với đối tác để thông báo đã hoàn thành việc mở L/C, đồng thời yêu cầu đối tác nhanh chóng tiến hành việc giao hàng. Công việc này có thể thực hiện bằng cách gửi email, gọi điện, hoặc thư tín.
Bước này giúp công ty nhận hàng đúng thời hạn, phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất, đúng tiến độ đã đề ra.
3.Mua bảo hiểm hàng hóa
Tùy thuộc vào các điều khoản được quy định trong hợp đồng nhập khẩu, giá tính hàng nhập khẩu (giá CIF, FOB, CFR…) trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hóa có thể thuộc về bên mua hoặc bên bán, và mức độ mua bảo hiểm là bao nhiêu. Thông thường, công ty thường nhập khẩu theo giá CIF và do đó, trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hóa thuộc về người xuất khẩu. Mức bảo hiểm thường là 110% giá trị hàng nhập khẩu.
4.Làm thủ tục hải quan
Khai báo hải quan: chủ hàng phải kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung kê khai bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng hóa, phương tiện vận tải, nhập khẩu với nước nào.
Khi có chứng từ ký hậu cho công ty để đi nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng.
Công ty cử cán bộ am hiểu và có kinh nghiệm về công tác hải quan để kê khai một cách đầy đủ chính xác các chi tiết về các loại vật tư, máy móc nhập khẩu trên chuyến hàng lên tờ khai hải quan theo mẫu tờ khai hải quan, kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Đồng thời công ty dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và
xác định mã số hàng hoá thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế.
5.Nhận hàng từ tàu
Sau khi đã làm thủ tục thông quan nhập khẩu, hoàn tất các thủ tục hải quan, công ty sẽ tiến hành nhận hàng.
Khi nhận hàng tại cảng Hải Phòng, do cảng có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từ tầu nước ngoài, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi nên công ty đã ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng thực hiện toàn bộ công việc này.
Trước khi tàu đến Đại lý tàu sẽ gửi “giấy báo tàu đến” cho công ty biết và đến nhận “lệnh giao hàng” D/O tại đại lý tàu. Khi đi nhận lệnh giao hàng cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của đơn vị, đại lý tàu sẽ giữ vận đơn gốc và trao ba bản D/O cho chủ hàng đồng thời thu phí nhận D/O. Nếu hàng đến nhưng bộ chứng từ chưa đến công ty sẽ đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng là một bản B/L gốc cùng với các chứng từ khác (có thể là bản sao) do người bán gửi đến bằng một con đường khác
Đơn vị đến cảng hoặc hãng tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó mang “Biên lai thu phí lưu kho” cùng ba bản D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một bản D/O, đơn vị mang hai bản D/O còn lại đến bộ phận kho làm thủ tục xuất kho để nhận hàng. Đến cảng hải quan, mời hải quan kiểm hoá, sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” tiếp theo hàng được xuất kho.
6.Kiểm tra hàng hóa
Sau khi nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng nhập khẩu, công ty có đại diện là cơ quan giám định để giám định mọi tổn thất hư hỏng của hàng hoá khi hàng hoá đến cảng đối với vận chuyển qua đường biển.
Trong trường hợp hư hỏng nhìn thấy được ở bên ngoài kiện hàng thì công ty sẽ ghi rõ trên vận đơn hoặc phiếu giao hàng kèm theo chứng nhận của cơ quan giám định có ghi hình chụp ảnh nhằm duy trì trách nhiệm của bên vận tải, nếu
không có gì hư hỏng bên ngoài thì ghi “Không làm hư hỏng nhìn thấy được” ở bên ngoài kiện hàng.
Ngày tháng hàng hoá được chuyển đến công ty phải uỷ quyền giám định kiểm soát số lượng và tình trạng bao kiện hàng hoá của công ty.
Chứng chỉ giám định sẽ được lưu giữ và là bằng chứng để khiếu nại người bán bảo hiểm hoặc đại diện sẽ được công ty thông báo để tham dự việc giám định nói trên.
7.Làm thủ tục thanh toán
Tùy thuộc vào hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán đã được quy định trong hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành thực hiện thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu.