5. Kết cấu
2.2.1 Quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển
Các căn cứ dựa trên nghiên cứu từ thị trường nước ngoài
2.2.1.1.1 Nghiên cứu thị trường quốc tế
Nghiên cứu thị trường là điều kiện tiên quyết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tham gia vào thị trường quốc tế. Đây là khâu vô cùng quan trọng nó quyết định rất lớn đến sự thành công của doanh nghiệp. Vì vậy để thực hiện điều tra nghiên cứu thị trường quốc tế công ty đã tiến hành rất kỹ lưỡng từng khâu bao gồm:
_ Xác định nhu cầu nhập khẩu của bạn hàng- lựa chọn điều tra và nghiên cứu thị trường xuất khẩu.
Đây là bước doanh nghiệp thực hiện phân tích và nghiên cứu nhu cầu thị trường cũng như khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Đồng thời dự đoán xu hướng biến động của thị trường, cơ hội, thách thức mà công ty sẽ gặp nếu quyết định xuất khẩu hàng hóa sang thị trường đó. Cụ thể công ty đã đưa ra những phân tích xác định nhu cầu của từng thị trường như sau:
+ Thị trường ASEAN và Châu Á: ở hai thị trường này công ty có những thế mạnh đó là đây là hai thị trường rộng lớn, triển vọng, rất dễ nắm bắt, bao gồm các nước đang phát triển, rất năng động, có nhiều điểm tương đồng về văn hóa và phong tục tập quán với nước ta. Tuy nhiên bước vào hai thị trường này công ty sẽ gặp không ít rủi ro và thách thức phải đối mặt đó là sư cạnh tranh khốc liệt của nhiều nước trên thế gới đặc biệt là hàng hóa của Trung Quốc với mẫu mã đẹp, giá cả hợp lý. Bên cạnh đó có một số nước ở hai thị trường này yêu cầu rất cao về chất lượng thì mới xâm nhập được vào thị trường của họ. Qua nghiên cứu thì hầu hết khách hàng trong khu vực ASEAN có nhu cầu không cao lắm, mặt hàng xuất khẩu của công ty thu hút được sự chú ý của hai thị trường này là hàng may mặc, hàng nông sản…
+ Thị trường EU và Mỹ: đây là hai thị trường lớn và khá hấp dẫn. Tại thị trường EU đối tượng cạnh tranh chủ yếu của công ty là các loại mặt hàng xuất khẩu của Trung Quốc vì họ có tiềm năng lớn về xuất khẩu và có nhiều kinh nghiệm hơn các công ty của Việt Nam. Các sản phẩm của Trung Quốc đẹp về mẫu mã, phong phú, giá cả thấp nên có sức cạnh tranh lớn. Ở thị trường EU nhu cầu nhập khẩu chủ yếu đó là hàng may mặc, thủy hải sản, thủ công mỹ nghệ, dệt… Nhưng EU nổi tiếng là thị trường duy nhất với những
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
đòi hỏi rất khắc khe và rất khó thực hiện.Còn thị trường Mỹ có nhu cầu chủ yếu là hàng dệt may, giầy dép, thực phẩm chế biến, thủ công mỹ nghệ, đồ gia dụng. Các chính sách thương mại của Mỹ là đồ sộ đi kèm với sự thông thoáng và tự do. Ngoài một số hàng có hạn ngạch, hạn chế số lượng đạt chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm và bảo vệ môi trường còn lại là tự do về nguồn gốc và thương nhân. Đây là thị trường có nhu cầu đa dạng và phong phú nhất, dễ dãi nhưng cũng khó đáp ứng nhất. Mục tiêu chinh phực thị trường này là chiến lược phát triển của công ty trong thời gian tới.
+ Các thị trường khác: đây là thị trường khó tính nhưng cũng đầy hứa hẹn, có nhu cầu lớn nhưng đang ở giai đoạn đầu giao thương nên khối lượng và giá trị xuất khẩu hạn chế. Công ty sẽ tập trung nghiên cứu khai thác trong tương lai để đẩy mạnh sang các nước thuộc nhóm thị trường này.
Các công việc nghiên cứu trên đều do phòng tổng hợp của công ty thực hiện. Công tác này được thực hiện bằng cách kết hợp giữa việc nghiên cứu từ các tài liệu báo chí, thông tin đại chúng, internet các website của các khách hàng… và qua việc phỏng vấn trực tiếp từ điện thoại, thư từ, bảng hỏi…
2.2.1.1.2 Lựa chọn đối tác giao dịch:
Sau khi công ty nghiên cứu kỹ về lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính, uy tín và quan hệ trong kinh doanh của các khách hàng. Công ty đưa ra quyết định về việc lựa chọn đối tác. Việc lựa chọn đối tác của công ty dựa trên phương châm đôi bên cùng có lợi. Công ty một mặt duy trì các bạn hàng truyền thống, mặt khác mở rộng quan hệ với các đối tác mới, đặt quan hệ và thực hiện buôn bán với các công ty, doanh nghiệp lớn và đã có uy tín nhiều năm trên thị trường thế giới nhằm giảm bớt rủi ro trong xuất khẩu hàng hóa.
2.2.1.1.3 Lập phương án kinh doanh:
Từ tấc cả những nghiên cứu trên công ty đưa ra kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt tới những mục tiêu xác định bằng cách: dựa vào cơ sở tìm hiểu nhu cầu cùng với việc điều tra nghiên cứu thị trường xuất khẩu để đánh giá xác thực về tình hình thị trường. Bên cạnh đó thông qua nghiên cứu từ các tài liệu báo chí, thông tin đại chúng, internet các website của các khách hàng… và qua việc phỏng vấn trực tiếp từ điện thoại, thư từ, bảng hỏi…để biết được tình hình kinh doanh của đối tác. Đề ra các mục tiêu cụ thể về số lượng, giá bán cho từng thị trường xuất khẩu dựa bào phần mềm dự báo như
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
SPSS, phần mềm Marketing mix và kết hợp những phân tích, nghiên cứu nhu cầu thực tế của thị trường. Trên cơ sở công ty đánh giá hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
Các căn cứ dựa trên nghiên cứu trong nước.
Vì việc kinh doanh xuất nhập khẩu phụ thuộc nhiều yếu tố pháp luật và quy định của đất nước. Chính vì vậy cần nghiên cứu kỹ các vấn đề chính sách quản lý đối ngoại của nhà nước, những nghị định, hiệp định mà nước ta đã ký kết. Nhờ vậy có thể biết cặn kẻ những gì công ty cần đáp ứng để khắc phục những khó khăn và nhận ra được những thuận lợi cho công ty do những chính sách đó mang lại. Cụ thể:
- Chính sách quản lý đối ngoại và ngoại thương của nhà nước. Hiện nay , chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà nước đã tạo điều kiện cho tấc cả các doanh nghiệp đều có thể xuất khẩu trực tiếp nhưng phải hội đủ các điều kiện về: năng lực xuất khẩu, khả năng tài chính, năng lực nghiệp vụ chuyên môn, phải có tư cách pháp nhân. Mặt khác, các chính sách quản lý hạn ngạch, bằng quota… có thể ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của công ty.
- Công ty nghiên cứu những nghị định, hiệp định thư giữa Chính phủ Việt Nam với Chính Phủ các nước khác về buôn bán trao đổi và thanh toán.
- Khi ký kết hợp đồng công ty căn cứ vào các đơn đặt hàng, đơn chào hàng của bạn hàng. Nghiên cứu các điều khoản như giá hàng hóa xuất khẩu, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn giao hàng và các điều kiện cần thiết khác sao cho hoạt động xuất khẩu đạt hiệu quả cao nhất.
2.2.1.2 Giao dịch và ký kết hợp đồng.
Bất cứ hợp đồng kinh tế nào cũng vậy thông thường, việc ký kết hợp đồng của công ty cũng có thể là gặp trực tiếp hoặc gián tiếp đàm phán thông qua thư từ điện tín. Phương thức giao dịch chủ yếu của công ty là giao dịch trực tiếp với khách hàng quen thuộc, công ty trực tiếp chào hàng thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng thông qua talex, fax và đặc biệt là qua mạng internet…cho đến khi đạt được thỏa thuận thống nhất giữa hai bên tiến hành ký kết hợp đồng.
