5. Kết cấu
2.2.1.4.6Giám định số lượng, chất lượng hàng hóa
Trước khi giao hàng công ty phải kiểm tra hàng hóa về phẩm cấp, chất lượng và bao bì… công việc kiểm định hàng hóa thường được các tổ chức giám định có uy tín trên thị trường như công ty Vinacontrol, Trung tâm giám định hàng xuất khẩu…thực hiện.
Tổ chức giám định có nhiệm vụ kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng theo điều khoảng đã ký kết. Sau khi giám định mới bao gói hàng hóa, thuê phương tiện vận tải chuyển hàng hóa đến cảng chất hàng. Tổ chức giám định cho chất hàng, niêm phong cặp chì và
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
cấp giấy giám sát. Ngoài ra, các tổ chức này còn giám định về sự an toàn, vệ sinh, điều kiện bảo quản và khử trùng hàng hóa.
Quan trọng hơn là khâu kiểm dịch thực vật nhằm đảm bảo vệ sinh an toàn thực vật tránh khả năng khả năng lây bệnh sang các nước nhập khẩu. Sau khi kiểm tra xong công ty sẽ được cấp chứng thư chứng nhận về bảo vệ thực vật quốc tế. Tại Việt Nam cơ quan kiểm dịch thực vật là Chi cục bảo vệ thuộc cục bảo vệ thực vật Viêt Nam- Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Sau khi nghiệm thu xong, cả hai cơ quan trên sẽ cùng cấp chứng thư cho công ty và thuyền trưởng để sử dụng trong quá trình lưu thông trên hải phận quốc tế. Kết thúc quá trình này công ty sẽ nhận các chứng thư về:
+Chất lượng, số lượng lô hàng đã xuất lên tàu đảm bảo có đủ tiêu chuẩn phù hợp với hợp đồng đã kí kết, những chi tiết này làm cơ sở cho những giải quyết sau này.
+ Chứng nhận lô hàng xuất khẩu là hoàn toàn đúng theo yêu cầu của khách hàng đã kí kết với công ty trong hợp đồng.
+ Chứng nhận tình trạng chứa đựng hàng hóa là phù hợp với việc chuyên chở không ảnh hưởng chất lượng hàng hóa.
2.2.1.4.7 Giao hàng hóa cho đơn vị vận tải.
Khi hàng xuất khẩu đã chuyên chở ra cảng và các thủ tục hải quan đã hoàn tất, công ty thuê nhân công xếp hàng lên tàu và trả tiền công cho họ. Để thực hiện việc giao hàng với tàu, công ty lập bảng đăng ký hàng chuyên chở, nắm vững thời gian xếp hàng, bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu.
Sau đó nhận biên lai thuyền phó, vận đơn đường biển, các chứng thư về chất lượng, số lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Toàn bộ chúng từ này được chuyển về cho công ty và nhanh chóng làm bộ chứng từ thanh toán.
2.2.1.4.8 Thanh toán tiền hàng hóa xuất khẩu.
Hiện nay, phương thức thanh toán tín dụng chứng từ được công ty áp dụng hầu hết trong các hợp đồng xuất khẩu hàng hóa. Bộ chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu bao gồm: biên lai thuyền phó; vận đơn đường biển; bảng danh sách hàng xếp lên tàu; hóa đơn thương mại; giấy chứng nhận số lượng chất lượng; giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật; các chứng từ khác yêu cầu trong L/C;
Công ty xuất trình bộ chứng từ cho Ngân hàng Ngoại thương và bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
2.2.1.4.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( Nếu có).
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa có thể xảy ra tranh chấp như công ty có thể bị khiếu nại do hàng hóa kém phẩm chất, do lượng hàng bị thiếu hụt hoặc do những nguyên nhân khách quan khác… khách hàng yêu cầu giảm giá hoặc giao hàng thay thế. Tuy vậy, trên thực tế việc tranh chấp là rất hiếm, hầu như không có vụ việc nào phải nhờ đến trọng tài hoặc tòa án để giải quyết vì giá trị lô hàng tranh chấp không lớn lắm nên việc tranh chấp do hai bên tự thương lượng giải quyết.
Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển của công ty trong thời gian qua. Với khối lượng hàng hóa chuyên chở lớn phương thức xuất khẩu này giữ vị trí quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của công ty.
2.2.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường hàng không.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường hàng không cũng tương tự như quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển, tuy nhiên điểm khác biệt cơ bản là về phương tiện vận chuyên chở. Đối với phương thức này việc sử dụng máy bay chuyên chở hàng hóa có ưu điểm thời gian vận chuyển khá nhanh, gọn nhẹ, ít gặp rủi ro lớn so với vận chuyển bằng đường biển. Tuy nhiên phương thức này giới hạn về khối lượng hàng hóa được vận chuyển, thủ tục đưa hàng lên máy bay rất phức tạp.
Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa qua đường hàng không thì sử dụng một số chứng từ khác so với xuất khẩu bằng đường biển. Theo phương thức này vận đơn sử dụng là vận đơn hàng không được dùng cho từng lô hàng xuất khẩu.
Sau khi hàng hóa đã được chuẩn bị đầy đủ theo đúng thỏa thuận của hợp đồng, công ty tiến hành đặt chỗ trước cho lô hàng tại các hãng hàng không và nhận vận đơn hàng không. Vận đơn hàng không ghi rõ số lượng loại hàng, hãng hàng không chuyên chở… vận đơn hàng không được đính kèm với một số phụ lục khác: hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa, danh sách đóng gói hàng hóa… gửi kèm theo hàng hóa khi vận chuyển.
Việc giao hàng và làm thủ tục thanh toán được thỏa thuận giữa công ty với bạn hàng. Khi hàng hóa sang đến nước nhập khẩu thì bên nhập sẽ làm thủ tục hải quan để nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho công ty như đã thỏa thuận.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Quy trình xuất khẩu hành hóa qua đường bộ về cơ bản tương tự như quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển và qua đường hàng không. Tuy nhiên điểm khác biệt chủ yếu là phương tiện vận tải sử dụng chuyên chở chủ yếu là ôtô tải, các xe chở hàng lớn…
Trong phương thức xuất khẩu hàng hóa qua biên gới theo đường bộ, công ty thường sử dụng một số chứng từ như: giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, biên lai vận chuyển hàng hóa, các giấy tờ khác kèm theo khi vận chuyển… Các loại giấy tờ này được gửi kèm theo hàng hóa đến cho người nhập khẩu.
Khi hàng hóa đến nước nhập khẩu thì người mua hàng làm thủ tục hải quan nhận hàng và thanh toán. Hoặc công ty có thể trực tiếp làm thủ tục hải quan cho hàng hóa và giao hàng cho người nhập khẩu khi công việc này đã được hai bên thỏa thuận kí kết trong hợp đồng.
Xuất khẩu hàng hóa qua biên giới theo đường bộ với chi phí thuê phương tiện vận tải tương đối rẻ hơn so với vận chuyển bằng tàu biển hay máy bay. Công ty đã và đang có biện pháp khai thác phương thức xuất khẩu này nhằm tăng khối lượng hàng hóa xuất khẩu một cách đáng kể từ đó tăng doanh thu cho công ty.
2.3 Đánh giá chung về quy trình xuất khẩu của công ty.
Từ quá trình nghiên cứu thực tế việc thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH một thành viên Phúc Linh Phúc, kết hợp với việc nghiên cứu lý thuyết về quy trình xuất khẩu hàng hóa. So sánh giữa thực tế và lý thuyết cho thấy, công ty đã hoàn thành quy trình xuất khẩu hàng hóa và đạt được mục tiêu xuất khẩu hàng hóa, đáp ứng tốt yêu cầu của bạn hàng. Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty cũng đã đạt được những yêu cầu chuẩn bị hàng đúng như hợp đồng quy định, tổ chức giao hàng cho người vận tải nhanh chóng, lập bộ chứng từ thanh toán đầy đủ, hợp lệ, đúng thời hạn, chuyển giao nhanh cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng. Hơn nửa, công ty còn có công đoạn tìm hiểu và nghiên cứu thị trường, cũng như tình hình bên trong và bên ngoài nước trước khi xuất khẩu. Đây là một sự chuẩn bị cho hoạt đọng xuất khẩu rất kỹ lưỡng và chu đáo.
