III Thu nhập chịu thuế tính trước TL (T+C)*5,5% 96.658
3.2.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
3.2.3.1. Giải pháp Về tổ chức công tác kế toán - Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán:
+ Mỗi kế toán viên ngoài cần hiểu và làm tốt phần hành của mình được giao, nên học hỏi và tìm hiểu thêm các phần khác. Trong trường hợp công ty có một kế toán viên vắng mặt trong thời gian dài vì lý do nào đó (nghỉ phép, ốm, thai sản,…) thì phòng kế toán vẫn linh động người làm thay đảm bảo cho thông tin kế toán được liên tục, kịp thời đồng thời nâng cao mối quan hệ tác nghiệp giữa các nhân viên kế toán.
+ Ngoài ra, công ty có thế tổ chức cho nhân viên kế toán tham gia những lớp tập huấn tạo điều kiện cho kế toán viên được học tập nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ tin học.
- Thứ hai, về chứng từ kế toán:
+ Quá trình nhập kho NVL Công ty cần thực hiện đầy đủ các bước để quản lý NVL một cách hiệu quả. Đặc biệt là khâu kiểm nghiệm vật tư, nếu trong khâu này không thực hiện thì dễ dẫn đến việc NVL kém chất lượng đem sử dụng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng công trình. Khi kiểm nghiệm vật tư cần có biên ban kiểm nghiệm để làm căn cứ trách nhiệm giữa các bộ phận. (Phụ lục 41: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư)
+ Về chứng từ phiếu nhâp kho, phiếu xuất kho: Công ty nên sử dụng đúng phiếu nhập, xuất kho thống nhất theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Từ ngày 01/01/2015 thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính thay thế quyết định 15/2006/QĐ-BTC có quy định: “Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và phải đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.”
Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, có thể áp dụng theo hướng dẫn tại thông tư này. (Phụ lục 42: Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200)
+ Về việc luân chuyển chứng từ: Công ty nên đưa ra quy định về việc luân chuyển chứng từ để kế toán phản ánh, xử lý kịp thời. Tùy từng địa điểm thi công để có quy định
cụ thể thời về thời gian nộp chứng từ. Với những địa bàn trong tỉnh Phú Thọ thì có thể nộp vào 16h hàng ngày. Với những địa bàn ngoại tỉnh thì nộp vào thứ 7 hàng tuần. Ngoài ra Công ty còn nên quy định rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân phải giao nộp chứng từ và mức phạt nếu như nộp muộn so với quy định.
+ Việc lập chứng từ phải được kiểm tra, tính toán cẩn thận các số liệu kế toán trước khi lập.
Đối với phiếu xuất kho nguyên vật liệu kế toán cần xác định rõ phương pháp đánh giá hàng tồn kho là gì để xác định thời điểm ghi đơn giá cho thích hợp. Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tháng để xác định đơn giá xuất kho nguyên vật liệu. Đối với phương pháp này thì cuối tháng sau khi tính được trị giá xuất kho bình quân của NVL kế toán mới quay lại các phiếu xuất kho trong tháng để điền cột đơn giá, thành tiền.
Trong trường hợp công ty thay đổi phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp nhập trước - xuất trước, bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc thực tế đích danh thì kế toán có thể tính toán ngay được giá xuất kho NVL và điền vào phiếu xuất kho để hoàn thiện chứng từ.
Về phiếu nhập kho thì ghi đúng giá trị hàng mua là giá mua chưa bao gồm thuế GTGT để phản ánh đúng giá trị thực của nguyên vật liệu nhập kho.
- Thứ ba, về hình thức kế toán: Mỗi kế toán viên được phân công làm một phần hành nhất định và có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác bí mật của dữ liệu tránh trường hợp bị sửa chữa của người không có quyền hành. Việc xác định rõ trách nhiệm sẽ giúp công ty quản lý một cách dễ dàng hơn, khi xảy ra gian lận sai sót có thể phần nào đó tìm
ra nguyên nhân. Nâng cao trình độ chuyên môn về tin học của kế toán viên khắc phục nhược điểm của hình thức kế toán máy tránh được sự cố mất dữ liệu kế toán. Định kỳ, vào thời điểm nhất định, kế toán nên in số liệu ra bản cứng để lưu trữ và sao lưu ra ổ đĩa ngoài đề phòng sự cố bất ngờ như cháy nổ, máy tính nhiễm vi rút…Đồng thời công ty cần phải trang bị hệ thống bảo mật, thiết bị bảo vệ cho hệ thống máy tính tránh những sự cố bất ngờ như bị hacker tấn công, sụt điện…
3.2.3.2. Giải pháp về công tác kế toán nguyên vật liệu
- Thứ nhất, về công tác quản lý trong nguyên vật liệu:
+ Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Trước khi mua hàng Công ty cần yêu cầu nhà ba cung cấp gửi ba bảng báo giá để Công ty biết được nhà cung cấp truyền thống cung cấp sản phẩm với giá cả như thế nào so với các nhà cung cấp khác. Khi có đã có sự so sánh về giá cả thì công ty có thể yêu cầu được hưởng chiết khấu, giảm giá vì mình là khách hàng truyền thống, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí. Mặt khác khi có sự chênh lệch cao hơn so với các nhà cung cấp khác với sản phẩm cùng quy cách, phẩm chất mà không có chiết khấu, giảm giá thì Công ty sẽ xem xét đến các nhà cung cấp có lợi cho Công ty hơn và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài với họ.
