7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện thu BHXH bắt buộc
- Tổ chức thực hiện thu BHXH bắt buộc đối với các đơn vị SDLĐ theo hƣớng phân cấp quản lý thu BHXH bắt buộc đối với đơn vị SDLĐ cho BHXH cấp tỉnh, cấp huyện và quy định nơi nộp BHXH bắt buộc cho những đơn vị sử dụng lao động có nhiều đơn vị trực thuộc đóng ở các địa bàn khác
82
nhau. Quy định thời điểm lập và xét duyệt kế hoạch thu BHXH bắt buộc hàng năm, đồng thời giao sổ kiểm tra về thu BHXH bắt buộc.
- Hoàn thiện hệ thống sổ sách biểu mẫu quản lý thu BHXH bắt buộc bao gồm danh sách lao động, bản đối chiếu và theo dõi hệ thống biểu, quy trình lập và báo cáo thu BHXH bắt buộc cũng nhƣ việc kiểm tra thẩm định số liệu thu BHXH bắt buộc.
- Quy trình thu BHXH bắt buộc phải đƣợc hoàn thiện ở cả 03 khâu: Khâu đăng ký, khâu thực hiện, khâu xác nhận theo nhiệm vụ của cơ quan BHXH và nhiệm vụ của đơn vị SDLĐ và NLĐ. Xây dựng quy trình thu BHXH bắt buộc phù hợp với từng loại hình quản lý và đối tƣợng. Từ các khâu đối chiếu kiểm tra số tiền thu của từng NLĐ đồng thời phải đƣợc tin học hóa các dữ liệu ban đầu. Tạo lập kênh thông tin đáng tin cậy cho công tác thu BHXH bắt buộc đối với các đối tƣợng tham gia.
+ Khâu đăng ký phải do đơn vị sử dụng lao động thực hiện. Cơ quan BHXH huyện Krông Nô chịu trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra, rà soát xác định lại danh sách đăng ký của đơn vị. Việc đặt ra trong khâu này là việc xác định các cơ sở dữ liệu đầu vào của ngƣời lao động cho các giai đoạn sau. Để công tác thu BHXH bắt buộc đƣợc đảm bảo chính xác và đúng đối tƣợng khâu đăng ký phải đƣợc kiểm tra một cách kỹ lƣỡng. Thông qua danh sách đăng ký lao động của chủ sử dụng lao động cơ quan BHXH phải đối chiếu trực tiếp với các chứng từ, hồ sơ liên quan đến từng đối tƣợng trong danh sách đăng ký. Xác định chính xác đối tƣợng và mức tham gia BHXH bắt buộc của từng lao động trong quá trình thực hiện.
+ Sau khi xác định đƣợc cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc triển khai công tác thu BHXH bắt buộc theo các loại đối tƣợng quản lý, cơ quan BHXH tiến hành thu nộp BHXH bắt buộc cho những đối tƣợng này theo đúng quy định. Đối tƣợng tham gia BHXH bắt buộc là rất lớn và thƣờng xuyên biến động về lao động và tiền lƣơng các đơn vị phải lập các biểu báo tăng giảm để điều chỉnh kịp thời trong danh sách quản lý.
83
+ Khâu thực hiện trong quy trình thu BHXH bắt buộc. Đây là khâu quan trọng đối với những cán bộ trực tiếp làm công tác thu BHXH ở huyện. Sau khi thực hiện thu BHXH bắt buộc đối với các đơn vị, theo từng kỳ cơ quan BHXH có trách nhiệm phải đối chiếu xác nhận quá trình tham gia BHXH cho từng ngƣời lao động tại từng thời điểm, xác định chính xác số công nợ và số đã trích nộp. Để có thể đối chiếu với số liệu mà đơn vị SDLĐ trích nộp, cán bộ chuyên quản phải căn cứ vào các chứng từ chuyển tiền, nộp tiền của đơn vị, các giấy báo có của Ngân hàng, Kho bạc, các quyết định điều chuyển tăng giảm mức trích nộp BHXH của từng ngƣời lao động. Vấn đề đặt ra trong khâu đối chiếu này là việc lập bản đối chiếu cho đơn vị SDLĐ. Trên cơ sở trích nộp của đơn vị SDLĐ và ngƣời lao động xác định việc đóng BHXH bắt buộc từng tháng cho từng đối tƣợng. Theo yêu cầu trên việc thực hiện đối chiếu sẽ phải thực hiện theo sơ đồ sau:
Hình 3.1. Quy trình đối chiếu giữa đơn vị SDLĐ với cơ quam BHXH
ĐƠN VỊ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG BHXH TRỰC TIẾP QUẢN LÝ PHÒNG NGHIỆP VỤ THU BHXH THÔNG TIN BÁO CÁO (1)
84
* Ghi chú:
- Thông tin báo cáo: - Đối chiếu kiểm tra:
Với quy trình đối chiếu trên ta thấy việc kiểm soát đối với đơn vị SDLĐ và ngƣời lao động đƣợc thực hiện một cách chính xác, đảm bảo khâu xác nhận về công nợ và tình hình thực hiện nhiệm vụ thu nộp BHXH bắt buộc đƣợc chính xác, hoàn chỉnh giảm tới mức thấp nhất những sai sót trong khâu khai báo.
Hình 3.2. Sơ đồ quản lý thu BHXH đối với từng đơn vị SDLĐ
Chứng từ Số đã thu trong kỳ Sổ chi tiết Sổ sách kế toán Số phải thu trong kỳ Danh sách đăng ký Danh sách điều chỉnh Tổng số phải thu Công nợ cũ Điều chỉnh số phải thu Điều chỉnh số đã thu DS điều chỉnh kỳ trƣớc Công nợ chuyển sang kỳ sau
85
+ Khâu xác nhận: Xác nhận tình trạng công nợ của các đơn vị, xác nhận trên sổ BHXH, xác nhận quá trình tham gia BHXH của từng ngƣời lao động tại thời điểm.