Thứ nhất, tăng cường việc quản lý vốn bằng tiền mặt
Ứng với mỗi quy mô kinh doanh nhất định cần phải thường xuyên duy trì một lượng tiền tương xứng nhằm thỏa mãn nhu cầu thanh toán chi trả cho những giao dịch phát sinh hàng ngày. Để quản lý tốt vốn bằng tiền, công ty cần phải thu thập, thống kê số liệu thu chi những kỳ trước, xét đến những biến động trong kỳ tới để xây dựng kế hoạch chi tiêu cụ thể.
Hiện nay lượng tiền mặt tại công ty rất thấp và có xu hướng giảm, chỉ tiêu hệ số thanh toán ngay nhỏ hơn mức hợp lý nhiều, khả năng thanh toán các khoản nợ bằng tiền kém. Do đó, công ty cần phải đẩy mạnh việc thu hồi các khoản thanh toán của khách hàng, khuyến khích khách hàng ứng trước tiền hàng, đồng thời chú trọng xem
xét, ước tính số lượng hàng cần thiết sao cho phù hợp với sức tiêu thụ, vì những mặt hàng của công ty chịu ảnh hưởng nhiều từ tiến bộ khoa học kỹ thuật, nếu để tồn kho lâu có thể sẽ bị lạc hậu, phải nhượng bán với giá thấp…Qua đó sẽ giúp tăng lượng tiền tại công ty.
Thứ hai, hoàn thiện cách xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên
Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải có vốn đầu tư, trong đó vốn lưu động là bộ phận không thể thiếu được , đặc biệt là đối với hoạt động của các doanh nghiệp thương mại như công ty Ban Mai. Do đó, việc lập kế hoạch xác định nhu cầu vốn lưu động cần thiết là việc làm hết sức quan trọng và cấp thiết, là cơ sở để cho các nhà quản trị đề ra được quyết định huy động , quản lý và sử dụng vốn . Việc lập kế hoạch càng kỹ lưỡng cụ thể sát với thực tế bao nhiêu thì hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp càng cao bấy nhiêu.
Tuy nhiên, công ty xác định các bộ phận VLĐ : HTK bình qu n, nợ phải thu bình quân,nợ phải trả bình qu n chưa hợp lý. Hiện tại , công ty chỉ xác định các bộ phận VLĐ này theo số dư bình qu n thực tế căn cứ vào số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ . Trong khi đó, công ty có thể sử dụng phương pháp tỷ lệ phần trăm để xác định nhu cầu VLĐ thường xuyên cần thiết, và phương pháp này thực sự hiệu quả khi xác định được từng bộ phận hàng tồn kho, nợ phải thu, nợ phải trả phát sinh có tính chất chu kỳ. Do đó, công ty sử dụng số thực tế bình qu n đầu kì và cuối kì của các bộ phận VLĐ là thiếu chính xác, từ đó sẽ làm tăng chênh lệch giữa nhu cầu vốn lưu động cần thiết theo kế hoạch và thực tế, giảm hiệu quả sử dụng VKD. Vậy nên công ty cần điều chỉnh lại cách xác định các bộ phận : HTK, nợ phải thu, nợ phải trả bình quân. Cụ thể, công ty có thể tiến hành như sau:
Đối với nợ phải thu :
Cần xác định những khoản nợ phải thu phát sinh mang tính chất ổn định như các khoản: phải thu khách hàng, trả trước cho người bán…Đồng thời, loại bỏ từ số nợ phải thu thực tế những khoản nợ phát sinh có tính chất không ổn định như khoản tạm ứng…, vì những khoản này không nằm trong nguồn VLĐ thường xuyên của doanh nghiệp.
Đối với nợ phải trả :
Xác định những khoản nợ phải trả phát sinh mang tính chất chu kỳ như : phải trả người lao động, phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp nhà nước,…, loại trừ khỏi nợ phải trả những khoản nợ chỉ phát sinh không ổn định, chỉ mang tính thời điểm.
