M t đ n v k toán có th xây d ng và áp d ng cho mình nhi u chu trình k
toán khác nhau nh ng t u chung l i thì có hai chu trình k toán chính là Chu trình doanh nghi p (bán hàng – thu ti n) và Chu trình chi phí (mua hàng – tr ti n), ngoài ra còn có ba chu trình ph mà ta có th k đ n là Chu trình chuy n đ i (s n xu t), Chu trình tài chính và Chu trình nhân s . Sau đây là n i dung chính t ng chu trình k toán:
(1) Chu trình doanh thu (bán hàng – thu ti n): m c đích c b n c a chu trình doanh thu là cung c p hành hóa và d ch v cho ng i tiêu dùng (clients) và
thu đ c ti n t h . N u m t đ n v k toán không th c hi n đ c chu trình doanh thu thì s d n đ n phá s n. M t chu trình doanh thu không hi u qu có th xu t phát t s s t gi m nhu c u tiêu dùng, không ti p c n đ c th
tr ng tiêu dùng hay chính sách thu h i n không hi u qu (Robert L.Hurt, 2010, trang 205).
Vì th , đ chu trình doanh thu có th phát huy h t hi u qu c n ph i th c hi n theo nh ng b c sau (Hollander, Denna và Cherrington, 2000): + Nh n đ t hàng c a khách hàng: nhân viên ph trách bán hàng có th ti p nh n đ n đ t hàng c a khách hàng d i nhi u hình th c khác nhau
nh : mua bán tr c ti p, mua bán tr c tuy n, th đi n t , đi n tho i hay hình th c khác. Khi nh n đ c thông tin đ n đ t hàng, nhân viên bán hàng c n ki m tra kho hàng và kh n ng giao hàng c a đ n v đ th ng l ng v i khách hàng.
+ Chính sách cho phép h n m c tín d ng c a khách hàng: v i m i đ n hàng đ c thi t l p, nhân viên ph i ki m tra l i h n m c tín d ng c a khách hàng hi n t i, ki m tra kh n ng thanh toán c a khách hàng, đ i v i vi c thanh toán qua th tín d ng, c n ph i ki m tra qua ngân hàng tình tr ng tín d ng c a khách hàng có v t m c tín d ng c a ngân hàng cho phép.
+ Hoàn thi n đ n đ t hàng: sau khi xem xét kh n ng c a kho hàng, hình th c thanh toán và h n m c tín d ng, hoàn t t đ n hàng và cho khách bi t v vi c đ n hàng đã đ c ch p nh n. Chuy n đ n hàng đ n các b ph n có liên quan nh kho v n, thanh toán,…
+ Xu t kho, giao hàng: nhân viên kho ti n hành xu t hàng theo yêu c u. Hàng s đ c v n chuy n đ n đ a đi m khách hàng yêu c u theo th a thu n hay khách hàng đ n kho công ty nh n hàng theo th a thu n gi a
hai bên. n v có th t t ch c đ i v n chuy n hay thuê ngoài v n chuy n, phí v n chuy n có th do khách hàng hay đ n v ch u tùy theo th a thu n trong h p đ ng. Vi c thanh toán tr c b ng ti n m t th ng
đ c a chu c h n hình th c giao hàng và nh n ti n, trong m t vài
tr ng h p khách hàng bu c ph i thanh toán b ng ti n m t n u khách hàng có l ch s thanh toán không t t. Thông tin xu t kho, giao hàng c n
+ Xu t hóa đ n cho khách hàng: Khi hàng hóa hay d ch v đã đ c bán cho khách hàng, b ph n l p hóa đ n ti n hành l p và g i Hóa đ n bán hàng đ n khách hàng. Sau đó, thông tin bán hàng s đ c ghi nh n vào h th ng k toán.
