Thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kế toán chung của nhà nước.
Phòng kỹ thuật
* Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng.
Công tác quản lý Vật tư, thiết bị.
Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án.
Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình.
Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
* Nhiệm vụ:
Công tác quản lý Vật tư – Thiết bị:
Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn Công ty.
Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca, Km… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất.
Phối hợp với các phòng ban trong việc xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị.
Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư , thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì đường cao tốc trong toàn công ty.
Chủ trì trong việc xây dựng Kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và công tác bảo hiểm cho phương tiện, thiết bị.
Tham mưu công tác điều động các phương tiện, thiết bị, vật tư giữa các đơn vị trong công ty. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên trong công tác quản lý vật tư thiết bị như lập báo cáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiên liệu ..vv
tra chất lượng. Kiểm nghiệm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc về thanh lý tài sản cố định.
Công tác quản lý Kỹ thuật – Chất lượng – Khối lượng:
Tham mưu cho Giám đốc hồ sơ thiết kế thi công các công trình phù hợp với năng lực của công ty.
Chủ trì tổ chức kỹ thuật thi công các công trình do công ty làm chủ đầu tư và thực hiện.
Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn phù hợp mà Công ty chọn. Duy trì hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả. Tổ chức đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nhằm duy trì và cải tiến hệ thống.
Lập kế hoạch và quản lý, giám sát công tác kỹ thuật và chất lượng trong các dự án do công ty làm chủ đầu tư và thực hiện.
Chủ trì thực hiện công tác kiểm định chất lượng công trình.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để làm tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch, danh sách các hạng mục cần sửa chữa, bảo dưỡng duy tu hàng năm, làm cơ sở lập kinh phí cho năm kế hoạch. Hàng quý, cùng các phòng, đơn vị trực thuộc kiểm tra xác định khối lượng cho từng công việc để chỉnh sửa kế hoạch quý sau.
Tham gia công tác xây dựng các định mức, quy chế khoán.
Chủ trì trong việc tham mưu, quản lý hồ sơ kỹ thuật – chất lượng của công tác vận hành và bảo trì đường cao tốc.
Chỉ đạo và giám sát công tác sửa chữa, duy tu bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ, khắc phục bão lũ.
Quản lý công tác nghiệm thu khối lượng, chất lượng từng phần và toàn bộ công trình xây dựng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tổ chức nghiệm thu và chịu trách nhiệm về các tài liệu, hồ sơ hoàn công các công trình khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng và lưu trữ hồ sơ hoàn công. Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán hợp đồng kinh tế.
Giám sát, theo dõi kiểm tra phát hiện kịp thời những sự cố kỹ thuật trong quá trình thi công và đề xuất các phương án xử lý trình Giám đốc phê duyệt cho các đơn vị thực hiện.
Chủ động quan hệ với các đơn vị tư vấn, các cơ quan khoa học kỹ thuật của ngành của địa phương để nắm bắt những thông tin về khoa học và kỹ thuật mới áp dụng vào tình hình thực tế tại Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác khoa học công nghệ và ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ và đầu tư phương tiện, thiết bị.
Tham gia Hội đồng tổ chức đấu thầu, lập hồ sơ yêu cầu cùng với tổ chuyên gia phân tích hồ sơ đề xuất, hồ sơ dự thầu do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện. Lập và soát xét hồ sơ mời thầu phần yêu cầu kỹ thuật và tham gia tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu. Lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu xây lắp các công trình.
Phối hợp cùng các phòng ban nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc trong công tác tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, công tác thi nâng bậc công nhân hàng năm.
Tổng hợp báo cáo kịp thời về công tác chuyên môn theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
Phòng thiết kế: Có chức năng thiết kế các dự án, các công trình nội thất, biển
quảng cáo…
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau: - Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược.
- Công tác thống kê tổng hợp sản xuất. - Công tác điều độ sản xuất kinh doanh. - Công tác lập dự toán.
- Công tác quản lý hợp đồng kinh tế.
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế. - Công tác đấu thầu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Nhiệm vụ:
Công tác kế hoạch:
- Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.
- Tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư.
hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.
- Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và các công tác khác được phân công theo quy định.
- Hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch năm của mỗi đơn vị. - Tổng hợp các số liệu và lấy ý kiến của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị thành viên để lập kế hoạch của Công ty.
- Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
Công tác lập dự toán:
- Chủ trì lập dự toán công trình, dự toán mua sắm vật tư thiết bị và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Soát xét hồ sơ Tham mưu cho Giám đốc thẩm duyệt về dự toán, thanh quyết toán khối lượng thực hiện hoạt động công ích, sản xuất- thương mại - dịch vụ, các dự án đầu tư xây dựng công trình, mua sắm thiết bị, khắc phục bão lụt để trình cấp có thẩm quyền duyệt.
Công tác hợp đồng:
- Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ kiểm tra theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với công trình và nguồn vốn do Công ty làm Chủ đầu tư và Hợp đồng xây dựng, mua sắm phương tiện, thiết bị, vật tư nhiên liệu, hợp đồng sửa chữa phương tiện thiết bị và những hợp đồng trên các lĩnh vực khác theo quy định hiện hành. Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán.
- Chủ trì trong công tác các định mức, quy chế khoán.
Công tác đấu thầu:
- Chủ trì tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm việc làm, tham gia đấu thầu các dự án nhằm tạo doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
- Chủ trì tham mưu trình tự thủ tục đầu tư - xây dựng, đấu thầu - giao thầu - giao khoán.
- Lập và soát xét hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phần chỉ dẫn đối với nhà thầu, tham mưu tổ chức đấu thầu theo quy định.
- Tham gia vào tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu, tham mưu cho Giám đốc giải quyết mọi thủ tục có liên quan từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc đấu thầu.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
Phòng vật tư:
Chức năng:
Phòng Vật tư là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vật tư nguyên vật liệu cho các phòng ban liên quan. Mua sắm, cung cấp vật tư nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, thi công các công trình. Chịu trách nhiệm trước HĐQT và Giám đốc về mọi hoạt động của đơn vị.
Nhiệm vụ:
Khai thác, cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo lệnh của Giám đốc Công ty.
Quản lý, bảo quản vật tư, nguyên nhiên vật liệu. Cấp phát vật tư, nguyên nhiên vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư và cung cấp vật tư NVL phục vụ sản xuất cho các đơn vị trong Công ty.
Xây dựng các chương trình sản xuất hàng năm và dài hạn của Công ty trên cơ sở năng lực, thiết bị và nguồn vật tư nguyên liệu.