Khi cán bộ kiểm tra tiến hành kiểm tra hồ sơ khai thuế thì đã :
Kiểm tra việc ghi chép phản ánh các chỉ tiêu trong hồ sơ khai thuế. Trường hợp phát hiện người nộp thuế không ghi chép, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu trong hồ sơ khai thuế,thì cán bộ kiểm tra thuế phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan Thuế ra thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung các chỉ tiêu chưa phản ánh trong hồ sơ khai thuế
Tiếp theo là kiểm tra các căn cứ tính thuế để xác định số thuế phải nộp; số tiền thuế được miễn, giảm; số tiền hoàn thuế... theo phương pháp đối chiếu so sánh như sau:
- Đối chiếu với các quy định của các văn bản pháp luật về thuế( theo thông tư 28, và quy trình kê khai thuế 1864).
- Đối chiếu các chỉ tiêu trong tờ khai thuế với các bảng kê(bán ra,mua vào) kèm theo.
- Đối chiếu hồ sơ khai thuế GTGT mà doanh nghiệp cung cấp so với với những doanh nghiệp có cùng quy mô kinh doanh tương đương, có cùng ngành
nghề, mặt hàng kinh doanh xem có điểm gì nghi vấn hay không.
- Đối chiếu với các thông tin, tài liệu thu thập được từ các nguồn khác như Quản lý thị trường, công an kinh tế, cục thống kê…
Đây là một trong những hoạt động kiểm tra khó khăn cho cán bộ thuế làm công tác kiểm tra hồ sơ khai thuế vì trong cơ chế tự khai tự nộp mọi hồ sơ đều do NNT cung cấp và gửi cho cơ quan thuế. Về cơ bản, thì sổ liệu trên hồ sơ khai thuế GTGT sẽ là trùng khớp với các văn bản kèm theo hồ sơ khai thuế như:
Số lượng hàng hóa bán ra hàng tháng với số lượng hàng hóa mua vào bao giờ cũng cân bằng, doanh nghiệp tạo ra bằng cách các doanh nghiệp này sẽ bán hóa đơn ảo cho nhau, hay việc doanh nghiệp sẽ bán hàng không suất hóa đơn.
Tạo nên hiện tượng doanh nghiệp lúc nào cũng trong tình trạng âm thuế không phát sinh dương gây thất thu cho NSNN. Chính vì thế muốn hoạt động kiểm tra đối chiếu hồ sơ khai thuế này đạt hiệu quả thì việc kiểm soát mức độ chính xác của mỗi hồ sơ doanh nghiệp gửi lên cơ quan thuế cần được làm chặt chẽ hơn nữa.
Sau khi đối chiếu cán bộ kiểm tra thuế phải nhận xét hồ sơ khai thuế theo mẫu số 01/Ktra . Việc xử lý sau khi nhận xét hồ sơ khai thuế được tiến hành như sau:
Thứ nhất: Đối với các hồ sơ khai thuế khai đầy đủ chỉ tiêu; đảm bảo tính hợp lý, chính xác của các thông tin, tài liệu; không có dấu hiệu vi phạm thì lập bản nhận xét hồ sơ khai thuế và được lưu lại cùng với hồ sơ khai thuế.
Thứ hai : Đối với các hồ sơ khai thuế phát hiện thấy số thuế khai báo là có nghi vấn thì cán bộ kiểm tra thuế phải báo cáo Chi cục trưởng để ra thông báo yêu cầu người nộp thuế hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
Trường hợp Người nộp thuế trực tiếp đến cơ quan Thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu theo thông báo của cơ quan Thuế thì cán bộ kiểm tra thuế lập biên bản làm việc theo mẫu số 02/KTTT ( theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ). Như vậy hoạt động kiểm tra hồ sơ khai thuế đã được kết thúc.
Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu nhưng không chứng minh số thuế khai là đúng thì các cán bộ kiểm tra tiến hành:
sơ khai thuế. Khi cán cán bộ kiểm tra lập biên bản vi pháp pháp luật của doanh nghiệp đã thực hiện được một trong các nguyên tắc kiểm tra đó là công khai, dân chủ. Nội dung biên bản phải thể hiện được lỗi vi phạm của doanh nghiệp và yêu cầu xử phạt với lỗi vi phạm đó như thế nào thì đã được cán bộ kiểm tra thông báo công khai cho doanh nghiệp được biết. Bên cạnh đó các cán bộ đã tôn trọng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện qua việc giữ bí mật về tài liệu ,số liệu kinh doanh của doanh nghiệp, để đảm bảo tính bảo mật trong kinh doanh. Nguyên tắc bảo mật trong kiểm tra đã được cán bộ thực hiện tốt khi tiến hành hoạt động kiểm tra doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp vừa sản xuất kinh doanh tốt vừa thực hiện được nghĩa vụ về thuế đối với Nhà Nước.
