Để việc QLRRTN tại BIDV Hà Tĩnh ngày càng có hiệu quả theo đúng định hƣớng của Nhà nƣớc, BIDV và thông lệ quốc tế thì cần có các bƣớc đi, giải pháp cụ thể. Qua tham khảo hiệp định Basel II, kinh nghiệm QLRRTN ở một số nƣớc, và các tài liệu tham khảo về QLRRTN; căn cứ vào thực trạng công tác QLRRTN tại BIDV Hà Tĩnh, xin đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLRRTN tại BIDV – chi nhánh Hà Tĩnh nhƣ sau:
3.3.1.1. Giải pháp về quy định, quy trình tác nghiệp
- Quản lý rủi ro nói chung và QLRRTN nói riêng không chỉ là việc của cấp lãnh đạo mà là của mọi cán bộ trong ngân hàng, cần có chính sách thi đua khen thƣởng thực chất giữa các cá nhân, các phòng ban trong chi nhánh để tăng tính hiệu quả của công tác QLRRTN.
- Để giúp cho bộ phận QLRRTN có thể kiểm soát rủi ro kịp thời, hạn chế đến mức tối thiểu việc lặp lại rủi ro, sai sót trong hệ thống, quy trình nên rút ngắn thời gian lập và phân tích các báo cáo tại các bộ phận, phòng ban của chi nhánh từ hàng tháng sang hàng ngày hoặc hàng tuần, có nhƣ vậy thì thông tin về các sự kiện rủi ro tác nghiệp mới đƣợc cập nhật kịp thời. Cụ thể, hàng ngày, tại từng bộ phận nghiệp vụ trong từng phòng ban ở chi nhánh phải thống kê, ghi chép những lỗi, sai sót của mình trong quá trình tác nghiệp (kể cả những lỗi nhỏ nhất) và hàng tuần làm báo cáo tổng hợp gửi về trƣởng phòng, trƣởng bộ phận quản lý trực tiếp. Trƣởng
71
phòng/bộ phận theo dõi, nhắc nhở các cán bộ mình phụ trách về những lỗi, sai sót có thể gây tổn thất lớn, hoặc thƣờng xuyên xảy ra để cán bộ lƣu tâm , tránh lặp lại sai sót đó , đồng thời cuối tháng tổng hợp và lập báo cáo gửi về phòng QLRR . Phòng QLRR chi nhánh tổng hợp số liệu và lập báo cáo tháng (kèm theo ý kiến , vƣớng mắc và đề xuất của chi nhánh ) gƣ̉i Ban Giám đốc chi nhánh đồng thời gửi về ban QLRRTT&TN BIDV. Trong cuộc họp hàng tháng tại chi nhánh cần phổ biến và rút kinh nghiệm những sự kiện rủi ro quan trọng, thƣờng xuyên lặp lại đến từng phòng ban/bộ phận. Khi nhận đƣợc các thông báo RRTN do ban QLRRTT&TN BIDV tổng hợp, phân tích, đánh giá và chỉ đạo thực hiện, ngƣời đứng đầu chi nhánh phổ biến rộng rãi đến từng cán bộ nghiệp vụ ở từng phòng ban/ bộ phận để cán bộ biết về chỉ đạo của Ban Lãnh đạo BIDV đồng thời lƣu ý, rút kinh nghiệm các vƣớng mắc, sai sót.
Nhƣ vậy, với chu trình báo cáo rủi ro tác nghiệp nhƣ trên thì các rủi ro phát sinh sẽ đƣợc cán bộ cập nhật, rút kinh nghiệm kịp thời, tránh trƣờng hợp báo cáo thiếu sót do để lâu, cán bộ có thể quên và bỏ sót, đồng thời những lỗi phát sinh cũng đƣợc phổ biến đến cán bộ để kịp thời rút kinh nghiệm, không để lặp lại sai sót cũ.
