7. Kết cấu của khóa luận
2.3.2.Các tính năng hỗ trợ
- Sắp xếp kết quả tìm kiếm
Libol cho phép người sử dụng có thể lựa chọn việc sắp xếp kết quả tìm kiếm theo tiêu chí: Tên nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, số đăng ký cá biệt. Tuy nhiên điểm hạn chế của Libol là không sắp xếp được kết quả theo mức độ phù hợp của từng biểu thức tìm.
- Hiển thị kết quả
Trong mỗi biểu thức tìm tin, Libol cho phép bạn đọc có thể lựa chọn hình thức hiển thị theo ý muốn với 2 lựa chọn là hiển thị theo biểu ghi đơn giản hoặc hiển thị theo biểu ghi MARC
Hình 8: Hiển thị kết quả -Hỗ trợ từ điển
Đối với các trường tìm tin mà giá trị của trường được kiểm soát bằng các công cụ ngôn ngữ thì Libol sẽ đưa ra tính năng từ điển hỗ trợ, nhằm giúp cho bạn đọc có thể kiểm soát các thuật ngữ tìm kiếm sao cho phù hợp với các thuật ngữ được lưu trong hệ thống. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng Libol tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, các từ điển này chưa được cán bộ xây dựng hoàn chỉnh nên hoạt động không hiệu quả.
- Trang bạn đọc
Trang bạn đọc cho phép bạn đọc đăng ký tài khoản và mật khẩu tương ứng với số thẻ đã đăng ký tại thư viện. Tại đây bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu và gửi yêu cầu tin với cán bộ thư viện tại phòng phục vụ. Ngoài ra, bạn đọc có thể gửi ý kiến cá nhân của mình tới cán bộ thư viện, căn cứ vào những ý kiến đó, thư viện có thể điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp với nhu cầu của bạn đọc. Tuy nhiên, đối với thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, do thư viện không tổ chức được các khóa đào tạo kỹ năng khai
thác và sử dụng thư viện với phần mềm Libol nên tính năng này không hoạt động hiệu quả
2.4. Ứng dụng Libol 6.0 trong lƣu thông mƣợn trả
Phục vụ bạn đọc là việc thư viện tạo cho bạn đọc khả năng sử dụng các ấn phẩm và các nguồn thông tin khác tại các phòng đọc, phòng mượn.
Nhờ có phần mềm hỗ trợ mà phân hệ Mượn - trả đã thực hiện được quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc cũng như giữa các thư viện với nhau. Đồng thời nó cũng giúp thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả để tiến hành những thống kê đa dạng.
Về cơ bản phân hệ Mượn - trả của Libol 6.0 gồm các tính năng chính sau đây:
- Tự động hóa tối đa: Hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của các bộ thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thư viện được chấp hành chặt chẽ. Chương trình tự động hợp lệ bạn đọc: kiểm tra hạn thẻ, số sách bạn đọc được mượn, sách bạn đọc giữ quá hạn và tiền phạt nếu có; Hợp lệ ấn phẩm: Những mã xếp giá nào còn rỗi? Ngày trả ấn phẩm. Chương trình cũng tự động in phiếu ghi mượn sau khi bạn đọc đã được mượn tài liệu.
- Tích hợp mã vạch: Việc tích hợp mã vạch (cả cho thẻ đọc và cho ấn phẩm) giúp cho cán bộ Thư viện có thể nhanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch (barode scanner). Có thể thích hợp với các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, cổng từ tính.
- Thống kê đa dạng: Vẽ đồ thị về hoạt động lưu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như những ấn phẩm được mượn nhiều nhất, những bạn đọc, nhóm bạn đọc mượn nhiều nhất, thống kê lượt lưu thông tài liệu theo năm, ngày, tháng.
- Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn: Phân hệ tự động lên danh sách những ấn phẩm mượn quá hạn và in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định.
2.4.1. Ghi mượn, ghi trả
Trong quá trình sử dụng Libol ở thư viện, tính năng yêu cầu giữ chỗ không được sử dụng mà chỉ sử dụng chức năng ghi mượn, ghi trả.
- Sử dụng mã vạch trong quản lý việc mƣợn trả tài liệu của bạn đọc.
