2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH VINAFCO tiền thân là Xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật – đơn vị thành viên của Công ty dịch vụ vận tải trung ương trực thuộc Bộ giao thông vận tải được thành lập ngày 15/11/1990 với nhiệm vụ : làm đại lý vận tải, liên hiệp vận chuyển hàng hóa từ kho đến kho, tổ chức cung ứng vật tư kỹ thuật cho các tổ chức kinh tế trong và ngoài ngành giao thông vận tải.
Ngày 3/7/2003, Công ty TNHH Tiếp Vận VINAFCO tên giao dịch quốc tế là VINAFCO LOGISTICS CO,.LTD ( viết tắt là VLC) đã được thành lập theo quyết định số 118/HĐQT của Công ty cổ phần VINAFCO hoạt động theo mô hình công ty TNHH một thành viên với chủ sở hữu duy nhất là công ty cổ phần VINAFCO.
Hiện nay, công ty là thành viên của hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS), là hội viên của hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA.
Công ty TNHH Tiếp Vận VINAFCO là đại lý cho hãng FORWARDER như DANZAS (Thụy Sỹ), TARAY (Đài Loan), MAXPEED (Hàn Quốc) và là đại lý của Việt Nam Airlines, đại lý của Việt Cargo (TP Hồ Chí Minh).
Trải qua nhiều năm hoạt động VLC đã phát triển không ngừng và và trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ logistics ở Việt Nam. Với phương châm “ phục vụ tối đa nhu cầu khách hàng” VLC luôn được đánh giá bởi khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tối ưu nhất với chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo bởi việc duy trì và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 – 2000.
2.1.2. Những thông tin cơ bản về công ty.2.1.2.1.Tên công ty:2.1.2.1.Tên công ty: 2.1.2.1.Tên công ty:
Tên chính thức của công ty: Công ty TNHH tiếp vận VINAFCO. Tên giao dịch quốc tế: VINAFCO LOGISTICS CO ,.LTD. Tên viết tắt là : VINAFCO.
2.1.2.2.Trụ sở của công ty:
Trụ sở chính : 33C Cát Linh – Đống Đa – Hà Nội. Điện thoại: 04.7365422 / 04.7365427.
Fax : 04.7365975.
E-mail: vinafco.logistics@vlc.com.vn Website: www.vlc.com.vn.
Hiện nay VINAFCO đã mở văn phòng đại diện tại các tỉnh thành: - Tại TP Hải Phòng, chi nhánh đặt tại: 435 Đà Nẵng -TP Hải Phòng. - Tại TP Vinh-Nghệ An: 75 đường Nguyễn Thái học – TP Vinh.
- Tại TP Hồ Chí Minh: tầng 4 toà nhà Hải Dương, số 33 Lê Quốc Hưng – phường 12 – Quận 4 – TP Hồ Chí Minh.
2.1.2.3. Ngành nghề kinh doanh.
•Dịch vụ vận tải đa phương thức
Vận tải đa phương thức là loại hình vận tải tiên tiến và hiệu quả nhất với đa số các loại hàng trên các tuyến trong nước và quốc tế.
Với đội ngũ cán bộ điều hành, giao nhận, vận tải giàu kinh nghiệm, các chi nhánh trên khắp cả nước, phương tiện phong phú của VINAFCO kết hợp với mạng lưới nhà thầu phụ mạnh trong nước và trên thế giới, VINAFCO vận tải đa phương thức từ kho đến kho các loại hàng thông thường, siêu trường siêu trọng, hàng nguy hiểm độc hại, hàng Container trong nước và quốc tế như sau:
- Vận tải đa phương thức trong nước bằng liên hiệp vận chuyển đường biển, đường bộ, đường sông, đường sắt, đường hàng không: liên hiệp vận chuyển, bảo quản và phân phối Soda cho nhà máy kính nổi VFG. Cung ứng nguyên vật liệu bằng tàu Container của VINAFCO trên tuyến Bắc-Nam.
- Vận tải đa phương thức Quốc tế liên hiệp vận chuyển đường biển, đường sắt, đường hàng không.
