5. Kết cấu
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Cơ sở của giải pháp.
Theo như định hướng phát triển, công ty sẽ nâng cao khả năng trình độ nghiệp vụ của nhân viên thông qua các khóa đào tạo mà công ty tổ chức, đây là cơ sở cho giải pháp chú trọng đào tạo nâng cao trình độ năng lực của nhân viên.
Từ việc nghiên cứu quy trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa của công ty, ta nhận thấy công ty đang còn tồn tại những khuyết điểm ở khâu đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng, khâu chuẩn bị chứng từ.
Giao dịch và ký kết hợp đồng xuất khẩu là khâu mở đầu rất quan trọng trong hoạt động xuất khẩu. Công ty đã phân công cho cán bộ có trình độ năng lực chuyên môn thực hiện khâu giao dịch và ký kết hợp đồng nhưng nhìn chung còn gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề ngoại ngữ, khả năng đàm phán. Đây là nguyên nhân chính gây ra những vấn đề trong việc đáp ứng hàng hóa cho khách hàng vì không hiểu hết yêu cầu của khách hàng dẫn đến mất khách hàng, cũng vì thế có thể gây ra tranh chấp sau này…
Vì thế để khắc phục hạn chế trên, nâng cao hiệu quả trong khâu đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng, công ty cần có kế hoạch đào tạo cho cán bộ, nhân viên nắm kỹ kiến thức về công tác đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng. Đặc biệt là nhân viên phải hiểu biết, nắm rõ nhứng kiến thức cơ bản về đàm phán, những kỹ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương, các kỹ năng của đàm phán. Từ cơ sở đó nhân viên sẽ có đủ kiến thức để đưa ra lựa chọn phương thức đàm phán phù hợp với từng đối tác, có sự chuẩn bị kiến thức tốt để nâng cao năng lực đàm phán.
Còn ở khâu chuẩn bị chứng từ, công ty không có bộ phận chuyên trách để lập và xử lý chứng từ L/C và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm do đó kinh nghiệm và nghiệp vụ không cao mà hệ quả là khi nhận được thông báo về L/C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng không? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng. Vì thế để khắc phục hạn chế này, công ty cần có kế hoạch tổ chức huấn luyện cho nhân viên thực hiện công việc kiểm tra L/C, nâng cao trình độ của nhân viên.
Điều kiện thực hiện giải pháp.
Để thực hiện đào tạo nâng cao trình độ năng lực của nhân viên, công ty cần có kế hoạch chuẩn bị cụ thể về thời gian, chi phí, chuyên gia huấn luyện, đào tạo.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Thứ nhất về thời gian: công ty thực hiện việc sắp xếp lịch trình làm việc để tạo ra khoảng thời gian hợp lý cho nhân viên tham gia khóa đòa tạo huấn luyện nâng cao khả năng chuyên môn.
Thứ hai về chi phí: công ty có thể thực hiện vay vốn để đầu tư cho công tác đòa tạo của mình. Bên cạnh đó để thúc đẩy hiệu quả công tác đào tạo, công ty có thể đưa ra chính sách như: sau khóa đào tạo nhân viên sẽ phải trải qua kỳ kiểm tra khảo sát và được cấp bằng chứng nhận của tổ chức đào tạo. Nếu nhân viên không vượt qua kỳ khảo sát sẽ có trách nhiệm bồi thường học phí cho công ty.
Thứ ba chuẩn bị chuyên gia huấn luyện đào tạo: công ty có thể liên kết với các tổ chức, chuyên gia chuyên huấn luyện đào tạo đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng, các tổ chức huấn luyện nâng cao trình độ ngoại ngữ.
Kết quảđạt được từ giải pháp.
Công ty thực hiện tốt công tác đào tạo nâng cao trình độ năng lực của nhân viên sẽ mang lại sức mạnh đáng kể cho công ty trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu. Vì nhân viên sẽ hiểu biết, nắm rõ nhứng kiến thức cơ bản về đàm phán, những ký thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương, các kỹ năng của đàm phán đây là cơ sơ tạo nên sự thành công của công tác đàm phán và ký kết hợp đồng, thành công ở khâu này sẽ là chìa khóa cho sự thành công của hoạt động xuất khẩu.
