Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn tài sản cho doanh nghiệp.
Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường…Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hay ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (mẫu số 05-VT), xác định số chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực tế kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch (Phụ lục 07: Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa)
1.7.1.1. Kiểm nhận nguyên vật liệu trước khi nhập kho
a. Kiểm nhận phát hiện thừa
Trường hợp này được hạch toán chi tiết tại Phụ lục 08: Sơ đồ hạch toán kiểm nhận phát hiện thừa
b. Kiểm nhận phát hiện thiếu
Trường hợp này được hạch toán chi tiết tại Phụ lục 09: Sơ đồ hạch toán kiểm nhận phát hiện thiếu
1.7.1.2. Kiểm kê nguyên vật liệu trong kho
Mọi trường hợp thiếu, thừa nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán. (Phụ lục 10: Sơ đồ hạch toán trường hợp kiểm kê nguyên vật liệu trong kho)