- Tiến hành rà soát, đánh giá tổng thể các sản phẩm , dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng. Đặc biệt lƣu ý đến hiệu quả, sự phù hợp của sản phẩm với đối tƣợng sƣ̉ dụng, với từng vùng miền, địa phƣơng, tôn giáo để có các biện pháp điều chỉnh, thay thế thích hợp nhằm nâng cao tính cạnh tranh và hình ảnh sản phẩm, dịch vụ của BIDV.
- QLRRTN phải đƣợc cân nhắc thực hiện riêng đối với từng rủi ro trong từng nghiệp vụ và phải quy định rõ nhiệm vụ cụ thể đối với việc QLRRTN cho từng nghiệp vụ rõ ràng, theo một chuẩn thống nhất tại chi nhánh.
3.3.1.2. Giải pháp về con người
- Con ngƣời là chủ thể của mọi hoạt động, vì vậy để QLRRTN tại chi nhánh ngày càng hoàn thiện, trƣớc hết đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên am hiểu tƣờng tận về các quy định, quy trình QLRRTN. Do đó, để QLRRTN tốt hơn trong thực tế cần phải phổ biến quy trình, quy định rộng rãi đến từng cán bộ trong chi nhánh, đặc biệt là cán
72
bộ trực tiếp làm công tác QLRRTN, làm cho mỗi cán bộ có thể tự nhận diện đƣợc các RRTN của mình để phòng ngừa và thực hiện ghi nhận khi rủi ro xảy ra.
- Ngƣời đứng đầu cần có sự nhận thức rõ ràng và đúng đắn về trách nhiệm quản lý RRTN, cũng nhƣ việc tạo lập môi trƣờng thích hợp để những sai sót trong tác nghiệp đƣợc báo cáo, trao đổi một cách công khai, cởi mở nhằm tránh sự lặp lại những tổn thất không đáng có.
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá cán bộ (bao hàm các yếu tố về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, phản ánh của khách hàng, tính kỷ luật, các yếu tố mang tính lịch sƣ̉ về RRTN ..), định kỳ hàng tháng lãnh đạo các phòng ban căn cứ vào các tiêu chí, đánh giá cán bộ để phát hiện các nguy cơ tiềm ẩn có thể gây ra rủi ro.
- Công tác đào tạo cán bộ phải luôn đƣợc chú trọng vì yếu tố con ngƣời quyết định sự thành bại của tổ chức. Để hạn chế rủi ro tác nghiệp, phải thƣờng xuyên đào tạo cán bộ nghiệp vụ, cập nhật văn bản, chế độ của ngành đến toàn thể CBCNV, đảm bảo nhân viên thông thạo quy trình, quy chế để tuân thủ. Thƣờng xuyên tổ chức các kỳ thi nghiệp vụ định kỳ hàng năm và có cơ chế thƣởng, phạt hợp lý, tạo động lực cho cán bộ trau dồi kiến thức, nắm vững chế độ để phục vụ tốt nhất cho công tác đƣợc giao. Song song với việc phổ biến, tập huấn, đào tạo về quy trình, cần phải tạo ra một môi trƣờng QLRRTN phù hợp với hoạt động của BIDV - chi nhánh Hà Tĩnh.
- Phát huy truyền thống của BIDV , mỗi cán bộ công nhân viên cần chuẩn mực trong xƣ̉ lý công việc , luôn hƣớng đến cái mới, sẵn sàng đổi mới, hiện đại và văn minh. Từ đó nâng cao ý thức về chấp nhận và ứng xƣ̉ đối với rủi ro , nâng cao tinh thần tự giác của cán bộ trong việc thống kê, báo cáo rủi ro tác nghiệp phát sinh tại bộ phận mình một cách đầy đủ và minh bạch, giúp cho công tác QLRRTN của chi nhánh hiệu quả hơn.
