8. Cấu trúc luận văn
3.2.3. Rà soát, hoàn chỉnh hệ thống văn bản quản lý hành chính,
quy trình, thủ tục làm việc, hệ thống thông tin quản lý để xây dựng nề nếp hành chính và văn hóa quản lý.
Việc rà soát, hoàn chỉnh hệ thống văn bản quản lý hành chính, các quy trình, thủ tục làm việc, hệ thống thông tin quản lý được coi là điều kiện tiên quyết trong việc nỗ lực xây dựng văn hóa tổ chức nhà trường bởi việc xây dựng và tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc theo hệ thống các văn bản quản lý hành chính sẽ góp phần tạo nên, kỷ cương, kỷ luật trong hoạt động của đơn vị, tạo dựng nề nếp hành chính và thói quen làm việc có kỷ luật trong nhà trường. Bên cạnh đó, các quy trình thủ tục làm việc khoa học không những giúp nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho cá nhân, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức mà còn biểu hiện sự chuyên nghiệp của của văn hóa tổ chức đối với trong và ngoài tổ chức.
3.2.3.2. Nội dung của biện pháp
Xây dựng nề nếp hành chính trong nhà trường nhằm thực thi hệ thống các văn bản hành chính của nhà trường. Nề nếp hành chính là trạng thái vận động của hoạt động dạy học, giáo dục diễn ra theo trình tự, có tổ chức, có kế hoạch mang tính chất hành chính – sư phạm trong hoạt động của nhà trường, tạo nền tảng cho hoạt động dạy học và giáo dục có tính kỷ cương, kỷ luật thông qua đó để nâng cao chất lượng hoạt động. Xây dựng nề nếp hành chính nhằm tạo ra một hành lang pháp lý cho các hoạt động của CBVC-NLĐ, GV, HS và tính kỷ cương, kỷ luật của nhà trường để môi trường giáo dục của nhà trường thực sự mang tính chuẩn mực tạo động lực cho hoạt động dạy và hoạt động học phát triển.
Xây dựng nề nếp hành chính trong nhà trường thực chất là xây dựng nề nếp dạy học, nề nếp quản lý, nề nếp thi hành các mệnh lệnh hành chính và công vụ.
Xây dựng nề nếp dạy học là xây dựng tập thể nhà trường có độ ổn định cao về mặt tổ chức hoạt động sư phạm cũng như về đời sống, tinh thần, có sự
đoàn kết gắn bó, cộng đồng hợp tác với nhau một cách nhịp nhàng, thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ dạy học.
Xây dựng nề nếp dạy học là xây dựng môi trường nhà trường xanh, sạch, đẹp; làm cho mỗi nơi trong nhà trường đều mang ý nghĩa giáo dục.
Xây dựng được nề nếp hành chính ổn định chính là thể hiện văn hóa quản lý mạnh, tích cực, điều này sẽ giúp cho tổ chức đi lên, ngược lại, nề nếp hành chính không ổn định là biểu hiện của văn hoá quản lý yếu và sẽ cản trở sự phát triển của nhà trường.
Như vậy, tất cả mọi hoạt động liên quan đến nhà trường đều có sự tác động của nề nếp hành chính, do đó việc rà soát, hoàn chỉnh hệ thống văn bản quản lý hành chính, các quy trình, thủ tục làm việc, hệ thống thông tin quản lý cho phù hợp với thực tiễn của từng đơn vị là hết sức cần thiết. Để thực hiện việc xây dựng nề nếp hành chính đạt hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà trường, trước hết cần phải xác định cụ thể các nội dung quan trọng cần điều chỉnh như:
- Hoàn thiện Quy chế hoạt động của nhà trường. - Chuẩn hóa hệ thống chương trình, giáo trình. - Chuẩn hóa hệ thống thủ tục làm việc:
+ Các thủ tục quản lý, điều hành: quy chế làm việc của các phòng, khoa; quy chế chi tiêu nội bộ; các thủ tục giao quyền, ủy quyền, phân công nhiệm vụ, phân cấp quản lý; cách thức phối hợp Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, trưởng – phó các phòng khoa…
+ Các thủ tục hành chính: kiến nghị, đề nghị, dự trù, thủ tục tiến hành các hoạt động phong trào…
+ Các thủ tục chuyên môn: quy trình, văn bản quy định về hoạt động giảng dạy, học tập, nề nếp dạy và học, kiểm tra, đánh giá HS…
+ Các thủ tục giải quyết công việc: biên bản, tờ trình, các văn bản quy định chế độ thu, miễn giảm học phí…
- Thống nhất thể thức các văn bản trong nội bộ và văn bản ban hành ra bên ngoài theo quy định hiện hành.
- Hoàn thiện các quy định về phân công công việc và các tiêu chuẩn đánh giá thực thi đối với các nhà quản lý, giáo viên và HS.
3.2.3.3. Cách thức thực hiện biện pháp
- Rà soát lại hệ thống các văn bản quản lý hành chính, các quy trình, thủ tục làm việc, hệ thống thông tin quản lý, so sánh đối chiếu với tình hình thực tế nếu không còn phù hợp, tổ chức biên soạn lại hoặc bổ sung hệ thống văn bản mới nhằm đáp ứng với yêu cầu thực tế công việc và tình hình thực tiễn.
- Lấy ý kiến của đội ngũ CBVC-NLĐ, GV về hệ thống các văn bản quản lý hành chính của nhà trường, hiệu chỉnh và trình ký ban hành.
- Tổ chức cho CBVC-NLĐ và GV học tập nắm vững nội dung các văn bản hành chính và thực hiện đúng theo quy định của nhà trường.
- Định kỳ tổ chức tập huấn kỹ năng soạn thảo văn bản theo thể thức quy định của Nhà nước, của Chính phủ. Nhà trường có thể hình thành các bộ văn bản mẫu, cung cấp cho các đơn vị để thống nhất về thể thức văn bản.
- Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện các văn bản quản lý hành chính, các quy trình, thủ tục làm việc… để kịp thời phát hiện và điều chỉnh những bất cập, những điểm chưa phù hợp.
3.2.4. Xây dựng các chuẩn mực đạo đức, chuẩn hành vi trong giaotiếp đối với đội ngũ CBVC-NLĐ, GV và HS