Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích. Văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm
của những người cùng làm trong một doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trịđược mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trịđó. Văn hoá doanh nghiệp còn góp phần tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống của riêng mỗi doanh nghiệp.
Văn hoá doanh nghiệp giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất công việc mình làm. Văn hoá doanh nghiệp còn tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh. Văn hoá doanh nghiệp phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm công việc có ý nghĩa hãnh diện vì là một thành viên của doanh nghiệp. Lương và thu nhập chỉ là một phần của động lực làm việc. Khi thu nhập đạt đến một mức nào đó, người ta sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để được làm việc ở một môi trường hoà đồng, thoải mái, được đồng nghiệp tôn trọng.
Công ty cần hướng tới việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp mạnh thể hiện rõ bản sắc riêng của doanh nghiệp trên thương trường, trong đó các đồng nghiệp hiểu nhau và giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành công việc, xóa bỏ cách thức làm việc trì trệ và ỷ lại, mọi người cảm nhận được sự thoải mái khi đi làm, cởi mở trong giao tiếp và hợp tác với đồng nghiệp và cấp trên giúp doanh nghiệp giành được địa vị trong cạnh tranh.
Để xây dựng một văn hóa mạnh Công ty có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Phổ biến kiến thức chung
Đây là bước chuẩn bị tinh thần quan trọng cho quá trình xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Nếu chỉ mỗi cấp lãnh đạo hiểu về văn hoá doanh nghiệp là chưa đủ. Một khi tất cả nhân viên đều hiểu và thấy rõ lợi ích của văn hoá doanh nghiệp, công cuộc xây dựng mới thành công.
Giai đoạn này tập trung vào việc phổ biến kiến thức chung về văn hoá doanh nghiệp, các yếu tố cấu thành, ý nghĩa của văn hoá doanh nghiệp cho mọi thành viên. Công ty có thể tổ chức các buổi nói chuỵên và khoá học về văn hoá, hoặc phát động các cuộc thi tìm hiểu, xây dựng cơ sở dữ liệu về văn hoá để nhân viên tự tìm hiểu.
Nên chuẩn bị trước nội dung cần phổ biến xuyên suốt giai đoạn này, từ cơ bản đến nâng cao. Mục đích của những việc làm này là giúp cho các thành viên về văn hoá doanh nghiệp và ý thức được lợi ích của nó đối với sự phát triển của bản thân và doanh nghiệp. Công ty có thể thuê các đối tác đào tạo, hoặc tựđào tạo về nội dung này.
Bước 2: Định hình văn hoá doanh nghiệp
Giai đoạn này phải có sự chủ trì của ban lãnh đạo cấp cao của Công ty. Kết quả của giai đoạn này sẽ xác định được những yếu tố của văn hoá doanh nghiệp, bao gồm: Hệ tư tưởng (hoài bão và sứ mệnh của doanh nghiệp), hệ giá trị (triết lý kinh doanh và giá trị cốt lõi), các chuẩn mực hành vi và các biểu trưng nhận dạng của doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp là “linh hồn” của doanh nghiệp, trong giai đoạn này, “linh hồn” ấy mới dần hiện rõ. Chính nó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng được nhận biết bằng những khác biệt của mình.
Bước 3: Xác định vai trò của lãnh đạo
Lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho việc xây dựng văn hoá. Lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho nhân viên hiểu đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để xây dựng. Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xua tan những mối lo sợ và thiếu an toàn của nhân viên.
Bước 4: Triển khai xây dựng
Giai đoạn này, văn hoá doanh nghịêp cần được tiến hành từng bước nhưng đồng bộ và kiên trì, từ tuyên truyền những quan điểm, hệ giá trị cho đến việc thực hiện các chuẩn mực hành vi phải được tổ chức một cách khéo léo. Phổ biến nhu cầu thay đổi, kế hoạch hành động và động viên tinh thần, tạo động lực cho sự thay đổi. Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến đời sống nhân viên. Họ cần được biết sự thay đổi đó đem lại điều tốt đẹp cho họ. Sự động viên, khuyến khích sẽ dễ dàng hơn khi mọi người được biết vai trò của mình là đóng góp và xây dựng tương lai doanh nghiệp. Công ty có thể tổ chức các phong trào, phương thức tôn vinh hành vi văn hoá, góp phần xây dựng văn hoá theo đúng định hướng ở bước 2. Hệ thống khen thưởng phải được thiết kế phù hợp với mô hình xây dựng văn hoá doanh nghiệp.
