- Các nhân viên kế toán ở các đội thi công
2.2.3.Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Công ty chủ yếu là mua ngoài NVL, NVL được mua từ nguồn trong nước, không nhập khẩu, do nguồn NVL trong nước dồi dào, giá cả hợp lý, không tốn kém chi phí vận chuyển. Công tác tổ chức quản lý mua nguyên vật liệu theo 05 bước:
Bước 1: Xây dựng ĐMSD NVL
Trong khâu này phòng Kinh tế- kế hoạch sẽ căn cứ vào kế hoạch xây lắp của Công ty trong năm để lên xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, phù hợp với công trình
Bước 2: Lên kế hoạch mua
Sau khi xây dựng định mức sử dụng NVL, phòng Kinh tế- kế hoạch chuyển cho phòng Cơ giới vật tư để lên kế hoạch mua NVL cho các công trình. Trong khâu này đã xác định được: mua NVL cho công trình nào, các loại nguyên vật liệu cần mua, số lượng, giá cả, nhà cung cấp. Tuy nhiên phòng Cơ giới vật tư chỉ lên kế hoạch chung cho toàn bộ công trình nhưng khi mua thì đều căn cứ vào nhu cầu sử dụng tại công trình, xem công trình thi công đến hạng mục nào, cần những loại vật liệu gì thì mua loại đó.
Bước 3: Ký hợp đồng
Do nhu cầu sử dụng NVL của Công ty là rất lớn nên việc ký hợp đồng thường được ký dài hạn (Hợp đồng nguyên tắc) với nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo ổn định nguồn nguyên vật liệu đầu vào. Một số nhà cung cấp truyền thống như: Công ty cổ phần Hòa Bình Minh Phú Thọ, Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc...
Theo nhu cầu sử dụng, các đội lập giấy đề nghị cấp vật tư, khi được sự ký duyệt thì thường người đội trưởng phụ trách công trình đó sẽ trực tiếp đi mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc.
Bước 5: Vận chuyển
Nguyên vật liệu được mua về được chuyển thẳng đến chân công trình và nhập kho tại công trình.
2.2.3.2. Công tác dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
Khi thực hiện công trình nào Công ty mới thực hiện mua NVL dự trữ ngay tại chân công trình đó mà không dự trữ nguyên vật liệu tại kho Công ty. Chỉ có một số NVL mang tính chất dự trữ thường xuyên phải cất giữ, bảo quản kho như: Vật liệu nổ, phụ tùng đặc chủng của xe, máy thi công…
Mỗi công tình đề tổ chức riêng phục vụ cho chính công trình đó. Cử một thủ kho chịu trách nhiệm trông coi, bảo quản, thực hiện việc nhập xuất kho và ghi chép sổ sách đầy đủ.
2.2.3.3. Công tác sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty
Căn cứ vào dự toán công trình và hạng mục công việc trong phụ lục hợp đồng để xác định khối lượng công việc và thời gian hoàn thành hạng mục công việc để xác định lượng nguyên vật liệu cần sử dụng trong thời gian tới. Sau khi nguyên vật liệu được mua về và chuyển đến chân công trình thì các tổ đội thi công căn cứ vào hạng mục công việc và định mức sử dụng để xuất dùng tránh lãng phí nguyên vật liệu.
Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng nhập- xuất- tồn hàng ngày và báo cáo tình hình cụ thể của từng danh điểm nguyên vật liệu.