+ Thu ti n: Khi đ n h n thanh toán, khách hàng làm th t c thanh toán
cho đ n v . Trong tr ng h p khách hàng có th thanh toán tr c th i h n, đ n v khuy n khích khách hàng thông qua chi t kh u thanh toán,
ng c l i n u khách hàng thanh toán tr , đ n v có th xem xét gia h n ho c t ch i giao d ch n trong t ng lai. Sau đó, thông tin thanh toán
c n ghi nh n vào h th ng k toán thành hai nhóm khách hàng: nhóm khách hàng có thanh kho n t t và nhóm khách hàng có thanh kho n kém.
i v i nhóm khách hàng có thanh kho n t t thì vi c mua hàng trong
t ng lai có th nh n đ c nh ng chính sách mua bán t t h n, ng c l i,
nhóm khách hàng th ng xuyên n s đ c quy t đ nh tùy thu c vào xem xét thanh kho n c a khách hàng.
+ X lý n khó đòi: trong tr ng h p n c a khách hàng tr thành n
khó đòi hay nghiêm tr ng h n n a là không th htu h i n , thì đ n v ti n hành l p d phòng s d ng các ph ng pháp đ c cho phép theo quy
đnh pháp lu t c a qu c gia đó ho c theo nh ng quy t c k toán chung
đ c ch p nh n (GAAP).
(2) Chi trình chi phí (mua hàng – tr ti n): m c đích c b n c a chu trình chi
phí là xác đ nh ngu n l c mà đ n v c n và mua chúng. V c b n, đ n v đ c hình thành đ t o ra giá tr th ng d cho nh ng ch s h u c a nó, chu trình chi phí là m t thành ph n quan tr ng trong vi c th c hi n m c đích c
b n đó. Chu trình chi phí ph n l n liên quan đ n quá trình thu mua, logistic và h u c n liên quan đ n v n đ thu mua (Robert L.Hurt, 2010, trang 229).
Chu trình chi phí có th khác nhau tùy thu c vào t ng lo i hình doanh nghi p, quy mô doanh nghi p ho c ngành ngh kinh doanh, dù v y nó v n có nh ng b c c b n sau (Hollander, Denna và Cherrington, 2000):
+ Yêu c u mua hàng hóa và d ch v d a trên nhu c u đ c theo dõi và
v s c đoán nhu c u mua hàng hóa hay d ch v . i v i m i lo i hàng t n kho đ u có m c t n kho đi m đ t hàng, t c là th i đi m mà hàng t n kho đang có m c t i thi u và c n ph i đ c b sung. i v i các ngu n l c khác phát sinh th ng xuyên nh dch v b o hi m, internet,
… đ c đ t mua đnh k . Hay đ i v i các d án đ c bi t có th s đòi h i nhi u h n và kéo dài h n đ i v i hàng hóa/d ch v đ hoàn thành d án… m t s đ n v , ho t đ ng x lý yêu c u mua hàng đ c t p trung x lý trong b ph n mua hàng nh m đ t đ c tính kinh t khi có th đ t
đ c nh ng chi t kh u thanh toán hay chi t kh u th ng m i l n h n.
+ Thi t l p đ n đ t mua hàng: giai đo n này đ c th c hi n trong b máy qu n lý n i b . Sau khi yêu c u mua hàng đ c xét duy t b i nhà qu n lý có th m quy n, b ph n mua hàng c n ti n hành l a ch n nhà cung c p
c ng nh xét duy t đ t mua hàng.
+ Ti n hành mua hàng hóa và d ch v : n đ t hàng hoàn ch nh s đ c l p và g i đ n nhà cung c p. Khi nh n đ c thông báo đ ng ý bán hàng t nhà cung c p, b ph n mua hàng ti n hành thông báo cho các b ph n
liên quan nh b ph n có nhu c u, b ph n kho hàng, b phân ngân qu ,…
+ Ti p nh n hàng hóa và d ch v : ph n l n ho t đ ng mua bán hàng hóa
th ng xuyên nh hàng t n kho đ c th c hi n thông qua b ph n kho v n đ d dàng h n trong vi c ki m soát n i b . Tùy theo th a thu n gi a
đ n v và nhà cung c p mà th i gian, đ a đi m c ng nh ph ng th c giao hàng s đ c th c hi n t i n i đ n v yêu c u hay t i đ a đi m c a nhà cung c p. M t s tr ng h p mua v i s l ng ít và mang tính đ t thù, thì vi c giao nh n hàng có th giao cho cá nhân c th ph trách. i
t ng ch u trách nhi m ti p nh n hàng và nh p kho hàng c n th c hi n các ho t đ ng ki m đ m hàng.
