7. Kết cấu của khóa luận
2.5. Ứng dụng Libol 6.0 trong quản trị hệ thống
Như chúng ta đã biết, tại thư viện mỗi phòng đều có chức năng nhiệm vụ riêng, vì vậy việc phân quyền sử dụng các phân hệ của phần mềm là rất cần thiết, tránh được việc sửa, xóa dữ liệu của nhau. Để tránh được việc bị xáo trộn, thay đổi dẫn đến việc sai sót, người quản trị hệ thống với khả năng tạo mới và gán quyền cho các tài khoản truy cập vào các phân hệ khác nhau cũng như rút bớt quyền hay hủy các tài khoản đang sử dụng một địa chỉ IP
(Internet protocol) của từng các bộ. Việc phân quyền người sử dụng đến từng phân hệ giúp cho việc nâng cao trách nhiệm của từng người trong việc tự bảo vệ tài khoản và mật khẩu của mình.
Hơn nữa, phần mềm còn cung cấp cho người quản trị khả năng lập các báo cáo, thống kê về các hoạt động của từng các bộ làm việc trên các phân hệ của phần mềm, để người quản lý biết được khối lượng công việc của từng cán bộ có đáp ứng được định mức hay không. Đây là một ưu việt của phần mềm mà trước đây khó có thể thống kê được.
Qua phân hệ này mà người quản trị còn có thể tiến hành các hoạt động bảo trì hệ thống như chép phòng dữ liệu nhằm bảo đảm an toàn khi hệ thống gặp sự cố, đọc nhật ký hoạt động của toàn chương trình. Đồng thời, người quản lý biết được công tác nghiệp vụ đến đâu và tình hình đáp ứng bạn đọc như thế nào, qua đó để đưa ra những chính sách hợp lý để quản lý tốt hơn, cũng như tạo ra các sản phẩm dịch vụ tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của đông đảo bạn đọc.
Phân hệ quản lý được thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên giao cho cán bộ thư viện làm nhiệm vụ quản lý.
2.6. Ứng dụng Libol 6.0 trong sƣu tập số
Phân hệ Sưu tập số là phân hệ cốt lõi để xây dựng và quản trị toàn bộ cơ sở dữ liệu số hóa của một thư viện, được tích hợp trong phần mềm như một bộ phận thống nhất không thể tách rời, đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa dữ liệu biên mục và dữ liệu số (văn bản, toàn văn, phim, ảnh, âm thanh)
Phân hệ này có chức năng lưu giữ các file điện tử với số lượng lớn, khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng đảm bảo dữ liệu chính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả.
Quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình : có thu phí và không thu phí. Quản lý tài liệu hạn chế với các mức độ khác nhau. Biên mục các file dữ
liệu, khả năng gắn kèm các file dữ liệu số với một biểu ghi biên mục đã có sẵn.
Khả năng xử lý các yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, dễ dàng. Khả năng quản lý tài chính liên quan đến việc sử dụng và đặt mua tài liệu điện tử.
Hình 12: Giao diện sƣu tập số
Phần mềm quản lý tài liệu số đáp ứng các yêu cầu: + Tạo siêu dữ liệu: có 3 dạng siêu dữ liệu:
- Siêu dữ liệu mô tả: Mô tả các thông tin về tài liệu;
- Siêu dữ liệu cấu trúc: Mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh minh họa, phụ lục...giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu.
- Siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin; Định dạng tài liệu (PDF); Đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu.
+ Mô tả dữ liệu: thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên sử dụng chuẩn Dublin Core
+ Vận hành liên kết là tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho người dùng trên nhiều bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như: tác giả; Nhan đề tài liệu, từ khóa; chủ đề; chỉ mục quốc gia...
+ Quản lý các nguồn dữ liệu truy cập được cho phép (phần này chưa có trong các phần mềm nguồn mở) . Theo đó chỉ có các thành viên đã được đăng ký mới được quyền truy cập vào tài liệu (hoặc quản lý chế độ dowload của tài liệu).