- Vận tải quá cảng sang Lào và Campuchia bằng đường bộ: Là đại lý cuản hiều hang tàu, hãng hàng không, VINAFCO có dội xe vận chuyển quá cảnh đa dạng cả về xe thường và xe chở container, đội ngũ lái xe nhiều kinh nghiệm, thông thuộc mọi tuyến đường, mạng lưới các nhà thầu phụ đặt ở các nước. VINAFCO hiện đang cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế từ kho đến kho và là một trong các
doanh nghiệp vận tải quá cảnh hàng đầu qua biên giới Lào – Việt.
Trong xu thế hội nhập Asean, VINAFCO có thể vận chuyển hàng quá cảnh liên kết các nước theo hành lang Đông – Tây ( Việt Nam – Lào – Thái Lan – Myanma) và hành lang Bắc – Nam ( Campuchia – Việt Nam – Trung Quốc).
•Các dịch vụ thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa
Bao gồm các dịch vụ khai thuê Hải quan và các dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác.
Với các điểm thông quan nằm tại Bạch Đằng – Hà Nội , Thanh Trì- Hà Nội và Tiên Sơn – Bắc Ninh, VINAFCO có đội ngũ cán bộ làm thủ tục thông quan và chuyên gia về xuất nhập khẩu nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc, sẵn sàng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các thủ tục hàng hóa vận tải Quốc tế.
Các dịch vụ khai thuê hải quan bao gồm:
- Tư vấn Hải quan: Giải đáp các vấn đề về Hải quan, tính thuế, ấp mã, áp giá Hải quan và các chính sách về thuế có liên quan.
- Làm thủ tục thông quan đối với tất cả các loại hàng hóa xuất nhập khẩu: hàng kinh doanh, hàng đầu tư, hàng quá cảnh, hàng tạm nhập tái xuất, hàng tạm xuất tái nhập, hàng phí mậu dịch.
VINAFCO cung cấp cho khách hàng dịch vụ giao nhận quốc tế, ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không qua các cửa khẩu trong nội địa và biên giới trên cả nước.
•Các dịch vụ cung ứng sản phẩm.
Đây là loại hình dịch vụ mới, VINAFCO mới khai thác năm 2003, khi Công ty hoạt động theo mô hình Logistics.
- Dịch vụ chuyển văn phòng:
Các doanh nghiệp, các cá nhân muốn chuyển văn phòng, tài sản cá nhân đến nơi làm việc, nơi ở mới. VINAFCO sẽ giúp khách hàng giải quyết các vấn đề như: đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm, hải quan, dù tài sản khách hàng là gì, vận chuyển bất cứ nơi đâu.
- Kinh doanh vật tư, lương thực:
VINAFCO sẵn sàng cung ứng các mặt hàng nguyên liệu lương thực cho các nhà máy, các cơ sở sản xuất trong cả nước với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh,
hàng được giao tại kho của khách hàng với khối lượng theo yêu cầu. Hiện nay VINAFCO đang cung ứng và bảo quản Soda cho nhà máy kính nổi VFG.
•Kinh doanh kho bãi và các dịch vụ quanh kho Hiện nay VINAFCO có 3 kho ngoại quan:
+ Tại Hà Nội: - 936 Bạch Đằng - Hai Bà Trưng. - Tứ Khoát, Ngũ Hiệp- Thanh Trì + Tại Bắc Ninh: Khu Công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh.
Với đội ngũ cán bộ công nhân được đào tạo chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm, phương tiện và trang thiết bị hiện đại. Các trung tâm tiếp vận của VINAFCO có thể cung cấp các dịch vụ quanh kho như sau:
- Bảo vệ, bảo quản, quản lý hàng xuất nhập hàng hóa ra vào kho. - Cung cấp cán bộ điều hành kho và thủ kho hàng.
- Vận chuyển, phân phối hàng hóa từ kho đến các đại lý bán hàng trong cả nước.
