Sau khi lập dự án kinh doanh và được giám đốc phê duyệt công ty sẽ tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty thực hiện quy trình đàm phán dưới hai hình thức:
+ Giao dịch - đàm phán qua thư tín: Hình thức giao dịch đàm phán này được sử dụng chủ yếu để một mặt tiết kiệm chi phí, mặt khác có thể tạo điều kiện cho cả công ty và đối tác là nhà xuất khẩu có thời gian cân nhắc suy nghĩ để có những quyết định đúng đắn nhất. Các đối tác của công ty rất nhiều quốc gia khác thuộc nhiều khu vực khác nhau trên thế giới do đó với hình thức giao dịch này công ty sẽ tiến hành giao dịch cùng một lúc với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm mà công ty có được từ hình thức giao dịch qua thư tín này sẽ là những khó khăn, bất lợi mà chính hình thức giao dịch này đem lại đó là việc công ty sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi mới nắm bắt được thông tin của đối tác do thời gian chuyển thư tín dài do chờ đợi. Như vậy nên có thể công ty sẽ mất nhiều có hội mua bán tốt hơn đồng thời công ty cũng sẽ lúng túng trong việc đoán ý đồ đúng của đối tác. Để khắc phục những bất lợi trên, công ty đã rất chú trọng tới nội dung một bức thư, có những cán bộ có nghiệp vụ giỏi, giàu kinh nghiệm và biết nhiều ngoại ngữ.
+ Giao dịch - đàm phán qua FAX và điện thoại: Trong nhiều trường hợp thời gian sẽ không cho phép sử dụng hình thức giao dịch qua thư tín, đó là những lúc công ty cần ký được hợp đồng trong thời gian ngắn để nhập khẩu kịp thời hàng hoá cần nên công ty sẽ sử dụng hình thức giao dịch đàm phán qua FAX hoặc điện thoại. Bằng cách này, công ty sẽ rút ngắn được thời gian giao dịch - đàm phán, nhanh chóng đi đến thống nhất và ký kết hoạt động với đối tác, trong trường hợp cần xác nhận lại một số thông tin cần thiết cũng cần phải qua điện thoại hoặc FAX do ưu điểm của hình thức được được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm, bên cạnh đó là thời gian dành cho đàm phán bị hạn chế do cước phí FAX và điện thoại quốc tế rất cao, điều này làm cho chi phí giao dịch tăng và đội giá thành sản phẩm nhập khẩu lên làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của toàn công ty nói riêng. Ngoài ra đàm phán
qua điện thoại chỉ là thoả thuận bằng miệng hơn nữa lại rất dẽ bị hiểu sai do dùng ngoại ngữ trong đàm phán ký kết, với thời gian nhanh, gấp nên sẽ không thể có thời gian cân nhắc, suy nghĩ, chỉ cần một chút sai sót dễ dẫn đến tranh chấp và khiếu kiện, quá trình giải quyết khó khăn vì giao dịch bằng miệng sẽ không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trao đổi.
Đàm phán ký kết hợp đồng gồm các bước sau:
- hỏi giá:công ty Hải Long gửi thư hỏi giá đến các đối tác yêu cầu họ cung cấp về giá cả và điều kiện mua hàng.Nội dung thư hỏi hang gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả….Việc hỏi giá sẽ giúp công ty có thể cân nhắc và lựa chọn được đói tác cung cấp vật tư mà mình cần với chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
-chào hàng: đây là lời để nghị ký kết hợp đồng với công ty của một vài đối tác.Trong thư chào hàng này đối tác đã cung cấp cho công ty những thong tin cần thiết về mặt hàng công ty đang cần mua: tên hàng, số lượng, điều kiện thanh toán, giá cả, hình thức thanh toán…
-Đặt hàng: sau khi lựa chọn được đối tác thích hợp công ty Hải Long gửi thư đặt hàng đến công ty đó hoặc công ty có thể gửi đơn đặt hàng trực tiếp đến một đối tác quen thuộc. Thông thường công ty thường đặt hàng với nhưng đối tác quen thuộc nên đặt hàng chỉ nêu một số điều kiện cơ bản và một vài điều kiện riêng cho lần đặt hàng đó.Những điều kiện khác hai bên áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận hoặc những điều kiện đã ký trong hợp đồng trước đó.
-Hoàn giá: Nếu giá cả công ty đối tác đưa ra chưa hợp lý hoặc một số điều kiện chưa phù hợp thì công ty Hải Long đưa ra đề nghị hoàn giá.Có những hợp đồng phải trải qua rất nhìu lần hoàn giá mới có thể đi đến ký kết hợp đồng.
-Xác nhận: xác nhận là một văn kiện ghi lại mọi điều đã thỏa thuận thống nhất giữa hai bên.Thông thường nó được lập thành hai bản, công ty Hải Long sẽ ký trước rồi chuyển cho đói tác.Bên đối tác ký xong sẽ giữa lại một bản và gửi trả lại công ty một bản.