+ Xuất - nhập dữ liệu để trao đổi với các hệ thống khác theo các chuẩn chung.
Hiện nay, Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đã tạo được bộ sưu tập số các bài trích điện tử. Bộ sưu tập điện tử tại Thư viện mới chỉ sưu tập số được các bài giảng của trường. Do điều kiện về cơ sở vật chất và kinh phí của nhà trường nên Thư viện chưa số hóa được các dạng tài liệu khác.
2.7. Nhận xét
2.7.1. Ưu điểm
Thực tế ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên có những ưu điểm sau:
Lãnh đạo đơn vị có quyết tâm cao, có kế hoạch triển khai cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng, động viên anh chị em và sát sao với từng công việc triển khai cụ thể. Quá trình ứng dụng phần mềm, lãnh đạo đơn vị được cung cấp các thông tin báo cáo tình hình hoạt động của từng bộ phận một cách chính xác và nhanh chóng, hỗ trợ cho những quyết định trong quá trình điều hành hoạt động của Thư viện
Cán bộ chuyên môn nghiệp vụ có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Quá trình ứng dụng CNTT giúp cho cán bộ thư viện có điều kiện để tiếp cận, đổi mới, nâng cao tri thức nghề nghiệp, có khả năng tạo lập, lưu trữ, xử lý, lưu thông mọi nội dung thông tin. Phong cách làm việc của cán bộ thư viện nhanh nhạy hơn, có khả năng hướng dẫn người đọc sử dụng phương pháp tối ưu nhất để tìm kiếm thông tin cần đặt.
Ứng dụng máy tính và phần mềm vào hoạt động nghiệp vụ và lưu thông tài liệu đã giải phóng được sức lao động thủ công của cán bộ thư viện.
Về chuyên môn nghiệp vụ: làm thay đổi quy trình nghiệp vụ tạo ra các sản phẩm thông tin có chất lượng cao, hỗ trợ đắc lực cho công tác tra tìm, trả lời bạn đọc.
Về phía bạn đọc : bạn đọc được tiếp cận nguồn thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác. Bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin thông qua máy tính đã nối mạng bất kỳ lúc nào tại thư viện.
Về phần mềm ứng dụng: phần mềm hoàn toàn bằng tiếng Việt, rất dễ thao tác và sử dụng, dễ kiểm tra sách trùng, kiểm tra các biểu ghi rất thuận tiện. Các bảng biểu báo cáo thống kê, sổ đăng ký cá biệt, nhãn đăng ký cá biệt,…đều rõ ràng và dễ in ấn.
Sản phẩm và dịch vụ thông tin:
- Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên tạo ra các sản phẩm thông tin như sau :
+ Tủ phiếu mục lục: Thư viện đã xây dựng được hệ thống mục lục chủ đề. - Dịch vụ thông tin
+ Dịch vụ đọc tại chỗ: Bạn đọc đến Thư viện đọc tài liệu bao gồm sách, báo, tạp chí.
+ Sao chụp tài liệu : Được tiến hành khi có yêu cầu của bạn đọc.
+ Đào tạo người dùng tin: Hàng năm vào mỗi đầu năm học, Thư viện tổ chức các buổi đào tạo người dùng tin cho tất cả các học sinh, sinh viên mới vào trường. Như vậy, sinh viên được đào tạo hướng dẫn sử dụng thư viện ngay từ những năm đầu tiên. Tuy nhiên, do việc đào tạo tiến hành tập trung nên cũng ảnh hưởng đền khả năng nắm bắt thông tin của học sinh, sinh viên. Từ đó việc khai thác và sử dụng cũng có phần hạn chế.
Các điểm mạnh trên có được là do các yếu tố sau:
- Có sự quan tâm của lãnh đạo về việc ứng dụng phần mềm Libol trong hoạt động TT-TV của trường.
- Cán bộ TT-TV tích cực, chủ động, sáng tạo và quyết tâm cao trong tổ chức hoạt động TT-TV.
