Xin giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu tiếp theo trong quá trình nhập khẩu hàng hoá, nếu hàng hoá có trong nghị định thư thì không cần phải xin phép.
Mặt hàng nhập khẩu của công ty là các vật tư, phụ tùng, thiết bị… trong đó có những mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa phải xin giấy phép nhập khẩu theo Thông tư của Bộ Công Thương.
Hồ sơ xin cấp giấy phép bao gồm:
+ Đơn xin phép. + Phiếu hạn ngạch.
+ Bản sao hợp đồng đã ký kết với nước ngoài hoặc bản sao L/C.
Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên trở bằng phương thức vận tải và giao nhận tại một địa điểm nhất định.
Công ty Hải Long chủ yếu là dùng L/C không huỷ ngang, công ty tiến hành cử cán bộ phòng kinh doanh nhập khẩu đến Ngân hàng Công thương đơn xin mở L/C, thời gian mở L/C là sau khi ký hợp đồng nhập khẩu. Căn cứ để mở L/C là các điều kiện trong hợp đồng nhập khẩu, đơn xin mở L/C phải theo mẫu của ngân hàng đảm bảo chính xác và phù hợp với nội dung. Bộ hồ sơ xin mở L/C gồm có những giấy tờ quy định:
+Đơn xin mở L/C + Giấy phép nhập khẩu.
+ Hợp đồng ngoại thương (bản sao). + Giấy cam kết thanh toán.
Đến ngân hàng mở L/C cần phải có người đủ tư cách pháp nhân để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C đồng thời có một người đứng ra chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C, phí này thường là 0, 3% trị giá hợp đồng nhập khẩu còn tiền ký quỹ thường là 10% giá trị hợp đồng đối với bạn hàng. Trong trường hợp công ty hợp tác với bạn hàng lần đầu tiên thì cần phải ký quỹ 100% trị giá hợp đồng, cũng liên quan đến thủ tục thanh toán và ký quỹ thì công ty còn nộp một số giấy tờ như sau:
+ Uỷ nhiệm chi phí ngoại tệ để trả thủ tục phí. + Uỷ nhiệm chi phí ngoại tề để ký quỹ mở L/C.
+ Đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ, trả thủ tục phí hoặc hợp đồng xin vay ngoại tệ để thanh toán L/C.
Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định như sau:
+ Tên ngân hàng thông báo. + Loại L/C, số ngày phát hành.
+ Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C. + Tên và địa chỉ người thụ hưởng.
+ Tên và địa chỉ người xin mở L/C.
+ Mô tả hàng hoá: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì nhãn mác… Công ty căn cứ vào quy cách phẩm chất của từng loại hàng có nhu cầu nhập khẩu để mô tả. Bước này đòi hỏi công ty phải mô tả chính xác, đầy đủ tránh tình trạng hiểu lầm của bên đối tác do mô tả sai. Công ty chủ yếu nhập khẩu với các bạn hàng đã có sự cộng tác lâu năm, đồng thời công ty đã có kinh nghiệm rút ra từ các công ty đi trước vì thế trong khâu này xảy ra sai sót là rất ít.