7. Kết cấu của khóa luận
2.1.3. Các tính năng cập nhật, sửa chữa biểu ghi
+ Sửa chữa biểu ghi
Chức năng này cho phép sửa lại giá trị của một nhóm trường trong biểu ghi biên mục của một tài liệu thư viện. Cán bộ thư viện có thể sửa chữa bằng cách bấm vào đường liên kết sửa chữa trong giao diện chính của phân hệ biên mục, thuộc cột nghiệp vụ biên mục.
Nhập mã tài liệu tương ứng với đầu ấn phẩm cần sửa thông tin biên mục vào ô “Mã tài liệu”. Trường hợp không biết mã tài liệu (số hiệu biểu ghi) thì có thể tra tìm theo tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản.
Tuy vậy, tính năng sửa chữa biểu ghi này có sự phân quyền sử dụng rõ ràng.
- Mức 1: Người sử dụng bình thường: Chỉ có quyền sửa chữa các biểu ghi do chính người đó biên mục, không có quyền sửa chữa, xóa các biểu ghi do người khác biên mục. Mức này dành cho cán bộ thư viện làm công tác
nghiệp vụ bổ sung. Ngoài ra, người quản trị cũng cấp quyền ở mức này cho những ai làm công tác biên mục, xử lý tài liệu của thư viện.
- Mức 2: Người sử dụng cao cấp: có quyền sửa chữa tất cả các biểu ghi, tại thư viện trường chỉ có cán bộ thư viện có quyền sử dụng chức năng này.
- Mức 3: Người quản trị hệ thống: có quyền sửa chữa tất cả các biểu ghi. Mức này chỉ có cán bộ phụ trách chung việc quản trị phần mềm này mới có được phân quyền này.
+ Xóa biểu ghi
Đây là chức năng cho phép người sử dụng hủy thông tin biên mục của một tài liệu trong thư viện. Chức năng này cũng hủy đi các thông tin có liên quan đến tài liệu đó như: thông tin về bổ sung, xếp giá, lịch sử mượn trả của tài liệu đó. Như vậy, khi xóa biểu ghi là xóa tất cả những thông tin về biên mục tài liệu.
Cũng như chức năng sửa chữa, chức năng xóa biểu ghi cũng có sự phân quyền ở 3 mức như trên. Việc phân quyền này bảo đảm không có việc tự ý sửa chữa, xóa bỏ các biểu ghi của người khác mà không được sự cho phép. Đồng thời cũng là việc để mỗi người xử lý phải chịu trách nhiệm về những biểu ghi mà mình đã biên mục. Như vậy, sẽ góp phần nâng cao ý thức làm việc của cán bộ thư viện về công việc chuyên môn.
+ Xem biểu ghi
Chức năng này cho phép người biên mục xem thông tin biên mục của một nhóm hoặc toàn bộ số bản ghi trong CSDL. Việc sử dụng tính năng này giúp cho người biên mục có thể tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần các thông tin đã được biên mục đã được cập nhật ở một biểu ghi để sử dụng cho biểu ghi mới. Tính năng này cho phép hiển thị thông tin của sản phẩm theo nhiều định dạng khác nhau như: MARC, XML… Khi sử dụng tính năng này, người biên mục vẫn có thể tìm chọn những biểu ghi phù hợp với yêu cầu của mình
bằng việc sử dụng tính năng Lọc bản ghi và sử dụng các toán tử AND, OR, NOT. Nếu như không đặt chế độ Lọc bản ghi thì chương trình ngầm hiểu là xem toàn bộ biểu ghi trong CSDL.