- Đã xây dựng và thực hiện được dự án tổng thể về ứng dụng phần mềm Libol vào hoạt động TT-TV tại Trường
- Lựa chọn được phần mềm ứng dụng mới, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của Trường
2.7.2 Một số hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù khi ứng dụng phần mềm Libol 6.0 của thư viện đã đạt được nhiều thành tựu nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế:
Về phương diện kỹ thuật: theo thời gian, các thiết bị cũ dần đi và bị lỗi thời, trong khi đó việc sử dụng phần mềm thư viện điện tử lại đòi hỏi tính liên thông trong môi trường mạng rất cao, máy móc phải tương đối hiện đại và đồng bộ.
Về cách quản lý phần mềm: do Nhà trường quản lý hệ quản trị mạng, nên máy chủ đặt tại trung tâm mạng của Nhà trường, nên khi có những sự cố xảy ra cán bộ quản trị mạng của thư viện phải mất thời gian để báo cáo và liên lạc với trung tâm mạng để xử lý. Trong quá trình như vậy, tất cả các chu trình
từ xử lý nghiệp vụ đến tra cứu tìm tin cũng bị gián đoạn, nên hiệu quả hoạt động bị hạn chế.
Về trình độ xử dụng tin học của bạn đọc: bạn đọc chưa biết kết hợp những tiêu chí khi tìm, nên dẫn đến tình trạng một số bạn đọc không tìm được tài liệu mình cần.
Về đội ngũ cán bộ: thư viện chưa có cán bộ vững cả về nghiệp vụ thư viện lẫn tin học. Hiện nay trường có 3 cơ sở, mỗi cơ sở chỉ có một cán bộ thư viện. Nên việc xử lý tài liệu mất rất nhiều thời gian.
Chức năng của các phân hệ: phần mềm xây dựng khá công phu nhưng do điều kiện của thư viện trường không cho phép nên một số phân hệ chưa được ứng dụng như: phân hệ mượn liên thư viện, phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ và phân hệ bổ sung. Và vị trí của của một số chức năng trong phần mềm còn chưa phù hợp, chưa phản ánh đúng thực tế quy trình xử lý tài liệu, gây khó khăn cho cán bộ khi phải làm các công việc liên quan đến chức năng đó.
CHƢƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG
CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN 3.1. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ chuyên môn
Vai trò của người cán bộ TT-TV vô cùng quan trọng, đội ngũ cán bộ là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện, cũng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng hoạt động của thư viện. Nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ cũng chính là việc đào tạo cho họ phải biết tạo lập, vận hành và khai thác các nguồn thông tin số một cách thành thạo. Muốn vậy, họ phải là người có năng lực, hiểu biết nghiệp vụ thư viện và các kiến thức về công nghệ thông tin để thực hiện việc xây dựng thư viện hiện đại, quản trị hệ thống sao cho hệ thống hoạt động tốt.
Ngày nay, khi CNTT đã trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện thì vai trò của cán bộ thư viện cũng có nhiều thay đổi. Họ không chỉ thực hiện đơn thuần các nhiệm vụ lưu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu một cách truyền thống mà còn phải biết khai thác, xử lý thông tin theo công nghệ mới, hiện đại, dễ cung cấp, kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu tin của người dùng tin.
Để đáp ứng được những yêu cầu trên, cán bộ thư viện phải luôn học hỏi, nâng cao trình độ về mọi mặt như học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ. Bên cạnh đó phải tỏ ra nhạy bén, thích ứng được với những kỹ thuật công nghệ hiện đại trong hoạt động thông tin thư viện. Có như vậy, cán bộ TT-TV mới có thể vừa là người tổ chức xử lý thông tin vừa khai thác
và phổ biến thông tin cũng như tiến hành đào tạo phổ biến CNTT mới trong lĩnh vực hoạt động TT-TV.