57
Như vậy, công ty cần có sự điều chỉnh lại cách xác định các bộ phận VLĐ cần thiết để dự báo tốt nhu cầu VLĐ thường xuyên, từ đó cung ứng đầy đủ và kịp thời vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Thứ ba, trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Năm 2013 vừa qua, tuy công ty thực hiện chính sách tín dụng thương mại rộng rãi, khoản phải thu khách hàng tăng mạnh, nhưng công tác quản lý nợ phải thu của công ty khá tốt, vòng quay khoản phải thu tăng, kỳ thu tiền trung bình giảm. Công ty đã thực hiện chính sách tín dụng hợp lý và hiệu quả, đã chú trọng các điều khoản thanh toán và xử phạt vi phạm trong hợp đồng, tiến hành thẩm định đối tượng khách hàng trước khi cấp tín dụng. Nhân viên kinh doanh của công ty cũng đồng thời chịu trách nhiệm thu hồi nợ đều là những người có kỹ năng giao tiếp, khả năng thuyết phục khách hàng, chuyên thực hiện đôn đốc thu hồi các khoản nợ và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
Tuy nhiên, công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Công ty cần tổ chức trích lập dự phòng nhằm ứng phó kịp thời khi có rủi ro xảy đến trong việc thanh toán của khách hàng.
Thứ tư, tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho
Đối với hàng tồn kho :
Chỉ xác định lượng tồn kho phát sinh thường xuyên không thể thiếu được và tính thêm những khoản tồn kho hợp lý chưa thực hiện được như lượng hàng hóa trong kho phục vụ những dịp đầu năm như tháng 2, tháng 3, khi các nhà máy, gara hoạt động mạnh…Bên cạnh đó, cần loại bỏ những tồn kho không hợp lý như những tồn kho chỉ phát sinh tại thời điểm nhất định, những tồn kho dự trữ phát sinh quá mức cần thiết như lượng HTK không có trong kế hoạch nhập hàng, hay những HTK không hợp lý như số lượng hàng hóa được giảm giá, khuyến mãi, chiết khấu từ nhà cung cấp nhưng vượt quá nhu cầu kế hoạch.
Chỉ nên dự trữ các loại hàng hóa mà công ty sử dụng thường xuyên và có khối lượng lớn, có ảnh hưởng quyết định đến kết quả kinh doanh và nhất là những hàng hóa dễ biến động giá cả từ đó dự toán và điều chỉnh kịp thời việc mua sắm hàng hóa. Đồng thồi dự trữ hàng hóa cần thiết căn cứ vào số lượng hợp đồng đã ký, thời hạn hoàn thành hợp đồng để công tác dự trữ được đảm bảo một cách hợp lý, đảm bảo về chủng loại, chất lượng, kịp thời về số lượng. Do đặc điểm của hoạt động kinh doanh là ký hợp đồng rồi mới tiến hành giao hàng nên dự trữ hàng hóa là rất quan trọng.
Cần xem xét về giá cả và những điều kiện thương lượng khác như khối lượng và thời gian được hưởng tín dụng, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh
toán…Trong thị trường có nhiều biến động, công ty có thể thực hiện ký kết các hợp đồng cung ứng hàng hóa với nhà cung cấp, đảm bảo hàng hóa phục vụ kinh doanh với chất lượng, giá cả, thời gian hợp lý nhất. Quá trình vận chuyển cũng phải đảm bảo thật an toàn, giảm thiểu thiếu hụt mất mát vật tư.
Để thực hiện giải pháp này, công ty cần phải có sự chuẩn bị chi tiết ngay từ khâu lập kế hoạch và phải có trích lập dự phòng giảm giá HTK nhằm hạn chế rủi ro, giảm bớt thiệt hại về tài chính khi giá cả hàng hóa biến động trên thị trường.