III Thu nhập chịu thuế tính trước TL (T+C)*5,5% 96.658
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
a. Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty
- Thứ nhất, về bộ máy kế toán: Đa số nhân viên kế toán chỉ thành thạo phần hành kế toán của mình mà kỹ thuật tin học văn phòng còn yếu kém nên nhiều công việc sử dụng tin học văn phòng còn chậm chạm và mất nhiều thời gian, công sức.
- Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán:
+ Bộ chứng từ còn thiếu chặt chẽ: Để nhanh chóng gọn nhẹ trong các khâu mà kế toán đã bỏ qua một số thủ tục, không có chứng từ xác minh. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý NVL nói riêng.
Ví dụ: trong khâu nhập kho hàng hóa, kế toán chỉ căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho mà bỏ qua Biên bản kiểm nghiệm, như vậy vật tư hàng hóa không được kiểm nghiệm, dễ xảy ra sự cố về số lượng cũng như chất lượng vật tư.
+ Chứng từ sai mẫu theo quy định: Công ty sử dụng quyết định 15/2006/QĐ- BTC nhưng một số chứng từ của Công ty vẫn sử dụng theo quyết định 19/2006/QĐ- BTC dành cho đơn vị HCSN.
Ví dụ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sử dụng quyết định 19 ( Phụ lục 2.5, Phụ lục 2.6)
+ Việc luân chuyển chứng từ còn chậm chễ: Do Công ty hoạt động nhiều địa bàn khác nhau và cách xa trụ sở Công ty nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm. Với các công trình ở xa như Lào Cai, Yên Bái, Hòa Bình… thì cuối tháng kế toán công trình mang chứng từ lên phòng Tài chính- Kế toán, kế toán nhận được chứng từ mới tiến hành hạch toán nên thông tin không được cập nhật hàng ngày, gây chậm chễ trong công tác kế toán và cung cấp thông tin cho nhà quản lý Doanh nghiệp.
+ Số liệu trên chứng từ không khớp với sổ kế toán trên phần mềm kế toán máy. Đơn giá xuất kho xi măng Vĩnh Phú trên phiếu xuất kho số 07 ngày 06/10/2014 (Phụ lục 2.6) là 963.636,36 đ/tấn nhưng trên phần mềm tính giá xuất kho theo phương pháp bình
quân gia quyền tháng thì đơn giá xuất kho xi măng Vĩnh Phú là 931.550,82 đ/tấn. Nguyên nhân có sự chênh lệch này là do kế toán ghi đơn giá trên phiếu xuất kho là giá mua ghi trên Hóa đơn GTGT mà không tính giá theo đúng phương pháp.
Mặt khác, trên phiếu nhập kho của Công ty, số tổng cộng bao gồm cả thuế GTGT 10% là không đúng bản chất vì giá trị trên phiếu nhập kho là giá mua của nguyên vật liệu, không bao gồm thuế GTGT, phần thuế GTGT chỉ được phản ánh trên Hóa đơn GTGT.
-Thứ ba, về hình thức kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy giúp công việc kế toán gọn nhẹ và nhanh chóng chính xác hơn rất nhiều nhưng nhược điểm của hình thức này là dùng trên máy tính có những sự cố lỗi phần mềm, hỏng ổ ứng… Hạn chế chính là kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính và việc xuất dự liệu ra đĩa mềm là chưa có. Khi máy tính bị lỗi, mất hết dữ liệu thì kế toán viên phải mất một thời gian nhất định để phục hồi dữ liệu, gây ứ đọng công việc.
Ngoài ra hệ thống phần mềm kế toán được kết nối với tất cả máy tính của từng phần hành kế toán, tức là nhân viên nào cũng có khả năng sửa đổi dữ liệu gây ra tình trạng mất mát, sai sót hoặc gian lận trong công tác kế toán mà khó có thể kiểm soát được.
