- Các nhân viên kế toán ở các đội thi công
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
Công ty cổ phần Licogi 14 một trong các doanh nghiệp lớn của tỉnh Phú Thọ hoạt động trong ngành xây dựng cơ bản. Tại Công ty, để đáp ứng cho quá trình thi công xây lắp cần sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu với chủng loại đa dạng, phong phú.
Do đặc thù của sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc nên với mỗi công trình các nguyên vật liệu phải cung cấp theo đúng tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã xác định cụ thể trong dự toán.
Mỗi loại NVL có đặc điểm, tính chất lý hóa khác nhau nên điều kiện bảo quản cũng khác nhau. Với vật tư chịu ứng lực như các loại sắt, thép...thường có giá trị cao nhưng nếu không bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần phải có kho bãi, lán che cẩn thận tránh mưa nắng. Đối với xi măng phải thường xuyên kiểm tra, phải đảo lại tránh bị hóa đá. Có loại nguyên liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay mà không qua biến chế như: các loại cát, sỏi, đá... những loại vật liệu này không để trong kho mà thường để ngoài trời nên hao hụt tự nhiên thường cao. Các loại thuốc nổ, thiết bị điện, các loại phụ tùng cần bảo quản trong kho cẩn thận đảm bảo kiện an toàn kĩ thuật.
Do địa điểm thi công công trình phân tán trên nhiều địa bàn khác bàn khác nhau cách xa trụ sở như: Phú Thọ, Lào Cai, Yên Bái, Tuyên Quang...nên các vật tư phải di chuyển phân tán theo từng công trình, do nhiều người quản lý về mặt hiện vật và giá trị. Mặt khác, do đặc điểm của nguyên vật liệu xây dựng thường cồng kềnh, khối lượng lớn, chi phí vận chuyển bốc dỡ cao, dễ hao hụt nên Công ty không tổ chức kho tàng tập trung mà tổ chức các kho tập kết nguyên vật liệu ngay tại chân công trình và do đội thi công chịu trách nhiệm quản lý.
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu là mua ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, nguồn cung cấp các nguyên vật liệu trong nước rất dồi dào, giá cả cạnh tranh nên việc thu mua vật liệu khá thuận tiện, nhanh chóng vì vậy nguồn nguyên vật liệu của Công ty là mua trong nước và chủ yếu là từ các nhà cung cấp
truyền thống như: Công ty cổ phần Hòa Bình Minh Phú Thọ, Công ty nhũ tương nhựa đường BC CHAMBARD...
2.2.2. Phân loại
Để quản lý một cách hiệu quả nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau:
+ Phụ tùng thay thế: các chi tiết bộ phận dùng thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như: xăm, lốp, bu lông, vòng bi...
+ Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt năng cho quá trình, phục vụ cho máy móc thiết bị hoạt động như: xăng, dầu, khí đốt, dầu Diezel,...
+ Vật liệu nổ: các loại thuốc nổ, kíp nổ, dây...
+ Vật liệu: Bao gốm các loại vật liệu xây dựng như đá, cát, xi măng, thép, gạch, và các vật liệu khác, vật liệu điên, vật liệu nước...
+ Dầu mỡ phụ: các loại dầu mỡ sử dụng cho các thiết bị máy móc: dầu thủy lực, dầu động cơ, mỡ,...
Để thuận tiện cho công tác hạch toán kế toán trên phần mềm máy vi tính tại Công ty NVL được phân cấp theo loại, nhóm, chi tiết từng loại vật liệu. Việc phân loại như vậy công ty sẽ tiến hành lập từ điển vât tư ( Sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu) để phục vụ cho công tác hạch toán trên kế toán máy. (Phụ lục 23: Giao diện từ điển vật tư)