- Các nhân viên kế toán ở các đội thi công
2.2.5.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty cổ phần Licogi 14 hạch toán kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Tại kho
- Thủ kho theo dõi và quản lý nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu qua thẻ kho và phiếu nhập xuất kho riêng, tách biệt với phòng kế toán, theo chỉ tiêu số lượng. Tuy nhiên, thẻ
kho và phiếu nhập xuất kho nhằm minh chứng nhập xuất kho mà không có sự đối chiếu với sổ kế toán trên phần mềm tại Công ty và cũng không làm căn cứ để hạch toán.
Kế toán * Kế toán đội
- Kế toán các đội cùng với thủ kho theo dõi chi tiết tình hình nhập- xuất- tồn kho NVL và phản ánh lên các chứng từ kế toán. Theo dõi tình hình thanh toán mua nguyên vật liệu với người bán và các khoản tạm ứng mua nguyên vật liệu với công ty, chi phí về NVL phát sinh tại đội. Thu thập, phân loại ban đầu các chứng từ liên quan tới nghiệp vụ nhập kho và xuất kho tại đội và định kỳ hàng tuần nộp lên phòng Tài chính- kế toán, đối với các công trình ở xa thì nửa tháng hoặc một tháng kế toán đội nộp một lần.
* Phòng kế toán
Căn cứ vào chứng từ ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm...) do kế toán đội đưa lên, sau khi đã kiểm tra kế toán vật tư nhập số liệu vào máy. Qua quá trình xử lý tự động trên phần mềm CIC, sổ liệu được nhặt vào sổ chi tiết nguyên vật liệu theo trình tự thời gian. Sổ chi tiết được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu, mỗi vật liệu sẽ có sổ chi tiết tương ứng với mỗi thẻ kho.
Từ các sổ chi tiết, phần mềm sẽ tự động tập hợp số liệu vào bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn.
Ví dụ 1: Nguyên vật liệu được mua về cho công trình nào sẽ nhập kho cho công trình đó,
trạm ý tế xã Mạn Lạn, huyện Thanh Ba, kho số 40 – Kho Công trình Trạm Y tế xã Mạn Lạn có các bước kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau:
* Tại kho Mạn Lạn
Căn cứ vào Hợp đồng nguyên tắc số 74/HĐNT-MBVL giữa công ty Cổ phần Licogi 14 và Công ty cổ phần Hòa Bình Minh (Phụ lục 14), ngày 06/10/2014 Công ty cổ
phần Licogi 14 mua Lô nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Hòa Bình Minh Phú Thọ theo Hóa đơn GTGT số 0002508, giá trị lô NVL chưa thuế GTGT là 51.667.659đ, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán là 56.834.425đ, Công ty chưa thanh toán tiền hàng cho Công ty cổ phần Hòa Bình Minh Phú Thọ.
Khi nhập, xuât NVL kế toán đội lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho từng lần nhập, xuất. Sau đó kế toán chuyển chứng từ nhập, xuất cho thủ kho để thủ kho ghi thẻ kho về số lượng thực nhập, xuất. (Phụ lục 17: Phiếu nhập kho, phụ lục 18: Phiếu xuất kho, Phụ lục 24: Thẻ kho)
* Tại phòng kế toán
Khi nhận được phiếu nhập, phiếu xuất và các Hóa đơn chứng từ khác kèm theo do kế toán đội mang lên, kế toán kiểm tra cẩn thận xem chứng từ đã đủ và đúng chưa rồi tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán CIC.
Chi tiết các bước lập phiếu nhập kho trên phần mềm CIC như sau:
Ví dụ: Phiếu nhập kho 07 ngày 06/10/2014: Mua NVL bao gồm thép phi 6, phi 8, phi 16, phi 18, phi 20 và xi măng Vĩnh Phú PCB40. Tổng giá trị 51.667.659đ, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán 56.834.425đ
Chứng từ bao gồm: Hóa đơn GTGT (Phụ lục 15), Giấy đề nghị nhập vật tư (Phụ lục 16) và phiếu nhập kho (Phụ lục 17)
+ Bước 1: Trên giao diện phần mềm kế toán CIC, kế toán vào menu chứng từ =>Lựa chọn “4. Phiếu nhập vật tư, hàng hóa, thành phẩm”. Khi bắt đầu vào giao diện, trên lưới sẽ hiện danh sách của tất cả các chứng từ nếu đã nhập.