Việc làm mất dữ liệu kế toán ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý của Công ty, ngoài ra theo điều 12 nghị định 105/2013/NĐ-CP có quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy đinh về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán: Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng trong trường hợp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
b. Về công tác kế toán nguyên vật liệu
+ Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Mặc dù Công ty khá chặt chẽ trong công tác thu mua nguyên vật liệu, tuy nhiên bên cạnh đó còn một số hạn chế như: Khi mua nguyên vật liệu Công ty thường tìm đến nhà cung cấp truyền thống và một công trình xây dựng thường chỉ ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với một hoặc một vài nhà cung cấp cho suốt quá trình thi công, ví dụ như công trình cải tạo và xây mới Trạm y tế xã Mạn Lạn thì Công ty chỉ ký hợp đồng mua vật liệu xây dựng (Xi măng, sắt thép) với Công ty cổ phần Hòa Bình Minh Phú Thọ. Điều này giúp Công ty tạo được mối quan hệ cung cấp vật liệu lâu dài và nguồn hàng ổn định. Tuy nhiên, gắn bó lâu dài với một nhà cung cấp thì thường không quan tâm nhiều về giá cả thị trường nên dễ dẫn đến việc giá cả cao hơn so với các nhà cung cấp khác.
Mặt khác trước khi mua nguyên vật liệu Công ty không yêu cầu bảng báo giá nên không biết trước giá cả để so sánh với nhà cung cấp khác. Vì vậy, việc tiết kiệm chi phí trong khâu mua nguyên vật liệu là chưa triệt để.
Hơn nữa, nguyên vật liệu mua sử dụng cho các công trình hầu như chỉ một người đi mua, như vậy rủi ro trong quá trình mua nguyên vật liệu là rất cao.
+ Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: Công ty không có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, nguyên vật liệu mua về được chuyển thẳng đến chân công trình. Trong trường hợp bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài cũng như ảnh hưởng của giá cả thị thường thì giá trị công trình cũng ảnh hưởng lớn làm chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá dự toán.
Thứ hai, về phân loại nguyên vật liệu: Công ty phân loại nguyên vật liệu còn chưa hợp lý.
Ví dụ: Nhóm vật liệu bao gồm: xi măng, sắt, thép, gạch, cát, sỏi…những vật liệu trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm phẩm xây dựng. Tuy nhiên, những vật liệu như: ván khuôn, cây chống, bạt dứa…những vật liệu phụ trợ cho quá trình xây dựng hoặc để làm lán trại tại công trường cũng được xếp vào cùng nhóm vật liệu. Việc phân loại vật liệu như vậy gây lộn xộn, không rõ ràng cần phải có cách phân loại khác phù hợp hơn.
- Thứ ba, về đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
-Thứ tư, về kế toán chi tiết NVL:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty theo phương pháp ghi thẻ song song. Tuy nhiên, trên thực tế khâu kế toán chi tiết chỉ đơn giản là kế toán đội thu thập chứng từ gửi về phòng Tài chính- kế toán để kế toán nhập liệu vào phần mềm. Các sổ chi tiết toàn đều trên hệ thống phần mềm. Hàng tháng không có sự đối chiếu số liệu giữa kho công trình và số liệu tại phòng Tài chính- kế toán nên số liệu kế toán không phản ánh số nguyên vật liệu thực xuất, làm tăng chi phí nguyên vật liệu trong kỳ đó. Đồng thời đây cũng là điểm yếu dễ thất thoát tài sản của Công ty. Cần có biện pháp điều chỉnh kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp.
- Thứ năm, về kế toán tổng hợp NVL:
+ Nguyên vật liệu mua về được xuất thẳng đến công trình nên được ghi nhận vào chi phí nhưng cuối kỳ không sử dụng hết tiếp tục sử dụng cho kỳ sau. Như vậy làm ảnh hưởng đến tính chính xác đến chỉ tiêu giá thành công trình, làm giá vốn tăng. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến việc lợi nhuận năm 2014 tăng vượt bậc so với mọi năm. Chưa tuân thủ nguyên tắc “Phù hợp” trong chuẩn mực kế toán Việt Nam.
