- Hỡnh thức thứ hai: Bỏo cỏo kết quả được lập chi tiết theo từng hoạt động
3.2.4. Tổ chức mụ hỡnh kế toỏn trỏch nhiệm
Kế toỏn trỏch nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toỏn quản trị. Càng ngày, kế toỏn trỏch nhiệm càng cú vai trũ và vị trớ quan trọng trong quản lý ở cỏc doanh nghiệp trờn thế giới. Đối với cỏc doanh nghiệp Việt nam, kế toỏn quản trị núi chung và kế toỏn trỏch nhiệm núi riờng là một lĩnh vực vẫn cũn khỏ mới mẻ. Vỡ vậy, việc nghiờn cứu và tổ chức vận dụng kế toỏn trỏch nhiệm là một yờu cầu cấp thiết, đặc biệt là đối với cỏc cụng ty xõy dựng với qui mụ lớn, phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức gắn liền với trỏch nhiệm của nhiều đơn vị, cỏ nhõn.
Cú thể núi, kế toỏn trỏch nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (người) trong một tổ chức cú quyền chỉ đạo và chịu trỏch nhiệm về những nghiệp vụ riờng biệt thuộc phạm vi quản lý của mỡnh. Họ xỏc định, đỏnh giỏ và bỏo cỏo lờn cấp trờn trong tổ chức. Thụng qua đú, cỏc cấp quản lý cao hơn sử dụng cỏc thụng tin này để đỏnh giỏ thành quả của cỏc bộ phận trong tổ chức. Như vậy, kế toỏn trỏch nhiệm gồm 2 mặt: thụng tin và trỏch nhiệm. Trong đú, mặt thụng tin cú nghĩa là sự tập hợp, bỏo cỏo, đỏnh
giỏ cỏc thụng tin mang tớnh chất nội bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ cấp quản lý thấp đến cấp quản lý cao hơn. Mặt trỏch nhiệm nghĩa là việc quy trỏch nhiệm về những sự kiện tài chớnh xảy ra. Tựy thuộc vào việc sử dụng hai mặt này mà ảnh hưởng đến thỏi độ của người quản lý và hiệu quả của việc phõn cấp trỏch nhiệm trong đơn vị.
Trung tõm trỏch nhiệm là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trỏch nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mỡnh. Theo đú, căn cứ vào cơ cấu tổ chức và mức độ phõn cấp quản lý của doanh nghiệp mà cú hệ thống cỏc trung tõm trỏch nhiệm tương ứng. Cỏc trung tõm trỏch nhiệm tạo thành một hệ thống thang bậc trỏch nhiệm từ cấp lónh đạo thấp nhất đến cấp lónh đạo cao nhất.
Dựa vào đặc điểm tỡnh hỡnh tại cụng ty Sụng Đà 12 hiện nay, kết hợp với cỏc điều kiện về tổ chức kế toỏn trỏch nhiệm, cú thể thực hiện tổ chức kế toỏn trỏch nhiệm tại cụng ty Sụng Đà 12 như sau:
Thứ nhất, tổ chức cỏc trung tõm trỏch nhiệm (xõy dựng mụ hỡnh,
xỏc định nhõn sự; mục tiờu, nhiệm vụ của từng trung tõm)
Dựa trờn sự phõn cấp quản lý hiện nay tại cụng ty Sụng Đà 12, cú thể tổ chức thành cỏc trung tõm trỏch nhiệm bao gồm: trung tõm chi phớ, trung tõm lợi nhuận và trung tõm đầu tư. Mụ hỡnh cỏc trung tõm trỏch nhiệm được tổ chức như sau:
- Cấp thứ nhất: là cấp cao nhất xột trờn toàn bộ cụng ty, chịu trỏch nhiệm toàn diện về mọi mặt hoạt động của cụng ty là Hội đồng quản trị và Giỏm đốc cụng ty. Đõy gọi là trung tõm đầu tư.