Trong hoạt động kiểm tra này thì doanh nghiệp hay gặp phải lỗi là : Chuyển số thuế khấu trừ của tháng trước chuyển sang tháng sau bị sai
Lỗi làm tờ khai thuế GTGT bổ sung không đúng theo quy định, thông tư 28 hướng dẫn
Việc xác định sai trong việc xem doanh nghiệp của mình có thuộc đối tượng miễn, giảm thuế hay không
Ngoài ra việc doanh nghiệp kê khai sai giữa mặt hàng thuế suất 0% với hàng hóa không chịu thuế
Nhưng lỗi này nguyên nhân chủ yếu do kế toán doanh nghiệp còn kém hoặc do kế toán cố ý làm sai để doanh nghiệp được hưởng lợi về tiền thuế GTGT phải nộp trong thời gian ngắn
Khó khăn trong hoạt động kiểm tra này đối với cán bộ thuế chính là:
Việc kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu hồ sơ thuế của doanh nghiệp của tháng này so với tháng khác, năm này so với năm khác còn mất thời gian, nhiều khi còn thất lạc đối với các hồ sơ lâu năm. Có 2 nguyên nhân là:
Đối với cơ sở vật chất của Chi cục thuế Tp.Hải Dương chỉ có hai kho lưu trữ tài liệu, văn thư. Trong khi đó số lượng hồ sơ doanh nghiệp nộp lên cơ quan ngày càng tăng. Bởi số lượng doanh nghiệp tăng lên qua các năm, mà mỗi doanh nghiệp hàng tháng, hàng năm nộp rất nhiều chứng từ lên cơ quan thuế, trong khi đó số
lượng kho lưu trữ trong thời gian qua không có sự gia tăng lên nào cả. Vì vậy mà số lượng hồ sơ thuế của các doanh nghiệp ngày càng chất đầy kho, không còn nơi lưu trữ. Bên cạnh đó, chất lượng bảo quản, giữ ẩm cho hồ sơ thuế vẫn chưa được quan tâm chú trọng. Dẫn đến nhiều hiện tượng mối mọt, hao mòn qua thời gian khiến dữ liệu không được nguyên trạng như ban đầu.
Ngoài ra lực lượng nhân sự của chi cục thuế còn mỏng, đối với bộ văn thư lưu trữ hồ sơ chỉ có 2 cán bộ. Do đó việc quản lý, sắp xếp hồ sơ còn chậm, nên việc truy tìm, cung cấp hồ sơ dữ liệu cho cán bộ kiểm tra còn mất nhiều thời gian.
Sau khi kết thúc hoạt động kiểm tra đối với mỗi bộ hồ sơ thuế, các cán bộ kiểm tra nếu phát hiện thấy lỗi vi phạm của danh nghiệp là nghiêm trọng thì cán bộ kiểm tra sẽ báo cáo chi cục trưởng ra thông báo lần 2 yêu cầu người nộp thuế tiếp tục giải trình hoặc bổ sung thêm thông tin tài liệu.
Thời hạn yêu cầu người nộp thuế tiếp tục giải trình hoặc bổ sung thêm thông tin tài liệu được ghi trong thông báo không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày ký thông báo. Hết thời hạn theo thông báo lần 2 mà doanh nghiệp giải trình được thì cán bộ kiểm tra sẽ làm báo cáo nhận xét hồ sơ khai thuế lưu cùng hồ sơ khai thuế GTGT.
Nếu doanh nghiệp không giải trình, bổ sung thêm thông tin tài liệu hoặc trong thời hạn theo thông báo của cơ quan Thuế, hoặc người nộp thuế giải trình, bổ sung thêm thông tin tài liệu nhưng không chứng minh được số thuế khai là đúng thì cán bộ kiểm tra thuế báo cáo chi cục trưởng để ban hành :
- Quyết định ấn định số thuế phải nộp theo mẫu Quyết định số 03/AĐTH (theo thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/08/2007 của Bộ Tài chính).
- Quyết định kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế trong trường hợp không đủ căn cứ để ấn định số thuế phải nộp. Quyết định kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế được làm theo mẫu số 03/KTTT (theo thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/08/2007 của Bộ Tài chính).
Trong những năm qua hoạt động kiểm tra hồ sơ khai thuế GTGT đã có những kết q
doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2010-2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm Số DN kiểm tra
Vi phạm hồ sơ khai
thuế Tiền phạt, truy thu
2010 473 207 2.322
2011 689 175 1.856
2012 802 156 1.523
Tổng 1.964 538 5.701
Nguồn: Chi cục thuế Tp.Hải Dương
Qua bảng số liệu trên ta thấy lỗi vi phạm về hồ sơ khai thuế qua các năm có xu hướng giảm. Nguyên nhân đó là trong quá trình kiểm tra hồ sơ khai thuế các cán bộ thuế đã chú trọng đẩy mạnh việc kiểm tra rà soát hồ sơ thuế GTGT chặt chẽ theo đúng quy trình kiểm tra thuế.
2.3.3 Kiểm tra hóa đơn
Để tiến hành hoạt động kiểm tra hóa đơn của doanh nghiệp, các cán bộ kiểm tra thuế GTGT tiến hành kiểm tra về Hồ sơ báo cáo về hóa đơn của doanh nghiệp:
Cụ thể các cán bộ thuế đã tiến hành kiểm tra về:
+ Kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm tra này nhằm xác định rằng số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã xuất ra với tổng số là bao nhiêu hóa đơn, số lượng hóa đơn được thông báo mất , hủy là bao nhiêu, còn lại bao nhiêu số lượng hóa đơn đang trong tình trạng sử dụng; nhằm xác định chính xác số lượng hóa đơn doanh nghiệp dựng và thông báo lên Chi cục thuế Tp.Hải Dương
+Đối chiếu số hóa đơn báo mất, cháy, hủy trong báo cáo có đúng với thực tế của doanh nghiệp.
+Ngoài ra các cán bộ kiểm tra thuế GTGT còn kiểm tra doanh nghiệp trong quá trình thực tế xuất, sử dụng hóa đơn có theo trình tự liên tục, logic như trên báo cáo lên chi cục thuế Tp.Hải Dương, từ đó phát hiện tình trạng doanh nghiệp có viết hóa đơn nhảy số, không tuân theo quy định thứ tự trong quyển hóa đơn
+Hoạt động kiểm tra tiếp theo là kiểm tra hồ sơ hóa đơn doanh nghiệp mang lên Chi cục thuế Tp.Hải Dương. Trong hoạt động kiểm tra này, các cán bộ kiểm tra
thuế GTGT tiến hành kiểm tra về tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, kiểm tra xác minh chính xác về hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng, kê khai. Nếu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng kê khai không có dấu hiệu vi phạm sẽ được cán bộ thuế làm thông báo gửi doanh nghiệp, và báo cáo lưu cùng hồ sơ.
Còn đối với những hóa đơn cán bộ thuế kiểm tra thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật được cán bộ thuế lập biên bản xử lý lỗi về sử dụng hóa đơn và tiến hành kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp.
Trong quá trình tiến hành hoạt động kiểm tra hóa đơn tại doanh nghiệp, các cán bộ thuế kiểm tra về :
+Hình thức hóa đơn. Tức là kiểm tra về ngày tháng trên hóa đơn,tên đơn vị mua hàng, địa chỉ, mã số thuế, nội dung hóa đơn, số lượng hàng hóa, số tiền trên hóa đơn mà doanh nghiệp xuất sử dụng.
+Kiểm tra đối chiếu hóa đơn doanh nghiệp xuất sử dụng so với sổ sách, với chứng từ kế toán, phiếu thu chi, phiếu xuất nhập kho, ủy nhiệm chi, hợp đồng..
+Kiểm tra về hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua sử dụng không đúng với mục đích kinh doanh đã đăng ký. Kiểm tra xác minh doanh nghiệp trong trường hợp mua bán hóa đơn vi phạm pháp luật để khai thuế, khấu trừ thuế, tạo chi phí hay không.
+Kiểm tra việc lập hóa đơn không đúng với thực tế mua bán tức là số lượng, tiền hàng trên hóa đơn so với số lượng, tiền hàng thực tế doanh nghiệp mua bán.Nhằm tránh hiện tượng doanh nghiệp mua bán hóa đơn vòng vèo, qua nhiều khâu trung gian mà không có hàng hóa, hay giá trị hàng hóa bán ra thấp hơn giá trị đầu vào.
+Kiểm tra đối chiếu doanh nghiệp có lập hóa đơn khống để trừ nợ, sử dụng hóa đơn quay vòng, hóa đơn chưa phát hành để vận chuyển trên đường…
Kết thúc hoạt động kiểm tra, các cán bộ thuế lập biên bản, yêu cầu xử phạt đối với các trường hợp vi phạm pháp luật về hóa đơn.
