Tu theo tình hình t ch c HTTTKT các DNNVV mà th c hi n vi c t ch c l i ho c t ch c m i HTTTKT nh sau:
(1) T ch c h th ng thông tin đ u vào:
H th ng thông tin đ u vào xoay quay h th ng ch ng t đ c s d ng t i DNNVV, hi n nay theo kh o sát, các nhân viên t i DNNVV đánh giá h th ng ch ng t là ch p nh n đ c tuy nhiên v n c n thi t nâng cao m c đ đáp ng yêu c u qu n lý, cung c p thông tin và ki m soát ch ng t hi u qu h n, đ c bi t vi c xây d ng h th ng ch ng t ph i tính đ n vi c ng d ng công ngh thông tin mà c th đây là phù h p v i gi i pháp công ngh thông tin mà đ n v đã đ y m nh áp d ng.Các b c th c hi n có th nh sau:
B c 1: Xác đ nh đ i t ng k toán, và đ i t ng k toán c th , chi ti t. Quan tr ng b c này, chúng ta có th xác đ nh đ c quy mô th c s mà b máy k toán s ph i x lý c ng nh s l ng ch ng t đ u vào có th phát sinh nh m đ a
ra đ c nhu c u v nhân s th c hi n k toán m t cách chính xác. Ti n hành mã
hóa các đ i t ng qu n lý c th , chi ti t (xem ph l c 13).
B c 2: Phân lo i ch ng t theo t ng ho t đ ng kinh doanh, m i ho t đ ng kinh doanh l i ng v i m t ph n hay thu c hoàn toàn vào m t chu trình k toán.
B c này giúp cho vi c s p x p ch ng t m t cách khoa h c thu c v ho t đ ng kinh doanh nào c a chu trình k toán nào. Trong b c này, ta ti n hành mã hóa các
đ i t ng chi ti t theo t ng ho t đ ng kinh doanh, t ng chu trình k toán. H th ng mã hóa ch ng t này ph i đ c thông báo r ng rãi và áp d ng th ng nh t cho toàn h th ng. B ng mã có th đ c xây d ng theo m u (xem ph l c 14).
B c 3: T chu trình k toán, đ n v ph i thi t k và xây d ng đ c h th ng
l u đ ch ng t xuyên su t các phòng ch c n ng. Ph i đ m b o các phòng ch ng t hi u và xem l u đ ch ng t này là m t “nguyên t c”, b t bu c ph i tuân th khi phát sinh m t s ki n kinh doanh, s ki n k toán.
B c 4: Xây d ng b ch ng t m u và thu th p và công b toàn b ch ký c a các c p lãnh đ o. Các m u ch ng t đ c thi t k và s d ng c ng đ c đ i chi u v i các quy đnh pháp lu t đ xác đnh xem nh ng ch ng t nào b t bu c ph i có và nh ng ch ng t do đ n v t thi t k phù h p v i nhu c u c a đ n v. i v i các ch ng t bên ngoài khi nh n đ c s đ c đính kèm v i m t m u ch ng t do
đ n v ban hành đ ch ng t bên ngoài c ng hòa vào h th ng ch ng t đã đ c mã hóa c a đ n v theo t ng chu trình k toán.
B c 5: Ban hành quy đ nh v b o qu n, l u tr , c p phó b n và tiêu h y ch ng t t i các phòng ch c n ng, đ c bi t là t i phòng k toán. Tr c tiên, các b o qu n, l u tr , c p phó b n và tiêu h y ch ng t t i đ n v c n ph i tuân th các quy
đ nh theo các v n b n quy ph m pháp lu t nh Lu t L u tr , Lu t K toán, Lu t thu . Sau đó, đ n v đ n v c n c vào yêu c u v qu n lý và ki m soát ch ng t đ ban hành các quy đnh c th . Theo kh o sát, các DNNVV h u h t đ u ch n l u tr
th công là ph i quan tr ng nh t, đi u này hoàn toàn h p lý theo các quy đnh c a
các v n b n pháp lu t nh ng ch a đ cho nhu c u qu n lý và ki m soát, đ c bi t là vi c DNNVV c n ph i đ y m nh ng d ng gi i pháp công ngh thông tin và HTTTKT, vì v y, do ch ng t h p l đã có đ y đ ch ký các bên liên quan đã đ c mã hóa theo t ng chu trình k toán, sau khi l u tr th công, nhân viên k
toán ph trách chu trình nào s ph i có trách nhi m scan đ s hóa ch ng t , ti n
hành l u trên h th ng m ng n i b t i máy ch (đ xu t ng d ng gi i pháp công ngh thông tin t i thi u có m ng n i b , không thuê m n h th ng l u tr bên ngoài ho c qua đi n toán đám mây). Ti n hành sao l u toàn b h th ng đnh k ít nh t 1 tháng 1 l n đ b o v d li u k toán đ c l u trên máy ch . c bi t, do gi i pháp công ngh thông tin là m t yêu c u đ c bi t vì v y, c n phân quy n c th quy n ti p c n d li u trên h th ng, hi n nay ch khuy n khích phân quy n ti p c n d li u cho K toán tr ng, k toán viên ch đ c th c hi n s hóa d li u và đ a
d li u vào h th ng, không đ c quy n ti p c n d li u toàn h th ng c a đ n v;
riêng Ban giám đ c là ng i th h ng k t qu t HTTTKT vì v y không có nhu c u ti p c n d li u k toán.