+Bước 2: Sau khi chọn phiếu nhập vật tư, phần mềm sẽ hiển thị danh sách
phiếu nhập. Trên danh sách này có ô “Kho nhập” ta kích chuột vào đó để lựa chọn kho
CT Trạm Y tế Mạn Lạn (Phụ lục 25: Giao diện danh sách phiếu nhập toàn Công ty, Phụ lục 26: Giao diện danh sách phiếu nhập kho Mạn Lạn)
+ Bước 3: Để nhập vật tư mới ta kích chuột vào ô “Mới”, Phần mềm sẽ hiển thị phiếu nhập kho
+ Bước 4: Điền đầy đủ các thông tin vào phiếu nhập kho và nhấn “Lưu số liệu”.
Số phiếu: PN07
Ngày chứng từ: 06/10/2014 Mã khách hàng: XL-223 Địa chỉ: Phú Thọ
Diễn giải: Đông- Nhập thép (HĐ0002508 ngày 06/10/2014)- Mạn Lạn Loại ngoại tệ: VNĐ
Kho nhập: 40 > Kho CT Trạm Y tế xã Mạn Lạn Tài khoản có 331
+Bước 5: In phiếu nhập kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Từ danh sách phiếu nhập ta nhấp chuột vào nghiệp vụ cần in rồi nhấp chuột vào ô “In phiếu”
Chi tiết các bước lập phiếu xuất kho trên phần mềm kế toán CIC
Chứng từ gồm phiếu xuất kho (Phụ lục 18)
Căn cứ phiếu xuất kho để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
+ Bước 1: Trên giao diện của phần mềm kế toán CIC chọn menu “Chứng từ” => “Phiếu xuất vật tư vào sản xuất”, phần mềm sẽ hiển thị “Danh sách phiếu xuất hoặc giá vốn” (Phụ lục 28: Giao diện danh sách phiếu xuất hoặc giá vốn)
+ Bước 2: Từ danh sách phiếu xuất hoặc giá vốn ta nhấp chuột vào ô Kho xuất để chọn kho CT Trạm Y tế Mạn Lạn. Phần mềm sẽ hiện ra danh sách phiếu xuất hoặc giá vốn của công trình Trạm Y tế Mạn Lạn (Phụ lục 29: Giao diện danh sách phiếu xuất hoặc giá vốn kho Mạn Lạn)
+ Bước 3: Để nhập kho ta nhấp chuôt vào ô ”Mới” để hiển thị phiếu nhập vật tư hàng hóa.
+ Bước 4: Điền các thông tin vào phiếu xuất kho và chọn Loại giá xuất ”Bình quân gia quyền tháng” và lưu số liệu đã nhập. Phiếu xuất vật tư hàng hóa đã điền thông tin (Giao diện 2.2)
Số phiếu: PN07
Ngày chứng từ: 06/10/2014 Tên khách hàng: Phạm Kim Sơn Công trình, HĐ: SP59
Diễn giải: Xuất thép thi công CT XD trạm Y tế xã Mạn Lạn Loại ngoại tệ: VNĐ
Kho xuất: 40 > Kho CT Trạm Y tế xã Mạn Lạn Loại giá xuất: 1. Bình quân gia quyền tháng Tài khoản nợ: 621
+ Bước 5: In phiếu xuất kho
Để in phiếu xuất kho ta vào danh sách phiếu xuất hoặc giá vốn của kho công trình Trạm Y tế Mạn Lạn rồi nhấp chuột vào nghiệp vụ xuất kho muốn in phiếu xuất kho rồi nhấn ”In Phiếu”
Cuối tháng, thủ kho sẽ đối chiếu sổ liệu với sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết NVL được phần mềm đưa ra theo đúng số liệu đã nhập hoặc xuất.
Để chọn sổ chi tiết vật tư ta chọn ”In Báo cáo” => ”Vật tư” => ”Sổ chi tiết vật” tư rồi chọn loại vật tư cần xem, chọn kho Mạn Lạn và thời gian rồi nhấp ”Thực hiện” để hiển thị sổ chi tiết vật tư. Tương tự đối với bảng cân đối Nhập- Xuất- Tồn. ( Phụ lục 31: Giao diện bảng cân đối nhập- xuất- tồn trang 1, Phụ lục 32: : Giao diện bảng cân đối nhập- xuất- tồn trang 2)