3.3.1.3. Giải pháp về hệ thống hỗ trợ
- Bộ phận điện toán tại Chi nhánh rà soát lại các trang thiết bị tin học, bao gồm cả thiết bị dự phòng đảm bảo cho hệ thống tin học tại chi nhánh hoạt động liên tục, ổn định, an toàn. Phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin của BIDV, nhà
73
cung cấp để khắc phục kịp thời các sự cố do lỗi hệ thống gây ra cũng nhƣ triển khai kịp thời các chƣơng trình hỗ trợ cho sản phẩm dịch vụ mới của BIDV và chi nhánh. - Rà soát việc cấp mã truy cập thông tin và phân quyền sƣ̉ dụng mã truy cập hệ thống, đảm bảo việc cấp mã truy cập đúng đối tƣợng sƣ̉ dụng , tránh trƣờng hợp cán bộ nhân viên sƣ̉ dụng mã truy cập không đúng chức năng cố ý gian lận , tiết lộ thông tin khách hàng ..., gây thiệt hại cho khách hàng, chi nhánh và uy tín của BIDV.
- Đảm bảo dữ liệu đƣợc lƣu trữ an toàn và tiện lợi cho việc khai thác, tăng cƣờng công tác quản trị mạng, chống hacker, virus xâm nhập hệ thống.
- Hiện tại việc thống kê và lƣu trữ dữ liệu RRTN đang thực hiện bán tự động mất nhiều thời gian và nhân lực, lại dễ bị thiếu sót và gặp khó khăn trong việc xác định tần suất để phân tích đánh giá, đo lƣờng RRTN. Vì vậy cần chú trọng nghiên cứu, xây dựng phần mềm thống kê các lỗi tác nghiệp nhằm nhận biết và quản trị có hiệu quả RRTN, giúp cho việc nhập số liệu, phân tích, đánh giá, đo lƣờng rủi ro tác nghiệp thuận tiện và chính xác hơn, hạn chế sai sót, đồng thời giảm chi phí về thời gian, nhân lực trong công tác QLRRTN theo phƣơng pháp bán tự động nhƣ hiện nay.
3.3.1.4. Các giải pháp khác
- Nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ: Để công tác QLRRTN hoàn thiện hơn trong quá trình áp dụng, không chỉ quan tâm đến các bƣớc xác định và đo lƣờng RRTN mà còn phải chú trọng nhiều hơn đến công tác kiểm tra và giám sát RRTN. Cụ thể là phải nâng cao vai trò của bộ phận kiểm tra giám sát tuân thủ để phát hiện những xu hƣớng tiềm ẩn tiêu cực, bất ổn và thiếu sót trong hoạt động của ngân hàng để đƣa ra biện pháp chấn chỉnh; thƣờng xuyên đổi mới hoạt động thanh tra giám sát dựa trên các nguyên tắc và chuẩn mực quốc tế về giám sát nghiệp vụ Ngân hàng, thay đổi cơ chế thanh tra giám sát hiện tại từ giám sát tuân thủ sang giám sát và dự đoán, phòng ngừa các RRTN có thể xảy ra, kết hợp giữa giám sát từ xa và thanh tra tại chỗ.
- Định biên lao động: Nhằm giảm thiểu RRTN và nâng cao hiệu quả sƣ̉ dụng lao động, công tác định biên lao động cần đƣợc quan tâm đúng mức, hiệu quả; góp phần vào việc thực hiện tốt hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Căn cứ vào cơ cấu,
74
mô hình tổ chức hiện tại, tình hình thực hiện kế hoạch và định hƣớng chiến lƣợc kinh doanh của Chi nhánh để bố trí cán bộ cho phù hợp. Công tác định biên đƣợc thực hiện trên các nguyên tắc sau:
- Số lƣợng lao động định biên phù hợp với quy mô, hiệu quả hoạt động, cơ cấu tổ chức lao động hiện có, nhu cầu bổ sung lao động của chi nhánh trong tƣơng lai.
