5. Kết cấu
3.2.2Chuyên môn hóa trong việc thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa
Cơ sở của giải pháp.
Mặc dù cơ cấu tổ chức của công ty đã được phân chia rõ ràng. Cơ cấu tổ chức của công ty thực hiện theo mô hình một cấp tương đối độc lập giữa các bộ phận phòng ban. Mỗi bộ phận trong công ty chỉ chịu trách nhiệm trước một cấp quản lý bên trên. Nhưng trong mỗi phòng ban cần có sự phân công rõ ràng hơn nữa về công việc và nhiệm vụ của từng nhóm, cá nhân, tránh việc kiêm nhiệm nhiều cho một cá nhân, một nhóm. Vì như vậy người đảm nhận công việc sẽ không thể thực hiện và kiểm soát công việc hiệu quả.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Đây là nguyên nhân dẫn tới nhiều sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tiến độ của việc thực hiện quy trình xuất nhập khẩu.
Đặc biệt điều này được thể hiện qua những tồn tại trong khâu chuẩn bị chứng từ. Hiện nay, công ty không có bộ phận chuyên trách để lập và xử lý chứng từ L/C và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm do đó kinh nghiệm và nghiệp vụ không cao mà hệ quả là khi nhận được thông báo về L/C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng không? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng. Vì thế để khắc phục tồn tại này và cũng nhằm thúc đẩy việc thực hiện xuất khẩu hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả, công ty cần có sự phân công, lập ra bộ phận chuyên trách công việc thực hiện chuẩn bị chứng từ xuất khẩu hàng hóa.
Điều kiện thực hiện giải pháp.
Để tạo lập một bộ phận chuyên trách lập và xử lý chứng từ công ty có thể phân công cụ thể một bộ phận nhân sự thuộc phòng nghiệp vụ một chuyên thực hiện, kiểm tra, quản lý tấc cả các chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Bên cạnh đó ta còn nhận thấy tồn tại trong khâu chuẩn bị chứng từ đó là kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên. Vì thế để khắc phục một cách triệt để những mặt yếu kém này công ty cần có kế hoạch đào tạo huấn luyện cho nhân viên chuyên thực hiện khâu này. Do đó công ty cần chuẩn bị nguồn tài chính để trang trải chi phí đào tạo, chuẩn bị kế hoạch để sắp xếp thời gian hợp lý vừa đảm bảo thực hiện công việc, vừa đào tạo hiệu quả.
Kết quảđạt được từ giải pháp.
Khi công ty thực hiện việc phân công công việc và nhiệm vụ rõ ràng thì mỗi nhóm, mỗi cá nhân trong từng phòng ban sẽ chuyên trách công việc của mình. Như vậy người đảm nhận công việc sẽ thực hiện và kiểm soát công việc hiệu quả. Đảm bảo việc chuẩn bị, tạo lập, kiểm tra, quản lý chứng từ được thực hiện kỹ lưỡng, chuẩn xác, nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó đẩy nhanh tiến độ thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Hơn nửa từ quá trình đào tạo cho nhân viên thực hiện khâu này, công ty sẽ nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân sự khắc phục được những yếu kém trong vấn đề kiểm tra và thực hiện L/C. Đây là khâu hết sức quan trọng vì công ty có nhận được tiền thanh toán hay không là phụ thuộc vào việc đáp ứng hàng hóa, chứng từ theo như L/C.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Nếu như công ty không thực hiện tốt việc kiểm tra, thực hiện L/C thì kể như việc xuất khẩu hàng hóa bị thấc bại.