8. Tổng quan tài liệ u
1.2.6. Các phương pháp KSC thường xuyên NSNN qua KBNN
Phương pháp KSC thường xuyên NSNN qua KBNN là hệ thống các cách được KBNN sử dụng để thực hiện các nội dung KSC thường xuyên NSNN. Các phương pháp thường được sử dụng là: phương pháp đối chiếu, phuơng pháp phỏng vấn, phương pháp chọn mẫu, phương pháp phân tích.
Mỗi phương pháp phục vụ cho một mục đích KSC khác nhau nên không thể so sánh phương pháp nào tối ưu hơn để lựa chọn sử dụng. Tùy vào nội dung cần KSC mà có thể sử dụng một hay đồng thời nhiều phương pháp KSC nhằm mục đích kiểm soát được chặt chẽ các khoản chi NSNN.
a. Phương pháp đối chiếu
Là phương pháp kiểm soát mà cán bộ KSC tiến hành so sánh, đối chiếu về mặt lượng của một chỉ tiêu giữa các hồ sơ, chứng từ với các định mức chi tiêu của Nhà nước; giữa các các hồ sơ, chứng từ với nhau để tìm ra các sai sót về chỉ tiêu đó.
Các bước áp dụng phương pháp đối chiếu tiến hành như sau: - Chuẩn bị cho đối chiếu:
+ Xác định các chỉ tiêu cần đối chiếu;
+ Xác định các hồ sơ, chứng từ, các văn bản qui định định mức chi tiêu liên quan với các chỉ tiêu đã xác định cần phải đối chiếu.
- Thực hiện đối chiếu:
+ Soát xét các hồ sơ, chứng từ, tính toán và tiến hành so sánh đối chiếu giữa các hồ sơ, chứng từ với các định mức chi tiêu của Nhà nước; giữa các các hồ sơ, chứng từ với nhau.
+ Tổng hợp các chỉ tiêu đã đối chiếu, chỉ ra các sai lệch của các chỉ tiêu.
- Các công việc sau đối chiếu:
+ Phân tích, tìm nguyên nhân sai lệch của các chỉ tiêu.
+ Kết luận về những chỉ tiêu đảm bảo được tính chính xác hoặc kết luận về những sai sót của các chỉ tiêu có sai lệch hoặc điều chỉnh phương pháp để tìm nguyên nhân.
b. Phương pháp phỏng vấn
Là phương pháp kiểm soát mà theo đó cán bộ KSC thông qua việc phỏng vấn trực tiếp người phụ trách giao dịch chứng từ của đơn vị SDNS với cơ quan KSC nhằm tìm hiểu, thu nhận những thông tin cần thiết về tình huống, thực chất, thực trạng của các nội dung KSC, bổ sung căn cứ cho việc đưa ra những đánh giá, nhận xét hay kết luận về nội dung được KSC.
Các bước được tiến hành như sau: - Chuẩn bị phỏng vấn:
+ Xác định nội dung và phạm vi cần phỏng vấn. + Chuẩn bị những câu hỏi, thông tin cần phỏng vấn.
- Thực hiện phỏng vấn: Tiếp cận đối tượng phỏng vấn, thu thập thông tin.
- Các công việc sau phỏng vấn: Tổng hợp, phản ánh, loại trừ, chọn lọc các thông tin, từ đó đưa ra những nhận xét, kết luận hoặc điều chỉnh phương pháp kiểm soát.
c. Phương pháp chọn mẫu
Chọn mẫu kiểm soát là việc cán bộ KSC chọn các phần tử “đại diện”, có đặc điểm như tổng thể, đủ độ tiêu biểu cho tổng thể làm cơ sở cho kiểm tra, đánh giá, rút ra kết luận chung cho tổng thể.
Các phương pháp chọn mẫu cụ thể thường áp dụng trong KSC gồm: Chọn mẫu ngẫu nhiên, chọn mẫu theo xét đoán. Khi thực hiện phương pháp chọn mẫu, các bước nội dung công việc cần tiến hành như sau:
- Chuẩn bị cho chọn mẫu:
+ Xác định mục tiêu cụ thể của nội dung cần kiểm soát; + Xác định tổng thể và đơn vị chọn mẫu;
- Chọn mẫu: Xác định quy mô mẫu và chọn mẫu ngẫu nhiên hoặc chọn mẫu theo xét đoán.
- Công việc sau chọn mẫu gồm: + Khái quát tổng thể từ mẫu;
+ Soát xét các hồ sơ, chứng từ liên quan đến mẫu;
+ Kết luận chấp nhận tổng thể nếu các mẫu đảm bảo được tính chính xác, hoặc từ chối tổng thể nếu phát hiện bất cứ mẫu nào không chính xác.
d. Phương pháp phân tích
Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy lôgíc để nghiên cứu, đánh giá và so sánh các thông tin, số liệu nhằm đánh giá tính hợp lý, phù hợp của các nội dung được KSC với các điều kiện chi NSNN.
Khi thực hiện phương pháp phân tích, các bước nội dung công việc cần tiến hành như sau:
- Chuẩn bị cho việc phân tích:
+ Xác định mục tiêu cụ thể áp dụng phương pháp phân tích.
+ Lựa chọn các tài liệu, thông tin, các văn bản chế độ liên quan đến mục tiêu đã xác định.
- Tiến hành phân tích: Tiến hành các quá trình xem xét, so sánh, đánh giá các nội dung chi, số liệu chi để phát hiện những bất hợp lý về mặt nội dung, số liệu của các khoản chi hoặc những điểm chưa phù hợp với các chế độ chi tiêu của Nhà nước quy định.
- Công việc sau phân tích gồm: Tổng hợp các các bất hợp lý, chưa phù hợp. Từ đó đưa ra những nhận xét, kết luận hoặc điều chỉnh phương pháp kiểm soát.