- Cấp thứ hai: là cỏc xớ nghiệp xõy dựng thành viờn. Chịu trỏch nhiệm về hoạt động của cỏc xớ nghiệp thành viờn này là cỏc Giỏm đốc xớ nghiệp. Đõy được coi là trung tõm lợi nhuận. Tuy vậy, bờn cạnh việc thể hiện trỏch nhiệm của một trung tõm lợi nhuận xột trờn phương diện thành viờn của cụng ty thỡ cỏc xớ nghiệp cũn được xem là trung tõm đầu
tư xột trờn phương diện độc lập, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Cấp thứ ba: Bao gồm cỏc bộ phận văn phũng quản lý và cỏc đội xõy dựng. Cỏc trưởng bộ phận và cỏc đội trưởng đội xõy dựng chịu trỏch nhiệm ở cỏc bộ phận mỡnh quản lý. Đõy được xem là cỏc trung tõm chi phớ.
Mục tiờu, nhiệm vụ của cỏc trung tõm trỏch nhiệm cụ thể là: * Cấp thứ 1 – Trung tõm đầu tư (cụng ty)
- Mục tiờu: đảm bảo việc đầu tư vào cỏc lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của cụng ty cú hiệu quả, tỷ lệ hoàn vốn cao, lợi nhuận trờn vốn chủ sở hữu cao.
- Nhiệm vụ: đỏnh giỏ hiệu quả đầu tư của từng lĩnh vực hoạt động, thực hiện cỏc biện phỏp cải thiện tỷ lệ hoàn vốn đầu tư, đỏnh giỏ thành quả của cỏc đơn vị trong việc hướng đến mục tiờu chung.
* Cấp thứ 2 – Trung tõm lợi nhuận (xớ nghiệp)
- Mục tiờu: đảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trờn doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đớch nõng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận.
- Nhiệm vụ: tổng hợp đầy đủ, chớnh xỏc doanh thu, chi phớ, xỏc định kết quả kinh doanh; theo dừi và quản lý tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, bảo toàn và phỏt triển vốn được đầu tư.
* Cấp thứ 3 – Trung tõm chi phớ (cỏc đội thi cụng hay cỏc bộ phận văn phũng quản lý)
- Mục tiờu: tăng cường tớnh tự chịu trỏch nhiệm về chi phớ. Kiểm soỏt được toàn bộ những chi phớ phỏt sinh tại đội thi cụng, tại bộ phận văn phũng quản lý. Đội trưởng đội thi cụng xõy dựng hay cỏc trưởng cỏc phũng ban là người trực tiếp kiểm soỏt chi phớ và người chịu trỏch nhiệm về những chi phớ phỏt sinh tại trung tõm. Đảm bảo lợi ích mang
lại lớn hơn cỏc chi phớ phỏt sinh và những nỗ lực cho việc kiểm soỏt chi phớ.
- Nhiệm vụ: lập và thực hiện thi cụng theo dự toỏn cụng trỡnh nhận khoỏn, quản lý chất lượng (đảm bảo thi cụng đỳng chất lượng, đỳng tiến độ); theo dừi và quản lý vật tư, nhõn cụng của đội (cả trong và ngoài biờn chế) và nhõn viờn văn phũng cụng ty, tiết kiệm chi phớ, lập hồ sơ hoàn cụng.
Hai là, xõy dựng hệ thống bỏo cỏo trỏch nhiệm theo cỏc trung
tõm
* Xõy dựng cỏc bỏo cỏo dự toỏn:
Cỏc bỏo cỏo dự toỏn được xõy dựng dựa theo cỏc trung tõm trỏch nhiệm. Bỏo cỏo dự toỏn của cỏc trung tõm trỏch nhiệm hỡnh thành nờn một hệ thống cỏc bỏo cỏo xuyờn suốt phục vụ cho cụng tỏc quản trị từ cấp lónh đạo thấp nhất đến cấp cao nhất.
