- Các nhân viên kế toán ở các đội thi công
2.2.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
2.2.6.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng những tài khoản sau:
- TK152- Nguyên liệu, vật liệu. Công ty mở tài khoản chi tiết đến tài khoản cấp 2 và quy định tên cho từng tài khoản cấp 2 phù hợp với loại hình xây lắp và yêu cầu quản lý của đơn vị. + TK 1521- Phụ tùng thay thế + TK 1522- Nhiên liệu + TK1523- Vật liệu nổ + TK 1524- Vật liệu + TK 1525- Dầu mỡ phụ
- TK331- Phải trả người bán. Phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa công ty và người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa theo hợp đồng đã ký kết. Tài khoản 331 được theo dõi chi tiết cho người bán cụ thể.
- TK141- Tạm ứng. Tài khoản này được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2: TK1411- Tạm ứng cá nhân, TK1412- Tạm ứng công trình. Để theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ giữa các đội và tổ đội thi công và cá nhân đối với Công ty.
Chủ yếu công ty sử dụng tài khoản 1412 – tạm ứng công trình. Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản chi lặt vặt như: mua đinh, ống nước, dây buộc, cây trống, vật dụng làm lán trại, xăng dầu và ngoài ra khoản tạm ứng công trình này còn để thanh toán lương cho nhân công thi công công tình
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK133, 621, 627, 641, 642...
2.2.6.2. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT đã kiểm tra Kế toán tổng hợp vật liệu chỉ phải kiểm tra, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, định khoản tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy. Vì vậy các công đoạn vào sổ kế toán tổng hợp đều do phần mềm thực hiện ghi sổ theo hệ thống sổ của hình thức Nhật ký chung.
Nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty chủ yếu là do mua ngoài, ngoài ra còn có các trường hợp nhập kho khác như: vật liệu xuất thừa so với nhu cầu sử dụng hoặc do trong quá trình sử dụng tiết kiệm được vật tư mà không cần sử dụng cho công trình đó nữa nhập
lại kho, điều chuyển nguyên vật liệu giữa các kho công trình, nhập kho nguyên vật liệu thừa khi nghiệm thu công trình, kết thúc hợp đồng xây dựng. Tuy nhiên, các trường hợp này rất ít phát sinh và trong quý IV năm 2014 không phát sinh các nghiệp vụ này.
Do đặc thù của doanh nghiệp xây lắp tại Công ty rất nhiều loại nguyên vật liệu mua về thường dùng trực tiếp cho từng công trình mà không qua nhập kho nhưng công ty tiến hành đầy đủ các thủ tục nhập kho bình thường và theo dõi tình tất cả các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho trên tài khoản 152. Như vậy công ty sẽ quản lý chi tiết được nguồn nguyên vật liệu nhập- xuất- tồn cho từng công trình.
Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu
- Trường hợp 1: Mua ngoài chưa trả tiền người bán
Nguồn nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, vì vậy nghiệp vụ mua nguyên vật liệu chưa trả tiền người bán thường xuyên phát sinh. Do nguyên vật liệu mua thường xuyên nên Công ty thường tạo mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp, vì vậy mà những đơn hàng dưới 100 triệu đồng thường được nhà cung cấp cho chịu nợ, những đơn hàng lớn hoặc nhà cũng cấp mới thì có thể căn cứ trên hợp đồng mua bán và bảo lãnh của ngân hàng để nhà cung cấp bán chịu với số lượng lớn. Tuy nhiên, nguyên vật liệu mua về thường được sử dụng ngay và sử dụng trong thời gian ngắn nên giá trị nguyên vật liệu mỗi lẫn mua là nhỏ. Phương thức mua nguyên vật liệu có thể đến trực tiếp hoặc mua hàng qua điện thoại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hóa đơn cùng về.
Để theo dõi quan hệ thanh toán với nhà cung cấp Công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- TK 331 “Phải trả người bán”.
Khi hạch toán vào phần mềm CIC kế toán căn cứ trên Hóa đơn GTGT để xác định ba giá trị:
+ Giá mua chưa thuế GTGT trên Hóa đơn mua hàng + Số thuế GTGT được khấu trừ
+ Tổng giá thanh toán Kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nếu mua NVL qua tài khoản kho (Nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 627: Mua nhiên liệu cho máy thi công
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán (Tổng giá thanh toán)
- Trường hợp 2: Mua NVL bằng tiền tạm ứng
Trước khi thi công công trình, Công ty tạm ứng một khoản nhất định để cán bộ tại các đội thi công chi tiêu các khoản nhỏ lẻ tại công trình
Khi phát sinh các khoản NVL nhỏ lẻ phải mua như: dây buộc, xăng, bạt, đinh, ống nước…
Khi tạm ứng tiền sử dụng cho các đội thi công kế toán hạch toán vào tài khoản 1412- Tạm ứng công trình. Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi để ghi sổ:
Nợ TK 1412- chi tiết cho từng tổ, đội/ công trình Có TK 111, 112
Khi mua nguyên vật liệu về, kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập, hóa đơn GTGT, kế toán nhập liệu vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 1524- Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1412- Tạm ứng công trình (Tổng giá thanh toán) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu đội mua nhiên liệu, xuất dùng thẳng cho máy thi công và các máy móc thiết bị khác tại công trình, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán hạch toán:
Nợ TK 6278- Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1412- Tạm ứng công trình (Tổng giá thanh toán)
Cuối quý, các đội thanh toán tạm ứng với Công ty, nếu TK 1412 chi tiết của công trình nào có số dư bên Có thì phải kết chuyển sang TK 336- Phải trả các công trình theo bút toán sau:
Nợ TK 1412- Chi tiết theo từng công trình
Có TK 336- Chi tiết theo từng công trình
Nếu TK 1412 chi tiết của công trình nào có số dư bên Nợ thì kết chuyển sang TK 336 theo bút toán sau:
Nợ TK 336: Chi tiết theo từng công trình
Có TK 1412: Chi tiết theo từng công trình
Kế toán căn cứ vào số dư tài khoản 1412 để thông báo đến đội trưởng, nếu dư có thì đội trưởng làm giấy đề nghị tạm ứng để Công ty tạm ứng thêm tiền chi tiêu cho công trình.