B c 6: Xây d ng quy ch ki m soát ch ng t th ng xuyên và không
th ng xuyên. Vi c ki m soát, ki m tra vi c tuân th hoàn toàn các quy đnh v ch ng t là vi c nên làm nh m tránh gian l n, sai xót do vô tình ho c c ý. Ki m tra, ki m soát th ng xuyên đ c quy đ nh thành m c th i gian c th trong m t k k toán, có th di n ra 1 l n/quý hay 1l n/tháng tùy vào s l ng s ki n kinh doanh và s ki n k toán phát sinh. Ki m tra, ki m soát không th ng xuyên c n ph i đ c xem xét th c thi n u xu t hi n nh ng nghi v n t trong n i b ho c bên ngoài nh m gi m r i ro v sai xót hay gian l n.
(2) T ch c h th ng x lý thông tin:
H th ng x lý thông tin g m t p h p các công vi c đ c th c hi n trên h th ng tài kho n k toán và h th ng s k toán. V i gi i pháp công ngh thông tin c th , đ c bi t nh n m nh khai thác t i đa ph n k toán nên đòi h i h th ng tài kho n k toán và h th ng s k toán ph i đ c th c hi n hoàn toàn trên gi i pháp công ngh thông tin.
V h th ng tài kho n k toán, c n c vào yêu c u qu n lý, phù h p v i quy mô DNNVV và ph i tuân th các quy đ nh pháp lu t, vi c s d ng h th ng tài kho n k toán ph i đ c th c hi n theo các b c sau:
B c 1: L p và nh p h th ng tài kho n k toán vào ph n m m k toán theo
quy đ nh c a ch đ k toán. C n c vào tình hình th c t t i DNNVV mà xác đnh chi ti t hóa các tài kho n k toán c p 3 và 4. S d ng ký hi u s và ký hi u ch cho
các tài kho n chi ti t này. Vi c l p và thi t k tài kho n chi ti t ph i tính đ n vi c m r ng trong t ng lai đ tránh tr ng h p sau này ph i đánh l i toàn b h th ng tài kho n chi ti t do không l ng tr c s phát tri n c a DNNVV. Khi hoàn thành vi c thi t k tài kho n chi ti t, c n ph i có s đ ng ý ban giám đ c và k toán
tr ng t ng t đ i v i vi c h y b tài kho n k toán chi ti t.
B c 2: Phân quy n ti p c n, nh p li u vào các tài kho n k toán. C n c
vào b ng mô t ph n hành k toán và b ng phân công nhi m v c a các nhân viên trong phòng k toán, admin17 - ph i là m t ng i duy nh t, u tiên k toán tr ng – ch c p quy n cho nhân viên ti p c n nh ng tài kho n trong h th ng tài kho n k toán và tài kho n chi ti t liên quan đ n ph n hành c a nhân viên đó.
B c 3: Ph i đ m b o gi i pháp công ngh thông tin ph i đ l i d u v t ki m toán. Vi c thi t k m i, hay h y tài kho n k toán chi ti t, vi c ch nh s a d li u k toán (s ti n, ngày tháng s ki n k toán, tài kho n đ i ng,…) ph i có đ l i d u v t ki m toán, có ngh a là dù admin hay nhân viên th a hành nhi m v ti n hành
đ ng nh , nh p li u và ch nh s a đ u đ c ghi l i t i ph n m m và không đ c ch nh s a hay ph n d u v t ki m toán này.
V h th ng s k toán, các m u s theo quy đ nh c a ch đ k toán c n ph i đ c nh p m u và có s n trong gi i pháp công ngh thông tin. H th ng s k toán hi n nay v a ph i tuân th v hình th c k toán áp d ng đã đ c đ ng ký v i
c quan nhà n c v a ph i đáp ng đ c nhu c u trích xu t, th ng kê l p s chi ti t khi c n thi t. Hi n nay, theo kh o sát h u h t các DNNVV đ u áp d ng hình th c k toán Nh t ký chung, đây là m t hình th c k toán t ng đ i u vi t và đ n gi n
h n các hình th c k toán khác, tuy nhiên vi c l p s b ng tay s không làm t ng
hi u qu công vi c và nhi u v n đ khác nên khuy n khích các DNNVV áp d ng hình th c k toán trên máy vi tính. Các chính sách k toán đ c bi t áp d ng trong
đ n v k toán nh : ph ng pháp kh u hao, ph ng pháp tính giá hàng t n kho,
ph ng pháp tính giá thành ph m, bán thành ph m, các chính sách tín d ng,… ph i
đ c th hi n b ng v n b n và thông báo r ng rãi đ n toàn b c a phòng ch c n ng.