Trước tiờn là cỏc bỏo cỏo dự toỏn của trung tõm chi phớ:
Ngoài hệ thống dự toỏn phục vụ cho việc kế toỏn quản trị doanh thu – kết quả (đó lập ở phần 3.2.1), cỏc trung tõm chi phớ cũn phải lập cỏc dự toỏn chi phớ. Cỏc dự toỏn chi phớ xõy dựng đều phải lập theo hướng dẫn của thụng tư số 04/2005/TT-BXD ngày 01 thỏng 04 năm 2005 với một hệ thống định mức về lượng và đơn giỏ dự toỏn. Thực tế hiện nay, hầu hết cỏc xớ nghiệp để tổ chức giao khoỏn cụng trỡnh lại cho cỏc đội xõy dựng sau khi thắng thầu. Dựa vào định mức giao khoỏn cỏc cụng trỡnh, đội trưởng cỏc đội xõy dựng chịu trỏch nhiệm lập bỏo cỏo dự toỏn cỏc trung tõm chi phớ. Bỏo cỏo dự toỏn được lập trờn cơ sở tổng hợp tất cả cỏc cụng trỡnh mà đội đảm nhận thi cụng. Bỏo cỏo dự toỏn cần phải được lập chi tiết theo cỏc hao phớ tạo nờn đơn giỏ từng hạng mục cụng trỡnh (vỡ khối lượng giao khoỏn từng hạng mục thường khụng thay đổi nhiều so với thiết kế). Đõy chớnh là cơ sở để cỏc tổ thi cụng hàng mục cụng trỡnh tổ chức thực hiện và kiểm tra, giỏm sỏt tổ viờn, vật tư xuất dựng trong quỏ trỡnh thi cụng. Cần phải khẳng
định rừ trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn gắn chặt với cụng việc và nhiệm vụ được giao. Đội trưởng đội xõy dựng chịu hoàn toàn trỏch nhiệm về cỏc chi phớ theo giỏ dự toỏn và cả cỏc chi phớ phỏt sinh ngoài dự toỏn.
Vớ dụ, tại xớ nghiệp Sụng Đà 12-4, đội xõy dựng số 1. Cú thể lập dự toỏn chi phớ theo cỏc bước sau:
Bước 1: Lập dự toỏn kinh phớ cho từng hạng mục (Phụ lục 20a) Bước 2: Lập dự toỏn kinh phớ cho từng cụng trỡnh (Phụ lục số 20b) Bước 3: Lập dự toỏn kinh phớ cho toàn bộ cỏc cụng trỡnh của đội
(Phụ lục số 20c)
Sau đú lập cỏc bỏo cỏo dự toỏn trung tõm lợi nhuận (đó trỡnh bày ở phần 3.2.1 Phụ lục số 12)
Cuối cựng là lập Bỏo cỏo dự toỏn trung tõm đầu tư
Bỏo cỏo dự toỏn trung tõm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của cụng ty. Bỏo cỏo dự toỏn được lập làm cơ sở cho việc đỏnh giỏ hiệu quả hoạt động của cỏc cụng ty thành viờn và hiệu quả của từng lĩnh vực hoạt động mà cụng ty đó đầu tư. Ngoài mẫu bỏo cỏo đó lập ở Phụ lục số 12, số 14, để đỏnh giỏ hiệu quả đầu tư, cụng ty cần lập thờm bỏo cỏo dự toỏn đầu tư như sau: (Phụ lục số 22)
Trong đú cú bổ sung thờm một số chỉ tiờu đỏnh giỏ hiệu quả đầu tư như:
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI)
ROI = Lợi nhuận đầu tư sau thuế Vốn đầu tư
- Chi phớ vốn sử dụng = Vốn đầu tư của trung tõm đầu tư x Tỷ lệ lói suất (tỷ lệ lói suất thường do doanh nghiệp qui định cho từng thời kỳ, nhưng ít nhất phải lớn hơn lói suất nợ vay)
- Thu nhập giữ lại (RI)
RI = Lợi nhuận trung tõm đầu tư sau thuế -
Chi phớ sử dụng vốn
