Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính, có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các các hoạt động kinh tế tài chính với quy mô đặc điểm cũng như quy mô tổ chức hạch toán mà doanh nghiệp đã sắp xếp theo hệ thống thống nhất từ doanh nghiệp xuống đến các phân xưởng trực thuộc, với chức năng làm tham mưu cho ban lãnh đạo về công tác quản lý tài chính, cụ thể là quản lý vốn và tài sản. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng và cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán là tất yếu không thể thiếu được, là một bộ phận vô cùng quan trọng, là công cụ để quản lý kinh tế tài chính trong các doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán được tổ chức đúng đắn phù hợp với quy mô kinh doanh nên đã góp phần không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể là: Kế toán có chức năng và nhiệm vụ: Ghi chép phản ánh đúng đắn kịp thời cho lãnh đạo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, để tạo điều kiện cho việc sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích đúng đắn các hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
+ Kế toán theo dõi số liệu hiện có và tình hình lưu chuyển, sử dụng tài sản cố định, vật tư hàng hóa, tiền vốn và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Thông qua việc ghi chép phản ánh tình hình hoạt động kinh tế tài chính, kiểm tra việc thực hiện lưu chuyển hàng hóa, thu chi tiền mặt, ngăn ngừa hành vi phạm pháp mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Do địa bàn sản xuất kinh doanh hoạt động rộng, nhiều phân xưởng sản xuất kinh doanh tách rời nhau cho nên doanh nghiệp Khánh Thành lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Các đơn vị trực thuộc là nơi tập hợp chi phí, tổ chức hạch toán ghi chép ban đầu, lập chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách khoa học, đúng pháp luật và theo hướng dẫn. Định kỳ theo tháng kế toán đơn vị tập hợp chứng từ gốc và chứng từ sổ sách có liên quan chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp. Mặt khác các đơn vị trực thuộc này cũng tự mở sổ theo dõi chi tiết tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị mình.
Doanh nghiệp tư nhân Khánh Thành là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với quy mô nhỏ và vừa nên bộ máy kế toán của doanh nghiệp cũng tương đối đơn giản
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ phòng kế toán tài chính của DN
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp : Phụ trách chung điều hành toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm trước giám đốc, cơ quan pháp luật về việc quản lý và sử dụng vật tư hang hóa, tiền vốn trong sản xuất kinh doanh. Đôn đốc bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ của kế toán do nhà nước ban hành, đồng thời là người trực tiếp báo cáo thông tin kế toán lên giám đốc, giải thích mọi vấn đề thắc mắc của cơ quan nhà nươc về tài chính. Tổng hợp số liệu tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán vật tư, hàng hóa, TSCĐ : Tổ chức theo dõi việc nhập xuất vật tư, hàng hóa, có đúng thủ tục theo chế độ quy định, lập bảng kê phân bổ vật liệu hàng tháng, theo dõi chi tiết tổng tài sản cố định, lập thẻ tài sản cố định tình hình tang giảm và di chuyển tài sản cố định. Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao tài sản cố định và chi phí sản xuất kinh doanh. Thu thập số liệu đưa lên cho kế toán trưởng.
Kế toán tiền mặt, TGNH và các khoản phải thu, phải trả : Có nhiệm vụ theo dõi hoạt động thu chi như viết phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng cho các hoạt động của DN. Lập kế hoạch chi tiết các khoản vay ngắn hạn, dài hạn ngân hàng hàng tháng
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư hàng hóa , tài sản cố định Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiền mặt, TGNH và các khoản phải thu,
phải trả
hàng quý. Quản lý thu thập các khoản phải thu phải trả của khách hàng. Tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng, kiểm tra bảng kê, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, lập ngân sách số tiền tại các ngân hàng, lưu trữ các chứng từ về các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Cuối thấng lập sổ chi tiết chuyển lên cho kế toán trưởng.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Quản lý và mở sổ chi tiết tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong Doanh Nghiệp, chấm công, cuối tháng tính tiền lương và các khoản trích theo lương, lập chứng từ liên quan, lập các bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận, bảng phân phối tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Thủ quỹ: hàng ngày viết hóa đơn bán hàng tổng hợp các hóa đơn bán hàng trong ngày cho kế toán thanh toán chứng từ thu. Giữ tiền và thu tiền theo các chứng từ thu chi, hàng ngày lập bảng kê thu chi quỹ. Cuối tháng lập sổ chi tiết tiền mặt, tổng hợp số tiền còn trong quỹ.