(3) T ch c h th ng thông tin đ u ra:
17Ng i gi quy n admin là ng i gi quy n cao nh t trong m t gi i pháp công ngh thông tin mà đây có
M t HTTTKT đ c đánh giá là hi u qu , thành công hay không thì ph n l n ph thu c vào ch t l ng s n ph m đ u ra - ch t l ng thông tin k toán, ch t
l ng thông tin k toán ph i đ m b o các tính h u ích nh trình bày trong m c 1.1.3 – Tính h u ích c a thông tin k toán, ngoài ra ch t l ng thông tin k toán c n
đ c các đ i t ng s d ng đánh giá bao g m đánh giá v hình th c và đánh giá v
n i dung. H th ng thông tin đ u ra có th đ c th c hi n theo các b c sau đây: B c 1: Xác đ nh nhu c u thông tin k toán. Hi n nay, theo kh o sát, 90% thông tin k toán t o ra đ u đ c ph c v cho công tác k toán và yêu c u c a c
quan ch c n ng nh c quan thu , c quan qu n lý đ u t , c quan th ng kê. Rõ ràng, nhu c u thông tin k toán nh v y là khá đ n gi n và không đ c đánh giá
cao khi DNNVV c n ti p c n v i các v n đ khác nh ti p c n v n vay, ti p c n
đ u t , liên doanh, liên k t ho c huy đ ng v n s c p và th c p trên th tr ng ch ng khoán. Ngoài ra, thông tin k toán còn c n đ các c p qu n lý đ a ra nh ng quy t đ nh, đ c bi t là các quy t đnh v ki m soát nh m r ng s n xu t hay thu h p s n xu t, quy t đnh thêm s n ph m m i hay v n ti p t c s n ph m c , quy t
đ nh đ u t vào th tr ng khác,… Tóm l i, tùy thu c vào đ i t ng s d ng mà thông tin k toán đ c cung c p ph i phù h p và đáp ng đ c yêu c u thông tin c a đ i t ng đó, v y vi c xác đ nh nhu c u thông tin th c ch t là vi c xác đ nh
đ c đ i t ng s d ng thông tin k toán, t ng c ng chúng ta s có ít nh t ba nhóm
đ i t ng s d ng thông tin k toán: các c quan ch c n ng, nhà qu n lý doanh nghi p và các đ i t ng khác trong n i b doanh nghi p, các nhà đ u t , ngân hàng,
ch n ,…c ba nhóm đ i t ng này đ u có th cung c p thông tin k toán đ c quy
đnh trong Lu t k toán và ch đ k toán đó là thông tin k toán tài chính bao g m 4 báo cáo (B ng cân đ i k toán, Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh, Báo cáo
l u chuy n ti n t , Thuy t minh báo cáo tài chính), trong ba nhóm này, nhóm đ i
t ng là nhà qu n lý n i b doanh nghi p và m t s nhà đ u t yêu c u cung c p thông tin k toán qu n tr nh v y ta s có báo cáo k toán qu n tr . M t c n c n a
đ xác đnh nhu c u thông tin k toán đó là c n c vào th i gian, các báo cáo k
toán tài chính th ng đ c l p và t ng quý ho c t ng k k toán còn báo cáo qu n tr có t n su t cao h n đ n t ng tháng ho c b t k khi nào c n.
B c 2: Xác đnh m u báo cáo thông tin k toán. C n c vào nhu c u thông tin k toán mà ta s c đ nh đ c m u báo cáo thông tin k toán. Riêng thông tin k
toán tài chính thì đã có 4 m u báo cáo đ c quy đnh r t c th nên DNNVV bu c ph i cung c p thông tin k toán tài chính theo nh ng m u này, còn thông tin k toán qu n tr th t s r t đa d ng tùy thu c vào yêu c u thông tin k toán t phía ban lãnh
đ o, ban qu n lý mà b máy k toán bu c ph i cung c p. Tuy nhiên, có nh ng thông tin k toán qu n tr có th đ c trình bày thành d ng m u thi t k s n do m c
đ s d ng th ng xuyên nh : Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh (theo k toán qu n tr ), các lo i báo cáo d toán, báo cáo tính giá thành s n ph m, báo cáo l a ch n ph ng án,… Các m u báo cáo này c n đ c thi t k và có kh n ng s n sàng m r ng trong gi i pháp công ngh thông tin.
B c 3: Phân tích thông tin k toán và đánh giá thông tin k toán t các đ i
t ng s d ng. Các thông tin k toán đ u đ c cung c p k p th i và đúng đ i t ng s d ng s đem l i nhi u k t qu , nh ng k t qu còn ph thu c vào kh n ng phân
tích thông tin k toán mà đây là thông tin trình bày trên báo cáo k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr . Nhà qu n lý DNNVV c n xem xét vi c t phân tích và
đánh giá ch t l ng thông tin k toán trình bày trên báo cáo k toán tài chính và báo cáo k toán qu n tr ph i tìm ra nh ng đi m còn h n ch c n kh c ph c. Ngoài ra,