Để cú thể so sỏnh và đỏnh giỏ hiệu quả của việc đầu tư vào cỏc xớ nghiệp thành viờn một cỏch chớnh xỏc, bờn cạnh dự toỏn của trung tõm đầu tư, cụng ty cần lập thờm bảng dự toỏn kết quả đầu tư và cỏc xớ nghiệp thành viờn như sau: (Phụ lục số 22)
* Xõy dựng cỏc bỏo cỏo thực hiện (bỏo cỏo thành quả)
Bỏo cỏo thực hiện của cỏc trung tõm bao gồm: - Bỏo cỏo thực hiện của trung tõm chi phớ
Chỉ tiờu đỏnh giỏ hiệu quả của trung tõm chi phớ là chờnh lệch giưac khoản mục chi phớ thực tế so với dự toỏn đó được lập theo định mức thiết kế. Định kỳ (hàng thỏng), tổ trưởng cỏc đội thi cụng thuộc đội đỏnh giỏ sơ bộ khối lượng đó thực hiện và đối chiếu với kế hoạch tiến độ thi cụng, định mức thiết kế. Việc theo dừi sõu sỏt, thường xuyờn như vậy giỳp tổ trưởng tổ thi cụng bờn cạnh việc quản lý cỏc chi phớ phỏt sinh thuộc phạm vi trỏch nhiệm của mỡnh cũn kịp thời phỏt hiện, hạn chế những sai sút phỏt sinh ngoài dự toỏn; phũng ngừa được việc thi cụng khụng đỳng thiết kế phải phỏ dỡ làm lại, chậm trễ tiến độ thi cụng. Khi hạng mục thi cụng đó hoàn thành, tổ trưởng tổ thi cụng kết hợp với cỏc bộ phận cú liờn quan, tổng hợp toàn bộ cỏc chi phớ thực tế phỏt sinh và gửi bỏo cỏo về cho trung tõm chi phớ (đội xõy dựng). Đội xõy dựng sẽ sử dụng cỏc bỏo cỏo này để lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ. Qui trỡnh lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ qua cỏc bước sau:
Bước 1: tập hợp cỏc chi phớ phỏt sinh
Bước 2: tổng hợp chi phớ và tớnh giỏ thành đơn vị của hạng mục
cụng trỡnh
Bước 3: Lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ của đội xõy dựng
Mẫu bỏo cỏo được thiết kế như sau: (Phụ lục số 23) - Bỏo cỏo thực hiện của trung tõm lợi nhuận (cỏc xớ nghiệp)
Từ cỏc bỏo cỏo của cỏc trung tõm chi phớ trong xớ nghiệp chuyển về, kết hợp với số cụng trỡnh đang nhận thầu, cỏc xớ nghiệp tiến hành lập cỏc
bỏo cỏo thực hiện để đỏnh giỏ hoạt động của mỡnh và gửi lờn cụng ty (Phụ
lục 17, 18)
- Bỏo cỏo thực hiện của trung tõm đầu tư (cấp cụng ty)
Bỏo cỏo thực hiện của trung tõm đầu tư được lập để theo dừi, phõn tớch, đỏnh giỏ hiệu quả, chất lượng đầu tư. Đõy là bỏo cỏo tổng quỏt nhất trong cỏc loại bỏo cỏo của cỏc trung tõm trỏch nhiệm. Bỏo cỏo này giỳp cho Hội đồng quản trị và Ban giỏm đốc cú cỏi nhỡn tổng thể về tỡnh hỡnh đầu tư của cụng ty, xem xột và đỏnh giỏ hiệu quả đầu tư vào từng xớ nghiệp thành viờn, giỳp Hội đồng quản trị và Ban giỏm đốc trong việc ra quyết định.
Mẫu bỏo cỏo như sau (Phụ lục số 24)
Qua bảng đỏnh giỏ hiệu quả đầu tư, cụng ty dễ dàng thấy được việc đầu tư vào nào là tốt hơn. Qua đú, cụng ty cần phải xem xột lại cỏc dự ỏn đầu tư, tập trung vào cỏc xớ nghiệp hoạt động cú hiệu quả, mang lại lợi nhuận cao để gia tăng hiệu quả đầu tư.