+ Về hạch toán phế liệu thu hồi: Mỗi công trình đều có khá nhiều phế liệu như: vỏ bao xi măng, sắt vụn... nhưng Công ty không quản lý chặt chẽ phế liệu thu hồi nên những phế liệu trên thường bị thất thoát. Vì vậy, phế liệu thu hồi ở các công trình không được kế toán hạch toán và xác định giá trị.
+ Hạch toán tài khoản 1412: Công ty tạm ứng tiền cho công trình để phục vụ mua nguyên vật liệu thi công nhưng lại không làm thủ tục thanh toán tạm ứng mà chỉ căn cứ vào chứng từ mua bán mà kế toán đội thi công gửi lên để hạch toán. Việc hạch toán như vậy vi phạm nguyên tắc kế toán đối với tài khoản tạm ứng. [6,88]
-Thứ sáu, về hệ thống kiểm soát nội bộ: Công ty chưa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu, vì vậy công tác thu mua nguyên vật liệu có thể gặp một số rủi ro khó tránh khỏi như:
+ Gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hóa đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
+ Rủi ro trong việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp bán hàng không phù hợp nhất hoặc ở mức giá cao so với các nhà cung cấp khác có thể nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
+ Nhân viên mua hàng nhận không đúng hàng: Nhân viên có thể nhận sai hàng chẳng hạn như hàng hóa sai về số lượng, chất lượng hay quy cách.
+ Nhận được hóa đơn đúp hoặc hóa đơn giả do nhà cung cấp phát hành: Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hóa đơn đúp.
+ Thanh toán mua hàng không chính xác: Khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể thanh toán nhầm nhà cung cấp hoặc không đúng chữ ký ủy quyền, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần tiền…
2.3.2.2. Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khách quan
Hoạt động xây lắp là một hoạt động tương đối phức tạp nên khối lượng công việc của phòng kế toán tương đối lớn, nghiệp vụ kế toán tuy không phong phú nhưng số lượng nghiệp vụ khá nhiều và thường lặp lại nhiều lần trong ngày nên kế toán không thể tránh khỏi những sai sót cần khắc phục.
Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp nên nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại, số lượng và giá cả. Việc quản lý NVL lại phân tán theo từng địa điểm thi công công trình, được sử dụng thường xuyên với khối lượng và số lần nhập xuất lớn. Vì vậy, công tác quản lý cũng như kế toán nguyên vật liệu còn gặp nhiều khó khăn.
Hơn nữa, khi Công ty thực hiện khoán cho các đội trực thuộc thi công từng công trình cụ thể nên khó quản lý và nếu quản lý không tốt dễ dẫn đến việc gian lận đặc biệt là việc kiểm soát đối chiếu chứng từ trước khi hạch toán nguyên vật liệu sẽ dẫn đến hiện tượng tiêu cực như: mua hóa đơn, khai khống nguyên liệu, mua nguyên liệu không đảm bảo chất lượng, mua nguyên liệu không đúng quy cách chung loại… làm cho công việc của kế toán vật tư chịu khá nhiều áp lực.
b. Nguyên nhân chủ quan
Phòng kế toán Công ty không chỉ có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh thông tin kinh tế tài chính mà còn có nhiệm vụ tham mưu, dự báo cho lãnh đạo và các bộ phận về tình hình tài chính đơn vị. Tuy nhiên trình độ kế toán viên còn chưa thực hiện tốt khả năng dự báo kinh tế tài chính nên công tác này chưa thực sự phát huy hiệu quả.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Chương 2 của đề tài đã khái quát chung về Công ty cổ phần Licogi 14, phản ánh thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Licogi 14. Từ đó, đánh giá ưu điểm, hạn chế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó. Dựa vào cơ sở lý luận chương 1 và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Licogi 14 chương 2 để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Licogi 14 thuộc chương 3 của đề tài.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 14