- Định mức lao động đƣợc tính trên cơ sở mức trung bình tiên tiến của từng nghiệp vụ và đƣợc xác định theo từng nhóm.
- Đảm bảo chi nhánh có đủ lao động theo cơ cấu và mạng lƣới hiện tại ở mức tối thiểu theo quy định về tổ chức hoạt động và quy trình thực hiện công việc của từng nghiệp vụ cụ thể.
3.3.2. Kiến nghị, đề xuất với BIDV, NHNN và Chính phủ, bộ ngành có liên quan
3.3.2.1. Kiến nghị, đề xuất đối với Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam - Về tổ chức bộ máy QLRRTN BIDV:
Để phù hợp với thông lệ quốc tế, cũng nhƣ đảm bảo tách bạch, rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn, cũng nhƣ để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong quá trình QLRRTN, BIDV cần tham khảo mô hình tổ chức ở nhiều ngân hàng thƣơng mại trên thế giới theo sơ đồ sau để hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý rủi ro tác nghiệp của mình.
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý rủi ro tác nghiệp hiệu quả
(Nguồn: http://www.vietinbank.vn/web/home/vn/research/10/101210.html)
Khi thành lập Ủy ban quản lý rủi ro cần xem xét vấn đề Ban quản lý tín dụng: ban QLRR tín dụng thuộc uỷ ban QLRR hay trực thuộc Tổng Giám đốc nhƣ hiện nay.
75 - Về cơ chế, chính sách:
BIDV cần hoàn thiện các quy định hƣớng dẫn thực hiện trong nội bộ hệ thống để giúp cho việc triển khai các văn bản do Chính phủ, Ngân hàng nhà nƣớc ban hành một cách nhanh chóng, chính xác, và đúng đắn.
Xây dựng chƣơng trình thống kê, cập nhật kịp thời các văn bản quy định còn hiệu lực theo từng nghiệp vụ, giúp cho cán bộ nhân viên tiện lợi trong việc tra cứu và áp dụng khi thực hiện công việc, tránh nhầm lẫn trong việc áp dụng các văn bản, quy định đã hết hiệu lực hoặc đã đƣợc bổ sung, thay thế .
Xây dựng các quy trình nghiệp vụ cần đƣợc soạn thảo, ban hành theo hƣớng tuân thủ nghiêm túc các quy định của Chính phủ, NHNN Việt Nam, các Bộ ngành có liên quan; kịp thời cập nhật khi có sự thay đổi chính sách, pháp luật để vừa đảm bảo tuân thủ theo quy định có liên quan, vừa hạn chế rủi ro cho ngân hàng mình; định kỳ tổng hợp danh sách các đơn vị trong toàn hệ thống tham gia ý kiến dự thảo các văn bản, trong đó có ý kiến đánh giá của ban đầu mối về nghiệp vụ tại hội sở chính, các tiêu chí đánh giá có thể gồm: số lần tham gia, chất lƣợng ý kiến: thiết thực, đƣợc tiếp thu, chƣa phù hợp, ý kiến hay (ý tƣởng mới mà khi soạn thảo ngƣời soạn thảo chƣa nghĩ ra…), bảng tổng hợp có thể nhƣ sau:
Bảng 3.1: Bảng tổng hợp tham gia ý kiến dự thảo văn bản của các đơn vị trực thuộc BIDV ST T Tên chi nhánh Số lần đề nghị tham gia ý kiến Số lần tham gia ý kiến
Chất lƣợng ý kiến tham gia Số lần có ý kiến chƣa phù hợp Số lần có ý kiến thiết thực, bổ ích Số lần có ý tƣởng mới 1 X 15 15 6 9 0 2 Y 15 10 3 5 2 3 Z 15 5 0 4 1 ... Tổng cộng
76
Ban hành sổ tay nghiệp vụ đối với tất cả các mặt nghiệp vụ để làm cẩm nang cho cán bộ thực hiện nghiệp vụ, trƣờng hợp chƣa thể ban hành đầy đủ thì có thể có kế hoạch ban hành theo thời gian, có xem xét đối với các nghiệp vụ phức tạp, mức độ rủi ro cao cần đƣợc ban hành sổ tay nghiệp vụ trƣớc, sau đó theo trình tự sẽ ban hành cho các nghiệp vụ còn lại đến khi ban hành đầy đủ sổ tay nghiệp vụ cho tất cả các mặt nghiệp vụ mà BIDV có thực hiện.