Giai đoạn này, Công ty phải đối mặt với một số thay đổi, Vì vậy người lãnh đạo phải khuyến khích, động viên và chỉ cho nhân viên thấy lợi ích của họ tăng lên trong quá trình thay đổi. Bước đầu có thể ban hành quy chếđể bắt buộc thực hiện. Sau một thời gian, từ vị thế bắt buộc, nhân viên sẽ thực hiện một cách tự nguỵên. Đây chính là dấu hiệu của thành công.
Song song với việc điều chỉnh những yếu tố vô hình, Công ty cần tiến hành thay đổi những yếu tố hữu hình như kiến trúc, màu sắc, nội thất văn phòng, nghi thức... sao cho phù hợp với văn hoá của mình. Kết quả của giai đoạn này sẽ dần hình thành những đặc trưng văn hoá của Công ty, giúp các thành viên nhận biết các giá trị văn hóa của Công ty mình.
Bước 5: Ổn định và phát triển văn hoá
Bất cứ một yếu tố văn hoá nào hình thành xong, Công ty phải bắt tay ngay vào việc duy trì, cập nhật để nó không bị lạc hậu và mai một. Lãnh đạo là người quyết định văn hoá doanh nghiệp, nhưng nó “sống” được hay không là nhờ sức mạnh của mọi thành viên. Các hoạt động văn hoá lúc này sẽ phát huy tác dụng tich cực như là công cụ trong việc quản lý điều hành công ty. Công ty cần thường xuyên tổ chức các hoạt động tuyên truyền nội bộ, quảng bá ra bên ngoài, tôn vinh những cá nhân, tập thể, những hành vi phù hợp với văn hoá doanh nghiệp. Hãy làm cho các thành viên thấy rằng sẽ mất đi ý nghĩa nếu không có những yếu tố của văn hoá doanh nghiệp.
Trong qua trình xây dựng văn hóa Công ty cần nên quan tâm tới các vấn đề: Tính bình đẳng trong công việc giữa các nhân viên với nhau và luôn khuyến khích các nhân viên đề xuất những sáng kiến hay trong công việc, tạo mọi điều kiện để hỗ trợ các nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. Tạo được mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhân viên, xây dựng cho nhân viên ý thức tập thể trong công việc cũng như trong cách ứng xử; cách sắp xếp, bài trí công ty.
Ngoài ra, Công ty cũng cần quan tâm tới khía cạnh bề nổi của văn hóa doanh nghiệp để tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp tới những người mới và người bên ngoài Công ty có thể hiểu về Công ty. Hàng năm, Công ty cần in những tập san về
doanh nghiệp trong đó nói về những việc làm tốt của Công ty, những gương mặt tiêu biểu và những vấn đề cần sự hợp sức của mọi thành viên để giành được và cung cấp cho mọi người trong Công ty tham khảo. Công ty cần chú ý thiết kế đồng phục riêng đối với lao động tực tiếp và lao động gián tiếp, trên trang phục đó có gắn logo của Công ty, quy định rõ mặt khi nào, tại sao lại lựa chọn loại trang phục đó, nó thể hiện sự khác biệt với trang phục của các doanh nghiệp khác ởđiểm nào. Bộ trang phục phải gây được ấn tượng về sự tự hào và thoải mái của mỗi người khi mặc, làm cho mọi người trong doanh nghiệp thấy rõ trách nhiệm của bản thân với tư cách là thành viên cần thiết trong Công ty góp phần thúc đẩy tinh thần đoàn kết và gắn bó trong tập thể.