Khi công trình hoàn thành, kế toán quyết toán các khoản tạm ứng cho công trình đó, đội trưởng công trình là người chịu trách nhiệm chi tiêu tại công trình nên đội trưởng là người chịu trách nhiệm quyết toán.
Ví dụ : Ngày 5/10/2014 anh Đặng Đình Đông mua xăng phục vụ công trình Cải
tạo và xây mới trạm Y tế xã Mạn Lạn trị giá chưa thuế GTGT 10% là 1.135.964đ, tổng giá thanh toán 1.249.560đ. Kế toán căn cứ vào hóa đơn và hạch toán vào phần mềm CIC:
Nợ TK 6278: 1.135.964 Nợ TK 1331: 113.596
Có TK 1412: 1.249.560
Để hạch toán bút toán này kế toán vào giao diện chính của phần mềm CIC, trên thanh menu chọn ”chứng từ” => ”1. Chứng từ kế toán” => ”09- Khác” nhấn ”Mới” để nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sổ chi tiết tài khoản 1412 được trình bày tại Phụ lục 33, 34, 35
- Trường hợp 3: Cuối kỳ nguyên vật liệu đã xuất dùng không sử dụng hết
Nguyên vật liệu đã xuất dùng cuối kỳ chưa sử dụng hết tiếp tục chuyển sang kỳ sau mà kế toán không hạch toán giảm chi phí kỳ này.
- Trường hợp 4: Hạch toán phế liệu thu hồi
Khi nghiệm thu kết thúc hợp đồng xây dựng hoặc các phế liệu thu hồi trong quá trình thi công như: sắt vụ, tôn, gỗ, tre, gạch vụn...Phế liệu này có thể cho nhập kho, bán phế liệu hoặc tận dụng sang công trình khác để tiết kiệm chi phí. Nhưng hầu như phế liệu thu hồi từ các công trình thì Công ty bán phế liệu hoặc tận dụng cho công trình khác.
Trên tìm hiểu thực tế thì phế liệu thu hồi thường là bán đi, tuy nhiên việc bán phế liệu lại không được phản ánh trên sổ sách chứng từ kế toán.
Do đặc điểm các công trình xây lắp của Công ty thường cách xa với trụ sở Công ty vì vậy mà NVL mua về được chuyển thẳng tới chân công trình. Thủ tục nhập kho chỉ là để tiện theo dõi NVL mua về và để quản lý NVL. Sau khi làm thủ tục nhập kho và hạch toán vào TK 152, sau đó kế toán lập luôn phiếu xuất kho cho công trình đó. Các nhiên liệu mua về sử dụng cho máy thi công thì không qua tài khoản kho 152 mà cho thẳng vào chi phí sản xuất chung TK 6278.
2.2.6.4. Sổ sách, báo cáo kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Sau khi kế toán vật tư hoàn thành nhập liệu vào phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 152, 141, 331, 621, 627,...
Để xem, in, xuất các sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản trên giao diện phần mềm vào menu In báo cáo => A. Nhật ký, sổ cái => chọn ”1 Nhật ký chung”, chọn ”2 Sổ cái tài khoản” (Phụ lục 36: Giao diện sổ nhật ký chung trang 1, Phụ lục 37: Giao diện sổ nhật ký chung trang 2, Phụ lục 38: Giao diện sổ cái tài khoản 621, Phụ lục 39: Giao diện sổ chi tiết công trình hợp đồng)
Giao diện 2.7: Sổ cái tài khoản 152
2.2.7. Đánh giá chi phí nguyên vật liệu thực tế với chi phí nguyên vật liệu theo dự toán
Theo hợp đồng thi công xây dựng số 30/2014/HĐXL gói thầu số 23: Cải tạo và xây mới trạm Y tế xã Mạn Lạn, huyện Thanh Ba, tỉnh Phú Thọ giữa Sở Y tế tỉnh Phú Thọ và Công ty cổ phần Licogi 14 (Phụ lục 13) thì giá thương thảo hợp đồng được chấp thuận
(bao gồm thuế GTGT) là 2.039.492.000 đồng trong đó chi phí vật liệu trực tiếp theo bản dự toán công trình là 892.962.658 đồng (Phụ lục 13). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu 2.1 : Bảng tổng hợp kinh phí xây dựng công trình xây mới và cải tạo trạm Y tế xã Mạn Lạn