Tuy nhiên quy trình cũng còn những hạn chế cần được nhìn nhận và hoàn thiện để nâng cao hiệu quả của việc xuất khẩu hàng hóa của công ty như ở khâu giao dịch và ký hợp đồng, chuẩn bị chứng từ, chuẩn bị hàng hóa. Sau đây là những ưu điểm và nhược điểm cụ thể của quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
2.3.1.1Việc nghiên cứu thị trường quốc tế, lựa chọn đối tác giao dịch, lập phương án kinh doanh được công ty tổ chức nghiên cứu thực hiện rất kỹ lưỡng.
Việc nghiên cứu thị trường quốc tế, lựa chọn đối tác giao dịch, lập phương án kinh doanh là những công việc ban đầu, giúp công ty xác định được nhu cầu của bạn hàng chính xác, lựa chọn thì trường xuất khẩu hợp lý và hiệu quả, dự đoán xu hướng biến động của thị trường, cơ hội thách thức công ty sẽ gặp phải khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường đó, xác định được đối tác giao dịch đáng tin cậy, uy tín, dự báo được kết quả kinh doanh từ đó kiểm soát hoạt động xuất khẩu chặt chẽ, tránh khỏi những trục trặc sau này trong quá trình kinh doanh… Tấc cả những điều trên đã quyết định không nhỏ đến sự thành công của công ty trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa.
2.3.1.2Thuê phương tiện vận tải để xuất khẩu hàng hóa là một ưu thế của công ty.
Vì công ty cũng hoạt động ở lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa trong nước, quốc tế và làm đại lý tàu biển nên công ty có kinh nghiệm dày dặn trong vấn đề thuê tàu biển phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của mình. Do đó công ty có thể có chi phí hợp lý về vấn đề giá cước vận chuyển, lựa chọn những hãng tàu uy tín chuyên nghiệp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn.
Theo như kinh nghiệm thuê tàu biển của công ty ưu tiên thuê tàu của các hãng tàu trong nước sau đó mới đến các hãng tàu có uy tín của nước ngoài bởi vì với kinh nghiệm làm đại lý tàu biển cho các hãng tàu lớn công ty có thể dễ dàng lựa chọn hãng tàu tối ưu nhất, đây là một quan điểm đúng đắng. Vì nó sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi gia tăng doanh số dịch vụ cho hàng tàu của Việt Nam, tạo điều kiện giải quyết công ăn việc làm cho người lao động làm trong ngành dịch vụ vận tải.
Việc thuê tàu này không chỉ mang lại hiệu quả cho công ty trong hoạt động xuất khẩu mà còn đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng, mang lại lợi ích kinh tế cho tổ quốc.
2.3.1.3 Công ty thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả trong các khâu giao hàng, làm thủ tục thanh toán. hàng, làm thủ tục thanh toán.
Vì công ty cũng hoạt động ở lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa nên việc chủ động trong vấn đề vận chuyển giao hàng hóa để xuất khẩu được thực hiện rất nhanh chóng và chuyên nghiệp, hiệu quả. Khi hàng xuất khẩu đã được chuyên chở ra cảng và các thủ tục hải quan đã hoàn tất, công ty thuê nhân công xếp hàng lên tàu và trả tiền công cho họ. Để thực hiện việc giao hàng với tàu, công ty lập bảng đăng ký hàng
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
chuyên chở, nắm vững thời gian xếp hàng, bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu. Vì vậy hàng hóa xuất khẩu được vận chuyển kịp thời gian, giao hàng đúng thời hạn theo yêu cầu của khách hàng.
Sau khi giao hàng xong công ty nhận biên lai thuyền phó, vận đơn đường biển, các chứng thư về chất lượng, số lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Toàn bộ chúng từ này được chuyển về cho công ty và nhanh chóng làm bộ chứng từ thanh toán. Điều này đảm bảo cho khâu thanh toán được diễn ra trôi chảy về mặt thủ tục, đảm bảo đúng thời hạn hiệu lực của L/C, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng không bị đọng vốn của công ty.
2.3.2 Nhược điểm
2.3.2.1 Khâu giao dịch và ký kết hợp đồng
Giao dịch và ký kết hợp đồng xuất khẩu là khâu mở đầu rất quan trọng trong hoạt động xuất khẩu. Đây là điều kiện để công ty có thể chuẩn bị hàng hóa trong nước sau đó tiến hành xuất khẩu. Chính vì vậy bằng mọi cách hai bên người xuất và nhập khẩu phải thống nhất và phải hiểu cặn kẻ, rõ ràng tấc cả các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên nhằm tránh những vấn đề trục trặc khi xuất khẩu cũng như các vấn đề sau này.
Nhưng công ty sử dụng phương thức giao dịch chủ yếu là giao dịch trực tiếp với khách hàng quen thuộc, công ty trực tiếp chào hàng thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng thông qua talex, fax, điện thoại và đặc biệt là qua mạng internet…cho đến khi đạt được thỏa thuận thống nhất giữa hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Việc ký kết có thể thông qua fax, qua mạng internet. Như vậy so với lý thuyết thì đây cũng là một trong những hình thức đàm phán thông thường. Những phương pháp này mang lại những mặt lợi thì không đáng kể, bên cạnh đó mục đích mà mình cần đạt được khi giao dịch và ký kết hợp đồng thì hầu hết đều bị hạn chế như: không trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác, trao đổi qua điện là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi. Như vậy đây là yếu tố rất dễ trở thành nguyên nhân gây ra tranh chấp trong việc xuất khẩu hàng hóa nếu có những trục trặc về bất cứ vấn đề gì trong và sau khi xuất khẩu.
Tuy công ty đã phân công cho cán bộ có trình độ năng lực chuyên môn thực hiện khâu giao dịch và ký kết hợp đồng nhưng nhìn chung còn gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề ngoại ngữ. Đây là một hạn chế lớn của nhân sự thực hiện khâu này. Hơn nữa, nó
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
cũng là nguyên nhân chính gây ra những vấn đề trong việc đáp ứng hàng hóa cho khách hàng vì không hiểu hết yêu cầu của khách hàng dẫn đến mất khách hàng, cũng vì thế có thể gây ra tranh chấp sau này…
Vì vậy công ty cần có phương pháp giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng sao cho hiệu quả nhất vừa tiết kiệm chi phí thời gian, vừa đảm bảo chất lượng của khâu này. Bên cạnh đó cần có kế hoạch đào tạo nâng cao năng lực của cán bộ thực hiện công tác giao dịch ký kết hợp đồng hoặc có kế hoạch tuyển dụng nhân sự chỉ đảm nhận chuyên môn này.
2.3.2.2 Công tác chuẩn bị chứng từ.
Hiện nay, công ty không có bộ phận chuyên trách để lập và xử lý chứng từ L/C và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm do đó kinh nghiệm và nghiệp vụ không cao mà hệ quả là khi nhận được thông báo về L/C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng không? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng. Bên cạnh đó, công ty quá tin tưởng vào vai trò của L/C là công cụ để nhận tiền thanh toán mà không hiểu một nguyên tắc cơ bản của L/C là “nhận tiền có điều kiện” dẫn đến việc sao nhãng việc kiểm tra các điều kiện và điều khoản của L/C, hậu quả là lập chứng từ không tham chiếu yêu cầu của L/C. Vì thế công ty phải tốn thời để thực hiện việc chỉnh sửa, đây là nguyên nhân làm chậm tiến độ thanh toán tiền hàng hóa xuất khẩu.
Quy trình nghiệp vụ giao dịch bằng L/C tại công ty chưa cẩn thận, dẫn đến việc đọc và giải thích L/C chưa cụ thể, bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn….Tính không cẩn thận là tư duy phổ biến hiện còn tồn tại với logic