Hàng năm, đồng thời với việc lập kế hoạch doanh thu công ty phải lập kế hoạch chi phí để có cơ sở xác định mức lời lỗ dự kiến của doanh nghiệp. Tiếp đó công ty cần có những biện pháp quản lý để tăng doanh thu, giảm chi phí nhằm hướng tới mức lợi nhuận cao nhất.
a. Quản lý tài chính đối với doanh thu bán hàng
Toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ đều phải được thể hiện trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ và phải được phản ánh đầy đủ vào sổ sách kế toán theo chế độ quy định của Nhà nước. Không được để ngoài sổ sách kế toán bất cứ một khoản doanh thu nào dưới bất cứ hình thức gì.
Trong nền kinh tế thị trường giá cả hàng hóa, dịch vụ do quan hệ cung cầu trên thị trường quyết định. Do vậy quản lý doanh thu trong doanh nghiệp gắn liền với quản lý quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ.
Công ty phải luôn theo dõi giám sát quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo đúng theo kế hoạch đề ra. Trong quá trình này công ty cũng phải theo dõi diễn biến nhu cầu của thị trường để có những điều chỉnh về sản xuất, cung ứng và chính sách bán hàng cho phù hợp.
Ngoài ra quá trình công ty có doanh thu bán hàng là quá trình xuất giao hàng, vận chuyển, thanh toán tiền hàng. Vì vậy cần phải quản lý đối với các khâu sau:
* Xuất giao hàng
Để có hàng hóa xuất giao cần phải làm tốt công tác chuẩn bị hàng: thực hiện tốt việc ký kết hợp đồng mua hàng hóa, nguyên vật liệu cho sản xuất; tổ chức sản xuất hợp lý và hiệu quả, chú ý cải tiến chất lượng, mẫu mã hàng sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trường, tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm,….
Đối với bán lẻ, trên cơ sở bố trí mạng lưới bán ra hợp lý, cần phải lưu ý cải tiến phương thức bán hàng, thực hiện cân đo, đong, đếm chính xác, đảm bảo xuất giao hàng nhanh, chính xác.
Đối với bán buôn, căn cứ vào hợp đồng kinh tế tiến hành tốt công tác chuẩn bị: trước khi xuất giao hàng phải tiến hành kiểm tra xem mặt hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất,… có phù hợp với hợp đồng đã ký không để tránh trường hợp khách hàng từ chối thanh toán hoặc phải giảm giá hàng bán…trên cơ sở đó xuất giao hàng nhanh, đúng hạn và chính xác.
* Vận chuyển
Trong điều kiện công ty chủ yếu phải dùng phương tiện vận chuyển thuê ngoài, cần phải tăng cường quản lý thúc đẩy bộ phận kho vận ký kết các hợp đồng kinh tế về vận chuyển hàng hóa nhằm đảm bảo kế hoạch vận chuyển sát với thực tế và kịp thời. Ngoài ra phải biết kết hợp giữa phương tiện vận chuyển thuê ngoài và phương tiện vận chuyển riêng của công ty để tổ chức vận chuyển kịp thời theo đúng hợp đồng ký kết. Trong quá trình vận chuyển cần phải xác định quãng đường vận chuyển bình quân ngắn nhất, tận dụng hết tải trọng của phương tiện. Mặt khác cần tổ chức tốt công tác bốc xếp và cải tiến phương tiện bốc xếp.
* Thanh toán tiền hàng
Khâu đầu tiên là phải lựa chọn phương thức thanh toán thích hợp (thu tiền ngày, bán trả chậm, trả góp,…) phù hợp với tính chất, đặc điểm mặt hàng kinh doanh, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,…
Đối với hợp đồng bán buôn, ngay sau khi chuyển hàng lên phương tiện vận chuyển để vận chuyển cho người mua, công ty phải nhanh chóng hoàn chỉnh hóa đơn và bộ chứng từ gửi cho khách hàng đề nghị thanh toán theo hợp đồng hoặc gửi cho ngân hàng trong trường hợp nhờ thu. Trong kinh doanh ngoại thương, vấn đề thanh toán quốc tế rất phức tạp, việc thanh toán tiền hàng được hay không, nhanh hay chậm phụ thuộc nhiều vào việc lập chứng từ thanh toán. Điều này đòi hỏi cán bộ tài chính doanh nghiệp phải biết rõ các vấn đề về giá cả thanh toán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán,…
loại bỏ các thủ tục rườm rà không cần thiết.
c. Quản lý tài chính đối với chi phí hoạt động kinh doanh
Để quản lý chi phí hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, các công ty cần phải tuân thủ các bước kiểm soát chi phí sau:
- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các định mức kinh tế - kỹ thuật phù hợp với đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của ngành, nghề kinh doanh và mô hình tổ chức quản lý cũng như trình độ trang bị của công ty.
- Thường xuyên, liên tục kiểm soát các khoản chi thực tế phát sinh theo đúng quy định của pháp luật về hồ sơ, thủ tục, trình tự và theo kế hoạch chi phí dự kiến; đảm bảo mọi khoản chi ra đều nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Theo dõi, hạch toán toàn bộ các chi phí phát sinh trong kỳ vào kết quả kinh doanh bao gồm cả việc thực hiện phân bổ chi phí đối với các khoản chi phí trả trước.
- Định kỳ, phải tổ chức phân tích chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm của công ty nhằm phát hiện những khâu yếu kém trong quản lý, những yếu tố làm tăng chi phí, giá thành sản phẩm để có giải pháp khắc phục kịp thời.
- Quy định rõ trách nhiệm trong việc quản lý chi phí, về xử lý các khoản chi vượt định mức,…
- Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí cho đội ngũ nhân viên bằng các cách thức như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí hay trao đổi với nhân viên nhằm nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp.
1.2.5. Quản lý và phân phối lợi nhuận
Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp và mức lợi nhuận đạt được mà việc phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp có khác nhau. Nó phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của chủ sở hữu và nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Đối với các công ty cổ phần hoặc công ty liên doanh, lợi nhuận sau thuế một phần dùng để phân phối cho chủ sở hữu (mức phân phối này phụ phuộc vào nhiều yếu tố như công ty mới thành lập hay thành lâp đã lâu, mức lãi ròng đạt được trong kỳ và xu hướng tương lai, nhu cầu thanh toán cho khách hàng, nhu cầu tài trợ cho các dự án mới,…) phần còn lại để dự trữ nhằm tài trợ cho nhu cầu tăng vốn lên
hoặc dự phòng sự bất ổn lợi nhuận trong tương lai.
Đối với các công ty thuộc sở hữu 100% vốn nhà nước, việc phân phối lợi nhuận được thực hiện theo quy định của Bộ tài chính.
1.2.6. Quản lý vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác
Trong các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, việc đầu tư vốn ra ngoài công ty tùy thuộc vào mở rộng, và đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính của công ty. Riêng đối với các công ty thuộc sở hữu của nhà nước (công TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu) thì việc đầu tư vốn ra ngoài công ty còn phải đáp ứng được các yêu cầu theo quy định tại Thông tư số 117/2010/TT-BTC ngày 05/08/2010 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn cơ chế tài chính của công ty TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu.
1.3. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
1.3.1. Những nhân tố chủ quan
Đây là những nhân tố tồn tại trong nội tại doanh nghiệp trong quá trình hình thành và phát triển, bao gồm: