7. Kết cấu của khóa luận
2.1.2. Biên mục chi tiết
Khác với quy trình truyền thống, khi ứng dụng Libol 6.0, cán bộ biên mục không phải xử lý từ đầu cho tài liệu mà những thông tin sơ bộ về hình thức như tên tác giả, tên tài liệu, nhà xuất bản… đã được nhập khi bổ sung vào các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu. Các biểu ghi này sẽ nằm trong phần hàng đợi của phân hệ biên mục. Đây chính là một tiện ích của Libol, dữ liệu chỉ cần xử lý một lần có thể sử dụng nhiều lần, cho nhiều mục đích khác nhau. Danh mục các ấn phẩm trong phần hàng đợi, chờ được biên mục chi tiết được hiển thị dưới dạng mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBD) rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành biên mục sơ lược và ngày, giờ nhập vào cơ sở dữ liệu.
Các trạng thái của biểu ghi được thể hiện trong màn hình hàng đợi là một trong những thuận lợi cho người biên mục khi tiến hành xử lý chi tiết cho ấn phẩm. Những biểu ghi có màu đen là những biểu ghi đã biên mục sơ lược, chờ được biên mục chi tiết. Những biểu ghi có màu xanh là đã hoàn thành chờ kiểm tra. Biểu ghi sau khi đã được biên mục chi tiết và được cập nhật sẽ lập tức chuyển trạng thái từ màu đen sang màu xanh ở màn hình hàng đợi. Nhờ có sự phân biệt này, người biên mục sẽ không bị nhầm lẫn giữa những biểu ghi đã xử lý và chưa xử lý. Ngoài ra, người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng sẽ không mất nhiều thời gian tìm kiếm để hiệu đính và hoàn tất việc biên mục.
Biên mục chi tiết là việc cán bộ biên mục xử lý và nhập đầy đủ các dữ liệu cho biểu ghi. Bên cạnh các dữ liệu mô tả thư mục được khai báo trong quá trình biên mục sơ lược, cán bộ có biên mục có nhiệm vụ bổ sung thêm các dữ liệu mô tả thư mục khác (thông tin tùng thư, phụ chú…). Bên cạnh đó là các dữ liệu về điểm truy nhập phụ theo tác giả, các điểm truy nhập theo chủ đề, chỉ số phân loại.
Khi biên mục xong cho một tài liệu, chỉ cần nhấn vào nút cập nhật tức là biểu ghi đã hoàn thành. Ngoài ra, còn có các chức năng khác như: xem lại biểu ghi, đặt lại biểu ghi, xếp giá đối với những tài liệu chưa được xếp giá trong phần bổ sung.
-Tạo mẫu biên mục
Mẫu biên mục bao gồm danh sách các trường dữ liệu được lựa chọn cho việc mô tả từng loại tài liệu. Các trường dữ liệu này được lựa chọn dựa trên khổ mẫu khổ mẫu biên mục đọc máy ( MARC21). Với Libol, mẫu biên mục do người sử dụng tự xây dựng cho phù hợp với từng loại hình tài liệu và những quy định, tiêu chuẩn riêng của Thư viện trong công tác biên mục. Người sử dụng có thể thiết kế hoặc cập nhật các mẫu biên mục nhờ các tính năng cơ bản của phần mềm, bao gồm:
+ Tạo mẫu biên mục dữ liệu thư mục
+ Sửa mẫu biên mục dữ liệu dữ liệu thư mục + Xóa mẫu biên mục dữ liệu thư mục
+ Tạo mới trường biên mục + Sửa trường biên mục + Xóa trường biên mục
Tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, từ khi sử dụng phần mềm Libol thư viện đã xây dựng được 02 mẫu biên mục cho các loại hình tài liệu cơ bản của thư viện, bao gồm:
+ Mẫu 1: dành cho sách chuyên khảo + Mẫu 2: dành cho luận án, luận văn
Các trường cụ thể trong các mẫu biên mục như sau:
Mẫu 1: Bao gồm các trường:
001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi) 005 – Ngày hiệu đính cuối
020 – Chỉ số ISBD 041 – Mã ngôn ngữ
082 – Chỉ số phân loại DDC 090 – Chỉ số định danh cục bộ
100 – Tiêu đề mô tả chính – tên cá nhân 110 – Tiêu đề mô tả chính – tên tập thể 111 – Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị 245 – Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm 250 – Thông tin về lần xuất bản
260 – Thông tin xuất bản 300 – Mô tả vật lý
350 – Giá
440 – Tiêu đề bổ sung tên tùng thư 490 – Thông tin tùng thư
500 – Phụ chú chung 520 – Tóm tắt, chú giải
600 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên cá nhân 610 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên tập thể 611 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên hội nghị 653 – Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát 700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân 710 – Tiêu đề bổ sung – tên tập thể 711 – Tiêu đề bổ sung – tên hội nghị 852 – Nơi lưu trữ/ Ký hiệu kho (L) 911 – Người nhập tin
925 – Vật mang tin 927 – Dạng tài liệu
Sau khi biên mục một cuốn sách theo mẫu trên, biểu ghi sẽ hiển thị theo MARC21 như sau:
Hình 2: Hiển thị biểu ghi biên mục sách theo MARC21
Mẫu 2: Bao gồm các trường: 001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi) 005 – Ngày hiệu đính cuối
041 – Mã ngôn ngữ
082 – Chỉ số phân loại DDC 090 – Chỉ số định danh cục bộ
100 – Tiêu đề mô tả chính – tên cá nhân 245 – Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm 250 – Thông tin về lần xuất bản
260 – Thông tin xuất bản 300 – Mô tả vật lý
500 – Phụ chú chung 520 – Tóm tắt, chú giải
600 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên cá nhân 610 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên tập thể 611 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên hội nghị 653 – Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát 700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân 852 – Nơi lưu trữ/ Ký hiệu kho (L) 911 – Người nhập tin
925 – Vật mang tin 927 – Dạng tài liệu
Về cơ bản thì các mẫu biên mục trên đã đáp ứng được các tiêu chuẩn được áp dụng trong công tác biên mục của thư viện. Các tiêu chuẩn đó bao gồm: Sử dụng khung phân loại thập phân Dewey (DDC) trong phân loại tài liệu, sử dụng quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2) trong biên mục mô tả và sử dụng bảng từ khóa của Thư viện Quốc gia trong công tác định từ khóa tài liệu.
- Các tính năng hỗ trợ biên mục chi tiết
+ Tạo giá trị ngầm định
Tính năng tạo giá trị ngầm định được sử dụng khi người cán bộ thư viện tiến hành xử lý một loạt các tài liệu mà nội dung ở một số trường được lặp đi lặp lại trên nhiều tài liệu. Vì thế, sử dụng các giá trị ngầm định giúp cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian xử lý.
Các loại tài liệu thường được ứng dụng tính năng này tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên thường là sách giáo khoa, các luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp.
Ví dụ: Các sách giáo khoa thường tạo giá trị ngầm định đối với các trường:
500 – Đtts ghi: Bộ Giáo dục và Đào tạo 653 – Sách giáo khoa
Người biên mục có thể sử dụng các giá trị ngầm định được đặt tại phiên làm việc nếu tích vào mục Gía trị ngầm định và thiết lập các giá trị ngầm định tại đây. Các giá trị ngầm định được thiết lập sẽ có tác dụng trong một phiên làm việc. Người sử dụng có thể sửa chữa hoặc xóa bỏ các giá trị đã được thiết lập khi cần thiết.
+ Tính năng từ điển
Sử dụng từ điển là một trong những phương pháp nhằm đảm bảo chất lượng công tác xử lý thông tin bằng việc kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu được xử lý. Từ đó đảm bảo các thông tin được biên mục có sự thống nhất cao. Việc kiểm soát tính nhất quán giúp cho người nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hóa. Tuy vậy, không phải trường nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán. Các trường phải kiểm soát tính nhất quán thường là các trường có giá trị có thể lặp đi lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như trường tác giả, nhà xuất bản, phân loại, từ khóa, tùng thư,…
Việc kiểm soát tính nhất quán có thể tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển. Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra các giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này.
Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin. Ví dụ: Mục từ tên tác giả Lenin V.I có thể được người dùng nhập theo nhiều kiểu khác nhau ở các bản ghi biên mục khác nhau như Lê-nin
, Lê nin, Lénine, Lê Nin,…Khi người dùng tiến hành tra cứu và gõ vào một trong các dạng thức của mục từ này, chương trình sẽ chỉ trả lại các bản ghi có trường tác giả trùng với dạng thức đưa vào tìm kiếm và kết quả là người tra cứu sẽ không khai thác được toàn bộ thông tin có thể khai thác được từ cơ sở dữ liệu.
Dữ liệu không được kiểm soát nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi người dùng phải gõ đi gõ lại cùng một cụm từ ở các bản ghi khác nhau. Đồng thời việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này cũng không đơn giản. Với cơ chế sử dụng từ điển tham chiếu, việc sửa lỗi trái lại sẽ rất thuận tiện và hiệu quả vì người dùng chỉ cần sửa duy nhất mục từ trong từ điển tham chiếu mà không cần sửa lại từng bản ghi.
Mặt khác cơ chế từ điển tham chiếu còn cho phép người dùng sử dụng các dữ liệu đã được nhập sẵn trong CSDL hoặc bổ sung thêm các nguồn dữ liệu từ bên ngoài, và qua đó làm giảm bớt công sức nhập dữ liệu.
Để cung cấp cho cán bộ biên mục những tham chiếu cần thiết trong quá trình biên mục, Libol đưa ra tính năng từ điển. Từ điển này bao gồm 2 loại là từ điển dựng sẵn và từ điển tự tạo (do người sử dụng tự xây dựng). Trong quá trình biên mục, các từ điển này sẽ được đưa ra tại các trường cần kiểm soát tính thống nhất. Trong quá trình biên mục, tại các trường dữ liệu, Libol đưa ra tính năng từ điển cho các trường cần kiểm soát tính thống nhất. Khi nhập đến dữ liệu cho các trường này, cán bộ biên mục bấm vào mục “từ điển”, cửa sổ từ điển tương ứng sẽ hiện ra tương ứng với các trường.
Tuy nhiên qua khảo sát và phỏng vấn cán bộ thư viện cho thấy, tính năng từ điển này hoạt động không hiệu quả, không trợ giúp được cán bộ biên mục trong việc kiểm soát tính thống nhất của các dữ liệu biên mục. Các từ điển hiện ra ở các trường không đáp ứng được nhiệm vụ kiểm soát bởi số lượng các mục từ ở trong các từ điển quá ít, một số từ điển thì không có mục
từ nào. Nguyên nhân là do các từ điển chưa được xây dựng hoàn chỉnh. Đối với các từ điển dựng sẵn thì các cụm từ còn quá sơ sài. Ví dụ: đối với từ điển chỉ số DDC, các mục từ chỉ phản ánh các ký hiệu phân loại ở phân lớp thứ 3. Đối với tính năng “từ điển tự tạo” thì thư viện vẫn chưa dùng đến, chưa xây dựng được các từ điển riêng cho hệ thống của mình.
+ Tính năng trợ giúp
Tính năng này đưa ra các hướng dẫn cần thiết khi cán bộ biên mục tiến hành nhập nội dung cho từng trường. Các hướng dẫn được đưa ra bao gồm, các trường con và dấu phân cách trường con, các dấu mô tả sử dụng cho mỗi trường con. Theo cán bộ thư viện, đối với các trường dữ liệu quen thuộc mà tần suất xuất hiện ở các biểu ghi lớn thì họ đã thành thạo quy tắc nhập dữ liệu. Tính năng trợ giúp này họ thường chỉ sử dụng đối với các trường không thường xuyên xuất hiện ở các biểu ghi.