Đối với cán bộ quản lý: muốn nâng cao hiệu quả hoạt động TT-TV,
trước hết vấn đề cần quan tâm ở đây là đội ngũ cán bộ quản lý hoạt động thông tin - thư viện.
Người cán bộ quản lý TT-TV phải là người có đủ năng lực chuyên môn về quản lý, có năng lực tổ chức thực tiễn và có nghệ thuật trong quản lý lĩnh vực TT-TV, sao cho đáp ứng yêu cầu quản lý một cách hiệu quả, cao nhất về mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, tâm lý phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay.
Người cán bộ quản lý phải có năng lực chuyên môn trong lĩnh vực mình phụ trách, biết đánh giá năng lực của từng cán bộ và bố trí thích hợp, đúng người, đúng việc cho từng cá nhân để phát huy năng lực của họ.
Đồng thời cán bộ quản lý TT-TV phải là người nắm được các xu hướng phát triển thư viện theo hướng hiện đại hoá. Họ phải có kiến thức nhất định về tin học để có thể đánh giá được tiêu chí của một phần mềm cần thiết, biết soạn thảo văn bản và sử dụng thành thạo ít nhất là một ngoại ngữ. Đặc biệt phải có khả năng nắm bắt được xu hướng phát triển của hoạt động TT-TV theo hướng hiện đại, kịp thời có những quyết định đúng đắn vào những thời điểm thích hợp nhất để giúp cho hoạt động của đơn vị phát triển.
Mặt khác người cán bộ quản lý phải vận dụng các phương pháp quản lý như: phương pháp tổ chức hành chính, phương pháp tâm lý giáo dục và những phương pháp kinh tế trong hoạt động quản lý của mình, phải có cơ chế vận dụng những phương pháp này một cách cụ thể, rõ ràng để nhờ đó tác động có hiệu quả vào đối tượng quản lý.
Để có được cơ chế vận dụng một cách khoa học đòi hỏi trước hết phải có đội ngũ những người làm công tác quản lý giỏi, có khả năng sử dụng linh hoạt các phương pháp quản lý cho phù hợp với từng điều kiện quản lý.
Và để thực hiện được những yêu cầu trên, người cán bộ quản lý phải thường xuyên tham gia các Hội nghị, Hội thảo có tính định hướng chỉ đạo cho các nhiệm vụ chuyên môn của ngành TT-TV, phải được tạo điều kiện tham quan, học hỏi ở các cơ quan TT-TV tiên tiến trong và ngoài nước.
Một vấn đề nữa cũng cần phải chú trọng, để nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý là cần cử cán bộ đi dự các khoá đào tạo về năng lực quản lý trong và ngoài nước, tham gia vào các hoạt động chung của trường như dự hội nghị, hội thảo của ngành để nắm bắt được chính xác định hướng phát triển cũng như nhu cầu thông tin hiện thời để từ đó định hướng, điều chỉnh các hoạt động TT-TV, đáp ứng nhu cầu về thông tin của tài liệu cho người dùng tin một cách tốt nhất.
Đối với cán bộ nghiệp vụ: phải được đào tạo chính quy trong các
chương trình TT-TV, sử dụng máy tính thành thạo, hiểu biết về nghiệp vụ TT- TV, có kiến thức về hệ thống máy tính và mạng, có kỹ năng xử lý thông tin, có sự hiểu biết về phần mềm của Thư viện đang áp dụng và có khả năng sử dụng ngoại ngữ.
Giải pháp nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ nghiệp vụ là thường xuyên nâng cao kiến thức tin học và chuyên môn TT-TV thông qua tham dự các lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn. Bên cạnh đó phải thường xuyên trau rồi kinh nghiệm làm việc cũng như nghiên cứu sâu phần mềm thư viện đang sử dụng.
Ngoài những yêu cầu về trình độ chuyên môn trên, người cán bộ thư viện còn phải là người rất năng động trong mọi hoạt động của thư viện. Trước
tiên họ phải là người biết làm việc độc lập và làm việc theo nhóm, hiểu rõ vai