Bên cạnh đó từ việc đào tạo trên nhân viên được nâng cao trình độ đàm phán làm cho chi phí để thực hiện khâu này của công ty sẽ được sử dụng tiếc kiệm và hiệu quả. Nhân viên có đầy đủ khả năng, kiến thức sẽ làm việc chuyên nghiệp hơn từ đó làm cho quy trình xuất khẩu hàng hóa được rút ngắn thời gian, chi phí.
3.2.2 Chuyên môn hóa trong việc thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Cơ sở của giải pháp.
Mặc dù cơ cấu tổ chức của công ty đã được phân chia rõ ràng. Cơ cấu tổ chức của công ty thực hiện theo mô hình một cấp tương đối độc lập giữa các bộ phận phòng ban. Mỗi bộ phận trong công ty chỉ chịu trách nhiệm trước một cấp quản lý bên trên. Nhưng trong mỗi phòng ban cần có sự phân công rõ ràng hơn nữa về công việc và nhiệm vụ của từng nhóm, cá nhân, tránh việc kiêm nhiệm nhiều cho một cá nhân, một nhóm. Vì như vậy người đảm nhận công việc sẽ không thể thực hiện và kiểm soát công việc hiệu quả.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Đây là nguyên nhân dẫn tới nhiều sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tiến độ của việc thực hiện quy trình xuất nhập khẩu.
Đặc biệt điều này được thể hiện qua những tồn tại trong khâu chuẩn bị chứng từ. Hiện nay, công ty không có bộ phận chuyên trách để lập và xử lý chứng từ L/C và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm do đó kinh nghiệm và nghiệp vụ không cao mà hệ quả là khi nhận được thông báo về L/C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng không? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng. Vì thế để khắc phục tồn tại này và cũng nhằm thúc đẩy việc thực hiện xuất khẩu hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả, công ty cần có sự phân công, lập ra bộ phận chuyên trách công việc thực hiện chuẩn bị chứng từ xuất khẩu hàng hóa.
Điều kiện thực hiện giải pháp.
Để tạo lập một bộ phận chuyên trách lập và xử lý chứng từ công ty có thể phân công cụ thể một bộ phận nhân sự thuộc phòng nghiệp vụ một chuyên thực hiện, kiểm tra, quản lý tấc cả các chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Bên cạnh đó ta còn nhận thấy tồn tại trong khâu chuẩn bị chứng từ đó là kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên. Vì thế để khắc phục một cách triệt để những mặt yếu kém này công ty cần có kế hoạch đào tạo huấn luyện cho nhân viên chuyên thực hiện khâu này. Do đó công ty cần chuẩn bị nguồn tài chính để trang trải chi phí đào tạo, chuẩn bị kế hoạch để sắp xếp thời gian hợp lý vừa đảm bảo thực hiện công việc, vừa đào tạo hiệu quả.
Kết quảđạt được từ giải pháp.
Khi công ty thực hiện việc phân công công việc và nhiệm vụ rõ ràng thì mỗi nhóm, mỗi cá nhân trong từng phòng ban sẽ chuyên trách công việc của mình. Như vậy người đảm nhận công việc sẽ thực hiện và kiểm soát công việc hiệu quả. Đảm bảo việc chuẩn bị, tạo lập, kiểm tra, quản lý chứng từ được thực hiện kỹ lưỡng, chuẩn xác, nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó đẩy nhanh tiến độ thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Hơn nửa từ quá trình đào tạo cho nhân viên thực hiện khâu này, công ty sẽ nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân sự khắc phục được những yếu kém trong vấn đề kiểm tra và thực hiện L/C. Đây là khâu hết sức quan trọng vì công ty có nhận được tiền thanh toán hay không là phụ thuộc vào việc đáp ứng hàng hóa, chứng từ theo như L/C.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Nếu như công ty không thực hiện tốt việc kiểm tra, thực hiện L/C thì kể như việc xuất khẩu hàng hóa bị thấc bại.