Việc ký kết có thể thông qua fax, qua mạng internet. Ngoài ra, công ty còn tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế, ngoài việc giới thiệu, khuếch trương, công ty có thể có được các hợp đồng lớn với bạn hàng quốc tế trong các buổi hội chợ như vậy.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Kí kết hợp đồng là quá trình cụ thể rất phức tạp, cần sự tỷ mỷ thận trọng để tránh những rủi ro sau này vì vậy việc ký kết này thường do cán bộ cao cấp có trình độ năng lực chuyên môn thực hiện.
2.2.1.3 Nội dung ký kết hợp đồng xuất khẩu.
Phần lớn các hợp đồng xuất khẩu của công ty thường do các trưởng, phó phòng các phòng nghiệp vụ thực hiện và đứng ra ký kết. Nội dung của bất kỳ hợp đồng ký kết nào cũng đều tuân theo nguyên tắc chung của luật pháp về hợp đồng. Hiện nay, công ty thường ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa theo hai dạng phổ biến là hợp đồng xuất khẩu với điều kiện giao hàng CIF và FOB. Nội dung của một hợp đồng ký kết của công ty có khoảng 12 điều khoản quy định. Nếu hợp đồng xuất khẩu với điều kiện CIF thì công ty phải thực hiện nghiệp vụ thêu tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nội dung của một hợp đồng xuất khẩu bao gồm các điều khoản sau:
* Các điều khoảng quy định trong hợp đồng xuất khẩu hàng hóa theo điều kiện giao hàng CIF.
_ Hàng hóa: thường được quy định tùy theo chất lượng yêu cầu của mỗi loại hàng hóa cụ thể.
_ Quy cách phẩm chất: quy định thành phần và các chỉ tiêu cơ bản như độ ẩm, độ an toàn khi sử dụng, tỷ lệ lẫn tạp chất…
_ Phân loại từng mặt hàng xuất khẩu phù hợp với phương thức vận chuyển bằng đường biển.
_ Giá cả: quy định theo giá CIF kèm theo một số điều kiện cụ thể quy định cho mỗi bên với các trách nhiệm có liên quan.
+ Các khoản thuế xuất khẩu, các loại thuế khác, các khoản phạt, chất xếp hàng ở nước bán do người bán chịu.
+ Các khoản thuế nhập khẩu và các khoản thuế khác ở nước đến sẽ được tính vào tài khoản người mua.
_ Thời hạn giao hàng: trong vòng 15 ngày kể từ khi xác nhận thấy L/C đã mở và có thể thực hiện được.
_ Điều kiện về bao bì: bao bì phải được đóng trong bao poliproetylen mới, trọng lượng tịnh cụ thể, phù hợp với quá trình bốc dỡ và vận chuyển bằng đường biển, người
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
bán sẽ cung cấp một số lượng bao bì mới miễn phí ngoài tổng số lượng bao bì đã được xếp lên tàu.
_ Điều kiện bảo hiểm: do bên bán mua ( tức là công ty chịu trách nhiệm mua bảo hiểm)
_ Điều kiện kiểm nghiệm và khử trùng: hai bên sẽ thỏa thuận về một đơn vị được thuê để kiểm nghiệm, kiểm tra chất lượng từng loại hàng hóa xuất khẩu. Việc kiểm nghiệm và khử trùng hàng hóa bao gồm: xác định về chất lượng và bao bì; khử trùng lại hầm tàu sau khi đã bốc hàng; thời gian xông hơi và khử trùng được tính vào thời gian xếp hàng.
_ Các điều khoảng về bốc dỡ hàng bao gồm: thời gian dỡ hàng, tốc độ dỡ hàng, địa điểm thả neo an toàn cho tàu…
_ Điều khoản thanh toán:
+ Thanh toán bằng L/C không hủy ngang, L/C mở trong vòng 5 ngày sau khi hợp đồng được ký kết.
+ Xuất trình những chứng từ sau đây cho ngân hàng ngoại thương ( Vietcombank) được thanh toán trong vòng 3-5 ngày làm việc của ngân hàng sau khi nhận được bản telex đã được kiểm tra từ Vietcombank chứng tỏ những chứng từ này là phù hợp với điều khoản trong L/C. Các chứng từ bao gồm: hóa đơn thương mại (3 bản); Vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu (3 bộ gốc); giấy chứng nhận chất lượng, trọng lượng và bao bì do công ty giám định cấp ở cảng bốc hàng có giá trị pháp lí cuối cùng (3 bản); giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cấp (6 bản); giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (3 bộ); xác nhận của bảo hiểm (1 bộ); hợp đồng thuê tàu. Những chi tiết thông báo gửi hàng.
