NHỮNG BIỆN PHÁP NHẰM VẬN DỤNG MƠ HÌNH DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
5.3.2. Hồn thiện báo cáo DTNS trong các DNSX.
Theo kết quả khảo sát cho thấy các DNSX cĩ lập dự tốn nhưng hệ thống báo cáo của họ chưa đầy đủ để phản hết các nguồn lực cũng như dự báo đầy đủ các chỉ tiêu thực hiện trong năm kế hoạch. Do đĩ, tác giả đề xuất xây dựng các báo cáo dự tốn cho các doanh nghiệp như sau:
Cụ thể, dự tốn ngân sách thực hiện thơng qua 3 giai đoạn sau: - Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự tốn ngân sách
Trong giai đoạn này cần xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thơng qua cuộc hợp với cán bộ quản lý của từng phịng ban, mục tiêu phải mang tính phát triển và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn, phân cơng ai, bộ phận nào tham gia vào giai đoạn, cơng việc cụ thể. Tránh tình trạng lập dự tốn khi cơng việc quá tải, do hầu hết các nhân viên lập dự tốn phải đảm nhiệm cơng việc khác.
- Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bộ phận chuyên trách dự tốn cung cấp các biểu mẫu về dự tốn cho các bộ phận liên quan đến việc lập dự tốn. Các bộ phận cĩ liên quan tiến hành soạn thảo ngân sách cho bộ phận mình và nộp báo cáo dự tốn đã soạn thảo về bộ phận chuyên trách, bộ phận chuyên trách kiểm tra, tổng hợp điều chỉnh để hồn thành dự tốn cho cả doanh nghiệp. Sau khi hồn thành các báo cáo dự tốn, bộ phận chuyên trách chuyển cho BLĐ DN xem xét tính hợp lý của dự tốn. DN tiến hành họp xét
duyệt dự tốn với sự tham gia của trưởng các bộ phận liên quan để hạn chế tính thiếu khả thi và khơng phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Sau cuộc họp này, báo cáo dự tốn được cơng bố chính thức cho các bộ phận để tổ chức thực hiện.
- Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động bộ phận chuyên trách về dự tốn theo dõi, so sánh và phân tích sự khác biệt giữa kết quả thực tế đạt được với dự tốn đã lập và kiểm tra những yếu tố bất thường để tiến hành điều chỉnh phù hợp cho các dự tốn kỳ sau. Việc soạn thảo dự tốn hàng năm thường được bắt đầu vài tháng trước năm kế hoạch (kỳ kế hoạch). Quá trình dự tốn liên quan đến nhiều bước kế tiếp nhau. Để giúp các bộ phận phụ trách cơng việc lập dự tốn ngân sách chủ động, nắm bắt được các bước thực hiện cơng việc. Tác giả đề xuất các doanh nghiệp cần đưa ra quy trình lập dự tốn cụ thể và phổ biến đến các bộ phận cĩ liên quan.