3.2.3 Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất.
Cơ sở của giải pháp.
Điều quan trọng để công ty tạo dựng được uy tín với bạn hàng đó là khả năng đáp ứng hàng hóa đúng thời hạn, đúng chất lượng, đúng giá cả. Mà đặc biệt là theo định hướng của công ty sẽ chinh phục các thị trường khó tính như Nhật, Mỹ, EU, thì yêu cầu khả năng đáp ứng hàng hóa của công ty cần phải được nâng cao hơn rất nhiều để công ty vừa có thể chinh phục được những thị trường này vừa có khả năng tồn tại trước các đối thủ khác ở cùng thị trường. Để làm được điều đó công ty cần khắc phục sự kéo dài thời gian trong khâu chuẩn bị hàng hóa, luôn giử thế chủ động trong mọi yêu cầu đáp ứng hàng hóa của khách hàng.
Nguyên nhân của việc kéo dài thời gian,dẫn đến công ty bị động đối với các đơn hàng lớn và gấp đó là công ty chưa xây dựng các đại lý tập trung thu mua và gom hàng. Vì vậy để khắc phục vấn đề này công ty cần xây dựng các đại lý thu mua hàng hóa tại các vùng chuyên sản xuất, đồng thời để có thể thu mua số lượng hợp lý thì công ty cần có bộ phận dự báo số lượng hàng hóa để vừa đảm bảo cung ứng cho bạn hàng, vừa có số lượng hàng tích trữ hợp lý để đáp ứng các đơn hàng đột xuất, vừa tránh tồn kho gây đọng vốn của công ty.
Điều kiện thực hiện giải pháp.
Để thực hiện giải pháp trên,công ty cần xây dựng cơ sở thu mua và tích trữ hàng hóa. Vì thế công ty cần có sự chuẩn bị về vốn, nhân sự.
Công ty chuẩn bị về vốn để thực hiện việc xây dựng các cơ sở thu mua tại các vùng sản xuất, và bên trong cơ sở thu mua cần có có hệ thống bảo quản đối với hàng hóa dự trữ trong thời gian dài nhằm đảm bảo hạn chế hư hao chất lượng cũng như số lượng.
Theo đó công ty cần bố trí một bộ phận nhân viên thuộc phòng tổng hợp,chuyên thực hiện công tác dự báo đưa ra kế hoạch kinh doanh xuất khẩu của công ty làm việc tại các cơ sở đại lý thu mua. Để thực hiện thu mua tại từng cơ sở sản xuất công ty cần tuyển
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
dụng nhân viên thực hiện khâu giao dịch trực tiếp thỏa thuận với bạn hàng để thu mua hàng hóa, tuyển dụng công nhân trực tiếp thu gom hàng về kho và xếp dỡ hàng hóa.
Kết quảđạt được từ giải pháp.
Công ty xây dựng được các cơ sở đại lý thu gom hàng hóa bên trong cơ sở thu mua được trang bị hệ thống bảo quản hàng hóa tốt sẽ giúp công ty đảm bảo việc rút ngắn khoảng thời gian chuẩn bị hàng hóa, tăng cường khả năng đáp ứng hàng hóa đặc biệt là khắc phục được tình trạng bị động đối với yêu cầu hàng hóa đột xuất của khách hàng. Nhờ có hệ thống bảo quản nên hàng hóa sẽ được đảm bảo duy trì chất lượng hàng hóa cũng như số lượng hàng hóa.
Hơn nửa, nhờ có bộ phận chuyên trách về khâu dự báo số lượng hàng hóa cần được thu gom để chuẩn bị xuất khẩu nên công ty sẽ có kế hoạch thu mua với số lượng thích hợp vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng, vừa có số lượng tích trữ hàng hóa hợp lý. Do đó sẽ giúp công ty luôn trong tư thế chủ động để đáp ứng nhu cầu hàng hóa của bạn hàng, vừa hạn chế tình trạng tồn đọng vốn của công ty.