- Cho thuê kho bãi: bao gồm các loại kho hàng thông thường, kho hàng điện máy, kho hàng thực phẩm, kho hoá chất, kho bảo ôn… phục vụ tối đa nhu cầu dự trữ và bảo quản hàng hoá của khách hàng.
- Tư vấn thiết kế, lắp đặt, bố trí kho hàng.
- Quản lý kho hàng: quản lý xuất nhập hàng hoá bằng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, định vị hàng hoá trong kho, lập các báo cáo xuất nhập tồn về hàng hoá theo yêu cầu quản lý của khách hàng, vệ sinh, khử trùng kho hàng.
- Xếp dỡ hàng hoá : xếp dỡ bằng thủ công, xe nâng.
- Hoàn thiện sản phẩm: phân loại, đóng gói và dán tem hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng.
- Bảo hiểm: bao gồm bảo hiểm kho hàng và bảo hiểm hàng lưu trữ trong kho. - An ninh kho hàng: với lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp phục vụ 24/24 giờ và hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt, hàng hoá luôn được bảo vệ trong tình trạng tốt nhất.
Với các dịch vụ này VINAFCO có thể đảm bảo chu trình chọn gói: vận chuyển hàng từ nơi sản xuất, tiếp nhận đến lưu kho, bảo quản, đóng gói, xếp dỡ, xuất nhập hàng, phân phối đến các đại lý tiêu thụ.
Hiên nay VINAFCO đang bảo quản và phân phối cho Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam. Lưu kho, bảo quản, phân phối sơn ICI tại trung tâm phân phối Tiên sơn, Bạch Đằng. Sữa Nestle, Dutch Lady…. tại trung tâm Bạch Đằng.
Ngoài ra VINAFCO còn cung cấp dịch vụ sửa chữa Container, với đội ngũ công nhân cơ khí lành nghề, trang thiết bị hiện đại, cung ứng cho thị trường dịch vụ sơn, sửa Container 20’, 40’. Hoán cải Container mở trên và mở cạnh tại trung tâm phân phối Tiên Sơn - Bắc Ninh.
•Làm thủ tục Hải quan ngoài cửa khẩu
Với đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm, nhiệt tình, VINAFCO sẵn sàng giúp khách hàng giải quyết các thủ tục Hải quan, xuất nhập khẩu hàng hóa một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Ngoài các lĩnh vực kinh doanh chính như trên VINAFCO còn kinh doanh trong các lĩnh vực khác như:
- Là đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá, mua bán nguyên liệu, vật tư máy móc, thiết bị, phụ tùng, hàng hoá phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng.
- Mua bán vật liệu xây dựng các loại, clinker, cát cam ranh, cát khuôn đúc, đá vôi, thạch cao, than, xút, phèn, sođa, quặng, các loại lương thực, ngô, sắn, phân bón và muối các loại…
2.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty.
Công ty TNHH tiếp vận VINAFCO chịu sự quản lý của công ty cổ phần VINAFCO.
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty.2.2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ:2.2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ: 2.2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ:
- VINAFCO là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng.
- Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng các ngành nghề đã dăng ký kinh doanh, tuân thủ đúng pháp luật; điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty.
- Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và hoành thành nhiệm vụ kế hoạch được giao. - Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động kinh doanh.
2.2.1.2.Quyền hạn:
- Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định của Giấy chứng nhận kinh doanh và tiến hành các biện
pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu của công ty.
- Công ty có thể tiến hành hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác được pháp luật cho phép và phù hợp với điều lệ của công ty.
2.2.2 Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty
Bảng 2.1.Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty tiếp vận Vinafco
2.2.3.1.Ban giám đốc.
Bao gồm: 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc. - Giám đốc:
+ Là người điều hành cao nhất các hoạt động của công ty.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan pháp lý về toàn bộ công tác điều hành hoạt động của công ty.
- Phó giám đốc:
+ Là người hỗ trợ cho Giám đốc công ty trong công tác quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công uỷ quyền.
2.2.3.2. Phòng dự án.
- Vạch ra hướng kinh doanh, tiếp thị và tạo lập mối quan hệ hợp tác với khách hàng có nhu cầu vận chuyển, tiếp vận. Tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, mở rộng mạng lưới tiêu thụ.
- Tổ chức các công tác quản lý, đảm bảo đúng nguyên tắc. Thực hiện đúng các quy trình tác nghiệp mà hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã nêu ra để xây dựng phương án, tổ chức thực hiện hiệu quả và an toàn các yêu cầu vận chuyển của khách hàng.
- Lập các hợp đồng, theo dõi các hợp đồng mà công ty đã kí kết.
- Xây dựng mạng lưới các nhà thầu phụ (xếp dỡ, vận chuyển) có năng lực và tạo mối quan hệ hợp tác cùng phát triển lâu dài với khách hàng.
- Thu nhập, tổng hợp, phân tích, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng đối với các dịch vụ mà phòng thực hiện, thông qua đó tự tiến hành hoặc tham mưu cho Giám đốc các biện pháp để khắc phục và cải tiến chất lượng các dịch vụ do phòng cung cấp cũng như do các đơn vị khác thực hiện.
- Lập và thực hiện các kế hoạch vận chuyển, xếp dỡ cơ giới, áp tải đảm bảo chất lượng, khối lượng, tiến độ, an toàn và hiệu quả đối với các mặt hàng thường xuyên và đột xuất của Công ty giao cho.
- Chủ động tiếp thị và tạo lập mối quan hệ hợp tác với các khách hàng để khai thác hết năng lực, trang thiết bị, đáp ứng yêu cầu của họ.
ngày càng có khả năng hoàn thành tốt hơn các chức năng và trách nhiệm đối với các phần công việc có liên quan đến chất lượng dịch vụ của Công ty.
2.2.3.3.Phòng Kế toán- Hành chính.
* Phần tổ chức hành chính:
- Tập hợp, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo nâng cao tay nghề, bồi dường nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. Kiểm soát thực hiện đào tạo và sau đào tạo bồi dưỡng, quản lý hồ sơ đào tạo.
- Tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
- Thực hiện các công việc liên quan đến quản lý văn phòng, văn thư, đánh máy, in ấn, tiếp nhận, cấp phát tài liệu, công văn hành chính nói chung và các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng nói riêng.
- Lập và thực hiện kế hoạch chăm lo các cơ sở sản xuất, trang thiết bị văn phòng, phục vụ và quản lý chất lượng môi trường và khuôn viên công ty.
- Quản lý lao động- tiền lương, xây dựng quỹ lương, tham mưu cho lãnh đạo công ty về phân phối thu nhập và các chi phí hành chính.
- Bảo vệ tài sản, an ninh trong khu vực của công ty.
* Phần tài chính kế toán.
Tham mưu cho Giám đốc, tập hợp hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh. - Thực hiện đúng chính sách của Nhà Nước về hạch toán tập trung, quản lý tập trung, điều hành tập trung và quản lý thống nhất toàn công ty.
- Quản lý tài chính, nộp thuế cho Nhà Nước. Đảm bảo việc huy động vốn kịp thời, thu hồi vốn nhanh gọn để tăng quay vòng vốn. Theo dõi công nợ, tâp trung các chứng từ của toàn công ty, theo dõi khả năng của khách hàng, thẩm định tình trạng tài chính của khách hàng.
- Giám sát kế hoạch chi tiêu, các định mức chi tiêu, các định mức Kinh tế- Kỹ thuật, dự toán, quyết toán.Thực hiện việc thanh toán các khoản thu, chi trên cơ sở chứng từ hợp lệ.
- Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như kết quả tài chính, tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê và các văn bản hướng dẫn của Nhà Nước. Phân tích báo
cáo quản trị tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn công ty. - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, chi phí, thu nhập, phân phối. Đề xuất với Ban lãnh đạo công ty các biện pháp nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động trong từng đơn vị của công ty.
- Tổ chức trao đổi, tự học tập để mỗi nhân viên trong phòng đều có điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng quản lý, điều hành cũng như