Hoạt động kiểm tra hóa đơn của các cán bộ kiểm tra cho thấy số lượng doanh nghiệp vi phạm pháp luật trong sử dụng hóa đơn về:
+Sử dụng hóa đơn trước thời gian thông báo lên Chi cục thuế Tp.Hải Dương. Theo báo cáo của cán bộ kiểm tra thuế GTGT phát hiện được 115 lỗi vi phạm trong giai đoạn năm 2010-2013
+Sử dụng hóa đơn không đúng mục đích kinh doanh, mua hóa đơn khống để tạo chi phí doanh nghiệp, mua hóa đơn của các doanh nghiệp ma nhất là trong giai đoạn năm 2010 khi sự quản lý còn lỏng lẻo khiến các doanh nghiệp lợi dụng thời cơ mua bán hóa đơn vi phạm pháp luật, chiếm đoạt tiền thuế trong NSNN. Trong giai đoạn năm 2010-2013 chi cục thuế Tp.Hải Dương đã phát hiện được 6 doanh nghiệp thành lập không có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa mà chủ yếu là hoạt động mua bán hóa đơn
+Bán hàng không xuất hóa đơn, xuất hóa đơn khống vì thực tế không có hàng hóa trong kho. Có sự chênh lệch về số lượng, số tiền trong hóa đơn doanh nghiệp xuất bán so với thực tế. Trong hoạt động kiểm tra các cán bộ kiểm tra đã thống kê lại được 689 vụ vi phạm từ năm 2010-2013
+Viết hóa đơn sai, không đúng về hóa đơn, thiếu các chỉ tiêu như thiếu con dấu của người mua hàng, chỉ tiêu tên người mua hàng không ghi, không gạch chéo khi nội dung hóa đơn còn trống…trong hoạt động kiểm tra này các cán bộ đã xử lý, phạt cũng như hướng dẫn được 728 vụ trong giai đoạn năm 2010-2012
Hoạt động kiểm tra của các cán bộ thuế để phát hiện ra lỗi vi phạm về hóa đơn của doanh nghiệp gặp không ít khó khăn. Nhất là về:
Thứ nhất, Đối với công tác kiểm tra, đối chiếu, xác nhận hóa đơn:
Kiểm tra đối chiếu hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng (gồm hóa đơn mua hàng, hóa đơn bản hàng ) so với ngành nghề doanh nghiệp đã đăng ký. Mục đích của hoạt động kiểm tra này là xem doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có đúng mục đích kinh doanh, đúng ngành nghề doanh nghiệp đăng ký hoạt động sản xuất ,nhằm tránh hiện tượng mua bán hóa đơn.
Hoạt động kiểm tra xác minh đối chiếu hóa đơn khiến các cán bộ kiểm tra gặp không ít khó trăn trong việc xác định các mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.Nguyên nhân là do hiện nay bên sở kế hoạch đầu tư đăng ký mã ngành kinh
tế để kinh doanh, mà trong quá trình thương mại, sản xuất doanh nghiệp lại kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau nên rất khó quản lý.
Trong công tác kiểm tra hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp thì việc đối chiếu, xác minh gặp khó khăn. Đó là khi Chi cục thuế Tp.Hải Dương gửi công văn tới tỉnh bạn để xác minh lại hỉa đơn với mục đích :
- Xem đơn vị bán hàng trên hóa đơn có đúng là đang hoạt động sản xuất kinh doanh, đúng mặt hàng ghi trên hóa đơn
- Kiểm tra hồ sơ khai thuế xem đơn vị bán hàng có đúng là xuất cho doanh nghiệp này hay không …
Chi cục thuế Tp.Hải Dương nhiều khi nhận được kết quả trả lời xác minh hóa đơn còn chậm, một số phiếu trả lời kết quả xác minh hóa đơn rất chung chung nên việc xác định, xử lý vi phạm của doanh nghiệp còn kéo dài...
Thứ hai, hoạt động giám sát việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Do công tác tuyên truyền cho doanh nghiệp còn kém lên nhiều khi doanh nghiệp không biết đã xuất hóa đơn trước khi phát hành.
Một số doanh nghiệp làm giả hóa đơn của đơn vị khác để xuất bán ra thị trường, nên việc xác định hóa đơn thật giả đối với cán bộ thuế còn gặp nhiều khó khăn.
Hiện nay doanh nghiệp được quyền tự đi đặt in hóa đơn không phải lên chi cục thuế mua, nhưng có một số doanh nghiệp đã đặt in hóa đơn với số lượng lớn, trong khi đó hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra ít, vì vậy mà doanh nghiệp dễ xảy ra hiện tượng mua bán hóa đơn. Do đó công tác quản lý này các cán bộ thuế đã gặp rất nhiều khó khăn.