+ Chi tr ti n hàng hóa và d ch v : khi hàng hóa ho c d ch v đã đ c nh n ho c th c hi n, b ph n k toán cáo trách nhi m th c hi n thanh toán cho nhà cung c p. Trong m i đ n v , vi c duy trì nhân viên ki m soát n i b là r t quan tr ng, không ch trong b c này mà c chu trình
chi phí này. Tùy theo th a thu n mà th i đi m, ph ng th c thanh toán s
đ c ti n hành. Sau đó, các thông tin thanh toán s đ c ghi nh n vào h th ng k toán. N u là hình th c mua ch u, c n chú ý theo dõi th i h n
thanh toán đ đ c h ng chi t kh u thanh toán t nhà cung c p nh m nâng cao hi u qu kinh t c a đ n v.
+ Tình hu ng tr l i hành hóa đã mua: n u hàng hóa đã nh n có khi m khuy t, b l i ho c nh ng lý do khác không th s d ng hành hóa này mà l i thu c v nhà cung c p thì hàng hóa ph i đ c tr v nhà cung c p ho c đ c đ i hành hóa khác đ m b o ch t l ng h n.
(3) Chu trình chuy n đ i (s n xu t): đ n v có th đ c phân chia theo l nh
v c ho t đ ng nh cung c p d ch v , th ng m i hay s n xu t. Chu trình chuy n đ i đ c thi t l p đ phù h p v i các đ n v s n xu t. M c đích c
b n c a chu trình chuy n đ i là bi n nguyên v t li u tr c ti p, nhân công tr c ti p, chi phí s n xu t chung thành hành hóa, d ch v hoàn thi n đ cung c p
cho các đ i t ng s d ng (Robert L.Hurt, 2010, trang 249).
Chu trình chuy n đ i có th đ c t ch c theo nhi u hình th c khác nhau v i nh ng ho t đ ng đ c thù nh ng t u chung l i có các ho t đ ng ch y u sau (Marshall B.Romney và Paul J.Steinbart, 2010, trang 460)
+ Thi t k s n ph m: đây là b c đ u tiên trong chu trình chuy n đ i. M c tiêu c a ho t đ ng này là nh m thi t k s n ph m đáp ng yêu c u c a khách hàng v ch t l ng, đ b n và tính n ng nh ng v n ph i đ t
đ c v i chi phí s n xu t c tính th p nh t. M t vài tiêu chu n có kh
n ng không th đ t đ c đ ng th i v i nh ng tiêu chu n khác, đây chính
là th thách dành cho b ph n thi t k . Tuy nhiên, hi n nay v i s h tr c a các ph n m m thi t k đã giúp vi c thi t k s n ph m tr nên hi u qu và n ng su t cao h n.
+ Lên k ho ch và quy trình s n xu t: b c th hai c a chu trình chuy n
đ i. M c tiêu c a c a ho t đ ng này là xây d ng và phát tri n m t k ho ch s n xu t đ đ đ t đ c yêu c u đã có s n t b ph n thi t k và d đoán nhu c u trong ng n h n trong lúc ph i đ c bi t s d ng ít nh t
ngu n nguyên v t li u, nhân công, chi phí s n xu t chung cho vi c s n xu t và hoàn thi n s n ph m.