3.3 Kiến nghị với cơ quan, tổ chức nhà nước. 3.3.1 Kiến nghị với cơ quan hải quan. 3.3.1 Kiến nghị với cơ quan hải quan.
Cơ quan hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khi tham gia hoạt động xuất khẩu hàng hóa. Đặc biệt trong khâu làm thủ tục hải quan, kiểm tra giám sát hàng hóa tạo ra sự thông thoáng cho thủ tục để nhân viên thực hiện khâu khai báo hải quan dễ dàng hơn trong việc hoàn tất thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu.
Bản thân ngành hải quan cần thường xuyên kiện toàn bộ máy quản lý để trong mỗi khâu không còn sự chồng chéo tránh khỏi những tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các tổ chức.
Ngành hải quan cần đầu tư trang thiết bị hiện đại với công nghệ tiên tiến vào từng nghiệp vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
3.3.2 Kiến nghị với nhà nước.
Nhà nước có những chính sách ưu đãi, khuyến khích các đơn vị tham gia kinh doanh xuất khẩu bởi đây chính là nguồn tích lũy vốn và là nền tảng cho sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
Nhà nước cấn thường xuyên kiểm tra theo dõi hoạt động của ngành hải quan nói chung và các chi cục hải quan nói riêng nhằm chấn chỉnh những hoạt động sai xót và
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
củng cố trách nhiệm của ngành hải quan với chức năng quan trọng là quản lý đầu mối buôn bán lớn của đất nước.
Nhà nước thường xuyên ban hành các chính sách cùng với cơ quan chức năng như chính phủ tham gia sửa đổi luật hải quan để bộ luật này ngày càng hoàn thiện hơn.
Đặc biệt trong tình hình biển đông hiện nay nhà nước ta cần có những chính sách hợp lý để thỏa thuận đối thoại giữa Việt Nam và Trung Quốc nhằm giữ gìn hòa bình nhưng bên cạnh đó cũng cương quyết bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ đất nước. Nhà nước cũng cần có những chính sách và biện pháp để bảo vệ và tạo điều kiện cho tàu chuyên chở hàng hóa được lưu thông trên biển thuận lợi. Mặt khác nhà nước thi hành những biện pháp để ngăn ngừa, trừng trị những thành phần xấu lợi dụng tình hình biển đông để phá hoại, mưu lợi cho riêng mình mà gây ảnh hưởng hoạt động kinh tế chính trị của đất nước.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Từ quá trình nghiên cứu lý thuyết về tấc cả các khâu để xuất khẩu hàng hóa, kết hợp với nghiên cứu thực tế việc thực hiện quy trình tại công ty TNHH một thành viên Phúc Linh Phúc,so sánh giữa thực tế và lý thuyết ta rút ra những điểm tồn tại cũng như những điểm tốt của việc thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty. Kết hợp những nghiên cứu trên cùng với định hướng phát triển của công ty trong tương lai, em xin đề xuất những giải pháp khắc phục những tồn tại nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty, đồng thời cũng nhằm mục đích hướng tới hoàn thành mục tiêu theo như định hướng phát triển của công ty. Bên cạnh đó nhà nước, cơ quan hải quan cũng cần có những chính sách, biện pháp để tạo điều kiện cho việc xuất khẩu hàng hóa nhanh chóng.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
KẾT LUẬN CHUNG
Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, những cố gắng của Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế với khu vực và trên thế giới là hướng đi đúng đắn nhằm thực hiện thành công quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đóng góp vào sự đổi mới của đất nước. Trong xu thế đó các hoạt động thương mại quốc tế chính là nền tảng cho sự đa dạng và tấp nập của các mối quan hệ kinh tế toàn cầu. Chiếm giữ một vị trí quan trọng trong thương mại quốc tế, xuất khẩu càng tỏ ra vai trò quan trọng của mình trong việc phát triển kinh tế không những của từng quốc gia mà cho tất cả những nước tham gia vào thị trường thế giới. Vì vậy trong nhiều năm qua, Việt Nam không ngừng hoàn thiện, thúc