Công ty nên thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài và nhận hoa hồng không được phép từ các nhà cung cấp đó.
+ Về công tác quản lý phế liệu thu hồi: Các công trình xây dựng của Licogi thường là các công trình lớn và lượng phế liệu là không hề nhỏ. Nếu Công ty không quản
lý chặt chẽ phế liệu thì dễ bị thất thoát. Khi thu hồi được khoản phế liệu đó tức Công ty đã tiết kiệm chi phí một khoản không nhỏ.
Để tránh thất thoát phế liệu thì định kỳ cần nhập kho, cân đo, đong đếm đầy đủ. Ngoài ra Công ty nên xây dựng định mức phế liệu thu hồi để có thể dự đoán gần đúng giá trị phế liệu thực tế có được để so sánh giữa số phế liệu thực tế nhập kho với số phế liệu trong tính toán. Nếu có sự chênh lệch lớn thì Công ty phải tìm ra nguyên nhân và có phương pháp xử lý kịp thời.
+ Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: Công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để nguyên vật liệu trong kho không quá nhiều gây ứ đọng vốn mà phải đảm bảo không bị thụ động khi nguồn nguyên vật liệu khan hiếm hoặc khi giá cả tăng cao. Để xác định được lượng nguyên vật liệu dữ trữ thì phòng Kinh tế- kế hoạch và phòng Cơ giới- vật tư cần căn cứ vào kế hoạch xây lắp, điều tra thì trường để biết loại nguyên vật liệu nào có xu hướng tăng giá để mua dự trữ. Ngoài ra những nguyên vật liệu nào có nguồn hàng không ổn định cũng cần dự trữ để chủ động nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình xây lắp.
- Thứ hai, về phân loại nguyên vật liệu: Công ty cần phân loại nguyên vật liệu rõ ràng và chi tiết hơn. Công ty có thể phân loại như sau:
Phân loại về phụ tùng thay thế, nhiên liệu, vật liệu nổ và dầu mỡ phụ không có gì thay đổi.
Riêng về Vật liệu thì phân loại chi tiết hơn:
+Vật liệu chính: Là những loại vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng, cấu thành nên thực thể của sản phẩm như: Xi măng, cát, sỏi, sắt, thép...
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu bổ trợ thêm cho vật liệu chính để xây dựng công trình như: cây chống, đinh, dây buộc...
+ Vật liệu điện: Là các loại dây điện, công tắc, bóng đèn, ổ cắm...
+ Vật liệu lắp đặt: Là các thiết bị sử dụng khi lắp đặt hoàn thành công trình như: Quạt, điều hòa, thang máy...
- Thứ ba, về đánh giá NVL xuất kho: Công ty đang sử dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền, phương pháp này có một số đặc điểm chưa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy cần thay thế một phương pháp khác phù hợp hơn.
Công ty nên sử dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:
Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i). Phương pháp này giúp khắc phục hạn chế từ phương pháp bình quân gia quyền tháng. Phương pháp này giúp công việc tính toán không bị dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Ngoài ra, phương pháp này đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Tại kho công trình: Thủ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn vào thẻ kho. Cuối tháng đối chiếu thẻ kho với các sổ chi tiết trên phần mềm. Nếu có chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân xử lý.
Ngoài ra, thủ kho cần có sổ theo dõi tình hình nhập xuất từng lần về chỉ tiêu trong đó phải có cột ký tên người nhận. Để nếu xảy ra trường hợp thừa thiếu so với thực tế kiểm kê còn có căn cứ xử lý.