+ Th c hi n s n xu t: b c th 3 trong quy trình chuy n đ i (s n xu t) là quá trình s n xu t s n ph m th c t . Trong ho t đ ng này, m i công ty có
cách khác nhau đ th c hi n s n xu t s n ph m, s khác nhau ph thu c vào lo i s n ph m đ c đ a vào s n ph m và m c đ t đ ng hóa đ c s d ng trong quá trình s n xu t. Ho t đ ng này c n có s tham gia c a nhi u đ i t ng trong đ n v.
+ K toán giá thành: b c cu i cùng c a chu trình chuy n đ i (s n xu t). Ba m c tiêu chính c a k toán giá thành là (a) Cung c p thông tin cho vi c ho ch đnh, qu lý và đánh giá thành qu ho t đ ng c a chu trình chuy n đ i; (b) Cung c p d li u chính xác v chi phí s n ph m đ c s d ng trong đ nh giá và ra quy t đ nh chung cho toàn đ n v; (c) Thu th p va x lý thông tin đ c s d ng đ tính toán l ng hàng t n kho và giá tr hàng bán s đ c trình bày trong báo cáo tài chính cu i n m c a công ty. (4) Chu trình tài chính: là m t giao d ch tho n thu n gi a đ n v k toán và các ch n (ng i n m c ph n c a công ty ho c ng i ch công ty), nói rõ
ràng h n chính là nh ng ng i ch n đ u t dài h n vào đ n v k toán.
Trong báo cáo tài chính thì ng i s d ng có th th y đ c k t qu c a chu
trình tài chính đ c th hi n trong các kho n n dài h n và ngu n v n ch s h u c a B ng cân đ i k toán; ho c ng i s d ng có th tìm th y nh ng thông tin c a chu trình tài chính đ c th hi n d i d ng dòng ti n t ho t
đ ng tài chính trên Báo cáo l u chuy n ti n t . T m t quan đi m c a h th ng thông tin k toán, ng i s d ng c n theo dõi d li u liên quan đ n nh ng ho t đ ng trong chu trình tài chính g m: (a) Vi c phát hành c phi u
huy đ ng v n l n đ u (Initial Public Offering - IPO) ph i đ m b o cung c p các thông tin v s l ng phát hành, m ng giá, giá th tr ng và thông tin c a các c đông; (b) Vi c mua bán c phi n qu ph i đ m b o các thông tin v s l ng mua bán, giá mua bán và thông tin nh n di n c đông; (c) Thông tin v ho t đ ng liên quan đ n kho n n dài h n (phát hành c phi u và các ho t đ ng tr n ) ph i cung c p đ c các thông tin v quy d nh chính, c t c
c a c phi u u đãi, lãi su t ngân hàng t i th i đi m phát hành, th i gian đáo
h n, các kho n ph i thanh toán hàng n m và thông tin nh n di n các ch n ; (d) Vi c phân chia c t c ph i cung c p đ c thông tin v lo i c t c (ti n m t, c phi u hay tài s n), thông tin nh n di n c đông, t ng s c t c chi tr và ngay ghi nh n thông tin (ngày ra quy t đ nh nh n c t c, ngày ghi nh n c t c và ngày ti n hành chia c t c). (Robert L.Hurt, 2010, trang 253).
(5) Chi trình nhân s : có th là s k t h p h u h t các chu trình kinh doanh hi n đ i. Toàn b quy đ nh h ng d n – tài li u h c t p, các khóa h c, các
l nh v c khác nhau trong vi c h c t p đ u là m c tiêu c a chu trình nhân s này, nó có th bao g m: vi c thuê m n nhân viên, vi c thanh toán ti n công
lao đ ng, vi c đi u ph i thu nh p c a ng i lao đ ng (b o hi m y t , b o hi m xã h i, công đoàn và các kho n t ng t ), đánh giá kh n ng làm vi c c a ng i lao đ ng, qu n lý vi c r i công vi c trong đ n v nh là chuy n vi c, ngh vi c và v h u. (Robert L.Hurt, 2010, trang 255).