CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT TPC 2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thƣơng Mại và Sản xuất TPC
2.2.2. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu dùng để thực hiện công việc xây dựng như xi măng, cát, sắt, thép,…Trong Công ty, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí công trình xây dựng. Do đó, việc hạch toán kịp thời, đầy đủ và chính xác chi phí này là yêu cầu đặt ra cho kế toán nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị, từ đó đưa ra những biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu trực tiếp, giúp giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tại Công ty.
Nguyên vật liệu trực tiếp là những vật tư quan trọng đặc biệt trong quá trình kinh doanh, có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công công trình nên quy trình cung cấp nguyên vật liệu trực tiếp phải được định hướng và xây dựng để đảm bảo tính liên tục trong quá trình thi công công trình.
Khi trúng thầu một công trình, trước hết phòng Quản lý xây dựng sẽ tiến hành lập bản thiết kế thi công để lập dự toán khối lượng xây dựng và tiến độ thi công cho từng giai đoạn. Sau đó phòng Quản lý xây dựng sẽ cử cán bộ kỹ thuật tiến hành khảo sát thi công công trình, từ đó nghiên cứu, lập ra biện pháp thi công thích hợp, xác định vật tư cần thiết cho công trình theo từng giai đoạn của hạng mục công trình, tránh tình
trạng dư thừa tồn kho và tồn kho tạm thời làm lãng phí nguồn vốn. Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt, Phòng kinh doanh sẽ điều động nhân viên chuyên trách cung cấp vật tư liên hệ với nhà cung cấp. Khi nhận được vật tư từ nhà cung ứng, nhân viên phụ trách cung ứng vật tư làm biên bản bàn giao hàng hóa vật tư hợp lệ. Sau khi hoàn thành công việc giao nhận, nhân viên cung ứng vật tư ký nhận vào hóa đơn của nhà cung cấp hoàn thành bản chi tiêu hợp lệ chuyển lại cho bộ phận ghi nợ với nhà cung cấp hoặc thanh toán tạm ứng. Do Phòng Kinh doanh sẽ mua khối lượng nguyên liệu, vật liệu theo từng giai đoạn của công trình nên vật liệu sẽ được giao tại ngay chân công trình dùng trực tiếp và hết số lượng vật liệu đã mua. Các đội giao khoán sẽ nhận nguyên liệu, vật liệu và tiến hành thực hiện xây dựng công trình.
Tại công trình Digitech – Đồng Văn 2, chi phí nguyên vật liệu gồm có:
- Nguyên vật liệu chính: xi măng, cát vàng, cát đen, đá bây, đá mạt, thép, gạch… Riêng đối với công trình này, chủ đầu tư sẽ cung cấp sắt nên Công ty sẽ không phải mua nữa.
- Nguyên vật liệu phụ: dây thép buộc que hàn, đinh, nilon,…
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này sẽ được mở cho từng công trình, hạng mục công trình.
Tại Phòng kế toán, sau khi nhận được hóa đơn Phòng Kinh doanh chuyển đến, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ. Sau đó, kế toán tập hợp các số liệu phát sinh vào phần mềm kế toán máy, phần mềm sẽ tự động vào sổ chi tiết tài khoản 621, chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản liên quan theo từng mã công trình, hạng mục công trình.
Bảng 2.1. Hóa đơn GTGT mua vật liệu TK 621 HÓA ĐƠN