Đàm phán ký kết hợp đồng là việc bàn bạc trao đổi giữa công ty Hải Long với đối tác, nó là việc vô cùng quan trọng để hai bên thống nhất ý kiến từ đó đi đến kí kết hợp đồng.
b) Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nói chung là sự thoả thuận giữa hai bên hay nhiều bên nhằm mục đích tạo lập, chuyển dịch, biến đổi hay chấm dứt một nghĩa vụ. Hợp đồng kinh tế ngoại thương là sự thoả thuận của những đương sự có quốc tịch khác nhau trong đó một bên là bên bán (xuất khẩu) có nghĩa vụ phải chuyển vào quyền sở hữu của bên mua (nhập khẩu) một khối lượng hàng hoá nhất định, bên mua có nghĩa vụ trả tiền và nhận hàng.
Công ty Hải Long sau khi lựa chọn đối tác sẽ thực hiện đàm phán các điều khoản, quy định của một hợp đồng ngoại thương để đi tới việc mua bán hàng hóa. Khi đàm phán, ký kết hợp đồng, công ty xem xét kỹ càng các điều khoản, quy định để quy trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, tiết kiệm chi phí, tạo nền tảng cho việc xây dựng mối quan hệ với đối tác trong tương lai.
Sau khi đã giao dịch - đàm phán xong với đối tác nước ngoài, công ty sẽ cùng đối tác ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Trong quá trình ký kết hợp đồng công ty đã có những kinh nghiệm nhất định và luôn thận trọng, thực hiện nghiêm túc, đúng pháp luật và đảm bảo lợi ích cho hai bên.
- Hoạt động ký kết với đại diện văn phòng nước ngoài tại Việt Nam để nhập khẩu đều yêu cầu phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc công ty đó hoặc Phó giám đốc, một trong hai chủ thể trên phải đứng tên người bán trong hợp đồng.
Chỉ ký kết với những đối tác có đầy đủ tư cách pháp nhân khi tham gia kinh doanh tại Việt Nam, mọi hoạt động của công ty đều được ký trên văn bản, những hợp đồng ký bằng FAX, ngay sau khi ký phải thiết lập văn bản gốc để gửi cho hai bên cùng ký để có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng xảy ra khiếu kiện, tranh chấp.
- Nếu người ký hợp đồng không phải là Giám đốc hoặc Phó giám đốc thì người ký kết đó phải được sự uỷ quyền của một trong hai chủ thể trên và phải có tư cách pháp nhân.
Các điều kiện của hợp đồng nhập khẩu:
Điều kiện tên hàng: nói lên chính xác đối tượng mua bán, trao đổi. Tên hàng phải đảm bảo chính xác để các bên mua, bán đều hiểu và thống nhất. Do vậy ngoài tên chung còn cần phải gắn với ký hiệu, mã hiệu hoặc địa danh, tên hàng… được cơ quan có trách nhiệm cấp giấy phép giữ bản quyền
Điều kiện phẩm chất: phẩm chất hàng hóa là tổng hợp các chỉ tiêu về tính năng (lý tính, hóa tính, cơ lý tính), công suất, hiệu suất, thẩm mỹ… để phân biệt giữa hàng hóa này với hàng hóa khác.
Điều kiện số lượng: nội dung điều kiện số lượng bao gồm: kích thước, dung tích; trọng lượng; chiều dài; đơn vị; đơn vị đóng kiện.
Điều kiện bao bì: gồm những vấn đề về yêu cầu chất lượng của bao bì, phương hướng cung cấp bao bì và giá cả của bao bì.
Điều kiện cơ sở giao hàng: phản ánh mối quan hệ hàng hóa với điều kiện giao hàng (như nơi, địa điểm giao hàng và các yếu tố cấu thành giá). Điều kiện giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận hàng hóa giữa bên bán với bên mua.
Điều kiện giá cả: điều kiện giá cả trong buôn bán quốc tế là điều kiện cơ bản, bao gồm những vấn đề: đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp quy định giá, điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá cả và việc giảm giá.
Điều kiện giao hàng: nội dung cơ bản là xác định thời hạn, địa điểm, phương thức và việc thông báo giao hàng.
Điều kiện thanh toán tiền trả: điều kiện thanh toán tiền trả là điểm rất quan trọng. Có thể nói rằng cách giải quyết vấn đề thanh toán là bộ phận chủ yếu của công việc buôn bán, bao gồm các nội dung: đồng tiền thanh toán (đồng tiền của bên xuất khẩu, bên nhập khẩu hoặc của nước thứ ba), thời hạn trả tiền (trả tiền trước hoặc trả tiền sau), phương thức trả tiền, điều kiện bảo đảm hối đoái.