Chỉnh sửa quy định về kiểm tra các mặt nghiệp vụ để làm cơ sở pháp lý cho việc triển khai nhiệm vụ kiểm tra, tự kiểm tra trong toàn hệ thống
Trong quy trình QLRRTN cần đƣa ra phƣơng pháp phân tích dự báo RRTN, không chỉ dựa trên cơ sở dữ liệu về RRTN trong nội bộ ngân hàng hiện tại kết hợp thêm với phƣơng pháp phân tích từ trên xuống, nghĩa là, chúng ta có thể thực hiện các cuộc trao đổi với từng nhóm cán bộ của từng nghiệp vụ kinh doanh, chức năng của ngân hàng và các lĩnh vực kinh doanh gần với ngân hàng hoặc có liên quan đến ngân hàng để tìm ra những rủi ro nào họ lo lắng nhất, hỏi ý kiến họ về những loại rủi ro lớn thƣờng xảy ra, phân tích quy mô dự phòng RRTN của họ để làm căn cứ ƣớc tính, dự phòng tất cả các loại RRTN cũng nhƣ để lƣợng hóa RRTN của ngân hàng mình, hoặc có thể đƣa ra giả định, dự đoán và xây dựng kịch bản những tình huống có thể xảy ra để có kế hoạch phòng ngừa hiệu quả.
Xây dựng hệ thống các công cụ để quản lý rủi ro tác nghiệp phù hợp với hoạt động của BIDV từ hội sở chính đến các chi nhánh, phòng ban gồm : công cụ phát hiện sớm, đo lƣờng (bao gồm cả định tính và định lƣợng), chuẩn mực kiểm soát, báo cáo sự cố, báo cáo chỉ số rủi ro chính, quy trình rà soát và phê duyệt sản phẩm mới.
77
Hình 3.2: Sơ đồ mô hình quản lý rủi ro tác nghiệp hiệu quả
(Nguồn: http://www.vietinbank.vn/web/home/vn/research/10/101210.html)
Thiết lập quỹ dự phòng RRTN: Một quỹ dự phòng dành riêng cho những rủi ro tác nghiệp phát sinh bất ngờ và những ảnh hƣởng nằm ngoài dự báo của quy trình sẽ giúp cho công tác QTRRTN hoàn thiện hơn, mang tính ổn định và chủ động hơn. Vì vậy, BIDV cần nghiên cứu xây dựng cơ chế về trích lập và sƣ̉ dụng quỹ dự phòng RRTN và xây dựng cơ chế vốn dự phòng cho rủi ro tác nghiệp để tài trợ cho những tổn thất mà RRTN gây ra.
- Củng cố và hoàn thiện hệ thống thông tin tác nghiệp:
BIDV đã có một hệ thống cơ sở dữ liệu nhƣ một thƣ viện các dấu hiệu RRTN, tuy nhiên, định kỳ hoặc đột xuất BIDV mới gửi cho các chi nhánh. Rủi ro ở chi nhánh nào chỉ chi nhánh đó biết còn các chi nhánh khác không xem đƣợc, chỉ có thể tham khảo số liệu của nhau khi Ban QLRRTT&TN tổng hợp báo cáo RRTN, do vậy các sai sót xảy ra ở chi nhánh này, trong thời gian 1 quý, có thể xảy ra ở chi