Trong khi việc xây dựng hệ thống định mức chi phí vận tải giúp các đơn vị vận tải nhanh chĩng trong việc tính tốn giá thành vận tải ngay từ đầu kỳ, thì việc ghi chép của kế tốn chi phí sản xuất và giá thành dịch vụ vận tải được thực hiện khi các nghiệp vụ kế tốn liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành dịch vụ vận tải phát sinh. Việc ghi chép của kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải theo chi phí định mức và theo chi phí thực tế là giống nhau, chỉ khác ở số liệu. Theo mơ hình kế tốn chi phí này, các tài khoản phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, giá vốn vận tải được ghi chép theo chi phí định mức.
Để theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải định mức một cách chi tiết, địi hỏi kế tốn đơn vị hạch tốn chi tiết chi phí định mức theo từng tuyến vận chuyến. Do đĩ, kế tốn đơn vị nên sử dụng các tài khoản cấp 2 như đã đề xuất ở phần tài khoản sử dụng đã nêu.
Do số liệu về chi phí định mức và chi phí thực tế cĩ thể cĩ sự chênh lệch, nên kế tốn chi phí vận tải và tính giá thành vận tải theo chi phí định mức phải mở các tài khoản theo dõi các khoản chênh lệch. Đến cuối kỳ kế tốn phải kết chuyển các khoản chênh lệch vào các tài khoản liên quan để số liệu của các tài khoản phản ánh đúng theo số liệu thực tế.
Khoản chênh lệch giữa chi phí định mức và và chi phí thực tế là khoản biến động giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh. Nếu chi phí phát sinh thực tế nhỏ hơn chi phí định mực thì đây là khoản biến động tốt, đặc biệt là khoản biến động tốt về chi phí khả biến. Điều này trong nhiều trường hợp đồng nghĩa với việc đơn vị quản lý tốt chi phí. Ngược lại, nếu chi phí phát sinh thực tế lớn hơn chi phí định mực thì đây là khoản biến động khơng tốt. Việc này cĩ thể phát sinh do đơn vị tính các chỉ tiêu định mức chưa sát với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị hoặc đơn vị chưa quản lý tốt chi phí hoặc cả hai.
[Phụ lục 21]