_ Điều kiện bất khả kháng: điều khoản bất khả kháng của phòng thương mại quốc tế sẽ xem xét và kết hợp với hợp đồng.
_ Điều kiện trọng tài: mọi tranh chấp xảy ra trong thương mại với bản hợp đồng này nếu không hòa giải trực tiếp giữa hai bên thì sẽ phải đưa ra xử theo luật và tập quán trọng tài của phòng Thương mại quốc tế mà hai bên đã thỏa thuận từ trước.
Các điều khoản nêu trên là những điều khoảng thông thường đươc thỏa thuận và kí kết trong hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện giao hàng CIF của công ty. Tuy nhiên, tùy từng khu vực thị trường xuất khẩu mà các điều khoản có thể thay đổi sao cho phù hợp với
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
tập quán và thông lệ của từng nước nhập khẩu để đạt được thỏa thuận nhất trí giữa hai bên kí kết hợp đồng.
* Các điều khoảng trong hợp đồng xuất khẩu hàng hóa theo điều kiện giao hàng FOB.
Đối với các hợp đồng xuất khẩu hàng hoa theo gia bán thì công ty không phải thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm và thuê tàu. Tuy nhiên, trong hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện giao hàng FOB có một số điều kiện khác so với điều kiện giao hàng CIF về trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng, chi phí phát sinh trong việc giao hàng, bốc hàng, dỡ hàng, chi phí mua bảo hiểm, tiền thuế… được thể hiện như sau:
_ Giá cả: được quy định rõ là giao hàng tại cảng nào của người bán. _ Lót hàng tính vào tài khoản của người mua hoặc chủ tàu.
_ Chi phí kiểm kiện hàng trên tàu do người mua chịu.
_ Bảo hiểm: người mua có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa. _ Điều khoản về kiểm nghiệm và khử trùng:
+ Các chi phí về giám định chất lượng, số lượng hàng hóa do người bán chịu. + Việc khử trùng cho hàng xuất khẩu thực hiện trên tàu sau khi hoàn thành việc chất hàng với chi phí do người bán chịu. Nhưng các khoản chi tiêu cho đội thủy thủ ở trên bờ trong thời gian khử trùng bao gồm chi phí ăn uống, chỗ ở đi lại ở khách sạn thì chủ tàu phải chịu.
_ Các điều khoảng xếp hàng: trước khi xếp hàng, thuyền trưởng sẽ yêu cầu cơ quan giám định tại cảng xếp hàng kiểm tra hầm tàu, hầm hàng và cấp giấy chứng nhận các hầm đã sạch và khô không có tác nhân gây hại và thích hợp cho việc chở hàng và tất cả những chi phí như vậy tính vào tài khoản của chủ tàu và thời gian đó không tính vào thời gian xếp hàng.
2.2.1.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Dựa vào hợp đồng đã ký kết, công ty thường tiến hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo những bước sau đây:
2.2.1.4.1 Xin giấy phép xuất khẩu.
Sau khi xem xét các điều kiện về: năng lực xuất khẩu, khả năng tài chính…Nhà nước và các cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép xuất khẩu hàng hóa cho từng loại mặt hàng xuất khẩu của công ty theo quy định, với từng loại giấy phép theo tháng, quý , năm hoặc
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
theo số lượng nhất định. Sau đó công ty đem hợp đồng xuất khẩu và giấy phép đến Bộ thương mại để ghi vào sổ theo dõi xuất khẩu.
2.2.1.4.2 Chuẩn bị hàng hóa cho xuất khẩu.
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm ba khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. Để tạo thành một lô hàng xuất khẩu công ty phải thực hiện khâu gom hàng để đủ số lượng, chất lượng hàng hóa theo như yêu cầu của hợp đồng sau đó tiến hành đóng gói và kẻ ký mã hiệu của hàng hóa. Khâu này được công ty tiến hành rất kỹ lưỡng nhằm đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hay giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển, mặt khác bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa. Thông thường khâu này được công ty thực hiện trong vòng 45 ngày trước khi