Để hỗ trợ cho công tác ghi mượn, thư viện sử dụng công nghệ mã vạch tích hợp với Libol. Thay vì phải đối chiếu và nhập các ký tự trên số thẻ và số đăng ký cá biệt, cán bộ thư viện chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch và quét qua các mã được in trên thẻ và trên tài liệu.
Toàn bộ thông tin về mượn trả tài liệu của bạn đọc được định danh thông qua mã vạch, kết hợp với phần mềm quản lý thư viện, thủ thư không phải làm thủ công ghi lại thông tin mượn của bạn đọc, toàn bộ thao tác ghi nhận mượn/trả tài liệu, nhận dạng đối tượng dều được máy tính xử lý thông qua nhận dạng mã số mã vạch của bạn đọc.
+ Ghi mƣợn
Sau khi nhận được yêu cầu về tài liệu, cán bộ thư viện phải xác định thông tin về bạn đọc và ấn phẩm. Kiểm tra thông tin về bạn đọc được thực hiện qua việc nhập số thẻ bạn đọc để biết được việc mượn tài liệu của bạn đọc có hợp lệ. Kiểm tra thông tin về tài liệu để xác định được tài liệu có sẵn sàng phục vụ bạn đọc. Sau khi đã kiểm tra các thông tin trên, cán bộ trực tiếp vào kho lấy tài liệu và thực hiện các thao tác ghi mượn tài liệu. Để ghi mượn tài liệu cho bạn đọc, cán bộ thư viện phải nhập một số thông tin cơ bản là số thẻ bạn đọc và số đăng ký cá biệt của tài liệu. Thông tin về ngày mượn sẽ được máy tính tự động cập nhật.
Bước 1: Cán bộ thư viện quét thẻ qua máy đọc mã vạch, trên màn hình sẽ hiện lên thông tin về bạn đọc đó:
Hình 9: Hiển thị thông tin về bạn đọc
Bước 2: Kiểm tra thông tin về bạn đọc xem việc mượn trả tài liệu của bạn đọc có hợp lệ không.
Bước 3: Quét mã vạch trên tài liệu. Việc mượn tài liệu hoàn thành Với quy trình ghi mượn này Libol đưa ra 2 hình thức ghi mượn là mượn đọc tại chỗ và mượn về. Hiện nay thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, quy trình mượn trả tài liệu bằng máy mới chỉ áp dụng cho các kho đọc tại chỗ.
+ Ghi trả
Khi bạn đọc mang tài liệu đến trả thư viện thì cán bộ thư viện cần phải làm thủ tục ghi nhận việc trả tài liệu của bạn đọc. Khi sử dụng phần mềm Libol để ghi trả tài liệu nhập mã tài liệu vào ô “Mã tài liệu”, nhập số đăng ký
cá biệt của tài liệu, sau đó ấn nút “Nhập”. Nếu thành công, chương trình sẽ đưa ra hiển thị thông tin sơ lược của ấn phẩm được trả và thông báo công việc trả sách đã hoàn thành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Với sự hỗ trợ của công nghệ mã vạch được sử dụng tại thư viện, cán bộ thư viện chỉ thực hiện một thao tác duy nhất là quét mã vạch của tài liệu qua máy đọc mã vạch. Và như vậy việc trả tài liệu đã hoàn thành.
Hình 10: Giao diện ghi trả tài liệu
Nếu như tài liệu mượn quá hạn thì cán bộ thư viện có thể lập phiếu thu tiền phạt đã được thiết kế sẵn trong chương trình, chỉ cần nhấn nút “phiếu”.
+ Khóa thẻ
Trường hợp bạn đọc vi phạm quy chế của thư viện bị xử lý bằng hình thức khóa thẻ, hoặc đối với thẻ bạn đọc đã hết hiệu lực thời gian. Vì vậy Libol cung cấp khả năng khóa thẻ đối với một số thẻ cụ thể hoặc khóa thẻ theo nhóm.
+ Chính sách lƣu thông
Thư viện cần có chính sách lưu thông để đảm bảo hoạt động cho mượn trả tài liệu có quy định rõ ràng và thống nhất. Chính sách lưu thông có sự khác nhau giữa các dạng tài liệu và các nhóm đối tượng sử dụng.
+ Ai đang mƣợn
Libol cho phép bất cứ lúc nào cũng có thể xác định ai đang mượn tài liệu. Để tìm được thông tin ai đang mượn tài liệu nào đó thì cần nhập mã tài liệu, sau đó nhấn nút tìm ở ngay bên cạnh sẽ có thông tin cần thiết.
Nếu như muốn biết một tài liệu nào đó được mượn trong khoảng thời gian nào đó thì cũng cần nhập mã tài liệu, khoảng thời gian xác định (từ…cho đến …) rồi nhấn nút “tìm” ở ngay ổ bên cạnh, cán bộ thư viện sẽ có được những thông tin mình cần.
Nếu muốn biết một bạn đọc nào đó đang mượn những tài liệu nào thì cũng chỉ cần nhập số thẻ bạn đọc cụ thể rồi nhấn vào nút tìm kiếm.
+ Ấn phẩm mƣợn quá hạn
Với việc sử dụng phần mềm Libol, cán bộ thư viện có thể dễ dàng lập danh sách thống kê những ấn phẩm mượn quá hạn theo nhóm đối tượng bạn đọc hoặc theo nhan đề của ấn phẩm. Đồng thời, cán bộ thư viện có thể sắp xếp danh sách đó theo tiêu chí mong muốn, chẳng hạn: ngày mượn ấn phẩm, ngày trả, số đăng ký cá biệt, bạn đọc,…
Càn bộ thư viện có thể lập một thư thông báo theo mẫu đã soạn trước đó của thư viện, in ra và gửi đến người đọc thông qua đường bưu điện. Nếu như bạn đọc đăng ký địa chỉ email cho thư viện thì cán bộ thư viện có thể gửi thư thông báo theo email qua đường internet.
+ Ai từng mƣợn
Chức năng này cũng tương tự như chức năng ai đang mượn. Điểm khác biệt là nó cho ra kết quả là cho biết ai đã từng mượn một tài liệu nào đó hoặc bạn đọc nào đã từng mượn tài liệu nào đó.
2.4.2. Thống kê tình hình việc mượn trả tài liệu.
Chức năng này cho phép cán bộ thư viện có thể thống kê những ấn phẩm đã được mượn với tần suất cao nhất trong một khoảng thời gian nào đó. Điều này rất hữu ích đối với thư viện để xác định những tài liệu nào được bạn đọc quan tâm để có kế hoạch bổ sung phù hợp. Các số liệu thống kê sẽ được thể hiện bằng các biểu đồ hình cột hoặc biểu đồ hình tròn.
Figure 1
Hình 11: Thống kê ấn phẩm có tần suất mƣợn cao nhất
+ Thống kê lƣợt mƣợn hàng năm
Chức năng này giúp cán bộ thư viện có thể biết được hàng năm có bao nhiêu lượt mượn ấn phẩm. Kết quả thống kê được hiển thị theo dạng biểu đồ hình cột. Số lượt mượn hàng năm được hiển thị ngay bên cột thống kê của
mỗi năm. Từ đó có thể đánh giá được hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện dựa trên tình hình mượn tài liệu.
+ Thống kê bạn đọc có tần xuất mƣợn cao nhất
Chức năng này cho phép cán bộ thư viện thống kê được bạn đọc có tần xuất mượn cao nhất trong một khoảng thời gian xác định. Bên cạnh đó, nó cũng cho phép giới hạn bạn đọc được thống kê thông qua việc lựa chọn số bạn đọc đưa ra thống kê và số lượt mượn của mỗi bạn đọc. Thông qua chức năng này, cán bộ thư viện có thể dễ dàng biết được những bạn đọc tích cực của thư viện. Từ đó biết được điểm mạnh, điểm yếu trong công tác tổ chức phục vụ bạn đọc để có sự điều chỉnh thích hợp. Kết quả thống kê được hiển thị theo biểu đồ hình cột, số lượt mượn được hiển thị bên cạnh cột thống kê của mỗi ấn phẩm
+ Thống kê lƣợt mƣợn hàng tháng trong năm + Thống kê lƣợt mƣợn hàng ngày trong tháng + Thống kê lƣợt mƣợn theo nhóm
Những chức năng thống kê trên đây giúp thư viện nắm được tình hình mượn tài liệu của bạn đọc. Với sự trợ giúp của phần mềm Libol, chỉ cần một số thao tác, thư viện nhanh chóng thống kê được việc mượn tài liệu của bạn đọc. Từ đó giúp ích cho việc nghiên cứu nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện.
2.5. Ứng dụng Libol 6.0 trong quản trị hệ thống
Như chúng ta đã biết, tại thư viện mỗi phòng đều có chức năng nhiệm vụ riêng, vì vậy việc phân quyền sử dụng các phân hệ của phần mềm là rất cần thiết, tránh được việc sửa, xóa dữ liệu của nhau. Để tránh được việc bị xáo trộn, thay đổi dẫn đến việc sai sót, người quản trị hệ thống với khả năng tạo mới và gán quyền cho các tài khoản truy cập vào các phân hệ khác nhau cũng như rút bớt quyền hay hủy các tài khoản đang sử dụng một địa chỉ IP
(Internet protocol) của từng các bộ. Việc phân quyền người sử dụng đến từng phân hệ giúp cho việc nâng cao trách nhiệm của từng người trong việc tự bảo vệ tài khoản và mật khẩu của mình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hơn nữa, phần mềm còn cung cấp cho người quản trị khả năng lập các báo cáo, thống kê về các hoạt động của từng các bộ làm việc trên các phân hệ của phần mềm, để người quản lý biết được khối lượng công việc của từng cán bộ có đáp ứng được định mức hay không. Đây là một ưu việt của phần mềm mà trước đây khó có thể thống kê được.
Qua phân hệ này mà người quản trị còn có thể tiến hành các hoạt động bảo trì hệ thống như chép phòng dữ liệu nhằm bảo đảm an toàn khi hệ thống gặp sự cố, đọc nhật ký hoạt động của toàn chương trình. Đồng thời, người quản lý biết được công tác nghiệp vụ đến đâu và tình hình đáp ứng bạn đọc như thế nào, qua đó để đưa ra những chính sách hợp lý để quản lý tốt hơn, cũng như tạo ra các sản phẩm dịch vụ tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của đông đảo bạn đọc.
Phân hệ quản lý được thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên giao cho cán bộ thư viện làm nhiệm vụ quản lý.
2.6. Ứng dụng Libol 6.0 trong sƣu tập số
Phân hệ Sưu tập số là phân hệ cốt lõi để xây dựng và quản trị toàn bộ cơ sở dữ liệu số hóa của một thư viện, được tích hợp trong phần mềm như một bộ phận thống nhất không thể tách rời, đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa dữ liệu biên mục và dữ liệu số (văn bản, toàn văn, phim, ảnh, âm thanh)
Phân hệ này có chức năng lưu giữ các file điện tử với số lượng lớn, khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng đảm bảo dữ liệu chính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả.
Quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình : có thu phí và không thu phí. Quản lý tài liệu hạn chế với các mức độ khác nhau. Biên mục các file dữ
liệu, khả năng gắn kèm các file dữ liệu số với một biểu ghi biên mục đã có sẵn.
Khả năng xử lý các yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, dễ dàng. Khả năng quản lý tài chính liên quan đến việc sử dụng và đặt mua tài liệu điện tử.
Hình 12: Giao diện sƣu tập số
Phần mềm quản lý tài liệu số đáp ứng các yêu cầu: + Tạo siêu dữ liệu: có 3 dạng siêu dữ liệu:
- Siêu dữ liệu mô tả: Mô tả các thông tin về tài liệu;
- Siêu dữ liệu cấu trúc: Mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh minh họa, phụ lục...giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu.
- Siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin; Định dạng tài liệu (PDF); Đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu.
+ Mô tả dữ liệu: thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên sử dụng chuẩn Dublin Core
+ Vận hành liên kết là tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho người dùng trên nhiều bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như: tác giả; Nhan đề tài liệu, từ khóa; chủ đề; chỉ mục quốc gia...