- Thứ năm, về kế toán tổng hợp NVL:
+ Về hạch toán NVL đã xuất dùng cuối kỳ chưa sử dụng hết:
Phòng kế toán phải yêu cầu các công trường thi công xác định khối lượng NVL còn tồn tại đến thời điểm cuối kỳ và lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ gửi về phòng Tài chính- kế toán để kế toán hạch toán. Trong trường hợp này kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho NVL còn lại để ghi bút toán ngược khi xuất.
Nợ TK 152 Có TK 621, 627
Sang đến kỳ kế toán tiếp theo thì kế toán lại làm thủ tục xuất kho và ghi nhận chi phí sang kỳ mới.
Nợ TK 621, 627 Có TK 152
(Phụ lục 43: Mẫu phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ)
+ Về hạch toán phế liệu thu hồi: Trường hợp bán phế liệu hạch toán
Nợ TK 111
Có TK 811
Với trường hợp phế liệu thu hồi tái sử dụng cho công trình khác thì công ty phải đánh giá giá trị phế liệu theo giá ước tính và hạch toán vào tài khoản chi phí và chi tiết cho từng công trình:
Nợ TK 621 ( Chi tiết công trình được chuyển phế liệu sang)
Có TK 621 (Chi tiết công trình đã chuyển phế liệu thu hồi sang công trình khác)
Hoặc có thể hạch toán qua tài khoản kho Bút toán nhập kho phế liệu
Nợ TK 152
Có TK 621 (chi tiết)
Bút toán xuất kho phế liệu chuyển sang công trình khác Nợ TK 621 (chi tiết)
Có TK 152
Việc hạch toán như sẽ giúp đánh giá chính xác giá trị thực tế của công trình. + Về hạch toán tạm ứng công trình:
Do công trường ở xa Công ty nên không thể mỗi lần mua khoản nhỏ lại đề nghị tạm ứng vì vậy Công ty nên mỗi tháng tạm ứng một lần và tạm ứng vào đầu tháng, cuối tháng đội trưởng phải quyết toán một lần, còn bao nhiêu tiền thi hoàn lại công ty, đồng thời, đội trưởng phải lập bảng kê các khoản chi tiêu một cách chi tiết cụ thể để đối chiếu giữa kế toán và tổ đội. Nhằm đảm bảo hạn chế sai sót có thể xảy ra và giảm thiểu khả
năng gian lận. Như vậy, cuối kỳ kế toán không phải kết chuyển sang tài khoản 336, việc hạch toán không bị phức tạp hóa, không cần dùng tài khoản trung gian, lại vừa đảm bảo tính chặt chẽ trong việc chi tiền.
Tài khoản 1412 nên mở chi tiết theo người tạm ứng rồi chi tiết cho công trình, vừa có thể theo dõi khoản tạm ứng công trình vừa có thể theo dõi trách nhiệm về các khoản tạm ứng tại công trình.
- Thứ sáu, xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu:
Để kiểm soát tốt quá trình vận động của hàng tồn kho, Công ty cần thiết phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Mục đích:
+ Xác định được mức tồn kho hợp lý vừa đáp ứng tốt nhu cầu xây lắp, vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức.
+ Năng cao tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn kho bị hư hỏng hay lỗi thời, đồng thời tiết kiệm được lượng vốn đầu tư vào hàng tồn kho.
+ Đảm bảo chất lượng hàng tồn kho trong suốt quá trình dự trữ. + Đảm bảo hàng tồn kho sử dụng hiệu quả, đúng mục đích.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
+ Nguyên tắc hoạt động liên tục: hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng lên phải được hoạt động liên tục và vận hành theo đúng quy chế kiểm soát của Công ty.
+ Những người làm công tác kiểm soát cần phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
+ Nguyên tắc kịp thời: Tính kịp thời ở đây xuất phát từ nhu cầu của lãnh đạo công ty cần cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và phát hiện kịp thời các gian lận, sai sót của nhân viên dưới quyền.
+ Nguyên tắc phù hợp: Hệ thống kiểm soát nội bộ xây dựng ra phải phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của Công ty.
+ Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi với nguồn lực nhất định cho hê thống kiểm soát nội bộ được xây dựng bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính.
+ Nguyên tắc huy động: Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. Thực hiện nguyên tắc này cũng góp phần thực hiện quy chế dân chủ trong Công ty.
Các thủ tục kiểm soát quản lý nguyên vật liệu:
• Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu:
+ Một là, gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp:
Thủ tục kiểm soát: Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng Cơ giới- vật tư tiến hành và phải độc lập với các phòng khác. Phòng Cơ giới- vật tư chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu như: số lượng, giá cả, quy cách,
… Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến thủ kho, phòng kế toán và người đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
+ Hai là, rủi ro trong việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp:
Thủ tục kiểm soát: Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối với mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền